13.2: Tipos de Presentaciones para Informar

Objetivos de aprendizaje

1. Proporcionar ejemplos de cuatro tipos principales de discurso para informar.

Hablar para informar puede caer en una de varias categorías. La presentación a informar podrá ser

• una explicación,
• un informe,
• una descripción, o
• una demostración de cómo hacer algo.

Exploremos cada uno de estos tipos de discursos informativos.

Explicación

¿Alguna vez has escuchado una conferencia o discurso en el que simplemente no la obtuviste? No era que no estuvieras interesado, al menos no al principio. Quizás el profesor utilizó el lenguaje y la jerga, o dio un ejemplo confuso, u omitió algo que hubiera vinculado hechos o conceptos juntos. Pronto probablemente perdiste el interés y te sentaste ahí, asistiendo al discurso o conferencia en cuerpo pero desde luego no en mente. Un discurso efectivo para informar tomará un tema o tema complejo y lo explicará a la audiencia de manera que aumente la comprensión de la audiencia. Quizás el discurso en el que te sentiste perdido carecía de definiciones por adelantado, o una base clara en la introducción. Desde luego no aprendiste mucho, y eso es exactamente lo que quieres evitar cuando te diriges a tu audiencia. Considere cómo se sintió y luego encuentre formas de explicar su tema, visualmente, usando definiciones y ejemplos, proporcionando un estudio de caso, que pueda sentar las bases en un terreno común con su audiencia y construir sobre él.

A nadie le gusta sentirse excluido. Como orador, es su responsabilidad asegurarse de que esto no suceda. También debes saber que enseñarle a alguien algo nuevo —tal vez una habilidad que no poseía o una perspectiva que le permita ver nuevas conexiones— es un verdadero regalo, tanto para ti como para los miembros de la audiencia. Te sentirás recompensado porque hiciste la diferencia y ellos percibirán la ganancia en su propio entendimiento.

Reportaje

Como comunicador de negocios, puede ser llamado a dar un informe informativo donde comunique estado, tendencias o relaciones que pertenecen a un tema específico. Es posible que tenga solo unos momentos para hablar, y es posible que tenga que prepararse dentro de un período de tiempo ajustado. Es posible que sus oyentes quieran “solo lo más destacado”, solo para hacer preguntas puntuales que requieren una profundidad y preparación significativas de su parte. El informe informativo es un discurso donde organiza su información en torno a eventos clave, descubrimientos o datos técnicos y proporciona contexto e ilustración para su audiencia. Naturalmente, pueden preguntarse: “¿Por qué las ventas suben (o bajan)?” o “¿Cuál es el líder de producto en su línea?” y es necesario anticiparse a su perspectiva y presentar la información clave que se relaciona con su tema. Si todos en la sala conocen la línea de productos, es posible que no necesites mucha información sobre tu best seller, sino que pongas énfasis en la investigación de marketing que parece indicar por qué es el best seller.

A lo mejor se le pide ser el explorador y examinar un nuevo mercado, desarrollando estrategias para penetrarlo. Deberá orientar a su audiencia y proporcionar información clave sobre el mercado y demostrar liderazgo a medida que articula sus estrategias. Tienes una perspectiva ganada por el tiempo y la investigación, y tu audiencia quiere saber por qué ves las cosas como lo haces, así como aprender lo que aprendiste. Un informe de estado puede ser corto o largo, y puede ser una actualización que requiere pocos antecedentes, pero siempre considere a la audiencia y en qué terreno común está construyendo su discurso.

Descripción

¿Alguna vez has escuchado a un amigo contarte sobre su reciente viaje a alguna parte y te han parecido fascinantes los detalles, haciendo que quieras viajar allí o visitar un lugar similar? O tal vez escuchaste a tu profesor de química describir una reacción química que ibas a realizar en clase y entendiste el proceso y podrías anticipar razonablemente el resultado. Describir la información requiere énfasis en un lenguaje que sea vívido, capte la atención y excita la imaginación. Su audiencia se sentirá atraída por su uso efectivo del color, lenguaje descriptivo y ayudas visuales. Un discurso informativo que enfoque la descripción será visual de muchas maneras. Puede optar por ilustrar con imágenes, clips de video y audio, y mapas. Tu experiencia en primera persona combinada con tu contenido permitirá a la audiencia conocer un tema, área o lugar a través de ti, o de segunda mano. Su imaginación es tu aliada, y debes apuntar a estimularla con dispositivos llamativos y ayudas visuales claras. Usa tu imaginación para situarte en su perspectiva: ¿cómo te gustaría que alguien te describiera el tema?

Demostración

Se quiere enseñar al público cómo lanzar un lanzamiento rápido en softbol o un curveball en el beisbol. Quieres demostrar cómo hacer salsa o cómo programar las aplicaciones en un smartphone. Cada uno de estos temas recurrirá a su experiencia de jardín de infantes de “mostrar y contar”. Un discurso demostrativo se enfoca en mostrar claramente un proceso y decirle a la audiencia detalles importantes sobre cada paso para que puedan imitar, repetir o hacer la acción ellos mismos. Si el tema es complicado, piensa en formas de simplificar cada paso.

Considera las ayudas visuales o suministros que necesitarás. Es posible que hayas notado que los programas de cocina en televisión rara vez muestran al chef picando y midiendo ingredientes durante la demostración. En cambio, los ingredientes se pican y se miden antes de tiempo y el chef simplemente agrega cada elemento al plato con un breve comentario como, “Ahora mezclaremos media taza de caldo de pollo”. Si quieres presentar un discurso de demostración sobre las formas de hacer un avión de papel, uno que girará a la izquierda o a la derecha, sube, baja o en bucles, considera la mejor manera de presentar tu tema. Quizás sería efectivo ilustrar el proceso de hacer un avión seguido del ejemplo sobre cómo hacer ajustes al avión para permitir diferentes patrones de vuelo. ¿Necesitarías aviones de papel adicionales hechos antes de tu discurso? ¿Sería útil un ejemplo del avión de papel en cada una de las etapas clave de producción para tener listo antes del discurso? Tener toda su preparación hecha con anticipación puede marcar una gran diferencia, y su audiencia apreciará su enfoque reflexivo.

Al considerar cada paso y enfocarse en cómo simplificarlo, puede comprender cómo la audiencia podría captar la nueva información y cómo puede ayudarla mejor. Además, considere el resultado deseado; por ejemplo, ¿sus oyentes podrán realmente hacer la tarea ellos mismos o obtendrán una apreciación de las complejidades de una habilidad difícil como pilotar un avión para un aterrizaje seguro? Independientemente de la secuencia o patrón que ilustrará o demostrará, considere cómo responderán las personas de su audiencia anticipada y presupueste tiempo adicional para repetición y aclaración.

Las presentaciones informativas vienen en todos los tamaños, formas y formas. Es posible que necesite crear una presentación estilo “discurso elevador” con énfasis en la brevedad, o producir un resumen completo de varios puntos que requieren múltiples ayudas visuales para comunicar procesos o tendencias complejos. El objetivo principal en una presentación informativa es informar, no persuadir, y eso requiere un énfasis en la credibilidad, para el orador y los datos o información presentados. Se requiere una atención adicional a las fuentes y deberá indicar qué informes, textos o sitios web fueron fuentes para su análisis y conclusiones.

Aquí hay tipos adicionales, más específicos de presentaciones informativas:

• Información biográfica
• Resultados del estudio de caso
• Resultados de ventaja comparativa
• Resultados del análisis costo-beneficio
• Estudios de factibilidad
• Resultados del estudio de campo
• Análisis de tendencias financieras
• Salud, seguridad y siniestralidad
• Pautas de instrucción
• Resultados de laboratorio
• Orientaciones de productos o servicios
• Informes de avance
• Resultados de la investigación
• Especificaciones técnicas

Dependiendo de la situación retórica, la audiencia y la información específica a presentar, cualquiera de estos tipos de presentación se puede dar como explicación, reporte, descripción o demostración.

Llave para llevar

Un discurso informativo puede explicar, informar, describir o demostrar cómo hacer algo.

Ejercicios

1. Vea un programa de televisión “instructivo”, como uno sobre cocina, mejoras para el hogar, adiestramiento de perros o resolución de delitos. ¿Qué técnicas informativas y ayudas visuales se utilizan en el programa para ayudar a los espectadores a aprender las habilidades que se están demostrando?
2. Prepara una presentación sencilla de “cómo hacerlo” para la clase. Presenta y compara tus resultados.
3. Comparar y contrastar dos programas de televisión, señalando cómo cada uno comunica el significado a través de la comunicación visual en lugar de las palabras o el diálogo. Comparte y compara con compañeros de clase.