15.3: Reuniones
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- Discutir las reuniones y su papel en la comunicación empresarial.
- Describir las partes principales de una agenda.
- Discutir varias estrategias para reuniones efectivas.
Una reunión es una comunicación grupal en acción en torno a una agenda definida, a una hora determinada, de duración establecida. Las reuniones pueden ser efectivas, ineficaces o una completa pérdida de tiempo. Si el tiempo es dinero y la efectividad y la eficiencia son tus metas, entonces si arreglas una reunión, lideras una reunión o participas en una, quieres que valga la pena tu tiempo (Mosvick, R. K., 1996).
Las reuniones pueden ocurrir cara a cara, pero cada vez más los negocios y la industria están recurriendo a las opciones de teleconferencia y videoconferencia a medida que mejora la tecnología, se reduce el costo para participar y se considera el costo del viaje, incluido el tiempo. Independientemente de cómo se reúna como equipo, grupo o comité, necesitará definir su propósito de antemano con una agenda (Deal, T., y Kennedy, A., 1982). Las partes principales de una agenda para una reunión estándar se enumeran en la Tabla\(\PageIndex{1}\).
| Término | Definición |
|---|---|
| Título Encabezado | Título, hora, fecha, ubicación, número de teléfono, contacto por correo electrónico y cualquier otra información necesaria para reunir a todos los participantes. |
| Participantes | Participantes esperados |
| Línea de asunto | Declaración de propósito |
| Llamar a Pedido | ¿Quién convocará a ordenar la reunión? |
| Introducciones | Si todos son nuevos, esto es opcional. Si incluso una persona es nueva, todos deben presentarse brevemente con su nombre y sus respectivos roles. |
| Roll Call | Esto puede tener lugar silenciosamente mientras se hacen las presentaciones. |
| Lectura de las actas | Se leen notas de la última reunión (en su caso) con oportunidad de corregir. Estos suelen enviarse antes de la reunión para que los participantes tengan la oportunidad de revisarlos y anotar las correcciones necesarias. |
| Término | Definición |
|---|---|
| Negocios Antiguos | Enumere los asuntos sin resolver de la última vez o los que fueron “presentados” o dejados hasta esta reunión. |
| Nuevos Negocios | Esta es una lista de temas para discusión y acción. |
| Informes | Esto es optativo y se aplica si existen subcomisiones o grupos que trabajen en temas de acción específicos, individuales que requieran informes al grupo o comité. |
| Bien de la Orden | Este es el momento para que la gente ofrezca cualquier noticia que se relacione con el tema de la reunión que de otra manera no se compartiera o discutiera. |
| Aplazamiento | Anotar la hora, fecha, lugar de reunión levantada e indicar cuándo está programada la próxima reunión. |
Estrategias para Reuniones Eficaces
Se quiere una reunión eficiente y efectiva, pero reconozca que la comunicación grupal por definición puede ser caótica e impredecible. Para mantenerse en el buen camino, considere las siguientes estrategias:
- Envíe las actas de la última reunión una semana antes de la siguiente reunión.
- Enviar el orden del día de la reunión actual con al menos una semana de anticipación.
- Enviar recordatorios para la reunión el día anterior y el día de la reunión.
- Programe la reunión en Outlook o en un programa similar para que todos reciban un recordatorio.
- Comienza y termina tus reuniones a tiempo.
- Asegúrese de que los participantes conozcan su rol y requisitos antes de la reunión.
- Asegúrese de que todos los participantes se conozcan entre sí antes de que comience la discusión.
- Los estilos formales de comunicación y la referencia a la agenda pueden ayudar a reforzar el marco de tiempo y las tareas.
- Siga las Reglas de Orden de Robert cuando corresponda, o al menos familiarícese con ellas.
- Asegúrese de que las notas tomadas en la reunión sean legibles y se puedan convertir en actas para su distribución posterior.
- Mantenga la discusión encaminada, y si usted es el presidente, o líder de una reunión, no dude en replantear un punto para interponer y redirigir la atención de nuevo al siguiente punto del orden del día.
- Si usted es el presidente, haga una distinción clara entre las discusiones sobre el tema y las que son más personales, individuales o fuera de tema.
- Comunica tu respeto y aprecio por el tiempo y esfuerzo de todos.
- Comunicar claramente la hora, fecha y ubicación o medio de contacto para la próxima reunión.
Llave para llevar
Con una buena planificación y preparación, las reuniones pueden ser productivas, atractivas y eficientes.
Ejercicio
- Cree una agenda de muestra para una reunión de negocios para discutir el informe trimestral de ventas y los resultados de la última campaña de marketing. Decidir qué información se necesita y qué posición normalmente podría esperarse para producir esa información. Anote en su agenda todos los elementos enumerados anteriormente, aunque algunos elementos (como “bueno del orden”) solo sirvan como marcador de posición para la discusión que se llevará a cabo.
- Escriba una breve descripción de una reunión a la que asistió recientemente e indique una manera en la que la percibió como efectiva. Comparar con compañeros de clase.
- Escriba una breve descripción de una reunión a la que asistió recientemente e indique una manera en la que la percibió como ineficaz. Comparar con compañeros de clase.
Referencias
Mosvick, R. K. (1996). Tenemos que empezar a reunirnos así: Una guía para una gestión exitosa de reuniones. Nueva York, NY: Park Avenue Productions.
Deal, T., & Kennedy, A. (1982). Culturas corporativas: Los ritos y rituales de la vida corporativa. Lectura, MA: Addison-Wesley Publishing Company, Inc.