12.3: Revisiones de estilo

Objetivos de aprendizaje

1. Discutir y demostrar el uso de doce puntos a considerar para las revisiones de estilo.

Conoces la diferencia entre agua turbia y clara, pero ¿puedes decir cuándo tu escritura está turbia, cuando el significado está oculto en las sombras, cuándo el mensaje que intentas comunicar está oscurecido por el estilo que usas para presentarlo? La filtración de agua implica eliminar partículas, materiales inorgánicos y orgánicos dañinos y aclarar el agua. De la misma manera, el proceso de revisión requiere filtración. Puede encontrar opciones de palabras que pensó que eran apropiadas en ese momento o notar palabras que pensó que escribió pero que están ausentes, y el proceso de revisión comenzará a producir resultados. Algunas construcciones de palabras y oraciones serán perjudiciales para la entrega efectiva y requerirán atención. Algunas transiciones no logran mostrar las conexiones entre pensamientos y necesitan ser cambiadas.

Otra forma de conceptualizar el proceso de revisión en general y el proceso de clarificación específicamente es la referencia común a un diamante en bruto. Al igual que el agua fangosa, los diamantes no llegan a tener un valor significativo hasta que se les han quitado los bordes ásperos, han recibido pulido experto y han sido evaluados para mayor claridad. Su atención a este importante proceso traerá el cociente de valor de su escritura a medida que comience a comunicar con mayor precisión el significado pretendido. Como ya hemos comentado antes, ahora no es el momento de perder impulso. Justo lo contrario, ahora es el momento de hacer brillar tu escritura.

Aquí discutiremos varias estrategias para ayudar a aclarar tu estilo de escritura. Si has hecho sabias elecciones de palabras, el siguiente paso para aclarar tu documento es tomarlo frase por oración. Cada oración debe mantenerse por sí sola, pero cada oración también es interdependiente de todas las demás oraciones de su documento. Estas estrategias requerirán una atención significativa al detalle y una conciencia de la gramática que podría no ser tu área de fuerza, pero cuanto más las practiques más se convertirán en buenos hábitos que potenciarán tu escritura.

Romper oraciones largas

Al revisar frases largas, a menudo puede aumentar la claridad general de su documento. Para ello, comencemos con una estrategia que producirá resultados inmediatos. Contar el número de conjunciones en su documento. Los programas de procesamiento de textos suelen realizar una búsqueda de una palabra específica y para nuestro uso, “y” va a funcionar bien. Las oraciones simples a menudo se vuelven compuestas y complejas mediante el uso de la palabra “y”. Cuanto más lejos estén el sujeto, la acción, y los modificadores o descripciones unos de otros se relacionan directamente con la complejidad de la oración, aumentando la probabilidad de error del lector y malentendidos. Busque la palabra “y” y evalúe si la oración tiene dos pensamientos o ideas completos. ¿Intenta unir dos ideas disímiles o unas mejores por su cuenta?

En prosa y en tus clases de escritura expositiva, es posible que hayas aprendido que oraciones complejas pueden comunicar emociones, escenarios y escenas que evocan un sentido de lugar y tiempo con tu audiencia lectora. En la escritura de negocios, nuestros objetivos apuntan más hacia la precisión y la eliminación del error; un buen documento de negocios no se leerá como un ensayo universitario. Es posible que un profesor te haya aconsejado evitar la escritura corta y entrecortada. ¿Te estamos pidiendo que hagas algo en esa línea? No. La escritura entrecortada es difícil de seguir, pero la escritura simple y clara hace el trabajo con un mínimo de alboroto y sin decoración.

En su libro más vendido Los elementos del estilo, William Strunk Jr. y E. B. White enfatizan la claridad como objetivo central. No obstante, la siguiente es una de sus reglas: “No rompas oraciones en dos”. Como escritores de negocios efectivos estaríamos de acuerdo con esta regla, y si bien puede parecer contradecir el párrafo anterior, consideremos qué significan con esa regla. Animan a los escritores a evitar fragmentos de oraciones absteniéndose de usar un punto donde la oración necesite una coma. Eso significa que una cláusula independiente debe estar conectada a una cláusula dependiente cuando sea necesario, y como hemos discutido anteriormente, una coma y una conjunción son apropiadas para la tarea. El fragmento de oración no puede estar solo, por lo que estaríamos de acuerdo con la regla tal como está escrita.

Pero también calificaríamos su uso: cuando se tienen dos cláusulas independientes largas e incómodas que forman una oración difícil de manejar, de hecho puede ser mejor dividir las cláusulas en dos oraciones independientes. Se requiere tu habilidad como escritor de negocios para equilibrar las necesidades de la oración para comunicar significado con tu comprensión de las expectativas de la audiencia, y la claridad a menudo involucra oraciones concisas.

Revisar palabras grandes y frases largas

Las palabras grandes pueden saturar tu escritura con jerga innecesaria que puede ser una barrera para muchos lectores. Incluso si sabes que tu audiencia tiene educación y capacitación significativas en un campo, es posible que necesites incluir definiciones y ejemplos como estrategias efectivas para comunicar significado. No confundas la escritura simple con la escritura simplista. Es casi seguro que su tarea no requerirá un enfoque elemental para los nuevos lectores, pero muy bien puede requerir atención a las palabras y al grado en que contribuyen o restan valor a la comunicación de su mensaje pretendido. Las secuencias sustantivas largas, a menudo utilizadas como frases descriptivas, pueden ser un ejemplo de cómo escribir puede reducir la claridad. Si necesitas describir un sustantivo, usa una frase que modifique el sustantivo claramente, con comas para compensar por ejemplo, para mejorar la claridad.

Otra frase larga a tener en cuenta a menudo se encuentra en la introducción. Los preámbulos largos pueden hacer que la oración sea incómoda y requerirán revisión. Las oraciones que comienzan con “Es” o “Hay” a menudo se pueden acortar o aclarar a través de la revisión.

Evaluar Frases Preposicionales Largas

Una frase preposicional es una frase compuesta por una preposición (una palabra “donde”; una palabra que indica ubicación) y su objeto, que puede ser un sustantivo, un pronombre o una cláusula. Algunos ejemplos de frases preposicionales simples incluyen “con Tom”, “antes de mí” y “dentro del perímetro de seguridad del edificio”.

Las frases preposicionales son necesarias —sería difícil escribir sin ellas— pero algunas agregan a la línea de fondo el recuento de palabras sin agregar mucho a la oración. La escritura burocrática suele utilizar esta técnica en un intento de hacer que una oración suene importante, pero el esfuerzo suele tener los efectos duales indeseables de oscurecer el significado y sonar pomposo.

Ejemplos
El Formulario 1040 atenderá con toda certeza a la mayoría de nuestros clientes.
El Formulario 1040 sin duda atenderá a la mayoría de nuestros clientes.

La revisión coloca un adverbio en lugar de una larga frase preposicional y permite una reducción en el recuento de palabras mientras se fortalece la oración.

Eliminar palabras repetitivas

Es de esperar cierto nivel de repetición y puede ser beneficioso. También es importante ser consistente en el uso de las palabras cuando la terminología precisa es apropiada. Sin embargo, la repetición innecesaria puede hacer que su documento sea menos que vigoroso y desalentar a los lectores. Por ejemplo, el uso de la palabra “dicho” al atribuir diálogo es aceptable un par de veces, pero si es la única palabra que usas, perderá su impacto rápidamente. Las personas pueden “indicar”, “señalar”, “compartir” y “mencionar” tan fácilmente como pueden “decir” palabras o frases. Los sinónimos son útiles para evitar el aburrimiento de la repetición.

Eliminar expresiones o referencias arcaicas

Alguna escritura ha sido ritualizada hasta el punto de cliché y ha perdido su impacto. Por ejemplo, consideremos “Hasta ahora, hemos discutido el objetivo de omitir palabras innecesarias”. Hasta ahora es una palabra anticuada que fácilmente podría cortarse de la oración anterior. Otro ejemplo es “según su solicitud de documentos que enfaticen la claridad y reduzcan el error del lector”. Siéntase libre de eliminar según su solicitud de sus elecciones de palabras.

Al igual que las palabras y frases anticuadas, algunas referencias son igualmente anticuadas. Si bien es importante reconocer a los líderes en un campo, y este texto sí incluye referencias a pioneros en el campo de la comunicación, también se enfoca en investigaciones y conceptos actuales. Sin aclaraciones y ejemplos adicionales, es posible que los lectores no entiendan las referencias a un autor que pasó hace mucho tiempo a pesar de que hizo una contribución importante al campo. Por ejemplo, Shannon y Weaver fueron pioneros en el modelo lineal de comunicación que revolucionó nuestra comprensión de la interacción y contribuyó a las interfaces informáticas tal como las conocemos hoy en día (McLean, 2005). No obstante, si los mencionamos sin explicar cómo su trabajo se relaciona con nuestro contexto actual, podemos perder a nuestros lectores. De igual manera, las referencias a películas como My Fair Lady bien pueden entenderse menos que el uso de The Princess Diaries como ejemplo del proceso transformador que atraviesan los personajes principales, desde mujeres rudas, inteligentes en la calle hasta miembros pulidos y educados formalmente de la élite.

Evite Rellenos

Como, ya sabes, como, ya sabes a lo que me refiero, ahh, umm, y todos los rellenos que puedas usar u escuchar en la comunicación oral tienen, bueno, poco o ningún lugar en la representación escrita de la palabra hablada. Revise su escritura en busca de palabras adicionales que sirvan el equivalente escrito de “me gusta” y omítelas. No te sirven como autor, y no sirven al público lector.

Elimina la jerga

Muchos profesores universitarios pueden dar ejemplos de correos electrónicos que han recibido de estudiantes que utilizan todas las características modernas del mensaje instantáneo y la abreviatura de texto combinados con un completo desprecio por cualquier norma de gramática o ortografía, resultando en mensajes casi incomprensibles. Si tu objetivo es ser profesional, y las expectativas de la audiencia no incluyen el uso de jerga, entonces es inapropiado incluirlo en tu documento. Elimina la jerga como lo harías con un término jerga que sirve como barrera para entender el significado. No todos entenderán tu palabra de argot no más de lo que harían un término altamente especializado, y va a derrotar tu propósito. Las normas de capitalización y puntuación que se abandonan rutinariamente en los mensajes de texto o tweets eficientes son necesarias y requeridas en los documentos profesionales. Por último, no hay lugar en la escritura empresarial de buena reputación para jerga ofensiva o blasfemias.

Evaluar clichés

Los clichés son palabras o frases que por su uso excesivo han perdido su impacto. Esa definición no implica que hayan perdido su sentido, y a veces un cliché bien colocado puede comunicar un mensaje de manera efectiva. “Las acciones hablan más que las palabras” es un cliché, pero sus cinco palabras hablan volúmenes que muchos de sus lectores reconocerán. Este llamado a la familiaridad puede ser una estrategia efectiva para comunicarse, pero utilícela con cuidado. La excesiva dependencia de los clichés hará que tu escritura sea trillada, mientras que eliminarlos por completo puede que tampoco te sirva bien. Como escritor de negocios efectivo, deberá evaluar su uso de clichés por su impacto versus detracción de su mensaje.

Enfatizar palabras precisas

Las palabras concretas que están inmediatamente disponibles para su audiencia suelen ser más efectivas que los términos abstractos que requieren definiciones, ejemplos y calificaciones. Todas estas estrategias tienen su lugar, pero el uso excesivo de abstracciones hará que tu documento sea menos que preciso, requiriendo una aclaración adicional que pueda traducirse para que funcione para ti como autor y, lo que es más importante, para tus lectores. Los clasificatorios merecen una mención especial aquí. Algunos instructores pueden indicar que palabras como “puede”, “parece” o “aparentemente” debilitan tu escritura. Las palabras son solo palabras y es como las usamos lo que crea significado. Algunos calificadores son necesarios, particularmente si el documento sirve como registro o puede ser el punto de discusión en un tema legal. En otros casos se requiere lenguaje directo, y los calificadores deben ser eliminados. Demasiados calificadores pueden debilitar tu escritura, pero muy pocos pueden exponerte a la responsabilidad. Como escritor de negocios, su comprensión de las expectativas de la audiencia y los requisitos de asignación lo guiará hacia el uso juicioso de los calificadores.

Evaluar la construcción paralela

Cuando escribes en una serie o tienes más de una idea que expresar, es importante presentarlas de manera similar para preservar y promover la unidad en todo tu documento. La construcción paralela se refiere al uso del mismo patrón gramatical; se puede aplicar a palabras, frases y oraciones. Por ejemplo, “Nos pareció interesante, entretenido e inspirador el seminario” es una frase con construcción paralela, mientras que “Nos pareció interesante, entretenido el seminario, y nos inspiró” no lo es. Si tus frases no parecen fluir bien, particularmente cuando las lees en voz alta, busca paralelos fuera de lugar y cámbialos para que la construcción sea verdaderamente paralela.

Verbos oscurecidos

La redacción comercial debe ser clara y concisa. Si el significado está oscurecido, entonces se requiere revisión. Un problema común es la conversión de verbos en sustantivos con la adición de sufijos como: -ant, -ent, -ion, -tion, -sion, -ence, -ance, y ing. En lugar de ocultar significado dentro de la frase “a través de la consolidación de”, considere si usar las formas verbales “consolidadas” o “consolidando”. De igual manera, en lugar de “la inclusión de”, considere usar “incluyendo”, lo que probablemente hará que la oración sea más activa y vigorosa.

El “¿Es Profesional?” Test

Por último, al revisar su documento con atención al detalle, simplemente necesita hacer la pregunta: ¿es profesional? Si un documento es demasiado enfático, puede parecer un intento de porrizar. Si usa demasiada jerga, puede ser apropiada para “nerds” pero puede limitar el acceso a la información por parte de una audiencia no técnica. Si el documento parece demasiado simplista, puede parecer estar “hablando abajo” a la audiencia, tratando a los lectores más como niños que adultos. ¿Su documento lo representa a usted y a su organización de manera profesional? ¿Estarás orgulloso del trabajo dentro de un año? ¿Cumple con su misión, sus objetivos declarados y las expectativas del público? La escritura empresarial no es expositiva, verdosa o decorativa, y la presencia de estos rasgos puede oscurecer el significado. La escritura empresarial es profesional, respetuosa y comunica claramente un mensaje con un desglose mínimo.

Llave para llevar

Revisar el estilo puede aumentar la claridad, la concisión y el profesionalismo de un documento.

Ejercicios

1. ¿Cuáles de las siguientes frases son ejemplos de buena escritura de negocios en inglés estándar? Para las oraciones que necesiten mejoría, haga las revisiones como mejor le parezca y explique qué estaba mal con la oración original. Discuta sus resultados con sus compañeros de clase.
   1. A Caitlin le gusta la jardinería, el golf, el senderismo y nadar.
   2. En cualquier momento dado, bueno, existe la posibilidad de que, como, se nos pida ayuda.
   3. La evaluación de la escritura se puede hacer a través del examen y modificación de cada oración.
   4. Mientras estaba en la reunión, sonó la alarma contra incendios.
   5. Los niños se benefician de dormir lo suficiente, comer una dieta equilibrada y jugar al aire libre.
   6. Yee nos ha pedido que maximicemos el ka-ching del departamento mejorando el bling-bling de nuestra mercancía; si no logramos hacer esto, el condenado presidente puede poner el kibosh en nuestro proyecto.
   7. El memorándum de Ortega afirmaba en términos no inciertos que todos los empleados necesitan llegar a su trabajo a tiempo todos los días.
   8. Aunque hay muchos retos en el mercado actual y los valores bursátiles han bajado considerablemente desde el año pasado, pero podemos esperar beneficiarnos del pensamiento estratégico y la toma de decisiones cuidadosas.
   9. Si no puede asistir a la reunión, por favor avise a Steve o a mí lo antes posible.
   10. Uno de los contenedores de envío está abierto.
2. Encuentra un ejemplo de un buen ejemplo de escritura empresarial efectiva, revísalo y compártelo con tus compañeros de clase.
3. Encuentra un ejemplo de un mal ejemplo de escritura empresarial efectiva, revísalo y compártelo con tus compañeros de clase.
4. La revisión requiere atención al detalle, y puede estar bajo presión para producir resultados de calidad dentro de un plazo. ¿Cómo comunicas tu necesidad de tiempo para el proceso de revisión a quienes te esperan para completar el documento? Comparte y discute tus respuestas con tus compañeros de clase.

Referencias

McLean, S. (2005). Los fundamentos de la comunicación interpersonal. Boston, MA: Allyn & Bacon.

Strunk, W., Jr., & White, E. B. (1979). Los elementos del estilo (3ª ed.). Nueva York, NY: Macmillian.