5.3: Investigación e Investigación - Primeros pasos

Objetivos de aprendizaje

1. Compara y contrasta formas de conocer a tu audiencia lectora.
2. Realizar investigaciones e investigaciones para recabar información.

Claramente, no todas las piezas de escritura comercial requieren investigación o investigación. Si recibes un correo electrónico pidiéndote la ortografía correcta del nombre de tu jefa y su título oficial, probablemente podrás responder sin tener que buscar nada. Pero, ¿y si el remitente del correo electrónico quiere saber quién en su empresa es el tomador de decisiones para comprar un determinado artículo de suministro? A menos que trabajes para una empresa muy pequeña, probablemente tendrás que revisar el organigrama, y posiblemente hacer una llamada telefónica o dos, antes de poder escribir un correo electrónico respondiendo a esta pregunta. Ahí, usted acaba de hacer la investigación para escribir una pieza de negocio.

Incluso si necesitas escribir algo mucho más complejo que un correo electrónico, como un informe o una propuesta, la investigación no tiene que ser todo sobre largas horas en una biblioteca. En cambio, comience por consultar con compañeros de negocios que hayan escrito documentos similares y pregunte qué funcionó, qué no funcionó, qué fue bien recibido por la gerencia y el público objetivo. Sus esfuerzos deberán satisfacer necesidades similares. Su documento no quedará solo sino que existirá dentro de una agenda más amplia. ¿Cómo encaja su documento propuesto dentro de esta agenda en su lugar de trabajo, dentro de la comunidad en general o con el público objetivo? Vale la pena señalar que la palabra “investigación” contiene la palabra “invertir”. Deberá invertir su tiempo y esfuerzo para comprender el propósito y el objetivo de su documento propuesto.

Antes de ir a la biblioteca, revisa las fuentes de información que ya tienes a mano. ¿Lees regularmente una revista que se relaciona con el tema? ¿Había algún artículo en el periódico que leíste que pudiera funcionar? ¿Hay algún libro, CD-ROM o mp3 que tenga información que pueda usar? Piensa en lo que quieres que sepa el público y cómo podrías mostrárselo. Quizás una cita famosa o una línea de un poema pueda hacer una contribución importante a su documento. Incluso podrías conocer a alguien que tenga experiencia en el área que quieres investigar, alguien que haya estado involucrado con el paracaidismo localmente durante toda su vida. Considera cómo vas a contar y mostrar a tu audiencia de qué se trata tu documento.

Una vez que tengas una tarea o tema, conozcas tus propósitos generales y específicos, y tengas una buena idea de las expectativas de tu lector, es el momento de recopilar información. Tus mejores fuentes pueden estar a tu alrededor, dentro de tu negocio u organización. La información puede provenir de informes del departamento de marketing o incluso de un colega de confianza y bien versado, pero aún así necesitarás hacer tu tarea. Después de haber escrito varios documentos similares para su organización, es posible que tenga su colección de documentos de muestra, pero no se sienta tentado a tomar atajos y “reutilizar” documentos existentes para cumplir con un plazo ajustado. Crear una obra original específicamente adaptada al tema y al público en cuestión es el mejor enfoque para establecer credibilidad, producir un documento más efectivo y asegurarse de que ningún aspecto importante de su tema quede fuera.

Estrechando su tema

A estas alturas ya has desarrollado una idea de tu tema, pero incluso con un propósito general y específico, es posible que aún tengas un tema amplio que será un reto para cubrir dentro del tiempo asignado antes de la fecha límite. Quizás quieras revisar tu propósito y preguntarte, ¿qué tan específico es mi tema?

Imagina que trabajas para una instalación local de entrenamiento de paracaidismo. Tu jefe ha reunido una lista de personas que podrían ser candidatas al paracaidismo y te pide que les escribas una carta. Tu propósito general es persuadir, y tu propósito específico es incrementar el número de alumnos matriculados en clases. Has decidido que el paracaidismo es tu área temática y vas a decirle a tu audiencia lo estimulante que es la experiencia, discutir la historia y el equipamiento básico, cubrir los requisitos básicos necesarios para dar un primer salto y proporcionar información de referencia sobre dónde podría ir tu audiencia para obtener más información (enlaces y sitios web, por ejemplo).

Pero en este punto podrías encontrar que una carta de una página simplemente no es suficiente espacio para el contenido requerido. En lugar de expandir la carta a dos páginas y arriesgarse a perder el lector, considere a su audiencia y lo que podría querer aprender. ¿Cómo puedes acotar tu tema para considerar mejor sus necesidades? A medida que edites tu tema, considerando cuál es la información esencial y qué se puede cortar, llegarás a enfocarte en los puntos clave de forma natural y reducirás la presión sobre ti mismo para cubrir demasiada información en un entorno de espacio limitado.

Quizás comenzar con un testimonio sobre el primer salto de un cliente, seguido del equipo básico y la capacitación necesaria, y finalmente una referencia a su organización puede ayudarle a definir su documento. Si bien la historia puede ser fascinante, y puede servir como tema en sí mismo para otro día, puede agregar demasiada información en esta carta persuasiva. Su propósito específico puede ser aumentar la matrícula, pero su objetivo general será comunicar buena voluntad y establecer comunicación. Si puedes lograr que tu audiencia vea el paracaidismo de manera positiva y considere la experiencia por sí mismos, o las personas que conocen, ha logrado su propósito general.

Centrarse en los puntos clave

Como ejemplo diferente, imaginemos que usted es el gerente de oficina de una instalación de embarque de mascotas que cuida a perros y gatos mientras sus dueños están fuera. El gerente general le ha pedido redactar una nota para recordar a los empleados sobre las prácticas de seguridad. Su propósito general es doble: informar a los empleados sobre preocupaciones de seguridad y motivarlos a participar en prácticas de trabajo seguras. Su propósito específico también es doble: evitar que los empleados se lesionen o se infecten con enfermedades en el trabajo, y reducir el riesgo de que los pacientes animales se lesionen o se enfermen mientras están bajo su cuidado.

Eres gerente de consultorio, no veterinario ni profesional médico, y claramente hay volúmenes escritos sobre lesiones y enfermedades animales, sin mencionar escuelas enteras dedicadas a enseñar medicina a médicos que atienden a pacientes humanos. En un breve memorándum no se puede esperar cubrir todos los posibles ejemplos de lesión o enfermedad. En su lugar, concéntrese en los siguientes comportamientos y situaciones que observe:

• ¿Los empleados se lavan bien las manos antes y después del contacto con cada animal?
• ¿Se mantienen limpias las instalaciones de lavado de manos y se suministran con jabón y toallas de papel?
• Al limpiar las jaulas de los animales, ¿los empleados usan protección adecuada como guantes?
• ¿Cuál es el procedimiento para la eliminación de los desechos animales, y todos los empleados conocen y siguen el procedimiento?
• Cuando un animal está siendo trasladado de una jaula a otra, ¿hay suficientes miembros del personal presentes para brindar asistencia de respaldo en caso de que el animal se vuelva rebelde?
• ¿Qué debe hacer un empleado si es mordido o arañado?
• ¿Y si un animal exhibe signos de estar enfermo?
• ¿Ha habido algún incidente reciente que haya suscitado preocupación por la seguridad?

Una vez que hayas planteado y respondido preguntas como estas, debería ser más fácil acotar la información para que el resultado sea un memo razonablemente breve y fácil de leer que llamará la atención de los empleados y los persuadirá para que adopten prácticas de trabajo seguras.

Planeando su investigación para obtener información

Ahora imaginemos que trabajas para una pequeña firma de contabilidad cuyo presidente quisiera comenzar a enviar un boletín mensual a clientes y posibles clientes. Está al tanto de los proveedores de servicios de producción de boletines que brindan boletines para representar a una firma de contabilidad en particular. Él le ha pedido que elabore una lista de dichos servicios, sus precios y prácticas, para que la firma pueda elegir uno para emplear.

Si estás alerta, comenzarás tu planeación de inmediato, mientras tu conversación con el presidente aún continúa, ya que necesitarás más información antes de poder medir el alcance de la asignación. Aproximadamente, ¿cuántos proveedores de boletines quiere conocer su presidente? ¿Son tres o cuatro suficientes? ¿Veinte serían demasiados? ¿Existe una cifra presupuestal establecida que el costo del boletín no debe exceder? ¿Qué tan pronto debe hacerse su reporte?

Una vez que tenga estos datos, podrá planificar cuándo y dónde recopilar la información necesaria. El lugar más inteligente para comenzar es justo en tu oficina. Si el mandatario tiene algún ejemplo de boletines que haya visto de otros negocios, puede examinarlos y anotar la información de contacto de las empresas que los produjeron. También puede tener la oportunidad de preguntar a sus compañeros de trabajo si conocen o incluso tienen copias de dichos boletines.

Suponiendo que su presidente quiera considerar algo más que un par de vendedores, necesitará ampliar su búsqueda. El siguiente lugar lógico para buscar es Internet. En algunas empresas, los empleados tienen acceso completo a Internet desde sus computadoras de oficina; otras empresas proporcionan solo unas pocas terminales con acceso a Internet. Algunos lugares de trabajo no permiten acceso a Internet; si este es el caso, puedes visitar tu biblioteca pública más cercana.

Como puede atestiguar cualquiera que haya pasado una velada entera navegando por la web sin rumbo fijo, Internet es un gran lugar para encontrar mucha información interesante pero irrelevante. Saber qué preguntas buscas responder te ayudará a mantenerte enfocado en el tema de tu informe, y conocer el alcance del informe te ayudará a decidir cuánto tiempo de investigación planificar en tu horario.

Mantenerse Organizado

Una vez que abra un navegador web como Google y escriba un parámetro de búsqueda como “producción de boletines”, tendrá una gran cantidad de información para mirar. Gran parte de ella puede ser irrelevante, pero incluso la información que encaje con tu proyecto será tanto que te desafiarán a hacer un seguimiento de ello.

Quizás la estrategia más vital para mantenerse organizado mientras se hace una investigación en línea es abrir una página en blanco en su procesador de textos y titularla “Fuentes”. Cada vez que encuentre una página Web que contenga lo que cree que puede ser información útil y relevante, copie la URL y péguela en esta página de Fuentes. Debajo de la URL, copia y pega uno o dos párrafos como ejemplo de la información que encontraste en esta página Web. Errar por el lado de enumerar demasiadas fuentes; si tiene dudas sobre una fuente, enumérela por el momento; siempre puede descartarla más tarde. Tener estas URL de origen y fragmentos de información todo en un solo lugar te ahorrará mucho tiempo y muchos dolores de cabeza más adelante.

Al explorar diversos sitios web de empresas que brindan servicios de producción de boletines, sin duda encontrará nuevas preguntas que su presidente no respondió en la conversación original:

• ¿El boletín debe imprimirse en papel y enviarse por correo? ¿O sería aceptable, o incluso preferible, un boletín electrónico?
• ¿Su firma quiere que el proveedor de boletines escriba todo el contenido personalizado para su firma, proporcione un menú de artículos preexistentes para que su empresa elija o deje que su empresa proporcione algo, o incluso todo, del contenido?
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de estas diversas opciones?

También te das cuenta de que para obtener cualquier estimación de costos, incluso cuando se resuelvan las preguntas anteriores, necesitarás conocer la longitud deseada del boletín (en páginas o en palabras), y cuántos destinatarios hay en la lista de correo de tu firma. En este punto de su investigación e investigación, puede que tenga sentido darle a su presidente un informe provisional informal, resumiendo lo que ha averiguado y qué preguntas adicionales necesitan ser respondidas.

Tener una lista bien organizada de la información que has reunido, las nuevas preguntas que han surgido, y las fuentes donde encontraste tu información te permitirá continuar investigando de manera efectiva en cuanto hayas obtenido respuestas y una dirección más específica de tu presidente.

Llave para llevar

Para que un proyecto de escritura sea manejable, reduzca su tema, concéntrese en puntos clave, planifique su investigación para obtener información y manténgase organizado a medida que avanza.

Ejercicios

1. Piensa en un momento en el que alguien te pidió que recopilaras información para tomar una decisión, ya sea para el trabajo, la escuela o en tu vida personal. ¿Qué tan específica fue la solicitud? ¿Qué necesitabas saber antes de poder determinar cuánto y qué tipo de información recabar? Discuta tu respuesta con las de tus compañeros de clase.
2. Haz una lista de todas las formas en que pospones las cosas, señalando cuánto tiempo está asociado con cada actividad o distracción. Comparte y compara tus resultados con un compañero de clase.
3. Usted es el encargado. Escriba un correo electrónico solicitando a un empleado que recoja información específica sobre un tema. Dar indicaciones claras y fecha (s) de vencimiento. Por favor, comparta sus resultados con la clase.
4. ¿Cómo te preparas para un proyecto de escritura? ¿Cómo lo hacen los demás? ¿Qué estrategias funcionan mejor para ti? Encuesta a diez colegas o compañeros de trabajo y compara tus resultados con tus compañeros de clase.