12.5: Organizar informes
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- De quién se trata y/o se prepara el informe
- Qué se hizo, qué problemas se abordaron y los resultados, incluyendo conclusiones y/o recomendaciones
- Donde ocurrió el sujeto estudiado
- Cuando ocurrió el sujeto estudiado
- Por qué se redactó el informe (función), incluso bajo qué autoridad, por qué razón, o por cuya solicitud
- Cómo operaba, funcionaba o se utilizó el sujeto
Presta atención a estos elementos esenciales cuando consideres a tus grupos de interés. Eso puede incluir a la (s) persona (s) de la que se trata el informe, para quién es y el público más amplio de la organización. Pregúntese quiénes son los tomadores de decisiones clave, quiénes serán los expertos y cómo pueden interpretarse sus palabras e imágenes. Si bien no existe un formato universal para un informe, existe un orden común a la información. Cada elemento soporta el propósito o función principal, desempeñando un papel importante en la transmisión de información. Algunos elementos comunes en un reporte se muestran en el Cuadro 11.2.
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Página |
Descripción |
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Página de título |
Título del reporte; fecha de presentación; nombre, título y organización de la persona que elaboró el reporte; nombre, título y organización de la persona que recibe el reporte. Si tu reporte contiene información sensible o si va a ser expuesto a los elementos, también podría contener una portada. Sin número de página. |
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Tabla de contenidos |
Una lista de las secciones del informe y sus respectivos números de página. Todos los encabezamientos/sub-encabezamientos del informe deben estar listados en esta página. Esta página no está etiquetada con un número de página. |
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Resumen ejecutivo |
El resumen ejecutivo es una visión general de una página de todo el informe dirigido a directivos o personas en una posición de poder. Se analizan las implicaciones gerenciales de tu reporte: básicamente lo que necesitan saber los gerentes u otras personas que tengan la autoridad para aprobar tu reporte. Resumir el tema, métodos, datos/evidencia, resultados y conclusiones/recomendaciones. En su propia página. Etiquetado como página iii. |
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Introducción |
Se introduce el tema del informe, se indica el propósito del mismo y se hace una vista previa de la estructura del mismo. Esta sección suele contener información similar a la del Resumen Ejecutivo, pero de manera clara y fáctica. Comienza en una nueva página. Etiquetado como página 1. |
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Cuerpo |
Los elementos clave del cuerpo del informe pueden incluir los antecedentes, métodos, resultados y análisis o discusión. Utiliza encabezamientos y subencabezamientos descriptivos o funcionales (no está etiquetado como “Cuerpo”). La paginación continúa desde la introducción. |
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Conclusión y/o recomendaciones |
Presentación concisa de hallazgos y/o recomendaciones. Indicar los principales resultados y su relación con la (s) acción (s) recomendada (s) o resultado (s). La paginación continúa desde el cuerpo del reporte. |
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Referencias |
Una lista de todas las referencias utilizadas en el informe. Todas las citas en el texto incluidas en el informe deben tener una entrada acompañante en la lista de referencias. Comienza en una nueva página. La paginación continúa a partir de las conclusiones y/o recomendaciones. |
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Apéndice o apéndices |
Materiales de apoyo relacionados. Todos los materiales del apéndice (o apéndices) deben ser referidos en el cuerpo del informe. Sólo un artículo por apéndice. Cada apéndice comienza en una nueva página, se etiqueta como Apéndice A, B, C, etc, y se le da un título. La paginación continúa de la lista de referencias. |
Aquí hay una lista de verificación para garantizar que un informe cumpla con sus objetivos:
- Informe considera las necesidades de la audiencia
- El formulario sigue la función del informe
- El formato refleja las normas y expectativas institucionales
- La información es precisa, completa y documentada
- La información es fácil de leer
- Los términos están claramente definidos
- Figuras, tablas y contenido escrito de soporte artístico
- Las figuras, las tablas y el arte son claros y están correctamente etiquetados
- Las figuras, las tablas y el arte se entienden fácilmente sin soporte de texto
- Las palabras son fáciles de leer (fuente, arreglo, organización)
- Los resultados son claros y concisos
- Las recomendaciones son razonables y están bien respaldadas
- El reporte representa tu mejor esfuerzo
- Informe habla por sí mismo sin su aclaración o explicación