16.5: Rituales de Conversación y Entrevistas

Objetivos de aprendizaje

1. Entiende los cinco pasos en cualquier conversación.
2. Discutir entrevistas de empleo.

Sin duda has participado en innumerables conversaciones a lo largo de tu vida, y el proceso de cómo llevar a cabo una conversación puede parecer tan obvio que no necesita examen alguno. Sin embargo, todas las culturas tienen rituales de diversos tipos, y la conversación es uno de estos rituales universales. Un comunicador de negocios hábil sabe cuándo hablar, cuándo guardar silencio y dejar de hablar siempre antes de que el público deje de escuchar. Además, la comprensión de la conversación proporciona una base sólida para nuestra próxima discusión sobre entrevistas de empleo. Las entrevistas de empleo siguen patrones rituales similares y tienen su propio conjunto de expectativas. Las expectativas pueden diferir según el campo, el nivel, el conocimiento y la experiencia, pero generalmente siguen los cinco pasos de una conversación básica.

Figura\(\PageIndex{1}\): Las conversaciones siguen reglas. Buscador Personas Blog — Conversación — CC BY 2.0.

La conversación como ritual

¿Por qué discutir el ritual de la conversación? Porque es una de las principales formas en que interactuamos en el entorno empresarial, y está madura para malentendidos. Nuestra familiaridad cotidiana con las conversaciones a menudo nos hace ciegos ante los sutiles cambios que ocurren durante el transcurso de una conversación. Examinarlo te permitirá considerar sus componentes, predecir el siguiente giro, anticipar una apertura o cierre, y hacerte un mejor conversador. Steven Beebe, Susan Beebe y Mark Redmond nos ofrecen cinco etapas de conversación que se adaptan aquí para nuestra discusión (Beebe, S., Beebe, S., y Redmond, M., 2002).

Iniciación

La primera etapa de la conversación se llama iniciación, y requiere que estés abierto a interactuar. La forma en que comunicas la apertura depende de ti; puede involucrar señales no verbales como contacto visual o posiciones corporales, como sonreír o incluso simplemente enfrentar a la otra persona y hacer contacto visual. Una referencia casual al clima, una conversación ligera sobre el fin de semana o una conversación en profundidad sobre el desempeño de los mercados financieros esta mañana requiere de una fuente para iniciar el proceso: alguien tiene que iniciar el intercambio. Para algunos, esto puede producir cierto grado de ansiedad. Si el estatus y las relaciones jerárquicas están presentes, puede tratarse de quién habla cuando de acuerdo con las normas culturales. El famoso antropólogo Bronislaw Malinowski llamó a la charla pequeña “comunión fática” (Malinowski, B., 1935) reforzando la idea de que hay cierto grado de ritual a través de las culturas sobre cómo iniciamos, entablamos y concluimos conversaciones.

Vista previa

El avance es una indicación, verbal o no verbal, de lo que trata la conversación, tanto en términos de contenido como en términos de la relación. Una o dos palabras en la línea de asunto de un correo electrónico pueden señalar el tema, y la relación entre individuos, como una relación empleado-supervisor, puede entenderse. Una referencia general a un tema puede acercarse a un tema de manera indirecta, permitiendo al destinatario ya sea recoger el tema y participar en la discusión o redirigir la conversación lejos de un tema del que no está listo para hablar. La gente es naturalmente curiosa, y también busca la certeza. Una vista previa puede servir para reducir la incertidumbre y la intención de señal.

Punto (s) de conversación

Joseph DeVito caracteriza este paso como ponerse manos a la obra, reforzando la orientación meta de la conversación (DeVito, J., 2003). En la comunicación empresarial, muchas veces tenemos un objetivo específico o una serie de puntos que abordar, pero no podemos perder de vista los mensajes de relación dentro de la discusión del contenido. Puede indicarle a su compañero de conversación que hay tres puntos que abordar, al igual que delinear una agenda en una reunión. Esto puede sonar formal al principio, pero si escuchas conversaciones casuales, a menudo encontrarás que hay una lista inherente o un punto central donde llegan los compañeros conversacionales. Al articular claramente, ya sea en forma escrita u oral, los puntos principales, se proporciona un esquema o estructura a la conversación.

Feedback

Similar a un paso previo, esta etapa permite a los socios conversacionales aclarar, reafirmar o discutir los puntos de la conversación para llegar a un sentido de comprensión mutua. En algunas culturas los puntos y su retroalimentación pueden reciclarse varias veces, lo que puede sonar repetitivo para los oídos occidentales. En las culturas occidentales a menudo llegamos al grano con bastante rapidez y una vez que hemos llegado a un entendimiento, pasamos rápidamente a la conclusión. La comunicación entre culturas a menudo requiere ciclos adicionales de declaración y reformulación para asegurar la transmisión de información, así como el refuerzo de la relación. El tiempo puede ser dinero en algunas culturas, pero el tiempo también es una representación de respeto. La retroalimentación es una oportunidad para asegurarse de que la interacción fue exitosa la primera vez. No atender esta etapa puede llevar a la necesidad de interacciones adicionales, reduciendo la eficiencia a lo largo del tiempo.

Clausura

La aceptación de comentarios en ambos lados de la conversación a menudo señala la transición a la conclusión de la conversación. Los cierres son similares al paso de iniciación (Knapp, M. y Vangelisti, A., 2000), y a menudo implican normas rituales (Malinowski, B., 1935). Las pistas verbales a veces están presentes, pero también puede notar el medio paso atrás ya que los compañeros conversacionales crean espacio adicional en preparación para desengancharse.

Hay momentos en que un compañero conversacional introduce nueva información en la conclusión, lo que puede iniciar el proceso de nuevo. También puede notar que si se usan palabras como “en conclusión” o “oh—una cosa más”, ahora está vigente un conjunto de expectativas. Se ha anunciado una conclusión y el oyente lo espera. Si el orador continúa reciclando en este punto, las habilidades de escucha del oyente a menudo no son tan agudas como lo fueron durante el calor del compromiso principal, e incluso puede producir frustración. La gente cambia mentalmente al siguiente orden del día y esta transición debe negociarse con éxito.

Al mencionar una hora, fecha o lugar para una futura comunicación se puede señalar claramente que la conversación, aunque actualmente concluida, continuará más adelante. De esta manera, muchas veces puedes desengancharte con éxito mientras demostras respeto.

Entrevistas de empleo

Todos nos unimos a comunidades, equipos y grupos a lo largo de nuestra vida (McLean, S., 2005). Pasamos de ser un desconocido desconocido a un nuevo miembro y eventualmente a un miembro de pleno derecho. Los negocios y las organizaciones son comunidades compuestas por equipos y grupos, y si decidimos cambiar de equipo o comunidades, o si esa decisión se toma por nosotros con una reducción en el despido forzoso, por ejemplo, volveremos al mercado laboral. Para hacer la transición de un forastero a un insider, tendrás que pasar una serie de pruebas, tanto informales como formales. Una de las pruebas más comunes es también conocida como entrevista de empleo. Una entrevista de empleo es un intercambio entre un candidato y un posible empleador (o su representante). Es un proceso formal con varios elementos consistentes que puedes usar para guiar tu preparación.

Las entrevistas de empleo vienen en todas las formas y tamaños, y no pueden limitarse a un solo intercambio sino a una interacción. Un empleado potencial muy bien puede ser examinado por una computadora (ya que se escanea el currículum) y entrevistado en línea o vía telefónica antes de que el solicitante alguna vez se reúna con un representante o panel de representantes. El proceso de selección puede incluir pruebas formales que incluyen pruebas de personalidad, investigaciones de antecedentes y consultas con empleadores anteriores. Dependiendo del tipo de trabajo que estés buscando, puedes anticipar responder preguntas, muchas veces más de una vez, a una serie de personas a medida que avanzas a través de un proceso de entrevista formal. Así como tienes la ventaja de prepararte para un discurso con anticipación, puedes aplicar las mismas habilidades de investigación y oratoria a la entrevista de empleo.

La invitación a la entrevista significa que has sido identificado como un candidato que cumple con las calificaciones mínimas y demuestra potencial como candidato viable. Su carta de presentación, currículum vitae o materiales de solicitud relacionados pueden demostrar la conexión entre su preparación y las tareas laborales, pero ahora llega el momento en que necesitará articular esos puntos en voz alta.

Si asumimos que le gustaría tener éxito en su entrevista laboral, entonces tiene sentido utilizar las habilidades de comunicación adquiridas hasta la fecha con el conocimiento de la comunicación interpersonal para maximizar su desempeño. No hay una manera correcta o incorrecta de prepararse y presentar en su entrevista, así como cada audiencia es única, pero podemos preparar y anticipar varios elementos comunes.

Preparación

El estado de ánimo adecuado es un elemento esencial para el éxito en la comunicación, oral o escrita. Para muchos, si no para la mayoría, la entrevista de empleo está rodeada de misterio y cierto grado de miedo y temor. Así como dar un discurso puede producir cierta medida de ansiedad, puedes esperar que una entrevista de trabajo te ponga nervioso. Anticipe esta respuesta normal, y use su energía nerviosa para su beneficio. Para colocar tus energías donde se les dará el mejor uso, el primer paso es la preparación.

¿Te prepararías antes de escribir para publicación o hablar en público? Por supuesto. La misma preparación se aplica a la entrevista de empleo. Brevemente, la entrevista de empleo es un intercambio conversacional (aunque sea por escrito al principio) donde los participantes intentan aprender más unos de otros. Ambos socios conversacionales tendrán metas en términos de contenido, y explícita o implícitamente a través del intercambio conversacional serán mensajes relacionales. Atender a ambos puntos fortalecerá tu desempeño.

Por el lado del contenido, si te han invitado a una entrevista, puedes estar seguro de que has cumplido con las calificaciones básicas que busca el empleador. Ojalá, esta señal de iniciación signifique que la empresa u organización que has investigado a fondo es una que considerarías como posible empleador. Quizás haya involucrado a colegas y empleados actuales de la organización en su proceso de investigación y haya aprendido sobre varias de las cualidades atractivas de la organización, así como algunos de los desafíos que experimentan las personas que trabajan allí.

Las empresas contratan personas para resolver problemas, por lo que querrá enfocarse en cómo sus talentos, conocimientos y experiencia pueden contribuir a la necesidad de la organización de resolver esos problemas. Cuanto más detallado sea su análisis de sus retos actuales, mejor. Necesitas estar preparado para preguntas estándar sobre tu educación y antecedentes, pero también ver la apertura en la conversación para discutir los deberes laborales, los desafíos inherentes al trabajo y las formas en que crees que puedes enfrentar estos desafíos. Aprovecha para demostrar el hecho de que has “hecho tu tarea” en la investigación de la empresa. Table\(\PageIndex{1}\) presenta una lista de comprobación de lo que debes tratar de saber antes de considerarte preparado para una entrevista.

Tabla\(\PageIndex{1}\): Lista de verificación de preparación de entrevistas

Lo que debe saber	Ejemplos
Tipo de Entrevista	¿Será una entrevista conductual, donde el patrón vigila lo que haces en una situación determinada? ¿Se le harán preguntas técnicas o se le dará una muestra de trabajo? ¿O te entrevistarán durante el almuerzo o el café, donde se evaluarán tus modales en la mesa y habilidades sociales?
Tipo de Vestido	La vestimenta de oficina varía según la industria, así que pasa por el lugar de trabajo y observa lo que llevan los trabajadores si puedes. Si esto no es posible, llame y pregunte a la oficina de recursos humanos qué ponerse, ellos apreciarán su deseo de estar preparados.
Empresa u Organización	Haga una exploración exhaustiva del sitio web de la compañía. Si no tiene uno, busque listados de negocios en la comunidad en línea y en el directorio telefónico. Póngase en contacto con la cámara de comercio local. En tu biblioteca, es posible que tengas acceso a sitios de suscripción como Hoover's Online (www.hoovers.com).
Job	Lee atentamente el anuncio que contestaste que te consiguió la entrevista, y memoriza lo que dice sobre el trabajo y las calificaciones que busca el patrón. Usa Internet para encontrar ejemplos de descripciones de trabajo para tu puesto objetivo. Haz una lista escrita de las tareas del trabajo y anota la lista con tus habilidades, conocimientos y otros atributos que te permitirán realizar las tareas del trabajo con excelencia.
Necesidades del empleador	Verifique si hay artículos en las noticias en los últimos años que involucren el nombre de la compañía. Si se trata de una empresa pequeña, el periódico local del pueblo será tu mejor fuente. Además, busque cualquier anuncio que la compañía haya colocado, ya que estos pueden dar una buena indicación de los objetivos de la compañía.

Rendimiento

Quizás quieras saber cómo prepararte para una entrevista de empleo, y vamos a dar por sentado que has investigado a la empresa, el mercado e incluso a las personas en tu esfuerzo por conocer más sobre la oportunidad. A partir de esta sólida base de preparación, es necesario comenzar a preparar sus respuestas. ¿Quieres algunas de las preguntas de la prueba antes de la prueba? Por suerte para ti, las entrevistas de empleo implican cierto grado de uniformidad en sus múltiples representaciones. Aquí hay once preguntas comunes que probablemente te hagan en una entrevista de empleo (McLean, S., 2005):

1. Háblame de ti.
2. ¿Alguna vez has hecho este tipo de trabajos antes?
3. ¿Por qué deberíamos contratarte?
4. ¿Cuáles son tus mayores fortalezas? ¿Debilidades?
5. Dame un ejemplo de una época en la que trabajabas bajo presión.
6. Cuéntame de una vez que encontraste (X) tipo de problema en el trabajo. ¿Cómo resolviste el problema?
7. ¿Por qué dejaste tu último trabajo?
8. ¿Cómo te ha preparado tu educación y/o experiencia para este trabajo?
9. ¿Por qué quieres trabajar aquí?
10. ¿Cuáles son tus objetivos de largo alcance? ¿Dónde te ves dentro de tres años?
11. ¿Tienes alguna duda?

Cuando se le haga una pregunta en la entrevista, busque su propósito así como su significado literal. “Háblame de ti” puede sonar como una invitación para que compartas tu mensaje de texto que gane en la competencia del año pasado, pero no lo es. El patrón está buscando a alguien que pueda atender sus necesidades. Contarle al entrevistador sobre ti es una oportunidad para que hagas una impresión profesional positiva. Considera qué experiencia puedes destacar que se alinee bien con las tareas laborales y que coincida con tu respuesta a sus necesidades.

De la misma manera, las respuestas sobre tus fortalezas no son una apertura para presumir, y tu debilidad no es una invitación a confesar. Si tu debilidad es una tendencia hacia el perfeccionismo, y el trabajo que estás solicitando implica una orientación de detalle, puedes resaltar cómo tus debilidades pueden servirte bien en el puesto.

Considera usar la respuesta “porque” siempre que puedas. Una respuesta “porque” implica la reformulación de la pregunta seguida de una declaración de cómo y dónde obtuvo educación o experiencia en esa área. Por ejemplo, si se le pregunta sobre el manejo de clientes difíciles, podría responder que tiene una experiencia significativa en esa área porque se ha desempeñado como representante de servicio al cliente con la compañía X durante X años. Es posible que pueda articular cómo pudo convertir un encuentro con un cliente frustrado en una relación a largo plazo que benefició tanto al cliente como a la organización. Su ejemplo específico, y el uso de una respuesta “porque”, puede aumentar la probabilidad de que el entrevistador o audiencia recuerde la información específica que proporcione.

Es posible que te inviten a participar en una conferencia telefónica, y que te digan que esperes que dure alrededor de veinte minutos. El teléfono lleva tu voz y tus palabras, pero no lleva tus gestos no verbales. Si recuerdas hablar directamente al teléfono, mirar hacia arriba y sonreír, tu voz te pasará con claridad y sonarás competente y agradable. Hagas lo que hagas, no atiendas la llamada en un celular con una conexión dudosa; tus entrevistadores están garantizados para quedar impresionados desfavorablemente si sigues rompiendo durante la llamada. Usa el teléfono a tu favor preparando respuestas en tarjetas de notas o en la pantalla de tu computadora antes de la llamada. Cuando los entrevistadores le hagan preguntas, realice un seguimiento del tiempo, limitando cada respuesta a aproximadamente un minuto. Si sabes que una llamada de veinte minutos está programada para un tiempo determinado, puedes anticipar que tu teléfono puede llegar uno o dos minutos tarde, ya que las entrevistas a menudo se programan en una serie mientras el comité está todo junto a la vez. Incluso si solo tienes una entrevista, tus entrevistadores tendrán un horario y tu sensibilidad a ella puede ayudar a mejorar tu desempeño.

También puedes anticipar que los últimos minutos serán reservados para que hagas tus preguntas. Esta es tu oportunidad de conocer más sobre los problemas o retos que el puesto va a abordar, permitiéndote una oportunidad final para reforzar un mensaje positivo con la audiencia. Mantenga sus preguntas simples, su actitud positiva y comunique su interés.

Al mismo tiempo que te están entrevistando, debes saber que tú también estás entrevistando al posible empleador. Si has hecho tu tarea, es posible que ya sepas de qué se trata la organización, pero es posible que aún no estés seguro de si es la adecuada para ti. Escuche y aprenda de lo que se dice así como de lo que no se dice, y agregará a su base de conocimientos para la toma de decisiones sabias en el futuro.

Sobre todo, sé honesto, positivo y breve. Es posible que hayas escuchado que el mundo es pequeño y es cierto. A medida que te desarrollas profesionalmente, llegarás a ver cómo los campos, las organizaciones y las empresas están interconectados de formas que no puedes anticipar. Tu nombre y reputación son tuyos para proteger y promover.

Postperformance

Completaste tu investigación de la organización, entrevistaste a un par de empleados, aprendiste más sobre el puesto, llegaste a tiempo para la entrevista (virtual o en persona), usaste ropa limpia y profesional, y demostraste profesionalismo en tus respuestas breves e informativas. Enhorabuena está en regla, pero también lo es más trabajo de su parte.

Recuerda que la retroalimentación es parte del proceso de comunicación: haz un seguimiento puntual con una nota de agradecimiento o correo electrónico, expresando tu agradecimiento por el tiempo y el interés del entrevistador. También puede indicar que llamará o enviará un correo electrónico la próxima semana para ver si tienen más preguntas para usted. (Naturalmente, si dices que vas a hacer esto, ¡asegúrate de seguir adelante!) En caso de que hayas decidido que el puesto no es el adecuado para ti, el patrón agradecerá que los notifiques sin demora. Haz esto con tacto, teniendo en cuenta que la comunicación ocurre entre individuos y organizaciones de formas que no puedes predecir.

Después de haberse comunicado con su entrevistador o comité, siga adelante. Los candidatos a veces se obsesionan bastante con un puesto o trabajo y no logran mantener abiertas sus opciones. La mejor persona no siempre consigue el trabajo, y el comunicador de negocios preparado sabe que la creación de redes y la investigación es un proceso interminable y continuo. Mira el horizonte al siguiente reto y vuelve a comenzar tu proceso de investigación. Puede ser un trabajo duro, pero conseguir un trabajo es tu trabajo. Presupuesto tiempo y planifica el esfuerzo que se necesitará para hacer el siguiente contacto, obtener la siguiente entrevista y continuar explorando caminos alternos hacia tu objetivo.

Es posible que reciba una carta, nota o correo de voz explicando que la combinación de experiencia y educación de otro candidato coincidía mejor con la descripción del trabajo. Si esto sucede, es natural que te sientas decepcionado. También es natural querer saber por qué no fuiste elegido, pero ten en cuenta que por razones legales la mayoría de las notificaciones de rechazo no entran en detalle sobre por qué se contrató a un candidato y a otro no. Ponerse en contacto con la empresa con una solicitud de explicación puede ser contraproducente, ya que puede interpretarse como una respuesta de “dolorido perdedor”. Si existe alguna posibilidad de que mantengan tu nombre archivado para futuras oportunidades, quieres preservar tu relación positiva.

Aunque te sientas decepcionado, no te centres en la pérdida ni en todo el arduo trabajo que has producido. En cambio, enfoca tus energías donde mejor te servirán. Revise el proceso y aprenda de la experiencia, sabiendo que cada audiencia es única e incluso el candidato más preparado puede no haber sido el “adecuado”. Mantente positivo y conéctate con las personas que te apoyan. Prepárese, practique y realice. Sepa que usted como persona es mucho más que una simple lista de tareas laborales. Enfócate en tus conjuntos de habilidades: si necesitan mejorar, considera una educación adicional que te mejore tus conocimientos y habilidades. Busca recursos locales y mantén el networking. Tenga su atuendo de entrevista profesional limpio y listo, y concéntrese en lo que puede controlar: su preparación y desempeño.

Llave para llevar

Las conversaciones tienen aspectos universales que podemos predecir y mejorar. Podemos utilizar la dinámica del ritual de conversación para aprender a prepararse para entrevistas y evaluaciones de empleo, ambos contextos comunes de comunicación en el ambiente laboral. Las entrevistas de empleo implican preparación, desempeño y retroalimentación.

Ejercicios

1. ¿Cómo le sirve la entrevista de empleo tanto al entrevistador como al entrevistado? Explica y presenta tus pensamientos a la clase.
2. Identifica una empresa para la que te pueda interesar trabajar. Utilice los recursos descritos en esta sección para investigar información sobre la empresa, los tipos de trabajos para los que contrata a las personas y las necesidades y objetivos de la organización. Comparte tus hallazgos con tus compañeros de clase.
3. Encuentre un anuncio de empleo de un puesto que pueda interesarle después de graduarse o alcanzar su meta profesional. Escribe una breve declaración de qué experiencia y educación tienes actualmente que aplica al puesto y anota lo que actualmente te falta.
4. ¿Cuáles son las tareas y deberes comunes de un trabajo que te parecen interesantes? Crear una encuesta, identificar a las personas que ocupan un puesto similar y entrevistarlas (vía correo electrónico o en persona). Compara tus resultados con tus compañeros de clase.
5. ¿Cuál ha sido tu experiencia de entrevista laboral hasta la fecha? Escribe una breve declaración y da ejemplos.
6. ¿Qué recursos relacionados con el empleo están disponibles en tu campus o en tu comunidad? Investigue y comparta sus hallazgos.
7. Prepárese para un trabajo que le gustaría hacer buscando un anuncio de trabajo, preparando respuestas de muestra y alistando a un amigo o colega para que desempeñe el papel de un entrevistador simulado. Limita tu entrevista a quince minutos y grámala (audio o audiovisual) y publícala en clase. Si tu instructor indica que este ejercicio será un ejercicio o evaluación en clase, viste la parte y estarás completamente preparado. Usa este ejercicio para prepararte para el momento en que se te requerirá realizar y cuando quieras el trabajo.

Referencias

Beebe, S. [Steven]., Beebe, S. [Susan], & Redmond, M. (2002). Comunicación interpersonal relativa a los demás (3ª ed.). Boston, MA: Allyn & Bacon.

DeVito, J. (2003). Mensajes: Construyendo habilidades interpersonales. Boston, MA: Allyn & Bacon.

Knapp, M., & Vangelisti, A. (2000). Comunicación y relaciones interpersonales (4ª ed.). Boston: Allyn & Bacon.

Malinowski, B. (1935). El lenguaje y la magia de la jardinería. Londres, Inglaterra: Allen & Unwin.

McLean, S. (2005). Los fundamentos de la comunicación interpersonal. Boston, MA: Allyn & Bacon.