5.6: Lectura y análisis
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- Comprender los diferentes tipos de lectura y análisis que encuentran los documentos comerciales.
- Demostrar cómo escribir para skimming y para lectura analítica en al menos un documento escrito de cada tipo.
Cuando lees, ¿lees todas y cada una de las palabras? ¿Revisas el documento y tratas de identificar términos y temas clave? ¿Te enfocas en números y estadísticas, o ignoras el texto y vas directo a las imágenes o al video incrustado? Debido a que la gente lee de muchas maneras diversas, tú como escritor querrás considerar cómo tu audiencia puede leer y analizar tu documento.
Desde que Benjamin Franklin dijo que “el tiempo es dinero”, (Franklin, 1748) los gerentes de negocios han puesto un alto valor en lograr que el trabajo se haga rápidamente. Muchas veces, como resultado, un documento será desnatado en lugar de leerlo en detalle. Esto es cierto ya sea que la comunicación sea un correo electrónico de un párrafo o una propuesta de veinte páginas. Si anticipas que tu documento será desnatado, te corresponde hacer que tus puntos principales destaquen para el lector.
En un correo electrónico, use una línea de “asunto” que le diga al lector la esencia de su mensaje antes de que él o ella lo abra. Por ejemplo, la línea de asunto “3 p.m. reunión pospuesta a las 4 p.m.” transmite la información más importante; en el cuerpo del correo electrónico puede explicar que la reunión de estado del miércoles para el proyecto XYZ debe posponerse a las 4 p.m. debido a un conflicto con una reunión de almuerzo fuera del sitio que involucra a varios Miembros del equipo del proyecto XYZ. Si utilizó la línea de asunto “reunión del miércoles” en su lugar, los destinatarios podrían echar un vistazo a su buzón, pensar, “Oh, ya sé que se supone que debo asistir a esa reunión”, y no leer el cuerpo del mensaje. En consecuencia, no se enterarán de que la reunión se pospone.
Para un escrito más largo, como un informe o una propuesta, aquí hay algunas técnicas que puede utilizar para ayudar al lector a comprender puntos clave.
- Presentar una visión general rápida, o “resumen ejecutivo”, al inicio del documento.
- Utilice encabezamientos en negritas como postes indicadores para las secciones principales y sus subsecciones.
- Cuando sea posible, haga que sus encabezados sean informativos; por ejemplo, un encabezado como “El problema comenzó en 1992” es más informativo que uno que dice “Antecedentes”.
- Dentro de cada sección, comience cada párrafo con una oración temática que indique lo que discute el párrafo.
- Cuando tenga una lista de puntos, preguntas o consideraciones, formatéelos con viñetas en lugar de enumerarlos en oraciones.
- El “resultado final”, entendido generalmente como el costo total de un gasto o proyecto determinado, también puede referirse a las conclusiones a las que conduce la información del reporte. Como indica la expresión, estas conclusiones deben presentarse claramente al final del documento, que es el lugar donde el lector presionado por el tiempo suele acudir inmediatamente después de leer la primera página.
Imagina lo infeliz que estarías si enviaras un informe y tu audiencia saliera con un mensaje completamente diferente a lo que habías pretendido. Por ejemplo, supongamos que su gerente está considerando adoptar un nuevo sistema de facturación específico en su oficina y le ha pedido que informe sobre los pros y los contras de este sistema. Trabajó duro, reunió mucha información y redactó un informe detallado que, en su opinión, brindó un fuerte apoyo para adoptar el nuevo sistema.
No obstante, en las primeras páginas de su informe se describieron sistemas distintos al que se está considerando. A continuación, usted presentó las razones para no implementar el nuevo sistema. A lo largo del informe, incrustado en el cuerpo de varios párrafos distintos, mencionaste las ventajas que ofrece el nuevo sistema; pero no se agruparon para que pudieras enfatizarlas con un encabezado u otro poste indicador para el lector. Al final del reporte, revisó el sistema de facturación actual y declaró que se encontraron pocos problemas con él.
Al entregar su informe, el gerente y los compañeros que lo recibieron perdieron su información más importante y decidieron no considerar más el nuevo sistema. Peor aún, tu gerente luego te criticó por pasar demasiado tiempo en el reporte, diciendo que no era muy informativo. Situaciones como esta se pueden evitar si proporcionas un marco organizacional claro para llamar la atención de tu lector sobre tus puntos principales.
Analizar es distinto de la lectura. Cuando lees, intentas captar el significado del autor a través de palabras y símbolos, y puedes salir con un sentimiento emocional general sobre lo que el escritor ha escrito en lugar de un arsenal de hechos. Cuando analizas un documento, prestas más atención a cómo el autor ensambló la información para presentar un mensaje coherente. La escritura de negocios a menudo implica la comunicación a través de palabras y símbolos de manera que satisfagan las expectativas de la audiencia; en muchos casos, la audiencia necesita ser capaz de analizar el contenido, y la lectura es secundaria. Por esta razón, un patrón organizacional sólido mejorará en gran medida la efectividad de su documento.
Llave para llevar
La organización lógica es importante para promover la comprensión y el análisis del lector.
Ejercicios
- Toma un artículo de noticias y márcalo para revelar su estructura organizativa. ¿Tiene un párrafo de apertura informativo? ¿Cada párrafo adicional comienza con una oración temática? ¿Utiliza subencabezamientos? ¿Hay alguna conclusión que se deduce lógicamente de la información presentada?
- Encuentra un artículo que no te guste y revísalo. Indique razones específicas por las que no te gusta y comparte tu opinión con tus compañeros de clase.
- Encuentra un artículo que te guste y revísalo. Indique razones específicas por las que te gusta y comparte tu opinión con tus compañeros de clase.
- Te han asignado a un equipo de ventas que no ha estado desempeñando en niveles óptimos. Desarrollar un programa de incentivos para mejorar el desempeño del equipo. Presenta tu idea a la clase.
Referencias
Franklin, B. (1748). Asesoramiento a un joven comerciante, escrito por uno viejo. Filadelfia, PA: B. Franklin y D. Hall.