12.4: Tipos de Informes
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|
Tipo de reporte |
Descripción |
|---|---|
|
Informe de avance |
Monitorear y controlar la producción, ventas, envíos, servicios o procesos de negocios relacionados. |
|
Informe de recomendación |
Hacer recomendaciones a la gerencia y proporcionar herramientas para resolver problemas o tomar decisiones. |
|
Informe resumido |
Presentar resúmenes de la información disponible sobre un tema determinado. |
Informe de avance
Se utiliza un reporte de progreso para dar a la gerencia una actualización sobre el estado de un proyecto. Se genera a intervalos cronometrados (por ejemplo, una vez al mes) o al finalizar etapas clave. Registra los logros alcanzados hasta la fecha e identifica cualquier desafío o inquietud. Por lo general, es escrito por el líder del proyecto y tiene una o dos páginas de largo.
Cuando escribas un reporte de progreso, comienza por indicar por qué estás redactando el reporte:
- Identifica lo que has logrado
- Enumere cualquier problema que haya encontrado
- Esbozar qué trabajo aún queda
- Concluya proporcionando una visión general del estado del proyecto y lo que se debe hacer a continuación.
Es útil pensar en un informe no solo en términos de lo que se debe incluir, sino por qué se incluyen ciertos elementos. La mayoría de los reportes tienen un elemento persuasivo, así que al informar tu progreso estás intentando:
- Demostrar que hasta el momento ha tomado las medidas adecuadas y competentes.
- Asegurar al lector que pueden confiar en ti para terminar el resto del trabajo de manera efectiva y que tu plan sigue siendo bueno.
- Convencer al lector de que el proyecto ha sido exitoso hasta el momento.
- Si el proyecto no ha tenido éxito, entonces querrás explicar por qué y sugerir formas de mejorar. Nunca restes ni mientas sobre los desafíos que estás experimentando. Esto no solo dañará tu reputación cuando salga a la luz la verdad, sino que también estarás derrotando el propósito del reporte de progreso: que es evaluar el proyecto y abordar los temas a medida que suceden.
Entender tu estrategia persuasiva te ayudará a organizar y escribir tu reporte de progreso.
Informe de recomendación
Se utiliza un informe de recomendación para ayudar a la gerencia a tomar decisiones. El objetivo de este informe es identificar una solución a un problema o sugerir un curso de acción. En ella, el escritor podría sugerir que se adopte o rechace un procedimiento, evaluar una situación insatisfactoria, o persuadir a los tomadores de decisiones para que realicen un cambio que beneficie a la organización. Por ejemplo, el informe podría sugerir formas de mejorar la calidad de un producto, aumentar las ganancias, reducir costos o mejorar las condiciones del lugar de trabajo. La intención de un informe de recomendación no es culpar ni ser demasiado crítico, sino sugerir mejoras de manera positiva.
Los objetivos persuasivos de la mayoría de los informes de recomendación son:
- Que existe un problema u oportunidad y la organización debe tomarlo en serio. ¿Por qué su organización debería dedicar sus recursos a este tema? ¿Por qué ahora?
- Que hayas hecho la investigación necesaria y tengas la experiencia para resolver el problema.
- Que su investigación y experiencia le han llevado a una solución, que es la mejor de todas las soluciones posibles.
- Que su solución ofrezca beneficios a la empresa y tenga riesgos mínimos. Si hay riesgos, estás al tanto de ellos y tienes un plan para mitigarlos.
La importancia y el gasto de lo que recomiendes dictará la forma, la cantidad de detalles, la longitud y el uso de ayudas visuales como tablas y gráficas. También dictará cómo exponga su argumento.
En el capítulo 10, exploramos cómo elaborar un argumento. Esta sección te será útil mientras elaboras la estrategia persuasiva para tu reporte de recomendación. Echemos otra mirada al ejemplo de un argumento que estudiamos en el Capítulo 10.
Un reporte muy corto
Para: Ralph Niblet, CEO
De: Hannah Vuong, Gerente de Comunicaciones
Tema: Migrando a MailChimp
Fecha: 1 de Septiembre de 2018
Hola Ralph,
La semana pasada, me pediste que investigara si deberíamos cambiar nuestro software de marketing por correo electrónico de Constant Contact a MailChimp. Creo que deberíamos ir con MailChimp por las siguientes razones:
- MailChimp es gratis para un negocio de nuestro tamaño, mientras que Constant Contact nos cuesta $57 al mes.
- MailChimp se integra con Salesforce y nos permitiría usar nuestra base de datos de manera más efectiva. Hablé con Sam Cho, quien actualmente administra nuestra cuenta de Salesforce, y compartió muchas formas emocionantes de integrar las dos plataformas sin mucho esfuerzo. También se ofreció a organizar un webinar para capacitar a nuestro personal.
- MailChimp nos permite segmentar audiencias de manera más efectiva. He incluido algunos enlaces a algunas publicaciones de blog que ilustran lo que podríamos hacer. Muchas de nuestras bajas actuales ocurren porque no podemos dirigir los correos electrónicos a grupos específicos de clientes de manera efectiva. Nuestro informe de marketing por correo electrónico del último trimestre mostró que 70% se dio de baja debido a correos electrónicos que “no eran relevantes”.
Algunos compañeros han expresado la objeción de que ya saben usar Constant Contact y encuentran a MailChimp menos intuitivo. También tendremos que migrar nuestros datos existentes y limpiarlos. Creo, sin embargo, que estas barreras pueden superarse fácilmente con la capacitación de los empleados y las buenas prácticas de migración de datos.
Estoy feliz de mostrarte una demo de MailChimp esta semana si eres gratis.
Gracias,
Hannah
Si Hannah quisiera convertir este correo electrónico en un reporte, probablemente encontraría que los elementos principales están ahí. Ha hecho algunas investigaciones, ha utilizado esa investigación para encontrar una solución, y ha anticipado algunos riesgos potenciales o desventajas de su plan. Al leer sobre las partes del reporte, piensa en cómo Hannah podría convertir su correo electrónico en un reporte de recomendación.
Informe resumido
Se utiliza un informe resumido para dar información de gestión. Por ejemplo, si trabajas en el departamento de marketing, tu jefe podría pedirte que te enteres de las actividades en línea de tus competidores para que tu empresa pueda competir efectivamente con ellos. Para ello, investigarías los sitios web de tus competidores, los perfiles de redes sociales, las campañas de publicidad digital, etc. Luego destilarías lo que encuentres hasta los puntos clave para que tu jefe pueda obtener la información esencial en poco tiempo, y luego decidir cómo actuar sobre ella. A diferencia del informe de recomendación, el informe resumido se centra en los hechos, dejando a la dirección decidir sobre un curso de acción.
En general, el principal punto persuasivo que estás haciendo en los informes resumidos es que has hecho suficientes investigaciones y has utilizado fuentes adecuadas, y que has organizado esta información de manera lógica y útil. Debido a que los informes resumidos dan una visión general, es importante pensar en cómo su lector puede hojear el documento. Recuerda: tu objetivo es ahorrar tiempo a tu audiencia, por lo que parte del reto del reporte es determinar qué información necesita tu audiencia, y qué es irrelevante. También tendrás que condensar material.