5.6: Redacción de párrafos efectivos
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En parte, donde deben colocarse los párrafos es una elección estilística. Algunos escritores prefieren párrafos más largos que comparan y contrastan varias ideas relacionadas, mientras que otros se adhieren a tener un punto por párrafo. En el lugar de trabajo, muchos escritores usan párrafos más cortos —e incluso usan párrafos de una línea— ya que esto permite a los lectores escanear el documento rápidamente.
Si tus lectores te han sugerido que eches un vistazo a cómo organizas tus ideas, o si no estás seguro de cuándo debes comenzar un párrafo o cómo debes organizar los borradores finales, entonces puedes beneficiarte revisando la estructura de párrafos.
Nota
Cuando estás redactando, necesitas confiar en tu intuición sobre dónde colocar los párrafos; no quieres interrumpir el flujo de tus pensamientos mientras escribes para verificar si los estás colocando en orden lógico. Tal autocrítica podría interferir con la creatividad o la generación de ideas. Antes de presentar un documento para una calificación, sin embargo, debe examinar la estructura de sus párrafos.
Estructuración de un párrafo
Ya hemos aprendido que cada pieza de comunicación en el lugar de trabajo debe tener un propósito. Eso también es cierto para los párrafos. En general, se debe tener un propósito por párrafo, aunque para el flujo general del documento es posible que desee combinar dos puntos. Echemos un vistazo a este correo electrónico de atención al cliente:
| Párrafo | Propósito |
| Estimada Sra. Tran,
Gracias por su paciencia mientras investigamos su pedido de ropa faltante, que nos llamó la atención el martes. |
Proporciona un contexto para la escritura. |
| Una vez que recibimos su correo electrónico, contactamos tanto a nuestro almacén como a FedEx. El almacén confirmó que su pedido fue procesado el 19 de febrero y FedEx confirmó que se creó una etiqueta de envío el 20 de febrero. Desafortunadamente, no pudimos localizar el paquete a partir de ese punto. | Le dice al lector lo que hizo el escritor para resolver el problema. |
| Sentimos las molestias. Ya que valoramos tu negocio y sabemos que llevas dos semanas esperando tu ropa, nos gustaría ofrecerte dos opciones:
|
Se disculpa y ofrece una solución. |
| Por favor, háganos saber qué opción elige y procesaremos su pedido de inmediato. Si tienes alguna duda, también puedes llamarme al 604-123-4557. | Le dice al lector qué hacer a continuación. |
| Gracias de nuevo por su paciencia. Agradecemos su negocio y esperamos hacer esto bien.
Sinceramente, Makiko Hamimoto |
Termina la comunicación en una nota positiva, mirando hacia el futuro. |
Como puede ver, la mayoría de los párrafos tienen sólo un punto. En breve comunicación, basta con entender simplemente qué papel juega el párrafo en tu escritura. En una comunicación más larga o más importante, puede optar por usar oraciones temáticas para estructurar sus párrafos.
¿Qué es una oración temática?
Una oración temática resume la idea principal o el propósito de un párrafo. En la escritura de negocios, la oración temática suele llegar al inicio del párrafo. Entonces, el resto del párrafo proporciona los detalles de apoyo. En ocasiones, un escritor optará por poner la oración temática al final del párrafo para dar malas noticias o construir al lector hasta cierto punto.
Una oración temática funciona de varias maneras importantes:
- Se informa al lector de la dirección del párrafo
La frase temática anuncia la dirección de la conversación del párrafo. Con la ayuda de una oración temática efectiva, los lectores entenderán mejor de qué se tratará el párrafo.
- Guía al lector a través de los principales puntos que sustentan el propósito del escritor
Las oraciones temáticas claramente redactadas pueden ayudar a los lectores a encontrar la posición o argumento del autor más convincente.
- Coloca límites en el contenido del párrafo
El cuerpo del párrafo brinda apoyo para la oración temática. El párrafo sólo debe incluir pruebas y detalles que se relacionen directamente con el límite establecido por la oración temática.
Veamos un ejemplo:
Frase del tema: Este año, nuestro programa de marketing en Instagram superó a nuestras otras campañas en redes sociales.
Detalles dentro del párrafo:
- Organizamos una fiesta temática de unicornios para influencers de Instagram en el área de Vancouver, lo que llevó a que nuestro hashtag tuviera tendencias locales y un aumento del 167% en las ventas locales de nuestras Pinturas para Ojos Pastel Cloud.
- Nuestro programa de influencers de Instagram sigue impulsando las ventas. Por cada $1 en producto que le damos a un influencer, recuperamos $23.
- Instagram representa el 57% del tráfico impulsado por las redes sociales a nuestro sitio web y el 78% de todas las compras impulsadas por las redes sociales.
- Por cada dólar que gastamos en marketing de Instagram, ganamos $7.45.
Cuando la oración temática precede a las oraciones con detalles de apoyo, el propósito del párrafo es más claro para el lector. En conjunto, la oración temática y las frases corporales crean un párrafo bien organizado y fácil de seguir:
Este trimestre, el marketing de Instagram fue el mejor desempeño de nuestro plan de marketing en redes sociales. Por cada dólar que gastamos en marketing de Instagram, ganamos $7.45. En general, Instagram representa el 57% del tráfico impulsado por las redes sociales a nuestro sitio web y el 78% de todas las compras impulsadas por las redes sociales. Gran parte de este éxito se debe a nuestro programa de influencers de Instagram. Por cada $1 en producto gratis que damos, hacemos $23 en ventas de producto. En mayo, también organizamos una fiesta temática de unicornios para influencers de Instagram en el área de Vancouver para promocionar nuestras Pinturas para Ojos Pastel Cloud, lo que llevó a que nuestro hashtag tuviera tendencias locales y un aumento del 167% en las ventas de productos locales. Por lo tanto, recomendamos invertir más fuertemente en Instagram el próximo trimestre con el fin de ampliar nuestro programa de influencers.
Organización dentro de los párrafos
Obsérvese que en este párrafo, las ideas están organizadas lógicamente. El autor comienza con la oración temática, luego organiza el resto de la información de lo más general a lo más específico. Por lo tanto, la lógica del párrafo es:
- El marketing en Instagram fue exitoso.
- Fue exitoso porque en general era rentable.
- Fue rentable por el programa de influencers de Instagram.
- Por lo tanto, deberíamos ampliar el programa de influencers de Instagram.
Observe cómo el autor usa palabras de transición para vincular estas ideas. Veamos de nuevo:
Este trimestre, el marketing de Instagram fue el mejor desempeño de nuestro plan de marketing en redes sociales. Por cada dólar que gastamos en marketing de Instagram, ganamos $7.45. En general, Instagram representa el 57% del tráfico impulsado por las redes sociales a nuestro sitio web y el 78% de todas las compras impulsadas por las redes sociales. Gran parte de este éxito se debe a nuestro programa de influencers de Instagram. Por cada $1 en producto gratis que damos, hacemos $23 en ventas de producto. En mayo, también organizamos una fiesta temática de unicornios para influencers de Instagram en el área de Vancouver para promocionar nuestras Pinturas para Ojos Pastel Cloud, lo que llevó a que nuestro hashtag tuviera tendencias locales y un aumento del 167% en las ventas de productos locales. Por lo tanto, recomendamos invertir más fuertemente en Instagram el próximo trimestre con el fin de ampliar nuestro programa de influencers.
Demasiadas palabras de transición hacen que tu párrafo se sienta forzado. En esta instancia, sin embargo, unas pocas palabras de transición ayudan al lector a ver las conexiones que está haciendo el autor. A continuación hablaremos más sobre palabras de transición.
Si tienes problemas para organizar tu párrafo, puedes probar los siguientes formatos:
- General a específico: Este es el formato más común, y es el que se utiliza en el párrafo anterior.
- Específico a General: Construyendo al lector hasta cierto punto. Esto suele utilizarse para suavizar las malas noticias, ya que ayuda a preparar al lector para las noticias.
- Causa y Efecto: Muestra cómo una cosa hizo que otra cosa sucediera.
- Cronológico: Describa los eventos tal y como sucedieron.
- Narrativa: Describir una escena. Aunque esta forma se usa generalmente en la escritura creativa, a menudo se usa en el lugar de trabajo en informes de incidentes, cartas de donaciones y otras formas de narración.
Transiciones de párrafo
Los lectores esperan que los párrafos se relacionen entre sí, así como con el propósito general de un texto. Establecer oraciones transitorias para párrafos puede ser uno de los retos más difíciles a los que te enfrentas como escritor porque necesitas guiar al lector con una mano ligera. Cuando eres demasiado descarado sobre tus transiciones, tus lectores pueden sentirse condescendidos.
Las transiciones efectivas de párrafo señalan a los lectores cómo dos párrafos consecutivos se relacionan entre sí. La transición señala la relación entre la “nueva información” y la “información antigua”.
Por ejemplo, el nuevo párrafo podría:
- elaborar sobre la idea presentada en el párrafo anterior
- introducir una idea relacionada
- continuar una narrativa cronológica
- describir un problema con la idea presentada en el párrafo anterior
- describir una excepción a la idea presentada en el párrafo anterior
- describir una consecuencia o implicación de la idea presentada en el párrafo anterior.
Echemos un vistazo a un ejemplo. ¿Puedes encontrar la transición entre estas dos ideas?
En 1997, el entonces CEO Wen Xie dio una presentación que marcó una nueva dirección audaz para nuestra compañía. Ella reconoció que el mercado estaba cambiando y necesitábamos adoptar la tecnología digital. Dijo que “todos los empleados pueden ser potenciales creadores de cambio dentro de la organización” y anunció un nuevo y audaz programa de reentrenamiento y reestructuración. El resultado: nuestra empresa experimentó un crecimiento sin precedentes.
Más de 20 años después, aún se aplican los principios que Xie expuso. Aunque la tecnología ha cambiado, el compromiso de la compañía de empoderar a todos los empleados para que sean “creadores de cambios” permanece. Es por ello que hemos lanzado un nuevo portal en línea para que los empleados den sus ideas para la mejora de la empresa.
Aquí, el escritor esboza dos ideas:
- En 1997, Xie cambió la dirección de la compañía.
- La organización ha lanzado un nuevo portal en línea para que los empleados den sus ideas.
¿Cuál es la conexión? Que los principios que Xie esboza todavía se aplican, y esa es la razón del nuevo portal en línea. Sin palabras de conexión como “todavía”, sería difícil para el público ver cómo un discurso pronunciado en 1997 se relaciona con el nuevo portal en línea.
Como ilustran los ejemplos anteriores, las transiciones efectivas de párrafo señalan las relaciones entre párrafos. Ayudan al lector a ver las conexiones que estás haciendo y a moverse fácilmente a través de tu argumento.
A continuación se presentan algunos términos que a menudo son útiles para señalar las relaciones entre las ideas.
| Cronología | antes, siguiente, antes, después, durante, después, mientras tanto, hasta, entonces, primero, segundo |
| Comparación | también, de igual manera, de la misma manera, de la misma manera |
| Contraste | sin embargo, pero, por el contrario, todavía, sin embargo, aunque, aunque |
| Claridad | por ejemplo, por ejemplo, en otras palabras |
| Continuación | y, además, además, además, otro, también |
| Consecuencia | en consecuencia, por lo tanto, por esta razón, así, consecuentemente |
| Conclusión | en conclusión, en resumen, para resumir |
(Como puede ver, las instrucciones del libro de texto de comunicación empresarial les gusta mucho la letra C).