3.3: Análisis de audiencia
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- Determine su propósito específico (el resultado deseado).
- Asegúrate de que tu propósito sea realista.
- Asegúrese de que su tiempo sea apropiado.
- Asegúrate de que tus fuentes sean creíbles.
- Asegúrate de que el mensaje refleje positivamente en tu negocio.
- Determinar el tamaño de audiencia.
- Determinar la composición del público.
- Determinar el conocimiento de la audiencia y la conciencia del tema.
- Anticipar respuestas probables.
- Seleccione el canal correcto.
- Asegúrese de que la información proporcionada sea precisa, ética y pertinente.
A lo largo de los próximos capítulos, examinaremos estos diversos pasos con mayor detalle.
El público cualquier pieza de escritura es el lector o lectores pretendidos o potenciales. Esta debe ser la consideración más importante en la planeación, redacción y revisión de un documento. Usted “adapta” su escritura para satisfacer las necesidades, intereses y antecedentes de los lectores que estarán leyendo su escritura.
El principio parece absurdamente simple y obvio. Es más o menos lo mismo que decirle a alguien: “Habla para que la persona frente a ti pueda entender lo que estás diciendo”. Es como decir: “No le hables ciencia espacial a tu hijo de seis años”. ¿Necesitamos un curso en eso? No lo parece. Pero, de hecho, la falta de análisis de audiencia y adaptación es una de las causas fundamentales de la mayoría de los problemas que encuentras en los documentos comerciales.
Las audiencias, independientemente de su categoría, también deben ser analizadas en términos de características como las siguientes:
- Antecedentes: conocimiento, experiencia, capacitación: Una de sus preocupaciones más importantes es la cantidad de conocimiento, experiencia o capacitación que puede esperar en sus lectores. Si espera que algunos de sus lectores carezcan de ciertos antecedentes, ¿los suministra automáticamente en su documento? Considera un ejemplo: imagina que estás escribiendo una guía para usar un producto de software que se ejecuta bajo Microsoft Windows. ¿Cuánto puede esperar que sus lectores sepan sobre Windows? Si es probable que algunos sepan poco sobre Windows, ¿debería proporcionar esa información? Si dices que no, entonces corres el riesgo de que los clientes se frustren con tu producto. Si dices que sí a agregar información de fondo en Windows, aumentas tu esfuerzo de trabajo y agregas al recuento de páginas del documento (y así al costo). Obviamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta; parte de la respuesta puede involucrar cuán pequeño un segmento de la audiencia necesita esa información de fondo.
- Necesidades e intereses: Para planificar tu documento, necesitas saber qué va a esperar tu audiencia de ese documento. Imagínese cómo los lectores querrán usar su documento y qué exigirán de él. Por ejemplo, imagina que estás escribiendo un manual sobre cómo usar un nuevo teléfono inteligente, ¿qué van a esperar encontrar en él tus lectores? Imagina que estás bajo contrato para escribir un informe de antecedentes sobre el cambio climático para una asociación nacional de bienes raíces, ¿de qué quieren leer y, igualmente importante, sobre qué no quieren leer?
- Diferentes culturas: Si escribes para una audiencia internacional, ten en cuenta que los formatos para indicar la hora y las fechas, los montos monetarios y los montos numéricos varían en todo el mundo. También tenga en cuenta que el humor y el lenguaje figurativo (como en “golpear un jonrón”) no es probable que se entiendan fuera de su propia cultura.
- Otras características demográficas: Hay muchas otras características sobre tus lectores que pueden influir en cómo debes diseñar y escribir tu documento, por ejemplo, grupos de edad, tipo de residencia, área de residencia, género, preferencias políticas, etc. .
El análisis de audiencia puede complicarse por otros factores, como los tipos de audiencia mixtos para un documento y la amplia variabilidad dentro de la audiencia.
- Más de un público. A menudo puede encontrar que su mensaje de negocios es para más de una audiencia. Por ejemplo, puede ser visto por técnicos (expertos y técnicos) y administrativos (ejecutivos). ¿Qué hacer? Puedes escribir todas las secciones para que todos los públicos de tu documento puedan entenderlas (¡buena suerte!) , o puedes escribir cada sección estrictamente para el público que estaría interesado en ella, luego usar encabezados e introducciones de sección para alertar a tu audiencia sobre dónde ir y qué evitar en tu reporte.
- Amplia variabilidad en una audiencia. Quizás te des cuenta de que, aunque tienes una audiencia que encaja en una sola categoría, existe una amplia variabilidad en su fondo. Esto es difícil: si escribes en el mínimo común denominador del lector, es probable que termines con una cosa engorrosa y tediosa similar a un libro que apagará a la mayoría de los lectores. Pero si no escribes a ese nivel más bajo, pierdes ese segmento de tus lectores. ¿Qué hacer? La mayoría de los escritores van por la mayoría de los lectores y sacrifican esa minoría que necesita más ayuda. Otros ponen la información complementaria en apéndices o insertan referencias cruzadas a libros de iniciación.
Referencia
Thill, J. V., & Bovee, C. L. (2004). Comunicación empresarial hoy (8ª ed.) . Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.
Atribuciones
Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 5.2 “Una lista de verificación de planeación para mensajes comerciales” en Comunicación Empresarial para el Éxito (usado bajo una licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional) y “Análisis de audiencia” en el libro de texto de redacción técnica en línea de D. McMurray (usado bajo licencia internacional CC-BY 4.0).