13.2: Memorandos y Cartas
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- Discutir el propósito y el formato de un memo.
- Entender estrategias efectivas para memorandos de negocios.
- Describir las quince partes de una carta comercial estándar.
- Acceda a cartas comerciales de muestra y escriba una carta comercial de muestra.
Memos
Un memorando (o memorándum, que significa “recordatorio”) se utiliza normalmente para comunicar políticas, procedimientos o asuntos oficiales relacionados dentro de una organización. A menudo se escribe desde una perspectiva de uno a todos (como la comunicación masiva), transmitiendo un mensaje a una audiencia, en lugar de una comunicación interpersonal uno a uno. También se puede usar para actualizar a un equipo sobre las actividades de un proyecto determinado, o para informar a un grupo específico dentro de una compañía de un evento, acción o observancia.
Propósito de Memo
El propósito de una nota suele ser informar, pero ocasionalmente incluye un elemento de persuasión o un llamado a la acción. Todas las organizaciones cuentan con redes de comunicación informales y formales. La red de comunicación no oficial e informal dentro de una organización a menudo se llama vid, y a menudo se caracteriza por rumores, chismes e insospechas. En la vid, una persona puede escuchar que alguien más va a ser despedido y comenzar a dar la noticia por ahí. Los rumores cambian y se transforman a medida que pasan de persona a persona, y antes de que te des cuenta, la palabra es que están cerrando todo tu departamento.
Una manera efectiva de abordar la especulación informal y extraoficial es explicar claramente para todos los empleados lo que está sucediendo con un tema en particular. Si los recortes presupuestarios son una preocupación, entonces puede ser prudente enviar un memorándum explicando los cambios que son inminentes. Si una empresa quiere que los empleados tomen medidas, también pueden emitir un memorándum. Por ejemplo, el 13 de febrero de 2009, la alta dirección de la Panasonic Corporation emitió una declaración de que todos los empleados deberían comprar por lo menos $1,600 en productos Panasonic. El presidente de la compañía señaló que si todos apoyaban a la compañía con compras, beneficiaría a todos (Lewis, 2009).
Si bien los memorandos normalmente no incluyen un llamado a la acción que requiere gastos personales, a menudo representan los intereses de la empresa u organización. También pueden incluir declaraciones que alineen los intereses comerciales y de los empleados, y subrayan puntos en común y beneficios.
Formato Memo
Un memo tiene un encabezado que indica claramente quién lo envió y quiénes son los destinatarios previstos. Preste especial atención al título del individuo o individuos en esta sección. También están presentes las líneas de fecha y asunto, seguidas de un mensaje que contiene una declaración, una discusión y un resumen.
En un formato de escritura estándar, podríamos esperar ver una introducción, un cuerpo y una conclusión. Todos estos están presentes en una nota, y cada parte tiene un propósito claro. La declaración en la apertura utiliza una frase declarativa para dar a conocer el tema principal. La discusión elabora o enumera los principales puntos asociados con el tema, y la conclusión sirve de resumen.
Examinemos una nota de muestra.
Cinco consejos para memorandos de negocios efectivos
Orientación a la audiencia
Siempre considere al público y sus necesidades a la hora de preparar un memo. Un acrónimo o abreviatura que es conocido por la dirección puede no ser conocido por todos los empleados de la organización, y si el memo se va a publicar y distribuir dentro de la organización, el objetivo es una comunicación clara y concisa en todos los niveles sin ambigüedad.
Profesional, Tono Formal
Los memorandos suelen ser anuncios, y la persona que envía el memorándum habla por parte o por toda la organización. Si bien puede contener una solicitud de retroalimentación, el anuncio en sí es lineal, desde la organización hasta los empleados. El memorando puede tener capacidad legal ya que a menudo refleja políticas o procedimientos, y puede hacer referencia a una política existente o nueva en el manual del empleado, por ejemplo.
Tema Énfasis
El tema normalmente se declara en la línea de asunto y debe ser claro y conciso. Si el memorándum anuncia la observancia de un feriado, por ejemplo, el feriado específico debe nombrarse en la línea de asunto; por ejemplo, use “Horario de fin de semana de Acción de Gracias” en lugar de “observancia de vacaciones”.
Formato Directo
Algunas comunicaciones comerciales escritas permiten elegir entre formatos directos e indirectos, pero los memorandos son siempre directos. El propósito está claramente anunciado.
Objetividad
Los memorandos son un lugar solo para los hechos, y deben tener un tono objetivo sin sesgos personales, preferencias o intereses en exhibición. Evitar la subjetividad.
Letras
Las cartas son mensajes breves enviados a destinatarios que a menudo están fuera de la organización (Bovee, C., & Thill, J., 2010). A menudo se imprimen en papel con membrete, y representan al negocio u organización en una o dos páginas. Los mensajes más cortos pueden incluir correos electrónicos o memorandos, ya sean impresos o electrónicos, mientras que los informes tienden a tener tres o más páginas de longitud.
Si bien el correo electrónico y los mensajes de texto pueden usarse con mayor frecuencia hoy en día, la carta comercial efectiva sigue siendo una forma común de comunicación escrita. Puede servir para presentarle a un empleador potencial, anunciar un producto o servicio, o incluso servir para comunicar sentimientos y emociones. Examinaremos el esquema básico de una carta y luego nos centraremos en productos específicos o tareas de escritura.
Todas las tareas de escritura tienen expectativas en términos de lenguaje y formato. El público o lector puede tener su propia idea de lo que constituye un tipo específico de carta, y su organización puede tener su propio formato y requisitos. Este capítulo describe los elementos comunes a través de las letras, y la atención debe dirigirse a las expectativas asociadas con su tarea de escritura particular. Hay muchos tipos de letras, y muchas adaptaciones en términos de forma y contenido, pero en este capítulo, discutimos los quince elementos de una carta tradicional estilo bloque.
Las cartas pueden servir para presentar sus habilidades y calificaciones a posibles empleadores, entregar información importante o específica, o servir como documentación de un evento o decisión. Independientemente del tipo de letra que necesites escribir, puede contener hasta quince elementos en cinco áreas. Si bien es posible que no use todos los elementos en cada caso o contexto, se enumeran en Tabla\(\PageIndex{1}\).
| Contenido | Lineamientos |
|---|---|
| 1. Dirección de devolución | Esta es tu dirección donde alguien podría enviar una respuesta. Si tu carta incluye un membrete con esta información, ya sea en el encabezado (en la parte superior de la página) o en el pie de página (a lo largo de la parte inferior de la página), no necesitas incluirlo antes de la fecha. |
| 2. Fecha | La fecha debe colocarse en la parte superior, justificada a la derecha o a la izquierda, a cinco líneas de la parte superior de la página o logotipo con membrete. |
| 3. Referencia (Re:) | Al igual que una línea de asunto en un correo electrónico, aquí es donde indica a qué se refiere la carta, el asunto o propósito del documento. |
| 4. Entrega (Opcional) | En ocasiones se quiere indicar en la propia carta cómo fue entregada. Esto puede dejar claro a un tercero que la carta fue entregada a través de un método específico, como el correo certificado (requisito legal para algunos tipos de documentos). |
| 5. Nota del Destinatario (Opcional) | Aquí es donde se puede indicar si la carta es personal o confidencial. |
| Contenido | Lineamientos |
|---|---|
| 6. Saludo | Un saludo común puede ser “Querido señor (nombre completo)”. Pero si no está seguro de los títulos (es decir, Sra., Sra., Dr.), puede simplemente escribir el nombre del destinatario (por ejemplo, “Querido Cameron Rai”) seguido de dos puntos. Una coma después del saludo es correcta para las cartas personales, pero se debe usar dos puntos en los negocios. El saludo “A quien pueda interesar” es apropiado para cartas de recomendación u otras cartas que tengan por objeto ser leídas por todos y cada uno de los individuos. Si este no es el caso con su carta, pero no está seguro de cómo dirigirse a su destinatario, haga todo lo posible para averiguar a quién debe dirigirse específicamente la carta. Para muchos, no hay un sonido más dulce que el de su nombre, y deletrearlo incorrectamente corre el riesgo de enajenar al lector antes incluso de que su carta haya sido leída. Evite el uso de saludos impersonales como “Estimado cliente potencial”, ya que la falta de personalización puede alienar a un futuro cliente. |
| 7. Introducción | Este es su párrafo inicial, y puede incluir una declaración de atención, una referencia a la finalidad del documento, o una introducción de la persona o tema dependiendo del tipo de letra. Una apertura enfática implica utilizar el elemento más significativo o importante de la letra en la introducción. Los lectores tienden a prestar atención a las aperturas, y tiene sentido delinear las expectativas para el lector por adelantado. Así como previsualizarías tu tema en un discurso, la apertura clara en tus introducciones establece contexto y facilita la comprensión. |
| 8. Cuerpo | Si tienes una lista de puntos, una serie de hechos, o una serie de preguntas, pertenecen al cuerpo de tu carta. Puede elegir dispositivos organizacionales para llamar la atención, como una lista de viñetas, o simplemente numerarlos. Los lectores pueden saltarse la información en el cuerpo de su carta, así que asegúrese de enfatizar los puntos clave con claridad. Este es tu contenido principal, donde puedes delinear y dar soporte a varios puntos clave. La brevedad es importante, pero también lo es un claro soporte para el punto (s) principal (s). La información específica y significativa debe ser clara, concisa y precisa. |
| 9. Conclusión | Un cierre enfático refleja tu introducción con el elemento agregado de unir los puntos principales, demostrando claramente su relación. La conclusión puede servir para recordar al lector, pero no debe introducir nueva información. Una oración sumaria clara fortalecerá tu escritura y mejorará tu efectividad. Si su carta solicita o implica acción, la conclusión necesita dejar claro lo que espera que suceda. Por lo general, es cortés concluir agradeciendo al destinatario su atención, e invitarlo a que se comunique contigo si puedes ser de ayuda o si tiene dudas. Este párrafo reitera los puntos principales y su relación entre sí, reforzando el punto o propósito principal. |
| 10. Cerrar | “Sinceramente” o “Cordialmente” son declaraciones de cierre comercial estándar. (“Love”, “Yours Truly” y “BFF” son declaraciones finales adecuadas para correspondencia personal, pero no para negocios). Las declaraciones finales normalmente se colocan una o dos líneas debajo de la conclusión e incluyen una coma colgante, como en Sinceramente, |
| 11. Firma | Cinco líneas después del cierre, debes escribir tu nombre (obligatorio) y, en la línea de abajo, tu título (opcional). |
| 12. Línea de Preparación | Si la carta fue preparada, o procesada por palabra, por alguien que no sea el firmante (usted), entonces la inclusión de las iniciales es común, como en MJD o abc. |
| 13. Recinturas/Anexos | Al igual que un correo electrónico con un archivo adjunto, la carta a veces tiene documentos adicionales que se entregan con ella. Esta línea indica lo que el lector puede buscar en términos de documentos incluidos con la carta, como folletos, informes o documentos comerciales relacionados. |
| 14. Copias de cortesía o “CC” | La abreviatura “CC” alguna vez representaba copias al carbón pero ahora se refiere a copias de cortesía. Al igual que una opción “CC” en un correo electrónico, indica las partes relevantes que también recibirán copia del documento. |
| 15. LOGO/Información de contacto | Una carta comercial formal normalmente incluye un logotipo o información de contacto para la organización en el encabezado (parte superior de la página) o pie de página (parte inferior de la página). |
Estrategias para Cartas Eficaces
Recuerda que una carta tiene cinco áreas principales:
- El encabezado, que establece el remitente, a menudo incluyendo dirección y fecha
- La introducción, que establece el propósito
- El cuerpo, que articula el mensaje
- La conclusión, que reafirma el punto principal y puede incluir un llamado a la acción
- La línea de firma, que a veces incluye la información de contacto
En la Figura se muestra una carta de muestra\(\PageIndex{3}\).
- ser claros, concisos, específicos y respetuosos;
- cada palabra debe contribuir a su propósito;
- cada párrafo debe centrarse en una idea;
- las partes de la carta deben formar un mensaje completo;
- la letra debe estar libre de errores.
Conclusiones clave
- Los memorandos son documentos comerciales breves que generalmente se utilizan internamente para informar o persuadir a los empleados sobre decisiones comerciales sobre políticas, procedimientos o acciones.
- Las cartas son breves, mensajes impresos que a menudo se usan externamente para informar o persuadir a clientes, proveedores o al público.
- Una letra tiene quince partes, cada una cumpliendo una función específica.
Ejercicios
- Encuentra un memo de tu trabajo o negocio, o pide prestado uno de alguien que conoces. Compártelo con tus compañeros de clase, observando la confidencialidad bloqueando datos identificativos como el nombre del remitente, destinatario y compañía. Comparar y contrastar.
- Crear un borrador de carta presentando un producto o servicio a un nuevo cliente. Publica y comparte con compañeros de clase.
- Escribe un memorándum informando a tu clase que se observará un próximo feriado. Publica y comparte con compañeros de clase.
- Encuentra una carta comercial (por ejemplo, una oferta que recibiste de una compañía de tarjetas de crédito o una solicitud de donación) y compártela con tus compañeros de clase. Busca elementos comunes y puntos de diferencia.
- Ahora que ha revisado una carta de muestra, y ha aprendido sobre las cinco áreas y quince partes básicas de cualquier carta comercial, escriba una carta comercial que informe a un posible cliente o cliente de un nuevo producto o servicio.
Referencias
- Bovee, C., & Thill, J. (2010). Esenciales de comunicación empresarial: un enfoque basado en habilidades para el inglés vital de negocios (4ª ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.
- Lewis, L. (2009, 13 de febrero). Panasonic ordena al personal comprar £1,000 en productos. Recuperado de http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.