12.6: Redacción de Informes Formales
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Si bien está bien copiar y pegar entre secciones, es probable que deba editar su trabajo para asegurarse de que el tono, el nivel de detalle y la organización satisfagan las necesidades de esa sección. Por ejemplo, el Resumen Ejecutivo va dirigido a directivos. Es una breve y persuasiva visión general de todo lo que aparece en el informe. La Introducción puede contener información muy similar, pero se enfoca en dar una breve descripción técnica de todo lo que se encuentra en el informe. Su objetivo es informar, no persuadir.
Echemos un vistazo a algunas de las partes del informe con mayor detalle.
Página de Título
La página de título proporciona a la audiencia lo siguiente:
- Nombre del informe
- Esto debería aparecer a 2 pulgadas del margen superior en letras mayúsculas.
- Nombre, título y organización de la persona que recibe el informe
- Escriba “Preparado para” en una línea, seguido de dos líneas separadas que proporcionan el nombre de la organización receptora y luego la ciudad y el estado. Algunos reportes pueden incluir una línea adicional que presente el nombre de una persona específica.
- Nombre del autor y cualquier información identificativa necesaria
- Escriba “preparado por” en una línea, seguido del nombre o nombres del autor (es) y su organización, todo en líneas separadas.
- Fecha de presentación
- Esta fecha puede diferir de la fecha en que se redactó el informe. Debería aparecer 2 pulgadas por encima del margen inferior.
Los elementos de la página de título deben estar igualmente espaciados entre sí.
Una nota sobre los números de página
La página de título no debe incluir un número de página, pero esta página se cuenta como página “i”. Utilice las funciones de software para crear dos secciones para su informe. Luego puede utilizar dos tipos diferentes de esquemas de numeración. Al numerar las páginas (es decir, i, ii, iii, etc.) para un informe formal, use números romanos en minúsculas para todos los componentes de la materia frontal. Utilizar números arábigos para las otras páginas que siguen. Adicionalmente, si pretendes vincular el reporte a la izquierda, mueve el margen izquierdo y centro 0.25 pulgadas hacia la derecha.
Carta de envío
Una carta de transmisión anuncia el tema del informe al (los) destinatario (es).
En su caso, en el primer párrafo se deberá identificar quién autorizó el reporte y por qué el reporte es significativo. Proporcionar también el propósito del informe en el primer párrafo. El siguiente párrafo deberá identificar, categorizar y describir brevemente la investigación primaria y secundaria del informe. Utilizar el párrafo final para ofrecer discutir el informe; también es costumbre concluir agradeciendo al lector su tiempo y consideración.
La carta de envío debe ser formateada como una carta comercial. Algunos redactores de informes prefieren enviar un memorándum de transmisión en su lugar.
Al considerar a su audiencia para la carta o memo de transmisión, asegúrese de usar un nivel de formalidad apropiado para su relación con el lector. Si bien todas las letras deben contener un lenguaje profesional y respetuoso, una carta a alguien que no conoces debe prestar más atención a la formalidad de la elección de la palabra y el tono.
Tabla de Contenidos
La página de la tabla de contenido presenta los encabezados y encabezados secundarios del informe y sus números de página, lo que permite a los miembros de la audiencia localizar rápidamente partes específicas del informe. Los líderes (es decir, puntos espaciados o no espaciados) se utilizan para guiar el ojo del lector desde los encabezados hasta sus números de página.
Las palabras “TABLA DE CONTENIDOS” deben aparecer en la parte superior de la página en mayúsculas y negrita. Escriba también los títulos de las partes principales del informe en todas las letras mayúsculas, doble espaciado entre ellas. Los encabezados secundarios deben estar sangrados y espaciados simples, usando una combinación de letras mayúsculas y minúsculas.
Resumen Ejecutivo
Un resumen ejecutivo presenta una visión general del informe que puede ser utilizado como dispositivo para ahorrar tiempo por destinatarios que no tienen tiempo para leer el informe completo.
El resumen ejecutivo deberá incluir:
- Resumen de propósito
- Descripción general de los hallazgos clave
- Identificación de conclusiones
- Descripción general de las recomendaciones
Para comenzar, escriba “RESUMEN EJECUTIVO” en todas las letras mayúsculas y centrado. Siga esta cabeza funcional con párrafos que incluyan la información anterior, pero no use encabezados de primer nivel para separar cada ítem. Cada párrafo de información debe ser de un solo espacio con doble espaciado entre párrafos. Todo excepto el título debe estar alineado a la izquierda.
Un resumen ejecutivo suele ser el diez por ciento de la longitud del informe. Por ejemplo, un informe de diez páginas debería ofrecer un resumen de una página. Un informe de 100 páginas debe incluir un resumen de aproximadamente diez páginas.
El resumen ejecutivo suele verse como la parte más importante del informe, y debe escribirse en último lugar. Cuando escribas el resumen ejecutivo, imagina que estás sentado frente a tu miembro más importante de la audiencia. Si sólo tienes unos minutos para hablar con ellos, ¿qué quieres que sepan? ¿Qué sería lo más persuasivo?
Introducción
El cuerpo de un informe formal comienza con una introducción. La introducción prepara el escenario para el informe, aclara qué necesidad o necesidades lo motivaron y ayuda al lector a comprender qué estructura seguirá el informe.
La mayoría de las presentaciones de informes abordan los siguientes elementos: información de fondo, problema o propósito, significado, alcance, métodos, organización y fuentes. Como habrás notado, algunas partes de un informe formal cumplen propósitos similares. En la introducción podrá repetirse información de la carta de envío y del resumen ejecutivo. Reformular la información para evitar que suene repetitivo.
Para comenzar esta sección, escriba “FONDO” o “INTRODUCCIÓN” en todas las letras mayúsculas. Esta cabeza funcional debe ir seguida de la información especificada anteriormente (es decir, información de antecedentes, problema o propósito, etc.). No es necesario utilizar ningún encabezado de primer nivel en esta sección.Debido a que esta sección incluye información de antecedentes, sería el lugar apropiado para atender las necesidades de las audiencias que puedan necesitar conocimientos adicionales sobre el tema. Proporcionar definiciones de términos técnicos e instrucción sobre el proyecto general si es necesario. Si no está seguro de si su audiencia necesita una información en particular, continúe e inclúyala; es mejor darle a su lector un poco demasiado de fondo que no lo suficiente.
Discusión de los hallazgos
La sección Discusión de los hallazgos presenta la evidencia para sus conclusiones.
Esta sección clave debe organizarse cuidadosamente para mejorar la legibilidad.
Los patrones organizacionales útiles para los hallazgos del informe incluyen, pero no se limitan a:
- Mejor caso/peor de los casos
- Comparar/Contraste
- Cronología
- Geografía
- Importancia
- Patrón de Periodismo
Use un patrón organizacional Best Case/Peor Case cuando piense que la audiencia puede carecer de interés en el tema. Al examinar un tema con alternativas claras a su solución propuesta, considere usar un patrón de Comparación/Contraste. Los patrones geográficos funcionan de manera efectiva para temas que se discuten por ubicación.
Al describir la organización del informe en el primer párrafo, identificar ampliamente cómo se organiza el material del informe en lugar de afirmar que el informe utiliza un patrón específico (por ejemplo, Cronología, Geografía). Por ejemplo, escriba: “Los resultados de la investigación abordan las tendencias curriculares en tres provincias: (a) Columbia Británica, (b) Alberta y (c) Ontario”, no “Este informe utiliza un patrón organizacional geográfico”.
Siga el primer párrafo con un encabezado de primer nivel. Use encabezados de primer nivel para todas las demás partes principales de esta sección. Los títulos de primer nivel deben aparecer en negrita, letras mayúsculas. Centrar encabezados de primer nivel, pero alinear cualquier encabezado de segundo nivel con el margen izquierdo. Escriba cualquier encabezado de segundo nivel en negrita, mayúsculas y minúsculas.
A medida que presente, interprete y analice evidencia, considere usar texto y gráficos. Toma en cuenta lo que será más fácil de entender para tu audiencia.
Incluya también citas para todo el material citado o parafraseado de fuentes; consulte con su organización si prefieren citas entre paréntesis o notas al pie de página.
Integración de gráficos
Los autores de informes formales utilizan gráficos para presentar los datos en diferentes formas. Los párrafos de texto y los datos complejos o numéricos tienden a empantanar a los lectores, haciendo de los gráficos una mejora beneficiosa. Los gráficos también hacen que los datos sean más fáciles de entender, por lo que a veces tienen un mayor impacto en la audiencia.
Saber cuándo y cómo emplear los gráficos de manera efectiva es la clave para integrarlos con éxito. También es fundamental tener en cuenta a la audiencia. Aprenderás más sobre la creación de tablas y gráficas en el capítulo sobre Estrategias de Comunicación Visual.
Conclusiones y Recomendaciones
La sección de conclusiones y recomendaciones transmite los resultados clave del análisis en la sección de discusión de hallazgos. Hasta este punto, los lectores han revisado cuidadosamente los datos del informe; ahora están lógicamente preparados para leer las conclusiones y recomendaciones del informe.
Escriba “CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES” en todas las letras mayúsculas. Sigue esta cabeza funcional con las conclusiones del informe. Las conclusiones deben responder a cualquier pregunta de investigación que se planteó anteriormente en el informe. Presentar las conclusiones en una lista enumerada o con viñetas para mejorar la legibilidad.
Las recomendaciones ofrecen un curso de acción, y deben responder a cualquier problema o preguntas de investigación también. Piensa en las expectativas de tu audiencia. ¿Se han atendido todos sus requisitos?
Obras Citadas
Todos los informes formales deben incluir una página de obras citadas; su página documenta las fuentes citadas dentro del informe. El (los) destinatario (es) del reporte también puede (n) consultar esta página para localizar fuentes para futuras investigaciones.
Es aceptable seguir el estilo de documentación MLA (Modern Language Association), CMS (Chicago Manual of Style) o APA (American Psychological Association) para las entradas en esta página. Organizar todas las fuentes alfabéticamente. Consulte la última edición del manual de estilo apropiado para obtener más información sobre cómo dar formato a entradas para fuentes impresas y electrónicas en la página Obras citadas
Conclusión
Si bien algunas de las reglas de formato pueden parecer tediosas al principio, son necesarias para que su audiencia comprenda mejor el informe. El uso de un formato regulado permite una organización más universal que todos entenderán. Ser consciente de las necesidades y expectativas de su audiencia permitirá un informe sólido que satisfaga a su empleado y demuestre su competencia en su campo.
Pon a prueba tus conocimientos
Comprender las partes del informe puede ser un desafío, así que pruebe sus conocimientos arrastrando la parte del informe a su definición.
Consulta\(\PageIndex{1}\)
Descripción de la imagen
Figura 11.1 descripción de la imagen: Este es un diagrama de la página de título de un informe. Deja 2 pulgadas entre la parte superior y el título del informe (que debe estar en mayúsculas), luego escribe en mitad de página para quién se preparó el informe. 3/4 del camino abajo de la página, digamos para quién fue preparado el informe. Después escribe la fecha de envío.
Figura 11.2 Descripción de la imagen: Una tabla de contenidos de muestra y Lista de Figuras. Use letras mayúsculas para las partes principales y use líderes para guiar el ojo del lector hacia los números de página. La lista de cifras debe estar separada de la tabla de contenido.
Figura 11.3 Descripción de la imagen: Una página de cuerpo de muestra de una introducción. Este se separa en 'PROBLEMA' (todo en mayúsculas, negrita y en el centro) y FONDO. Cada párrafo tiene un espacio simple con doble espaciado entre párrafos.