11.2: Estilo de escritura

Objetivos de aprendizaje

1. Demuestre su capacidad para preparar y presentar información usando un estilo de escritura que aumentará la comprensión, la retención y la motivación para actuar.

Estás invitado a una cena de negocios en un restaurante caro que ha sido el establecimiento gastronómico mejor calificado de tu ciudad durante décadas. Conoces el código de vestimenta del restaurante, que prohíbe la vestimenta casual como jeans, playeras y zapatillas deportivas. ¿Qué te pondrás? Si quieres encajar con los demás invitados y causar una impresión favorable en tus anfitriones, elegirás un traje o vestido de buena calidad (y zapatos y accesorios apropiadamente elegantes). Evitarás llamarte la atención indebida con ropa que sea demasiado formal —un vestido de noche o un esmoquin, por ejemplo— o que distraiga del propósito comercial de la ocasión al ser demasiado revelador o provocativo. Puede sentir que su libertad de expresarse vistiéndose como quiera está siendo restringida, o puede apreciar la oportunidad de verse lo mejor posible. De cualquier manera, adherirse a estas convenciones de estilo le servirá bien en un contexto empresarial.

Figura\(\PageIndex{1}\): Tu estilo de escritura se refleja en ti cuando no estás ahí para representarte a ti mismo. Asegúrate de que tu estilo sea profesional. Pixabay — CC0 Dominio Público.

Lo mismo ocurre en la escritura de negocios. A diferencia de otros tipos de escritura como la poesía o la ficción, la escritura empresarial no es una oportunidad para la autoexpresión. En cambio exige un estilo bastante conservador y sin adornos. El estilo de escritura, también conocido como voz o tono, es la manera en que un escritor se dirige al lector. Implica cualidades de la escritura como vocabulario y figuras del habla, fraseo, ritmo, estructura de oraciones y longitud de párrafo. Desarrollar un estilo de escritura empresarial apropiado se reflejará bien en ti y aumentará tu éxito en cualquier carrera.

Formal versus Informal

Hubo una época en la que muchos documentos comerciales se escribían en tercera persona para darles la impresión de objetividad. Este estilo formal era a menudo pasivo y prolijo. Hoy ha dado paso a una escritura activa, clara, concisa, a veces conocida como “Plain English” (Bailey, 2008). A medida que los negocios y la industria comercian cada vez más a través de las fronteras y los idiomas, las técnicas de escritura que oscurecen el significado o impiden la comprensión pueden Los estilos de escritura eficientes se han convertido en la norma. Aún así, experimentarás en tus propios esfuerzos de escritura este debate de escritura de “vieja escuela versus nueva escuela” sobre abreviaturas, contracciones y el uso del lenguaje informal en lo que alguna vez se consideró un contexto formal de negocios. Considera la siguiente comparación de estilos informales versus formales y burocráticos.

Burocrático: Se adjuntan los últimos datos de entrega representados en formas topográficas conforme a la directiva ABC123 de la guía de transporte aéreo suministrada por la Administración Federal de Aviación en septiembre de 2008.

• Formal — Tenga en cuenta los datos de entrega adjuntos correspondientes a julio de 2009.
• Informal — Aquí están los datos de entrega del mes pasado.

Si bien en general se concuerda en que las formas burocráticas pueden oscurecer el significado, existe un debate sobre el uso de estilos formales versus informales en la comunicación empresarial. Los estilos formales a menudo requieren más detalles, se adhieren a las reglas de etiqueta y evitan los atajos como las contracciones y las expresiones populares. Los estilos informales reflejan los patrones cotidianos del habla y pueden incluir contracciones y expresiones coloquiales. Muchos directivos prefieren no ver las contracciones en un contexto formal de negocios. Otros señalarán que una coma que precede al último elemento de una serie (conocida como la “coma serial”) es el estándar, no la excepción. Algunos harán una recomendación general de que siempre debes “mantenerlo profesional”. Aquí radica el corazón del debate: ¿qué es la escritura profesional en un contexto empresarial? Si respondiste “depende”, estás en lo cierto.

Ten en cuenta que las audiencias tienen expectativas y tu trabajo es cumplirlas. Algunos públicos de negocios prefieren un tono bastante formal. Si incluyes contracciones o usas un estilo demasiado casual, puedes perder su interés y atención; también puedes darles una impresión negativa de tu nivel de experiencia. Sin embargo, si estás escribiendo para una audiencia que espera un lenguaje informal, puedes perder su interés y atención al escribir demasiado formalmente; tu escritura también puede parecer arrogante o pomposa. No es que un estilo sea mejor que el otro, sino simplemente que los estilos de escritura varían a través de una variedad de opciones. La redacción empresarial puede necesitar cumplir con estándares legales e incluir referencias, como vemos en el ejemplo burocrático anterior, pero esa no es generalmente la norma para las comunicaciones dentro de una organización. El hábil escritor de negocios conocerá a su audiencia y adaptará el mensaje para facilitar mejor la comunicación. Elegir el estilo adecuado puede tener un impacto significativo en la forma en que se recibe su escritura.

Es posible que escuche referencias a un tono conversacional por escrito como una opción en la comunicación empresarial. Un tono conversacional, como su nombre lo indica, se asemeja a la comunicación oral en estilo, tono y elección de palabras. Puede ser apropiado para algunas audiencias, y puede servirte bien en contextos específicos, pero fácilmente puede parecer menos que profesional.

Si usas expresiones que implican una relación o una conciencia especial de información como “ya sabes” o “como discutimos”, sin explicar los antecedentes necesarios, tu escritura puede ser vista como demasiado familiar, íntima o incluso reservada. La confianza es la base de todas las interacciones de comunicación y una palabra o frase descuidada puede perjudicar la confianza.

Si quieres usar el humor, piensa detenidamente en cómo lo interpretará tu audiencia. El humor es una forma frágil de comunicación que requiere una conciencia de ironía, de yuxtaposición, o un sentido compartido de actitudes, creencias y valores. Diferentes personas encuentran humor en diferentes situaciones, y lo que es gracioso para una persona puede ser aburrido, o incluso hiriente, para otra persona.

Si bien existen situaciones de negocios como una entrevista o una autoevaluación de desempeño donde necesitas exponer tus logros, en la redacción general de negocios lo mejor es evitar comentarios autorreferenciales que aluden a tus éxitos anteriores. Estos pueden parecer egoístas o arrogantes. En cambio, sean generosos en dar crédito donde vence el crédito. Aproveche cada oportunidad para agradecer a sus compañeros sus esfuerzos y para reconocer a quienes aportaron buenas ideas.

La jerga es un vocabulario que ha sido desarrollado por personas de un grupo, disciplina o industria en particular, y puede ser una taquigrafía útil siempre que el público conozca su significado. Por ejemplo, al escribir para clientes bancarios, podrías referirte a “transacciones en cajeros automáticos” y sentirte seguro de que tus lectores sabrían a qué te referías. Sería innecesario e inapropiado escribir “Transacciones de Cajeros Automatizados”. Del mismo modo, si estuvieras trabajando en un hospital, probablemente usarías muchos términos médicos en tus interacciones con otros profesionales médicos. Sin embargo, si fueras un empleado del hospital escribiendo a un paciente, usar jerga médica sería inapropiado, ya que no contribuiría a la comprensión del paciente.

Figura\(\PageIndex{2}\): La costura, como muchos otros campos de especialización, tiene su propia jerga. plaisanter~ — Costura — CC BY-SA 2.0.

Por último, en un contexto empresarial, recuerda que el estilo conversacional no es una excusa para usar mala gramática, jerga irrespetuosa u ofensiva, o blasfemias. La comunicación sirve como puente entre las mentes y tus palabras escritas te representarán en tu ausencia. Una estrategia a la hora de intentar usar un tono de conversación es preguntarse: “¿Se lo diría de esta manera a la cara?” Una pregunta de seguimiento a considerar es: “¿Lo diría de esta manera frente a todos?” Tu uso profesional del lenguaje es una de las habilidades distintivas en los negocios, y el grado en que domines su uso se reflejará en tu éxito. Cuídate, tómate tiempo y asegúrate de que lo que escribes comunique un tono profesional que te represente positivamente a ti y a tu organización.

Introducciones: Directas e Indirectas

A veces la primera oración es la más difícil de escribir. Cuando conoces las dos estrategias principales de apertura puede que no sea más fácil, pero dará un plan y formará un marco. Los documentos comerciales suelen incorporar una de las dos estrategias de apertura independientemente de su patrón organizacional. El patrón directo establece el propósito principal directamente, al principio, y deja poco espacio para la mala interpretación. El patrón indirecto, donde presentas tu idea principal después del párrafo inicial, puede ser útil si necesitas una apertura fuerte para llamar la atención de lo que percibes puede ser un público desinteresado. Normalmente, si esperas una respuesta positiva del lector elegirás una apertura directa, quedando claro desde la primera oración sobre tu propósito y objetivo. Si no esperas una recepción positiva, o tienes que entregar malas noticias, es posible que quieras ser menos directo. Cada estilo tiene su propósito y uso; el hábil escritor de negocios aprenderá a ser directo y a poder presentar malas noticias con un párrafo inicial positivo.

Adición de énfasis

Hay momentos en los que querrás agregar énfasis a una palabra, frase o estadística para que se destaque del texto circundante. El uso de ayudas visuales en tu escritura puede ser una excelente opción, y puede reforzar la discusión escrita. Por ejemplo, si escribes que las ventas han subido 4 por ciento respecto a esta época del año pasado, el número por sí solo puede no recibir la atención que merece. Sin embargo, si cerca de la sección de texto presenta un gráfico de barras que demuestra las cifras de crecimiento de ventas, la representación de la información de manera textual y gráfica puede reforzar su importancia.

Al mirar por la parte superior de su programa de procesamiento de textos, puede notar negrita, cursiva, subrayado, reflejos, su elección de colores y una gran cantidad de fuentes interesantes. Aunque puede ser entretenido experimentar con estos efectos visuales, no los uses solo por el bien de la decoración. La consistencia y la marca son características importantes de la imagen pública de tu firma, por lo que querrás que los aspectos visuales de tu escritura apoyen esa imagen. Aún así, cuando necesite resaltar un hecho importante o enfatizar una pregunta clave en un informe, sus lectores apreciarán su uso de efectos visuales para llamar su atención. Considera los siguientes ejemplos:

• Las balas pueden ser efectivas cuando se usan con discreción.

Tenga cuidado al usar lo siguiente:

1. Números
2. Con subtítulos
3. En listas de serie
4. Como pueden conseguir
5. Un poco abrumador hasta el punto en que
6. El lector pierde su interés

El énfasis puede estar influenciado por su elección de fuente. Las fuentes Serif, como Times New Roman y Garamond, tienen extremos decorativos que hacen que la fuente sea fácil de leer. Las fuentes Sans serif, como Arial, carecen de estas señales visuales y a menudo sirven mejor como encabezados.

También puedes variar el énfasis según donde coloques la información dentro de una oración:

• Énfasis máximo. Las ventas han aumentado en todo Estados Unidos debido a nuestros últimos esfuerzos de promoción en nuestro mercado más grande y exitoso.
• Énfasis medio. Debido a nuestros últimos esfuerzos de promoción en nuestro mercado más grande y exitoso, las ventas han aumentado en todo Estados Unidos.
• Énfasis mínimo. Estados Unidos, que ha experimentado un aumento de ventas, es nuestro mercado más grande y exitoso.

La información al final de la oración es lo que la gente suele recordar, y por lo tanto normalmente se considera la ubicación de máximo énfasis. La segunda mejor posición para recordar es el inicio de la oración, mientras que la mitad de la oración es el área con menos recuerdo. Si quieres resaltar un punto, colócalo al principio o al final de la oración, y si quieres desenfatizar un punto, el medio es tu mejor opción (McLean, 2003).

Voz activa versus pasiva

Quieres que tu escritura sea atractiva. ¿Qué frase preferirías leer?

• A — Todos los pedidos de venta son procesados diariamente por Mackenzie.
• B — Mackenzie procesa todos los pedidos de venta diariamente.

La mayoría de lectores prefieren la frase B, pero ¿por qué? Recordarás que todas las oraciones tienen un sujeto y un verbo, pero es posible que no hayas prestado mucha atención a sus funciones. Veamos cómo funcionan el sujeto y el verbo en estas dos frases. En la oración A, el sujeto es “Mackenzie”, y el sujeto es el hacedor de la acción expresada por el verbo (procesos). En la oración A, el sujeto es “órdenes de venta”, y el sujeto es el receptor de la acción expresada por el verbo (se procesan). La oración A está escrita en voz activa, una estructura de oración en la que el sujeto realiza la acción. La oración B está escrita en voz pasiva, una estructura de oración en la que el sujeto recibe la acción.

Las oraciones activas tienden a ser más cortas, más precisas y fáciles de entender. Esto es especialmente cierto porque las oraciones pasivas se pueden escribir de maneras que no le digan al lector quién es el hacedor de la acción. Por ejemplo, “Todos los pedidos de venta se procesan diariamente” es una frase completa y correcta en voz pasiva.

La voz activa es la opción clara para una variedad de contextos, pero no todos. Cuando quieras desenfatizar al hacedor de la acción, puedes escribir, “Diez llegadas tardías se registraron este mes” y ni siquiera mencionar quién llegó tarde. La forma pasiva no pone culpa ni crédito, por lo que puede ser más diplomática en algunos contextos. La voz pasiva permite al escritor evitar referencias personales o pronombres personales (él, ella, ellos) para crear un tono más objetivo. También hay situaciones en las que se desconoce al hacedor de la acción, ya que en “el graffiti fue pintado en el costado de nuestro edificio anoche”.

En general, los recursos de comunicación empresarial tienden a recomendar la voz activa como el estilo preferido. Aún así, los estilos en sí no son el problema ni el reto, sino que es cómo los usamos lo que importa. Un escritor de negocios hábil verá ambos estilos como opciones dentro de una gama de opciones y aprenderá a distinguir cuándo cada estilo es más apropiado para facilitar la comunicación.

Palabras comúnmente confundidas

Las oraciones en Table\(\PageIndex{6}\) se centran en algunos de los errores más comunes en inglés. Tal vez recuerdes este ejercicio de la introducción de este capítulo. ¿Cómo te fue? Visite la sección “Recursos adicionales” al final del capítulo para conocer algunos recursos sobre gramática y uso del inglés.

Tabla Errores\(\PageIndex{1}\) Comunes en Inglés

1. aceptar o excepto	El despacho _______ solicitudes hasta las 5 de la tarde del día 31.	aceptar	Se requiere asistencia para todos los empleados _______ supervisores.	excepto
2. afectar o efecto	Para _______ el crecimiento de las plantas, podemos regular el suministro de agua.	afectar	La falta de agua tiene un _______ predecible en la mayoría de las plantas.	efecto
3. por ejemplo, o es decir	Por favor, pida 2,000 sorteos impresos (_______, bolígrafos o tazas de café)	p. ej.	Cargarlos a mi cuenta (_______, cuenta #98765).	i.e.
4. es o es	El departamento superó el _______ récord de ventas anterior en este trimestre.	su	_______ mi opinión de que alcanzamos el pico de petróleo en 2008.	Es
5. sentar o mentir	Por favor _______ el reporte en el escritorio.	laico	El médico le pidió que _______ bajara sobre la mesa de examen.	mentir
6. presión o presurizar	Necesitamos _______ los tanques de nitrógeno líquido.	presurizar	Podría ser posible _______ que dimita.	presión
7. principio o principal	Es el _________ básico de la agricultura: sin agua, sin comida.	principio	El _______ motivo del viaje es asistir a la reunión de ventas.	principal
8. independientemente o irindependientemente	_______ de lo que hacemos, es poco probable que los precios de la gasolina vuelvan a bajar.	Independientemente	_______ de tus creencias, por favor trata de escuchar con la mente abierta.	Independientemente (Irregardless no es una palabra estándar; vea su diccionario)
9. que o entonces	Las pérdidas de este año fueron peores _______ las del año pasado.	que	Si podemos reducir nuestros costos, _______ podría ser posible alcanzar el punto de equilibrio.	entonces
10. aquello o cual	_______ tipo de datos de mercadotecnia ¿necesitabas?	Que	Karen extravió el reporte, _______ provocó un retraso en la toma de una decisión.	que
	Existen varios tipos de datos _______ podrían ser útiles.	que
11 ahí su, o son	El reporte es _________, en el cajón superior del archivo.	ahí	__________ ventaja estratégica depende de una amplia red de distribución.	Su
	__________ planeaba asistir a la reunión de ventas en Pittsburgh.	Ellos son
12. a, también, o dos	Los clientes necesitan _______ conducir más despacio si quieren ahorrar gasolina.	a	Después de la reunión de ventas, debe visitar a los clientes en el área de Pittsburgh _______.	también
	De hecho, el _______ de ustedes deben hacer algunas visitas de clientes juntos.	dos
13. desinteresado o desinteresado	Sería la mejor persona para tomar una decisión, ya que no está sesgado y es relativamente _______ en el resultado.	desinteresado	El gerente de ventas intentó hablar dinámicamente, pero los representantes de ventas fueron simplemente _______ en lo que tenía que decir.	desinteresado
14. quién, quién es, o de quién	__________ camión es eso?	Cuyo	__________ ¿va a pagar las reparaciones?	Quién es
	__________ ¿irá a la entrevista?	Quién	A __________ ¿debemos dirigirnos a la nota de agradecimiento?	a quien
15 tu o tu eres	Mi oficina es más grande que _______ cubículo.	tu	_______ va a aprender a evitar cometer estos errores comunes en inglés.	Estás

Cometir errores a la velocidad de la luz

En los negocios y la industria hay una creciente presión para producir bajo plazos que en algunos aspectos se han visto acelerados artificialmente por la inmediatez inherente a los dispositivos de comunicación tecnológica. Si recibe un correo electrónico o mensaje de texto mientras está en medio de estudiar un problema complejo, puede sentirse tentado a “sacarlo del camino” escribiendo una respuesta rápida, pero en su prisa puede no calificar, incluir información importante, o incluso verificar para asegurarse de haber pulsado “Responder” y no “Responder a Todos” o incluso “Eliminar”. Tenga cuidado de hacer una pausa y revisar su mensaje de texto, correo electrónico o documento antes de considerarlo completo. Aquí hay un hacha/no lista de comunicación electrónica rápida a tener en cuenta antes de hacer clic en “enviar”.

Recuerda lo siguiente:

• Todo lo que acceda a través del sistema de un empleador está sujeto a inspección.
• Todo lo que escribas o grabes te refleja a ti y a tu negocio u organización, aunque esté almacenado en un Google o Yahoo! cuenta.
• Respeta el espacio personal al no reenviar todos los correos electrónicos que creas que son divertidos.
• Use una frase concisa pero relevante e informativa para la línea de asunto.
• Envíe un correo electrónico al receptor antes de enviar archivos adjuntos grandes, ya que pueden exceder el límite de la caja de entrada del receptor.
• Adjunte sus accesorios previstos.

Llave para llevar

Un estilo de escritura empresarial apropiado puede ser formal o informal, dependiendo del contexto, pero siempre debe reflexionar favorablemente sobre el escritor y la organización.

Ejercicios

1. Seleccione al menos tres ejemplos de escritura de diferentes tipos de fuentes, como un sitio web del gobierno, un libro de texto, una revista popular y una novela. De acuerdo con las características de estilo discutidas en esta sección, ¿cómo caracterizarías el estilo de cada uno? Seleccione un párrafo para reescribir en un estilo diferente, por ejemplo, si el estilo es formal, hágalo informal; si la selección está escrita en voz activa, hágalo pasivo. Discuta sus resultados con sus compañeros de clase.
2. ¿Cuáles son algunas cualidades de un buen estilo de escritura empresarial? ¿Qué hace que ciertos estilos sean más apropiados para los negocios que otros? Discuta tus pensamientos con un compañero de clase.
3. Encuentra un ejemplo de escritura formal y escribe una versión informal. Por favor, comparte con tus compañeros de clase.
4. Encuentra un ejemplo de escritura informal y escribe una versión formal. Por favor comparte con tus compañeros
5. Se le asigna un equipo de trabajo que tiene que elaborar una declaración formal y una explicación informal para la declaración. La declaración podría ser un memo que indique que su negocio estará observando unas vacaciones (cada equipo debe tener un feriado diferente).
6. ¿Cómo caracterizarías tu estilo de escritura? ¿Necesitas hacer modificaciones para que tu estilo sea adecuado para la escritura empresarial? Escribir un ensayo de una a dos páginas sobre este tema.

Referencias

• Bailey, E. P. (2008). Inglés sencillo en el trabajo: Una guía para escribir y hablar de negocios. Nueva York, NY: McGraw-Hill.
• McLean, S. (2003). Los fundamentos de la comunicación del habla. Boston, MA: Allyn & Bacon.