6.6: Redacción de cartas

Figura 6.3 La letra [Descripción de la imagen]

Aunque las cartas fueron el principal modo de comunicación durante miles de años, hoy en día son en su mayoría mensajes breves enviados a destinatarios que suelen estar fuera de la organización (Bovee & Thill, 2010). A menudo se imprimen en papel membrete y representan a la empresa u organización en una o dos páginas. Debido a que las comunicaciones son cada vez más electrónicas, las cartas son cada vez más raras en el ámbito laboral A menudo, están reservados para comunicaciones importantes que tienen implicaciones legales, como ofrecer un trabajo a alguien o intentar cobrar dinero que se le debe a tu organización.

A medida que cambian los géneros, los comunicadores de negocios quedan atrapados en una situación rara en la que los documentos comerciales se configuran como letras pero se establecen electrónicamente. Por ejemplo, su carta de presentación podría adjuntarse como PDF a un correo electrónico.

Independientemente del tipo de letra que necesites escribir, puede contener hasta quince elementos en cinco áreas. Si bien no puede usar todos los elementos en cada caso o contexto, se enumeran en la Tabla 4.2.1.

Cuadro 4.2.1 Elementos de una carta comercial

Contenido	Lineamientos
1. Dirección de devolución	Esta es tu dirección donde alguien podría enviar una respuesta. Si tu carta incluye un membrete con esta información, ya sea en el encabezado (en la parte superior de la página) o en el pie de página (a lo largo de la parte inferior de la página), no necesitas incluirlo antes de la fecha.
2. Fecha	La fecha debe colocarse en la parte superior, justificada a la derecha o a la izquierda, a cinco líneas de la parte superior de la página o logotipo con membrete.
3. Referencia (Re:) *opcional	Al igual que una línea de asunto en un correo electrónico, aquí es donde indica a qué se refiere la carta, el asunto o propósito del documento.
4. Entrega *opcional	En ocasiones se quiere indicar en la propia carta cómo fue entregada. Esto puede dejar claro a un tercero que la carta fue entregada a través de un método específico, como el correo certificado (requisito legal para algunos tipos de documentos).
5. Nota del destinatario *opcional	Aquí es donde se puede indicar si la carta es personal o confidencial.

6. Saludo	Un saludo común puede ser “Querido señor (nombre completo)”. Si no está seguro de los títulos (es decir, Sra., Sra., Sr., Mx., Dr.), puede simplemente escribir el nombre del destinatario (por ejemplo, “Querido Cameron Rai”) seguido de dos puntos. Una coma después del saludo es correcta para las cartas personales, pero se debe usar dos puntos en los negocios. El saludo “A quien pueda interesar” es apropiado para cartas de recomendación u otras cartas que tengan por objeto ser leídas por todos y cada uno de los individuos. Si este no es el caso con su carta, pero no está seguro de cómo dirigirse a su destinatario, haga todo lo posible para averiguar a quién debe dirigirse específicamente la carta. Para muchos, no hay un sonido más dulce que el de su nombre, y deletrearlo incorrectamente corre el riesgo de enajenar al lector antes incluso de que su carta haya sido leída. Evite el uso de saludos impersonales como “Estimado cliente potencial”, ya que la falta de personalización puede alienar a un futuro cliente.
7. Introducción	Este es su párrafo inicial, y puede incluir una declaración de atención, una referencia a la finalidad del documento, o una introducción de la persona o tema dependiendo del tipo de letra. Una apertura enfática implica utilizar el elemento más significativo o importante de la letra en la introducción. Los lectores tienden a prestar atención a las aperturas, y tiene sentido delinear las expectativas para el lector por adelantado. Así como previsualizarías tu tema en un discurso, la apertura clara en tus introducciones establece contexto y facilita la comprensión.
8. Cuerpo	Si tienes una lista de puntos, una serie de hechos, o una serie de preguntas, pertenecen al cuerpo de tu carta. Puede elegir dispositivos organizacionales para llamar la atención, como una lista de viñetas, o simplemente numerarlos. Los lectores pueden saltarse la información en el cuerpo de su carta, así que asegúrese de enfatizar los puntos clave con claridad. Este es tu contenido principal, donde puedes delinear y dar soporte a varios puntos clave. La brevedad es importante, pero también lo es un claro soporte para el punto (s) principal (s). La información específica y significativa debe ser clara, concisa y precisa.
9. Conclusión	Un cierre enfático refleja tu introducción con el elemento agregado de unir los puntos principales, demostrando claramente su relación. La conclusión puede servir para recordar al lector, pero no debe introducir nueva información. Una oración sumaria clara fortalecerá tu escritura y mejorará tu efectividad. Si su carta solicita o implica acción, la conclusión necesita dejar claro lo que espera que suceda. Este párrafo reitera los puntos principales y su relación entre sí, reforzando el punto o propósito principal.
10. Cerrar	“Sinceramente” o “Cordialmente” son declaraciones de cierre comercial estándar. Las declaraciones finales normalmente se colocan una o dos líneas debajo de la conclusión e incluyen una coma colgante, como en Sinceramente,
11. Firma	Cinco líneas después del cierre, debes escribir tu nombre (obligatorio) y, en la línea de abajo, tu título (opcional).
12. Línea de preparación	Si la carta fue preparada o mecanografiada por alguien que no sea el firmante (usted), entonces la inclusión de las iniciales es común, como en MJD o abc.
13. Cajas (archivos adjuntos)	Al igual que un correo electrónico con un archivo adjunto, la carta a veces tiene documentos adicionales que se entregan con ella. Esta línea indica lo que el lector puede buscar en términos de documentos incluidos con la carta, como folletos, informes o documentos comerciales relacionados. Solo incluye esta línea si de hecho está incluyendo documentación adicional.
14. Copias de cortesía o “CC”	La abreviatura “CC” alguna vez representaba copias al carbón pero ahora se refiere a copias de cortesía. Al igual que una opción “CC” en un correo electrónico, indica las partes relevantes que también recibirán copia del documento.
15. Logotipo e información de contacto	Una carta comercial formal normalmente incluye un logotipo o información de contacto para la organización en el encabezado (parte superior de la página) o pie de página (parte inferior de la página).

Echemos un vistazo a una carta de muestra.

Carta de muestra

Marge Gagnon
1111 Random San
Vancouver, BC
T3T 3T3

01/01/2020

Re: Oferta de Empleo en XYZ

CompanyDelivery: Canada Post Correo Registrado

Nota: Confidencial

Estimada Sra. Gagnon,

Esta carta es para ofrecerle formalmente empleo como Contador de Frijoles en Bubba's Bean Barn. Como miembro de nuestro equipo de conteo de frijoles, usted será responsable de usar las mejores prácticas en el conteo de frijoles para contar de manera eficiente una amplia variedad de frijoles y trabajar de manera efectiva con un equipo de otros contadores de frijoles. Su salario inicial será de 65,000 dólares, incluidos los beneficios, los cuales han sido señalados en el paquete de prestaciones adjunto. Comenzarás el 1 de febrero de 2020 a las 8:30am.En nombre de todos nosotros en Bubba's Bean Barn, ¡bienvenido a nuestro equipo de frijoles! Si tienes alguna duda, por favor no dudes en preguntar.

Sinceramente,

Bubba Jean McBeangsm/EP

Cerramientos: Paquete de beneficios, descripción completa del trabajo.

CC: Jen Yee

[e-mail]
604-222-3333

Descripción de la imagen

Figura 6.3 descripción de la imagen: Este diagrama muestra que la letra es un medio lento y en estos días es bastante formal. Se utiliza principalmente para comunicarse con personas ajenas a organizaciones o si hay implicaciones legales. Así como, solicitar documentos y comunicar cuando el tiempo no es una restricción fuerte. [Volver a la Figura 6.3]