19.4: Reuniones de Negocios y Profesionales

Objetivos de aprendizaje

1. Entender cómo prepararse y llevar a cabo reuniones de negocios.
2. Entender cómo usar la tecnología para ayudar en las comunicaciones grupales.
3. Comprender los principios básicos de la comunicación organizacional.

Las reuniones de negocios y profesionales forman parte del clima de comunicación de cualquier negocio. Algunos ven las reuniones como ejercicios aburridos, inútiles e inútiles, mientras que otros los ven como oportunidades para intercambiar información y producir resultados. Una combinación de preparación y ejecución marca la diferencia. Recuerda, también, que las reuniones no tienen que tener lugar en un espacio físico donde los participantes se reúnan cara a cara. En cambio, una serie de herramientas tecnológicas permiten realizar reuniones virtuales en las que los participantes están a medio mundo de distancia entre sí. Las reuniones virtuales son reuniones organizadas formalmente donde los participantes, ubicados en distintas ubicaciones geográficas, se reúnen a través de Internet.

Preparación

Una reunión, como un grupo de resolución de problemas, necesita una declaración de propósito clara. El objetivo específico para la reunión específica se relacionará claramente con el objetivo general del grupo o comité. Determinar tu propósito es fundamental para una reunión efectiva y reunirte solo para reunirte se llama fiesta, no reunión. No agendar una reunión solo porque se reunió a la misma hora el mes pasado o porque es una comisión permanente. Los integrantes resistirán la intrusión en sus horarios y percibirán rápidamente la falta de propósito.

De igual manera, si surge la necesidad de una reunión, no se apresure a ella sin planearla. Una reunión mal planificada anunciada en el último minuto seguramente será menos que efectiva. Es posible que las personas no puedan cambiar sus horarios, no asistir o impedir el avance y discusión del grupo por su ausencia. Quienes asisten pueden sentirse obstaculizados porque necesitaban más tiempo para prepararse y presentar resultados integrales al grupo o comité.

Si es necesaria una reunión y se puede articular un propósito claro, entonces tendrás que decidir cómo y dónde reunirte. La distancia ya no es un obstáculo para la participación, como veremos más adelante en esta sección cuando exploremos algunas de las tecnologías para reuniones virtuales. No obstante, hay muchas ventajas al reunirse en persona. Las personas se comunican no solo con palabras sino también con su lenguaje corporal: expresiones faciales, gestos con las manos, asentir con la cabeza o sacudir la cabeza, y postura. Estas sutilezas de la comunicación pueden ser clave para determinar cómo se sienten realmente los miembros del grupo sobre un tema o pregunta. Reunirse en tiempo real también puede ser importante, ya que todos los miembros del grupo tienen el beneficio de recibir nueva información al mismo tiempo. Para efectos de nuestra presente discusión, nos centraremos en reuniones que se desarrollen cara a cara en tiempo real.

Si tienes una declaración de propósito para la reunión, entonces también se deduce que deberías poder crear una agenda, o una lista de temas a tratar. Es posible que necesite solicitar información a los miembros para formular una agenda, y este contacto previo a la reunión puede servir para fomentar la participación activa. La agenda tendrá anotada una hora, fecha, lugar y método de interacción, así como una lista de participantes. También contará con una declaración de propósito, una lista de puntos a considerar, y un breve resumen de información relevante que se relacione con cada punto. En algún lugar de la agenda es necesario indicar claramente las horas de inicio y finalización, y siempre es buena idea dejar tiempo al final para preguntas y puntos adicionales que los miembros individuales puedan querer compartir. Si la reunión tiene un punto o tema emocional, o la noticia es negativa, planifique un tiempo adicional para la discusión, aclaración y reciclaje de conversaciones a medida que los participantes procesen la información.

Si estás planeando una sesión de trabajo intensa, debes considerar el número de posibles interacciones entre los participantes y limitarlos. Los grupos más pequeños son generalmente más productivos. Si estás recopilando para presentar información o para motivar al personal de ventas, es apropiado un público numeroso, donde se espera poca interacción. Cada miembro tiene un rol, y la atención a cómo y por qué interactúan producirá los mejores resultados. Revisar las etapas de formación de grupos en vista de la idea de que una reunión es un grupo a corto plazo. Se puede anticipar una etapa de “formación”, y si los roles no están claros, puede haber un poco de “asalto” antes de que el grupo establezca normas y se vuelva productivo. Agregar participantes adicionales sin razón clara solo hará que el proceso sea más complejo y puede producir resultados negativos.

Invitar a los participantes a través del correo electrónico se ha vuelto cada vez más común en los negocios Los programas de software como Microsoft Outlook le permiten iniciar una convocatoria de reunión y recibir una respuesta de “aceptar” o “rechazar” que hace que el proceso de invitación sea organizado y sencillo. Sin embargo, la dependencia de un programa de software puede no ser suficiente para fomentar y asegurar la participación. Un recordatorio en la computadora del individuo puede apagarse quince minutos antes de la reunión, pero si está lejos de su computadora o si Outlook no se está ejecutando, el recordatorio quedará invisible e inaudito. Un correo electrónico recordatorio el día de la reunión, a menudo temprano en la mañana, puede servir como un esfuerzo personal para resaltar las actividades del día.

Si usted es el responsable de la reservación de habitación, confirme la reservación una semana antes de la reunión y nuevamente el día anterior a la reunión. La redundancia en el proceso de confirmación puede ayudar a eliminar la doble reserva de una sala, donde se programan dos reuniones al mismo tiempo. Si se requiere tecnología en la reunión, como un micrófono, teléfono de conferencia o computadora portátil y proyector, asegúrese de confirmar su reservación al mismo tiempo que confirma la reservación de la sala de reuniones. Siempre inspeccione personalmente la sala y pruebe estos sistemas antes de la reunión. No hay nada más vergonzoso que presentar un orador de alto perfil, como el presidente de la compañía, y luego encontrar que el proyector de PowerPoint no funciona correctamente.

Realización de la Reunión

El mundo es un escenario y un encuentro es una performance, lo mismo que una entrevista o presentación de discurso. Cada miembro tiene una parte que desempeñar y cada uno debe ser consciente de sus roles y responsabilidades antes de la reunión. Todos son miembros del grupo, que van desde nuevos miembros hasta miembros de pleno derecho. Si puedes reducir o eliminar la etapa de asalto, tanto mejor. Una agenda claramente definida puede ser una herramienta productiva para este esfuerzo.

Las personas pueden conocerse por rol o título, pero puede que no estén familiarizadas entre sí. Las presentaciones breves pueden servir para establecer identidad, credibilidad y ayudar al grupo a hacer la transición al desempeño. Debe señalarse claramente el propósito de la reunión, y si existen reglas o lineamientos que requieran un protocolo específico, deberán introducirse.

Mary Ellen Guffey proporciona una útil lista de verificación para participantes que se adapta aquí para nuestro uso:

• Llegar a tiempo y quedarse hasta que se levante la reunión (a menos que haya arreglos previos)
• Dejar la reunión solo para descansos establecidos o emergencias
• Esté preparado y tenga todo lo necesario a mano
• Apague celulares y asistentes digitales personales
• Seguir el protocolo establecido para tomar turnos
• Respetar los plazos
• Demuestre profesionalismo en sus interacciones verbales y no verbales
• Comunicar interés y mantenerse involucrado en la discusión
• Evite las tangentes y las discusiones paralelas
• Respeta el espacio y no coloques tu cuaderno o papeles a tu alrededor
• Limpia después de ti mismo
• Participar en una conversación educada después de la conclusión

Si eres elegido en el papel de líder de la reunión, es posible que necesites facilitar la discusión y abordar el conflicto. La agenda te sirve como guía y es posible que necesites redirigir la discusión al tema, pero siempre demostrar respeto por todos y cada uno de los miembros. También puede ser necesario intervenir si un punto ha llegado a un punto estancado en términos de conflicto (este texto ofrece pautas específicas para manejar conflictos interpersonales que se aplican aquí).

Ha habido una gran discusión sobre el papel de los arreglos de asientos en las reuniones dentro del campo de la comunicación empresarial. Generalmente, una mesa cuadrada, rectangular o en forma de U tiene un punto fijo al que se dirige la atención, a menudo conocida como la cabecera de la mesa. Este espacio a menudo se asocia con el poder, el estatus y la jerarquía y puede desempeñar un papel importante en el flujo de interacciones a lo largo de la reunión. Si se va a distribuir y presentar información desde la administración a los directivos, por ejemplo, se podrá indicar una mesa con un punto focal claro para el jefe o director general. Las mesas redondas, o mesas dispuestas en un patrón circular, permiten un modelo de interacción más igualitario, reduciendo los aspectos jerárquicos a la vez que refuerzan la clara línea de visión entre todos los participantes. Si una reunión requiere interacción y colaboración intensas, generalmente se indica una mesa redonda o un patrón circular.

Algunas reuniones no requieren mesa, sino filas de asientos todos orientados hacia el orador; probablemente reconozcas este arreglo de muchas conferencias de clase a las que has asistido. Para reuniones relativamente formales en las que se está entregando información a un gran número de oyentes y se desea poca interacción, sentarse en filas es un uso eficiente del espacio.

Las transiciones suelen ser la parte más difícil de cualquier reunión. Facilitar la transición de un tema al siguiente puede requerir que cree vínculos entre cada punto. Se puede anotar específicamente el siguiente punto de la agenda e introducir verbalmente al siguiente orador o persona responsable del área de contenido. Una vez que la reunión ha logrado sus metas en el marco temporal establecido, es el momento de facilitar la transición a una conclusión. Se puede concluir resumiendo lo que se ha discutido o decidido, y qué acciones deben tomar los integrantes del grupo como resultado de la reunión. Si hay un propósito claro para celebrar una reunión posterior, discutir la hora y fecha, y específicamente anotar las asignaciones para la próxima vez.

La retroalimentación es una parte importante de cualquier interacción de comunicación. Las actas son un documento escrito que sirve para registrar la interacción y puede brindar una oportunidad de aclaración. A menudo aparecen minutas como orden del día con notas en relación a las acciones realizadas durante la reunión o indicaciones específicas de quién es responsable de qué antes de la siguiente reunión. En muchas organizaciones, las actas de la reunión son tentativas, como un borrador aproximado, hasta que sean aprobadas por los integrantes del grupo o comité. Normalmente las actas se envían dentro de una semana de la reunión si se trata de un evento mensual, y más rápidamente si se ha determinado la necesidad de reunirse con más frecuencia. Si su organización no pide actas, aún puede beneficiarse revisando sus notas después de una reunión y comparándolas con las de otras personas para asegurarse de que entendió lo que se discutió y no malinterpretó, ninguna información clave.

Uso de la tecnología para facilitar reuniones

Dada la disponibilidad generalizada y el costo cada vez más bajo de la comunicación electrónica, las tecnologías que alguna vez sirvieron para unir a personas de continentes y zonas horarias ahora también están sirviendo a personas en la misma área geográfica. En lugar de viajar (en avión, automóvil o incluso ascensor dentro del mismo edificio) a un punto central para una interacción cara a cara, los profesionales ocupados y conscientes de los costos a menudo eligen verse y escucharse a través de una de las muchas tecnologías de interfaz electrónica diferentes. Es importante estar consciente de las dimensiones de la comunicación no verbal que se pierden en una reunión virtual en comparación con una reunión presencial. Sin embargo, estas tecnologías son una gran ayuda para las organizaciones empresariales actuales, y saber cómo utilizarlas es una habilidad clave para todos los solicitantes de empleo. Discutiremos las tecnologías por categoría, comenzando por el solo audio, luego el audiovisual y finalmente las redes sociales.

Interacciones de solo audio

La forma más simple de interacción de solo audio es, por supuesto, una llamada telefónica. Lo más probable es que hayas estado usando el teléfono toda tu vida, sin embargo, ¿sabías que algunos ejecutivos contratan coaches profesionales de voz para ayudarlos a aumentar su efectividad en la comunicación telefónica? Cuando se detiene a pensarlo, utilizamos muchos modos de comunicación de solo audio, que van desde llamadas telefónicas y menús telefónicos activados por voz hasta entrevistas de radio, sistemas de megafonía, sistemas de grabación de dictados y tecnología de reconocimiento de voz por computadora. La importancia de la comunicación de audio en el mundo empresarial ha aumentado con la disponibilidad de conferencias telefónicas, conferencias web y comunicaciones de voz sobre protocolo de Internet (VoIP).

Tu voz tiene cualidades que no se pueden comunicar en forma escrita, y puedes usar estas cualidades a tu favor mientras interactúas con colegas. Si estás enviando un mensaje informativo general a todos los empleados, un correo electrónico puede servirte bien, pero si estás felicitando a un empleado por recibir un premio de la industria, tu voz como canal te lleva tu entusiasmo.

Tenga cuidado de prestar atención a su pronunciación de palabras, declarándolas correctamente de manera normal, y evitando palabras con las que no se sienta cómodo ya que puede pronunciarlas mal. La mala pronunciación puede tener un impacto negativo en tu reputación o credibilidad percibida. En lugar de usar palabras complicadas que puedan hacer que tropieces, elige una frase simple si puedes, o aprende a pronunciar la palabra correctamente antes de usarla en un entorno interactivo formal.

Su calidad de voz, volumen y tono también influyen en cómo se interpretan sus palabras habladas. La calidad suele referirse al tono emocional de tu voz, desde feliz y entusiasta hasta grave o incluso triste. En la mayoría de las situaciones de negocios, es apropiado hablar con algún nivel de formalidad, sin embargo, evitar sonar forzado o arrogante. Tu volumen (el volumen de tu voz) debería ser normal, pero asegúrate de que tus oyentes puedan escucharte. En algunas situaciones, es posible que estés usando un micrófono direccional que solo amplifica tu señal de voz si hablas directamente en él.

Si tu audiencia incluye estudiantes de inglés, recuerda que hablar más fuerte (es decir, gritar) no les ayuda a entenderte mejor que hablar en un tono normal. Tus elecciones de palabras tendrán un impacto mucho más significativo a la hora de comunicarte entre culturas; esfuérzate por usar oraciones directas y evitar figuras de discurso que no se traduzcan literalmente.

El tono se refiere a la frecuencia, alta o baja, de tu voz. Una voz agradable y natural tendrá alguna variación en el tono. Un orador con un tono plano, o una voz monótona (de un tono), a menudo se interpreta como aburrido y a menudo aburre a sus oyentes.

Si estás dejando un buzón de voz, indica toda la información relevante en términos concisos y claros, asegurándote de hablar despacio; no olvides incluir tu información de contacto, aunque creas que la persona ya conoce tu número de teléfono. Imagina que estabas anotando tu número de teléfono mientras lo recitas y podrás grabarlo mejor a una velocidad “amigable para el oyente”. No dejes un mensaje de correo de voz largo y divagante. Más tarde te gustaría haber dicho menos, y cuanto más contenido brindes, más aumentarás la posibilidad de malentendidos sin que estés presente para aclaración.

Interacciones Audiovisuales

En lugar de llamarnos unos a otros, a menudo nos llamamos e interactuamos de manera tanto audio como visual a través de Internet. Hay varias formas de interactuar vía audio y video, y las nuevas tecnologías en esta área se están inventando todo el tiempo. Por ejemplo, el software VoIP permite a los participantes verse y escucharse entre sí a través del tiempo y la distancia con llamadas individuales y videoconferencias. La porción de audio de la llamada llega a través de unos auriculares, y los llamantes se ven en sus monitores de computadora, como si estuvieran siendo transmitidos por televisión. Esta forma de comunicación audiovisual se está convirtiendo rápidamente en una herramienta de negocios de bajo costo o sin costo para la interacción.

Si vas a interactuar a través de señales de audio y visuales, asegúrate de estar preparado. Se requiere vestimenta, ajuste y actitud apropiados. La integración de una señal visual a la llamada telefónica tradicional significa que los gestos no verbales ahora se pueden observar en tiempo real y pueden ayudar y restarle valor al mensaje.

Si no está familiarizado con la tecnología, practique con ella antes de su interacción comercial real. Prueba las funciones con un amigo y conoce dónde encontrar y acceder a la información. Si la llamada no sale según lo planeado, o la señal no es lo que esperabas o experimentaste en el pasado, mantén una buena actitud y vuelve a intentarlo.

Redes sociales

Las comunidades en línea, los foros, los blogs, los tweets, la computación en la nube y los entornos activados por avatares son algunos de los medios en continuo desarrollo de las redes sociales que se aprovechan en el mundo de los negocios. Internet está promoviendo cada vez más herramientas y plataformas para que las personas interactúen. Desde tablones de anuncios que se asemejan a las publicaciones de FreeNet de años pasados, hasta entornos interactivos como Second Life, las personas se representan e interpretan cada vez más en línea.

Los humanos buscan interacción, y esto ha llevado a nuevas formas de comercializar, anunciar e interactuar; sin embargo, se justifica precaución cuando se involucra en las redes sociales en línea. Cuando use estos medios, recuerde algunas precauciones simples:

1. No todo está en eso aparece. Los individuos en el foro pueden no ser todos quienes se representan a sí mismos para ser.
2. Las palabras que escribas y las imágenes que envíes, independientemente de cuánto confíes en el destinatario, pueden hacerse públicas y pueden permanecer en línea para siempre.
3. Considera siempre lo que accedes y lo que publicas, y cómo te representa a ti y a tu empleador, aunque creas que otros no pueden saber dónde trabajas o quién eres.
4. Tenga en cuenta que los proveedores de servicios de Internet (ISP) están obligados por ley a archivar información relativa al uso y tráfico de la información que pueda estar disponible bajo citación.

Los foros suelen ser sitios web basados en temas que reúnen a una comunidad de individuos dedicados a un interés común. Desde los sitios web propietarios-entusiastas que celebran el nuevo Mini Cooper, donde los propietarios discuten modificaciones y se venden piezas entre sí, hasta foros que enfatizan un punto de vista, como el tablero de discusión La vida después del accidente petrolero (LATOC), cariñosamente llamado doomers, la gente se reúne para comparar notas alrededor áreas de interés.

Los sitios de redes profesionales como LinkedIn permiten que las personas se vinculen e interactúen con otras personas que trabajan en su industria o relacionadas. Los sitios de redes sociales más generales incluyen MySpace y Facebook, que también presentan discusiones enhebradas e interfaces dinámicas con grupos que pueden o no estar limitados a aquellos que el usuario pretende. Las plataformas de escritura interactiva como blogs, wikis y computación en la nube implican tener documentos comunes almacenados en Internet a los que se puede acceder desde múltiples sitios a la vez, facilitando aún más la interacción. Los blogs son páginas web con publicaciones periódicas que pueden o no presentar respuestas de comentarios de los lectores. Los wikis son colaboraciones en contenido web que son creadas y editadas por los usuarios. La computación en la nube implica un acceso seguro a los archivos desde cualquier lugar, ya que la información se almacena En algún lugar entre un sitio de redes sociales, donde la gente se reúne virtualmente para interactuar, y un juego de computadora se encuentra el género de mundos virtuales activados por avatares como Second Life. En estos entornos, los usuarios pueden conocer a otros y hacer amigos, participar en actividades y crear y comerciar propiedad y servicios virtuales.

Las organizaciones empresariales e industriales también pueden incorporar publicaciones y discusiones roscadas, pero a menudo bajo un diseño protegido por contraseña en la intranet de una compañía u otra plataforma de acceso limitado. Los empleados pueden usar su equipo informático proporcionado por el negocio para acceder a sitios que no están relacionados con el negocio (si no están específicamente bloqueados), pero toda la información asociada con la computadora de cada empresa está sujeta a inspección, archivo y supervisión.

A cada computadora se le asigna un protocolo de Internet o una dirección IP. La dirección IP se puede rastrear específicamente al usuario original, o al menos a la computadora misma y a quién es responsable de su uso. Desde un correo electrónico a través de uno de los sitios gratuitos (por ejemplo, Juno, Gmail de Google o Yahoo! Correo) a la computación en la nube y wikis, sus movimientos a través de la Web dejan claras “huellas”.

Ya sea que mantenga una página web personal, un blog o interactúe con compañeros y colegas a través de Twitter, tenga cuidado al considerar qué información personal hacer pública. La privacidad es un problema cada vez mayor en línea y su seguridad es una prioridad. Siempre representarte a ti mismo y a tu organización con profesionalismo, sabiendo que lo que buscas y cómo usas la computadora de tu negocio puede y muchas veces está sujeto a inspección.

Comunicación Organizacional

A menudo se describen negocios y empresas en términos que normalmente asociamos con la familia, desde las relaciones entre hermanos, hasta los roles dominante-subordinados entre padres e hijos, y el papel de elogio y corrección. La comunicación organizacional, o el estudio del contexto de comunicación, el entorno y la interacción dentro de una organización, alguna vez fue el dominio de los departamentos de comunicación del habla. Las escuelas de negocios modernas ahora ven el estudio de la comunicación organizacional como una parte integral del plan de estudios, señalando las relaciones interdependientes de productividad, clima e interacción entre individuos dentro de la organización (internos) y relacionados con la organización (externos), como proveedores o clientes.

Las organizaciones tienen necesidades y desafíos de comunicación como una familia, un grupo o una comunidad. Podemos examinar el estudio de la comunicación dentro de una organización, señalando prácticas interactivas comunes como revisiones de desempeño, boletines, supervisor y dirección, y el flujo de información en toda la organización. También podemos estudiar las prácticas de la organización en relación con otras organizaciones y medios de comunicación, así como las relaciones públicas, los planes de comunicación de crisis y la interacción interorganizacional. La investigación en estas áreas a menudo enfatiza el resultado, en términos de mayor productividad y sistemas de comunicación estratégica más efectivos (Tucker, M., Meyer, G., y Westman, J., 1986). La gestión del cambio, la gestión del conocimiento, la cultura organizacional, los liderazgos y la planeación estratégica a menudo incluyen elementos de comunicación organizacional, y nuevamente examinan la comunicación desde la perspectiva de eficiencia y efectividad.

Como escritor o comunicador de negocios hábil, puede ver que el estudio de la comunicación organizacional puede servir para informarle sobre las lecciones aprendidas por otras empresas, que a menudo están representadas en publicaciones de investigación, para mejorar los procesos que se llevan a cabo dentro de su organización. Por ejemplo, la gestión de crisis alguna vez fue una reacción instintiva ante una situación, una que provocó que las empresas y las empresas experimentaran el caos y la gestión de la información de formas imprevistas, lo que provocó errores y reputaciones dañinas. Los planes de comunicación de crisis son ahora una característica común en los negocios, delineando roles y responsabilidades, así como la coordinación central de comunicación y cómo interactuar con los medios. Los supervisores y empleados tienen entonces una guía para atender a todos, al igual que un libro de jugadas común en deportes organizados como el fútbol, donde todos conocen la posición de todos los demás en el campo una vez que ocurre una emergencia.

Llave para llevar

Las reuniones requieren planeación, elección de la tecnología adecuada y comprensión de la comunicación organizacional.

Ejercicios

1. Toma notas en una de tus clases como si fueran el acta oficial de una reunión. ¿El “encuentro” de clase tiene un propósito? ¿Qué preparaciones se hicieron y qué tecnología se utilizó? ¿Hay un seguimiento o un plan para la próxima reunión de clase? Compara tus notas con otro alumno para ver si entendiste toda la información transmitida en la clase.
2. Colabora con uno o más compañeros de clase y contribuye a una nube informática o a una wiki. ¿Cómo fue la actividad? ¿Aprendiste nueva información que no habrías aprendido estudiando individualmente?
3. Haz una grabación de audio de tu voz y escúchala. ¿Hay aspectos de tu calidad de voz, pronunciación o estilo de entrega que te gustaría mejorar? Practica diariamente y haz más grabaciones hasta que notes mejoría.

Referencias

Guffey, M. (2007). Esenciales de la comunicación empresarial (7ª ed.). Mason, OH: Thomson/Wadsworth.

Tucker, M., Meyer, G., & Westman, J. (1986). Pensar a través de la comunicación: Una introducción al estudio de la comunicación humana. Boston, MA: Allyn & Bacon.