6.7: Redacción de cartas
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Figura 6.2 El correo electrónico [Descripción de la imagen]
El correo electrónico suele ser bastante familiar para la mayoría de los estudiantes y trabajadores. Si bien puede usarse como mensajería de texto o chat sincrónico, y se puede entregar a un celular, el correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación asincrónica. En los negocios, el correo electrónico ha reemplazado en gran medida las cartas impresas impresas para correspondencia externa (fuera de la empresa), además de ocupar el lugar de memorándum para comunicación interna (dentro de la empresa) (Guffey, 2008). El correo electrónico puede ser muy útil para mensajes que tienen un poco más de contenido que un mensaje de texto, pero aún así se usa mejor para mensajes bastante breves.
Muchas empresas utilizan correos electrónicos automatizados para reconocer las comunicaciones del público o para recordar a los asociados que deben presentarse informes periódicos o pagos. También se le puede asignar a “llenar” un formulario de correo electrónico en el que se utilizan párrafos estándar, pero elige de un menú de oraciones para que la redacción sea adecuada para una transacción en particular.
El auge de los sistemas de gestión de correo electrónico como MailChimp y Constant Contact también han facilitado la integración de elementos de diseño gráfico en los correos electrónicos y el envío de correos electrónicos a toda una lista de correo sin quedar atrapado en un filtro de spam. Ahora, las empresas envían de todo, desde boletines hasta campañas de donaciones y saludos navideños por correo electrónico.
Los correos electrónicos pueden ser informales en contextos personales, pero la comunicación comercial requiere atención al detalle, conciencia de que tu correo electrónico te refleja a ti y a tu empresa, y un tono profesional para que pueda ser reenviado a cualquier tercero si es necesario. El correo electrónico suele servir para intercambiar información dentro de las organizaciones. Si bien el correo electrónico puede tener una sensación informal, recuerde que cuando se usa para negocios, necesita transmitir profesionalismo y respeto. Nunca escribas ni envíes nada que no quieras leer en público o frente al presidente o director general de tu empresa.
Consejos para correos electrónicos comerciales efectivos
Si estás luchando por escribir un correo electrónico, errar del lado de no perder el tiempo del lector. Muchos lectores reciben cientos de correos electrónicos al día. Si bien un lector puede sentarse a leer una carta o un memo, generalmente pasará unos segundos escaneando un correo electrónico en busca de información relevante antes de pasar al siguiente.
A menos que tu correo electrónico sea sensible o estés dando malas noticias, casi siempre es una buena idea exponer claramente el punto principal del correo electrónico y decirle claramente a la audiencia lo que quieres que hagan.
Puede ser útil para usted pensar en esto como construir un marco alrededor de su correo electrónico. En la primera parte del marco, abres diciéndole al lector por qué estás escribiendo. Entonces, en el cuerpo, das el mensaje principal. En la parte inferior del marco, terminas diciéndole al lector qué hacer a continuación. He aquí un ejemplo. Las partes sombreadas en gris representan el marco.
Marco: Le escribo para felicitarlo por ser nombrado Empleado del Mes.
En su formulario de nominación, su gerente señaló que siempre ha tenido habilidades excepcionales de servicio al cliente, pero el mes pasado se destacó al ayudar a un cliente de edad avanzada a solucionar sus problemas informáticos. Su paciencia y dedicación fueron inspiradoras para el resto del equipo.
Marco: Nos gustaría presentarle un certificado y su cheque de $100 en la reunión de personal del lunes 5 de junio. Por favor, confirme si estará o no presente para que podamos planificar en consecuencia.
Felicidades una vez más. ¡Tenemos la suerte de tenerte parte de nuestro equipo!
Primero, los escritores cuentan exactamente por qué están escribiendo. Después, proporcionan los detalles de apoyo. Por último, le dicen al lector qué hacer (confirmar si estarán o no en la reunión).
Aquí hay algunos consejos más para enviar correos electrónicos exitosos:
- Los saludos adecuados deben demostrar respeto y evitar confusiones en caso de que un mensaje se envíe accidentalmente al destinatario equivocado. Por ejemplo, usa un saludo como “Dear Ms. X” (externo) o “Hi Barry” (interno).
- Las líneas de asunto deben ser claras, breves y específicas. Esto ayuda al destinatario a comprender la esencia del mensaje. Por ejemplo, “Propuesta adjunta” o “Su pregunta de 10/25”.
- Cierre con una firma. Identifícate creando un bloque de firma que contenga automáticamente tu nombre e información de contacto comercial. Cada vez es más común que las empresas agreguen agradecimientos de tierras de las Primeras Naciones a sus firmas de correo electrónico. Por ejemplo, en Kwantlen podemos utilizar: “En KPU trabajamos, estudiamos y vivimos en una región al sur del río Fraser que se solapa con las tierras tradicionales y ancestrales incesantes de los pueblos Kwantlen, Musqueam, Katzie, Semiahmoo, Tsawwassen, Qayqayt y Kwikwetlem”.
- Sea breve.
- Usa un formato claro. Incluya saltos de línea entre oraciones o divida su mensaje en breves párrafos para facilitar la lectura.
- Tu correo electrónico debe tener un propósito. Si te encuentras cubriendo más de un tema en tu correo electrónico, deberías considerar enviar varios correos electrónicos para que tu lector no pierda información importante.
- Vuelva a leer, revisar y revisar. Atrapa y corrige errores ortográficos y gramaticales antes de presionar “enviar”. Tomará más tiempo y esfuerzo deshacer los problemas causados por un correo electrónico apresurado y mal escrito que hacerlo bien la primera vez.
- Contestar puntualmente. Tenga cuidado con una respuesta emocional, nunca responda con ira, sino que tenga el hábito de responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, aunque solo sea para decir que proporcionará la información solicitada en 48 o 72 horas.
- Use “Responder a todos” con moderación. No envíe su respuesta a todos los que recibieron el correo electrónico inicial a menos que su mensaje sea absolutamente necesario ser leído por todo el grupo.
- Si incluyes un enlace, pruébalo para asegurarte de que esté completo.
- Anuncie adjuntos de correo electrónico en su mensaje.
- Dar retroalimentación o seguimiento. Si no recibe respuesta en 24 horas, envíe un correo electrónico o llame. Los filtros de spam pueden haber interceptado tu mensaje, por lo que es posible que tu destinatario nunca lo haya recibido.
Ejemplo de correo electrónico estándar
A: Harriet Adamo, Gerente de Planta Física, Corporación XYZ
De: Mel Vargas, Gerente de Sitio de Construcción, Maxim Construction
Enviado: lunes, 25/10/2019 8:14 AM
Tema: Interrupciones de Construcción
Harriet,
Sé que los empleados de XYZ Corp. están deseando mudarse al nuevo edificio de ABC Street en enero, pero recientemente grupos de empleados que no tienen negocios aquí han estado caminando por el edificio. Estas visitas crean un peligro para la seguridad, interrumpen a los trabajadores de la construcción y podrían poner en peligro su fecha de ocupación.
¿Podría instruir a los miembros de su personal que aún no han sido trasladados a ABC Street para que se queden fuera del edificio? Si necesitan reunirse aquí con alguien que ya se ha mudado, deben realizar sus negocios y salir puntualmente por la escalera más cercana.
Necesitamos evitar más interrupciones para que nuestros trabajadores de la construcción puedan preparar el edificio para su ocupación según lo programado. Si tienes alguna duda, por favor llámame.
Gracias,
Mel
Melvin Vargas
Gerente de Sitio de Construcción, Maxim Construction Co.
1234 Main St, Ciudad grande, Canadá
(111) 222-3333 ext. 4444
Descripción de la imagen
Figura 6.2 descripción de la imagen: Este diagrama muestra que el correo electrónico es bastante rápido y puede variar mucho en formalidad. Úselo para comunicarse externa e internamente para una amplia gama de propósitos, enviar archivos y documentar una conversación. A diferencia de los memos, puedes tener una discusión por correo electrónico. [Volver a la Figura 6.2]