9.4: Reporte

Objetivos de aprendizaje

1. Discutir las partes principales de un reporte.
2. Entender los diferentes tipos de reportes.
3. Redactar un reporte básico.

¿Qué es un reporte?

Los informes son documentos diseñados para registrar y transmitir información al lector. Los reportes son parte de cualquier negocio u organización; desde reportes de crédito hasta reportes policiales, sirven para documentar información específica para audiencias, metas o funciones específicas. El tipo de reporte a menudo se identifica por su propósito o función primaria, como en un reporte de accidente, un reporte de laboratorio, un reporte de ventas, o incluso un reporte de libro. Los reportes suelen ser analíticos, o implican el análisis racional de la información. A veces simplemente “reportan los hechos” sin ningún análisis en absoluto, pero aún necesitan comunicar la información en un formato claro y conciso. Otros informes resumen eventos pasados, presentan datos actuales y pronostican tendencias futuras. Si bien un informe puede tener conclusiones, proposiciones, o incluso un llamado a la acción, la demostración del análisis es la función primaria. Un reporte de ventas, por ejemplo, no está diseñado para realizar una venta individual. Sin embargo, se supone que reportará ventas hasta la fecha, y puede pronosticar ventas futuras en función de tendencias anteriores. Este capítulo está diseñado para presentarle los conceptos básicos de la redacción de informes.

Figura\(\PageIndex{1}\): Elija un tipo de reporte por su función, y muestre la información de una manera vívida que sea fácilmente entendida. Pixabay — CC0 dominio público.

Tipos de Informes

Los informes vienen en todos los tamaños, pero suelen ser más largos que una página y algo más cortos que un libro. El tipo de reporte depende de su función. La función del informe es su finalidad esencial, a menudo señalada en la tesis o declaración de propósito. La función también influirá en los tipos de contenido visual o ayudas visuales, representando palabras, números y sus relaciones con el propósito central en formas gráficas y representacionales fáciles de entender para el lector. La función también puede contribuir a parámetros como la longitud del informe (recuento de páginas o palabras) o la elección y legibilidad de palabras. “Enfocarse en el contenido de sus documentos comerciales más largos no solo es natural sino necesario porque hacerlo ayuda a garantizar una información completa y correcta” (Bovee, C., y Thill, J., 2010).

Los reportes varían según la función, y también varían según el estilo y la tradición. Dentro de su organización, puede haber expectativas específicas del patrón que deben abordarse para cumplir con las expectativas de la audiencia. En este capítulo se analizan los informes en términos generales, centrándose en elementos comunes y puntos de distinción, pero la referencia a documentos similares en los que trabaja o el examen adicional de informes de muestra específicos pueden servirle bien a medida que prepare su propio informe.

¿Reporte Informativo o Analítico?

Existen dos categorías principales para los informes, independientemente de su función o tipo específico. Un informe informativo informa o instruye y presenta detalles de eventos, actividades, individuos o condiciones sin análisis. Un ejemplo de este tipo de reporte de “solo los hechos” es un reporte de accidente policial. En el reporte se anotará la hora, fecha, lugar, factores contribuyentes como el clima e información de identificación de los conductores involucrados en un accidente automovilístico. No establece culpa ni incluye declaraciones de juicio. No deberías ver “Conductor se caía borracho” en un reporte de accidente policial. En cambio, verías “Conductor reprobó las pruebas de sobriedad y la prueba de alcoholímetro y fue transportado a la estación para una muestra de sangre”. El policía no es médico capacitado y por lo tanto no tiene licencia para realizar diagnósticos definitivos, sino que puede recabar y presentar información relevante que pueda contribuir a ese diagnóstico.

El segundo tipo de reporte se denomina informe analítico. Un informe analítico presenta información con un análisis integral para resolver problemas, demostrar relaciones o hacer recomendaciones. Un ejemplo de este reporte puede ser un reporte de campo realizado por un médico del Centro para el Control de Enfermedades (CDC) del sitio de un brote del virus H1N1, señalando síntomas, progresión de la enfermedad, medidas tomadas para detener la propagación de la enfermedad y hacer recomendaciones sobre el tratamiento y cuarentena de sujetos.

La tabla\(\PageIndex{3}\) incluye reportes comunes que, dependiendo de las necesidades de la audiencia, pueden ser informativos o analíticos.

Tabla\(\PageIndex{1}\): Tipos de informes y sus funciones

Tipo	Función
1. Informe de Laboratorio	Comunicar los procedimientos y resultados de las actividades de laboratorio
2. Informe de investigación	Estudiar los problemas científicamente desarrollando hipótesis, recopilando datos, analizando datos e indicando hallazgos o conclusiones
3. Informe de estudio de campo	Describir eventos de una sola vez, como viajes, conferencias, seminarios, así como informes de sucursales, plantas industriales y de manufactura
4. Reporte de Avances	Supervisar y controlar la producción, ventas, envíos, servicios o procesos comerciales relacionados
5. Informe Técnico	Proceso de comunicación y producto desde una perspectiva técnica
6. Reporte Financiero	Estado y tendencias de la comunicación desde una perspectiva financiera
7. Estudio de caso	Representar, analizar y presentar lecciones aprendidas de un caso o ejemplo específico
8. Informe de Evaluación de Necesidades	Evaluar la necesidad de un servicio o producto
9. Informe de Ventaja Comparativa	Discutir productos o servicios de la competencia con un análisis de ventajas y desventajas relativas
10. Estudio de Factibilidad	Analizar problemas y predecir si las soluciones actuales o alternativas serán prácticas, aconsejables o producirán los resultados deseados
11. Manuales de instrucciones	Comunicar instrucciones paso a paso sobre el uso de un producto o servicio
12. Informe de cumplimiento	Documentar e indicar en qué medida un producto o servicio se encuentra dentro de los parámetros o estándares de cumplimiento establecidos
13. Informe de Análisis de Costo-	Comunicar costos y beneficios de productos o servicios.
14. Informe de Decisión	Hacer recomendaciones a la gerencia y convertirse en herramientas para resolver problemas y tomar decisiones
15. Reporte de Benchmark	Establecer criterios y evaluar alternativas midiendo con respecto a los criterios de referencia establecidos
16. Informe de Examen	Informar o registrar datos obtenidos de un examen de un ítem o condiciones, incluyendo accidentes y desastres naturales
17. Informe de descripción física	Describir las características físicas de una máquina, un dispositivo u objeto
18. Revisión de Literatura	Presentar resúmenes de la información disponible sobre un tema determinado

¿Cómo se organizan los informes?

Los informes varían según el tamaño, el formato y la función. Hay que ser flexible y ajustarse a las necesidades de la audiencia respetando las costumbres y pautas. Los informes suelen organizarse en torno a seis elementos clave:

1. A quién se refiere y/o se prepara el informe
2. Qué se hizo, qué problemas se abordaron y los resultados, incluidas las conclusiones y/o recomendaciones
3. Donde ocurrió el sujeto estudiado
4. Cuando ocurrió el sujeto estudiado
5. Por qué se redactó el informe (función), incluso bajo qué autoridad, por qué razón, o por cuya solicitud
6. Cómo operaba, funcionaba o se utilizó el sujeto

Preste atención a estos elementos esenciales cuando considere a sus grupos de interés, o a aquellos que tengan interés en el informe. Eso puede incluir a la persona o personas de las que se trata el informe, para quién es y la audiencia más amplia de la empresa, organización o industria. Pregúntese quiénes son los tomadores de decisiones clave que van a leer su informe, quiénes serán los expertos o técnicos, y cómo los ejecutivos y trabajadores pueden interpretar sus palabras e imágenes. Si bien no existe un formato universal para un informe, existe un orden común a la información. Cada elemento sostiene el propósito principal o función a su manera, desempeñando un papel importante en la representación y transmisión de la información.

Tabla\(\PageIndex{2}\): Diez elementos comunes de un informe

Página	Element	Función	Ejemplo
1. Cubierta	Título e imagen	Al igual que la portada de un libro, a veces se presenta una imagen, imagen o logotipo para presentar el tema al lector.
2. Título Fly	Título solamente	Esta página es opcional.	Estudio de Factibilidad de Recuperación de Petróleo de la Ubicación de X Arenas Tarpit
3. Página de Título	Etiqueta, reporte, título de características, autor, afiliación, fecha y en ocasiones para quien se elaboró el informe		Estudio de Factibilidad de Recuperación de Petróleo de la X Arenas Tarpit Ubicación Peak Oilman, X Energy Corporation Preparado para X
4. Tabla de Contenidos	Una lista de las partes principales del informe y sus respectivos números de página		Abstracto... 1 Introducción... 2 Antecedentes... 3
5. Abstracto	Resumen informativo: tema destacado, métodos, datos y resultados Resumen descriptivo: (Todo lo anterior sin declaraciones de conclusión ni recomendaciones)		Este reporte presenta el estado actual de las arenas tarpit X, el estudio de la recuperabilidad de petróleo y los hallazgos del estudio con recomendaciones específicas.
6. Introducción	Presenta el tema del informe		Los procesos de recuperación de arenas petrolíferas incluyen formas de extraer y separar el betún de la arcilla, la arena y el agua que componen las arenas bituminosas. Este estudio analiza la factibilidad de extracción y separación, incluyendo un análisis integral de costo/beneficios, con recomendaciones específicas.
7. Cuerpo	Los elementos clave del cuerpo incluyen: Antecedentes Metodología Resultados Análisis y recomendaciones		Antecedentes: Historia de extracción y separación de petróleo de arenas tártaras. Metodología: Análisis específico del sitio basado en métodos de investigación aceptados. Resultados: Datos del estudio de factibilidad. Análisis y recomendaciones: Análisis de los datos y recomendaciones a partir de dicho análisis.

Página	Element	Función	Ejemplo
8. Conclusión	Presentación concisa de hallazgos	Esta porción indica claramente los principales resultados y su relación con la acción o resultado recomendado.
9. Referencias	Bibliografía o Obras Citadas	Esta parte contiene una lista de citas.
10. Apéndice	Materiales de apoyo relacionados	Esto puede incluir mapas, análisis de muestras de suelo e informes de campo.

Aquí hay una lista de verificación para garantizar que un informe cumpla con sus objetivos.

1. Informe considera las necesidades de la audiencia
2. El formato sigue la función del informe
3. El formato refleja las normas y expectativas institucionales
4. La información es precisa, completa y documentada
5. La información es fácil de leer
6. Los términos están claramente definidos
7. Figuras, tablas y contenido escrito de soporte artístico
8. Las figuras, tablas y arte son claras y están correctamente etiquetadas
9. Las figuras, las tablas y el arte se entienden fácilmente sin soporte de texto
10. Las palabras son fáciles de leer (fuente, arreglo, organización)
11. Los resultados son claros y concisos
12. Las recomendaciones son razonables y están bien respaldadas
13. El reporte representa tu mejor esfuerzo
14. Informe habla por sí mismo sin su aclaración o explicación

Llave para llevar

Los informes informativos y analíticos requieren organización y un propósito claro.

Ejercicios

1. Encuentre un informe anual para una empresa sobre la que le gustaría conocer más. Revíselo pensando en la lectura anterior y proporcione ejemplos. Comparte y compara con compañeros de clase.
2. Escribe un reporte sobre una tendencia en los negocios que hayas observado, y resalta al menos el hallazgo principal. Por ejemplo, desde el aumento del costo de los libros de texto hasta el enfoque en línea del contenido del curso, los libros de texto son un tema importante para los estudiantes. Aproveche su experiencia mientras reúne fuentes de información para ilustrar una tendencia. Comparte y compara con compañeros de clase.

Referencias

Bovee, C., & Thill, J. (2010). Esenciales de comunicación empresarial: Un enfoque basado en habilidades para el inglés vital de negocios (4ª ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.