12.3: Análisis de Audiencia en Informes
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El tipo de reporte a menudo se identifica por su propósito principal, como en un reporte de accidente, un reporte de laboratorio o un reporte de ventas. Los reportes suelen ser analíticos o implican el análisis racional de la información. En ocasiones denuncian los hechos sin ningún análisis en absoluto. Otros informes resumen eventos pasados, presentan datos actuales y pronostican tendencias futuras. Esta sección le presentará los conceptos básicos de la redacción de informes.
Análisis de Audiencia en Informes Formales
Muchos profesionales de negocios necesitan escribir un informe formal en algún momento de su carrera, y algunos profesionales lo escriben de manera regular. Los tomadores de decisiones clave en los negocios, la educación y el gobierno utilizan informes formales para tomar decisiones importantes. Aunque escribir un informe formal puede parecer una tarea desalentadora, el producto final le permite contribuir directamente al éxito de su empresa.
Hay varios patrones organizacionales diferentes que pueden usarse para los informes formales, pero todos los informes formales contienen material de portada, un cuerpo y elementos de fondo (suplementarios). El cuerpo de un informe formal discute los hallazgos que conducen a las recomendaciones. Por lo tanto, el material de prefectura es crítico para proporcionar a la audiencia una visión general y una hoja de ruta del informe. En la siguiente sección se explicará cómo redactar un reportaje formal con una audiencia en mente.
Analizando tu Audiencia
Al igual que con cualquier tipo de escritura, a la hora de redactar informes, es necesario conocer a su público. ¿Se espera que escribas un correo electrónico de una página o un informe formal completo con una Tabla de Contenidos y un Resumen Ejecutivo? El análisis de audiencia te lo dirá.
Por ejemplo, si tu audiencia está familiarizada con los antecedentes relacionados con tu proyecto, no quieres bombardearlos con detalles. En cambio, querrás informar a tu audiencia sobre los aspectos de tu tema con los que no están familiarizados o de los que tienen un conocimiento limitado. En contraste, si tu audiencia no sabe ya nada de tu proyecto, querrás darles toda la información necesaria para que lo entienda. La edad y el nivel educativo también son importantes a tener en cuenta cuando escribes. No quieres usar jerga técnica al escribir a un público de no especialistas.
Una de las partes más difíciles de redactar informes es entender lo que espera tu audiencia. ¿Por qué su audiencia está leyendo el reportaje? ¿Las diferentes partes del reporte sirven para diferentes propósitos? ¿Se espera que sigas una plantilla específica? Asegúrate de haber respondido específicamente a las expectativas de tu jefe, gerente o cliente. Si tu audiencia espera que hayas realizado investigaciones, asegúrate de saber qué tipo de investigación esperan. ¿Quieren investigación de artículos de revistas académicas? ¿Quieren que realice su propia investigación? No importa qué tipo de investigación hagas, asegúrate de que esté debidamente documentada usando el formato que prefiera el público (MLA, APA y Chicago Manual of Style son algunos de los formatos más utilizados). Como hemos comentado en el capítulo sobre persuasión, la investigación contribuirá a tu ethos y a tu confianza.
Para obtener más información sobre qué tipos de investigación es posible que desee incluir, consulte este artículo sobre métodos y metodologías de investigación.
Aquí hay algunas preguntas a considerar sobre tu audiencia mientras escribes:
- ¿Qué espera aprender tu audiencia de tu reporte?
- ¿Tienes solo una audiencia o varias audiencias? ¿Tienen diferentes niveles de conocimiento sobre el tema?
- ¿Cuánta investigación espera tu audiencia que hayas hecho?
- ¿Qué tan actual tiene que ser tu investigación?
- ¿Qué tipo de fuentes espera que tenga tu audiencia?
- ¿Cuál es el nivel educativo de tu audiencia?
- ¿Cuánta información de antecedentes necesita tu audiencia?
- ¿Qué términos técnicos necesitará definir tu audiencia? ¿Con qué términos ya estarán familiarizados?
- ¿Hay alguna plantilla o guía de estilo que debas usar para tu reporte?
- ¿Cuál es el trasfondo cultural de tu audiencia?