6.5: Memorias de redacción
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Figura 6.1 El Memo [Descripción de la imagen]
Un memorando (o memorándum, que significa “recordatorio”) se utiliza normalmente para comunicar políticas, procedimientos o asuntos oficiales relacionados dentro de una organización. A menudo se escribe desde una perspectiva de uno a todos (como la comunicación masiva), transmitiendo un mensaje a una audiencia, en lugar de una comunicación interpersonal uno a uno. También se puede usar para actualizar a un equipo sobre las actividades de un proyecto determinado o para informar a un grupo específico dentro de una compañía de un evento, acción o observancia.
Los memorarios pueden ser complicados porque a menudo se comunican a múltiples audiencias que tienen diferentes niveles de conocimiento sobre el contexto. Por ejemplo, si estás comunicando una nueva política de la compañía, diferentes tipos de empleados querrán saber exactamente cómo los impacta la política.
Formato
Las notas tienen un encabezado que incluye las líneas DATE, TO, FROM y SUJETO. Otras líneas, como CC o BCC, se pueden agregar según sea necesario. Se puede usar una línea RE (“Referencia”) en lugar de SUJETO, pero este uso se está volviendo más raro ya que “RE” a menudo se confunde con “Responder” debido a su uso en el correo electrónico.
- FECHA: Enumerar la fecha en la que se distribuye el memo.
- TO: Enumerar los nombres de los destinatarios de la nota. Si hay varios destinatarios, es aceptable usar un nombre de grupo, como “Todos los empleados” o “Miembros del Comité de Personal”.
- DE: Enumere el nombre y el título del trabajo del (de los) escritor (es).
- ASUNTO: Piense en la línea SUJETO como el título del memo. Hágalo específico para que los lectores puedan identificar inmediatamente el tema.
Muchas organizaciones tienen sus propias preferencias de estilo en estos temas. De no ser así, el orden enumerado anteriormente, a doble espacio, es el más común.
El texto de las notas suele usar formato de bloque, con líneas a un solo espacio, un espacio extra entre párrafos y sin indenciones para nuevos párrafos.
Organización
Dependiendo de si estás dando buenas, neutrales o malas noticias, elegirás entre un enfoque directo o indirecto. Cubriremos esto en el Capítulo 7.
Al organizar tu memo, debes tomar decisiones con algunos principios en mente:
- Satisfacer las necesidades de múltiples audiencias: Debido a que las notas se utilizan para transmitir un mensaje, suelen tener una gran audiencia. Las notas están estructuradas para permitir que todas estas audiencias encuentren fácilmente la información que necesitan. La mayoría de las notas utilizan encabezamientos, por ejemplo. Las notas también suelen comenzar con una clara declaración de propósito que explica de qué se trata la nota. También podrían contener una sección de 'antecedentes' para aquellos que no están familiarizados con el tema del memo. Por ejemplo, si el propósito de la nota es delinear la nueva política de trabajo desde casa, los antecedentes podrían explicar la política anterior o por qué se ha actualizado la política.
- Transportando Seriedad: En el pasado, los memoremos se utilizaban de manera rutinaria. Ahora que existe el correo electrónico, sin embargo, los memorarios se utilizan con mayor frecuencia para enviar anuncios oficiales. Podrías ignorar un correo electrónico, pero la mayoría de los empleados leerán un memo. Las notas también pueden imprimirse o publicarse en un tablón de anuncios en espacios de trabajo comunes. En ocasiones, las notas tienen implicaciones legales. (Con qué frecuencia ha leído un artículo de noticias que contiene la línea “En un memo filtrado, la compañía dijo...”). Por lo tanto, los memorarios tienden a ser más claramente editados, precisos y formales. Eso no quiere decir que los memorarios estén llenos de grandes palabras, sino solo que el autor suele elegir sus palabras con cuidado. Su memo puede someterse a varias rondas de revisiones.
- Decirle al lector qué hacer: Debido a que las notas suelen ir a grandes audiencias y porque son para transmitir, no para conversar, es importante decirle al lector qué pasos se espera que den, si los hay. Por ejemplo, si estás actualizando la política de trabajo desde casa, ¿se espera que los empleados contacten a alguien si está interesado en trabajar desde casa? ¿Necesitan seguir un nuevo procedimiento? ¿Con quién deberían hablar si tienen preguntas? Definir claramente los siguientes pasos evitará confusiones y frustraciones.
Memo de muestra
Echemos un vistazo a una nota de muestra.
Memorando
Fecha: 18 de marzo de 2019
A: Gerentes de Departamento
De: Safiyya Dev, Gerente de Tienda
Asunto: Nominaciones de Excelencia en Servicio al Cliente
Envíe sus nominaciones para el Premio trimestral a la Excelencia en el Servicio al Cliente antes del 8 de abril. ¡Ayúdanos a identificar a grandes empleados!
¿Tienes un empleado al que te sientes afortunado de tener en tu departamento? ¿Este empleado muestra una actitud positiva y profesional a la hora de ayudar a los clientes? ¿Recibes comentarios frecuentes sobre la amabilidad y amabilidad de esta persona? Ahora, tienes la oportunidad de darle a este empleado el reconocimiento que merece.
De acuerdo con los criterios de nominación, los nominados deberán:
- demostrar un excelente servicio al cliente consistente con las políticas de Variety Craft Supplies;
- haber trabajado en Suministros de Artesanía Variety por al menos seis meses;
- trabajar 20 o más horas por semana;
- no haber recibido el Premio Excelente Servicio al Cliente en el último año; y
- tener constancia clara u advertencias orales y escritas de los últimos seis meses.
El ganador del premio recibirá un certificado enmarcado y un cheque de $100.
Se adjunta un formulario de nominación. Por favor complete y devuélvemelo antes del lunes 8 de abril. Gracias por su ayuda para identificar y recompensar a los excelentes representantes de atención al cliente.
Como pueden ver, este memorándum tiene una apertura directa y concisa que establece el propósito del memo. El párrafo del cuerpo proporciona los criterios de adjudicación, los cuales ayudarán a los directivos a dar seguimiento a la solicitud. La conclusión proporciona información sobre la acción, una fecha límite y un cortés mensaje de cierre.
Estilo y Tono
Si bien los memorándum y las notas de política tienen un tono más formal, la audiencia de los memos son compañeros de trabajo, por lo que el estilo de escritura suele asumir una relación con ellos (y por lo tanto una cierta falta de formalidad). Solo hay que tener en cuenta que la relación es profesional, por lo que la redacción debe reflejar eso. Además, al igual que con todos los documentos del lugar de trabajo, la audiencia puede contener una variedad de lectores, y el estilo y el tono deben ser apropiados para todos sus niveles técnicos y de autoridad.
Situaciones comunes de escritura de notas
Las notas se utilizan en una variedad de situaciones de comunicación en el lugar de trabajo, desde documentación de procedimientos y políticas hasta anuncios simples. A continuación se presentan algunos tipos comunes de notas:
- Políticas (cambios y nuevas)
- Instrucciones
- Trámites
- Anuncios
- Informes de viaje
Descripción de la imagen
Figura 6.1 descripción de la imagen: Esta foto muestra que el memo tiene velocidad variable (porque se puede enviar por correo electrónico o en copia impresa) y es de moderadamente a muy formal. Su propósito es comunicarse dentro de una organización y difundir un mensaje. Las notas no se utilizan para las conversaciones. [Volver a la Figura 6.1]