3.4: Propósito

La preparación para el proceso de escritura implica propósito, investigación e investigación, lectura y análisis, y adaptación. En este capítulo, consideramos cómo determinar el propósito de un documento y cómo esa conciencia guía al escritor hacia un producto efectivo.

Si bien puede ser libre de crear documentos que representen a usted mismo o a su organización, su empleador a menudo tendrá aportes directos sobre su propósito. Todos los actos de comunicación tienen fines generales y específicos, y el grado en que puedas identificar estos fines influirá en la efectividad de tu escritura. Los propósitos generales involucran el objetivo general de la interacción comunicativa, los cuales se han mencionado anteriormente: informar, persuadir, entretener, facilitar la interacción o motivar a un lector. El propósito general influye en la presentación y expectativa de retroalimentación. En un mensaje informativo, el tipo de escritura más común en los negocios, deberá cubrir varios elementos predecibles:

• Quién
• Qué
• Cuando
• Dónde
• Cómo
• Por qué (opcional)

Algunos elementos pueden recibir más atención que otros, y no necesariamente tienen que ser abordados en el orden que ves aquí. Dependiendo de la naturaleza de tu proyecto, como escritor tendrás cierto grado de aportación sobre cómo los organizas.

Tenga en cuenta que el último ítem, Por qué, está designado como opcional. Esto se debe a que la escritura empresarial a veces necesita reportar hechos y datos de manera objetiva, sin hacer ninguna interpretación ni señalar ninguna relación causa-efecto. En otras situaciones de negocio, por supuesto, identificar por qué sucedió algo o por qué una determinada decisión es ventajosa será la esencia de la comunicación.

Además de su propósito general (por ejemplo, informar, persuadir, entretener o motivar), cada escrito también tiene al menos un propósito específico, que es el resultado pretendido, el resultado que sucederá una vez que se haya leído su comunicación escrita.

Por ejemplo, imagina que eres empleado de la autoridad de vivienda de una ciudad pequeña y te han pedido que redactes una carta a los residentes de la ciudad sobre el radón. El radón es un gas radiactivo natural que ha sido clasificado por Health Canada como un peligro para la salud. En el transcurso de una prueba de rutina, se detectó radón en niveles mínimos en un edificio de departamentos operado por la autoridad habitacional. Presenta un nivel de riesgo relativamente bajo, pero debido a que el hecho fue reportado en el diario local, el alcalde ha pedido al director de la autoridad de vivienda ser proactivo en informar de la situación a todos los vecinos de la ciudad.

El propósito general de su carta es informar, y el propósito específico es tener un registro escrito de informar a todos los residentes de la ciudad sobre cuánto radón se encontró, cuándo y dónde; dónde pueden obtener más información sobre radón; y la fecha, hora y lugar de la reunión. Los residentes pueden leer la información y asistir o no pueden ni siquiera leer la carta. Pero una vez que la carta ha sido escrita, firmada y distribuida, se han cumplido sus propósitos generales y específicos.

Ahora imagina que comienzas a planear tu carta aplicando la lista de elementos anterior. Recordemos que la carta informa a los residentes sobre tres aspectos: (1) el hallazgo de radón, (2) dónde obtener información sobre el radón, y (3) la próxima reunión. Para cada una de estas piezas de información, los elementos pueden tener el siguiente aspecto:

1. Búsqueda de radón

   • Quién: El encargado del edificio de departamentos (dar nombre)
   • Qué: Descubren una concentración de radón de 250 becquereles por metro cúbico (Bq/m³) y lo reportaron al director de la autoridad de vivienda, quien informó al inspector de salud de la ciudad y alcalde
   • Cuándo: Durante la semana del 15 de diciembre
   • Dónde: En el sótano del edificio de departamentos ubicado en (dar dirección)
   • Cómo: En el curso de realizar una prueba anual de rutina con un kit de prueba de radón hágalo usted mismo disponible comercialmente

2. Información sobre radon

   • Quién: Según el inspector de salud de la ciudad y Health Canada
   • Qué: El radón es un gas radiactivo natural que resulta de la descomposición del uranio en el suelo; un nivel de prueba de radón superior a 200 Bq/m³ puede ser motivo de preocupación
   • Cuándo: Los niveles de radón fluctúan de vez en cuando, por lo que se realizarán más pruebas; en años pasados, los resultados de las pruebas estuvieron por debajo de 200 Bq/m³
   • Dónde: Más información está disponible en Health Canada
   • Cómo: Por teléfono, correo o en Internet (proporcionar información de contacto completa para ambas fuentes)
   • Por qué: Para estar mejor informado y evitar malentendidos sobre el radón, sus riesgos para la salud y el significado de los resultados de las pruebas de radón

3. Encuentro de la ciudad sobre el radón

   • Quién: Todos los residentes de la ciudad son bienvenidos
   • Qué: Asistir a una reunión informativa donde el alcalde, director de la autoridad de vivienda, inspector de salud de la ciudad y representante de Health Canada hablarán y responderán preguntas
   • Cuándo: Lunes 7 de enero, a las 7 p.m.
   • Dónde: Salón Comunitario Ayuntamiento
   • Por qué: Para estar mejor informado y evitar malentendidos sobre el radón, sus riesgos para la salud y el significado de los resultados de las pruebas de radón

Una vez que haya presentado estos elementos de su carta informativa, tiene un esquema a partir del cual será fácil escribir la carta real.

Su esfuerzo sirve como registro escrito de correspondencia informándoles que se detectó radón, que puede ser uno de los propósitos específicos o primarios. Un propósito secundario puede ser aumentar la asistencia a la reunión del ayuntamiento, pero necesitará comentarios de ese evento para determinar la efectividad de su esfuerzo.

Ahora imagina que en lugar de ser un empleado de la autoridad de vivienda, eres un residente de la ciudad que recibe esa carta informativa, y por casualidad operas un negocio como contratista certificado de mitigación de radón. Usted puede decidir construir sobre esta información y desarrollar un mensaje persuasivo. Podrá redactar una carta a los propietarios y propietarios del barrio cercano al edificio en cuestión. Para que tu mensaje sea persuasivo, puedes enfocarte en la percepción de que la radiación es inherentemente peligrosa y que ninguna cantidad de radón ha sido declarada segura. Se puede citar a autoridades externas que indican que el radón es un factor que contribuye a varias dolencias de salud, e incluso apelan a las emociones con frases como “protege a tus hijos” y “tranquilidad”. Su carta probablemente alentará a los lectores a consultar con Health Canada para verificar que usted es un contratista certificado, describir los servicios que brinda e indicar que se pueden concertar términos de pago amigables.

Credibilidad, tiempo y audiencia

En este punto de la discusión, necesitamos visitar el concepto de credibilidad. La credibilidad, o la percepción de integridad del mensaje basada en una asociación con la fuente, es fundamental para cualquier acto de comunicación. Si el público percibe que la carta ha presentado la información de manera imparcial y objetiva, percibe la experiencia del inspector de salud en la materia como relevante para el tema, y generalmente considera positiva a la autoridad de vivienda, es probable que acepte su información como exacta. Sin embargo, si la audiencia no asocia confianza y confiabilidad con tu mensaje en particular y con el gobierno de la ciudad en general, puedes anticipar una animada discusión en la reunión del ayuntamiento.

De la misma manera, si el público lector percibe la carta del contratista de mitigación de radón como un argumento de venta deficiente sin su mejor interés o seguridad en mente, es posible que no responda positivamente a su mensaje y sea poco probable que se comuniquen con él sobre posibles problemas de radón en sus hogares. Sin embargo, si la carta de ventas aborda directamente las necesidades de la audiencia y las persuade efectivamente, el contratista puede esperar una temporada ocupada.

Volviendo al escenario original de la autoridad habitacional, ¿consideró cómo podría recibirse su carta o el miedo que pudo haber generado en la audiencia? En la vida real no tienes una segunda oportunidad, pero en nuestro entorno académico, podemos regresar y tomarnos más tiempo en nuestra tarea, utilizando la lista de verificación de doce elementos presentada en el capítulo 2.3. Imagina que eres el alcalde o el director de la autoridad de vivienda. Antes de asignar a un empleado que envíe una carta para informar a los residentes sobre el hallazgo de radón, tómese un momento para considerar cuán realista es su propósito. Como funcionario de la ciudad, es posible que desee que la carta sirva como registro de que los residentes fueron informados del hallazgo de radón, pero ¿será ese el único resultado? ¿Se preocupará aún más la gente en respuesta a la carta que cuando se publicó el artículo en el diario? ¿Una carta persuasiva serviría mejor a los propósitos de la ciudad que a una carta informativa?

Otra consideración es el momento. Por un lado, puede ser importante que la carta se envíe lo más rápido posible, ya que el reporte del periódico puede que ya haya despertado preocupaciones de que la carta ayude a calmar. Por otro lado, dado que el radón fue descubierto a mediados de diciembre, muchas personas pueden verse atrapadas en las celebraciones navideñas y no prestarán atención a la carta. A principios de enero, todos estarán prestando más atención a su correo ya que anticipan la llegada de documentos relacionados con impuestos o incluso el temido estado de cuenta de la tarjeta de crédito. Si el alcalde tiene programada la reunión del ayuntamiento para el 7 de enero, la gente puede estar infeliz si solo se entera de la reunión a última hora. También considere a su personal; si muchos de ellos van a estar tomando vacaciones durante este periodo, es posible que no haya suficiente personal para responder a las llamadas telefónicas que probablemente vendrán en respuesta a la carta, a pesar de que la carta aconseja a los residentes que se comuniquen con Health Canada.

A continuación, ¿qué tan creíbles son las fuentes citadas en la carta? Si a usted como empleado de la autoridad de vivienda se le ha pedido que lo redacte, ¿a quién debe ir una vez que lo tenga escrito? Se menciona como fuente al inspector de salud de la ciudad; ¿leerán y aprobarán la carta antes de que se envíe? ¿Hay alguien a nivel regional, provincial o federal que pueda o deba verificar la información antes de que se envíe?

El siguiente punto de la lista de verificación es asegurarse de que el mensaje refleje positivamente en su negocio. En nuestro caso hipotético, el “negocio” es el gobierno de la ciudad. En la carta se debe reconocer que los funcionarios y empleados de la ciudad son servidores de los contribuyentes. “Estamos aquí para servirle” debería expresarse, si no en tantas palabras, en el tono de la letra.

Los siguientes tres elementos de la lista de verificación están asociados con el perfil de la audiencia: tamaño de la audiencia, composición, conocimiento y conciencia del tema. Dado que su carta está siendo enviada a todos los residentes de la ciudad, es probable que tenga una base de datos desde la que pueda decir fácilmente cuántos lectores constituyen su audiencia. ¿Qué pasa con la composición del público? ¿Qué más sabes de los residentes de la ciudad? ¿Qué porcentaje de hogares incluye a los niños? ¿Cuál es el nivel educativo de la mayoría de los residentes? ¿Hay muchos residentes cuyo primer idioma no es el inglés; si es así, ¿debería traducirse su carta a otros idiomas? ¿Cuál es el rango de niveles de ingresos en la ciudad? ¿Qué tan bien informados están los ciudadanos sobre el radón? ¿El radón ha sido un problema en algún otro edificio de la ciudad en los últimos años? Las respuestas a estas preguntas ayudarán a determinar qué tan detallada debe ser la información en su carta.

Por último, anticipar respuestas probables. Si bien la carta pretende informar, ¿podría malinterpretarse como un intento de “encubrir” una condición inaceptable en la vivienda de la ciudad? Si el periódico local volviera a imprimir la carta, ¿se molestaría el alcalde? ¿Hay alguien en relaciones públicas que estará haciendo entrevistas en medios al mismo tiempo que sale la carta? ¿Se coordinará la divulgación de información y, de ser así, por quién?

Un punto adicional que merece ser mencionado es la noción de tomadores de decisiones. Incluso si tu objetivo general es informar o persuadir, la misión básica es simplemente comunicarte. Establecer una conexión es un aspecto fundamental de la audiencia de comunicación, y si puedes apuntar correctamente a los tomadores de decisiones clave, aumentas tus probabilidades de establecer la conexión con aquellos a quienes pretendes informar o persuadir. ¿Quién abrirá el correo o correo electrónico? ¿Quién actuará sobre ello? Cuanto mejor puedas responder esas preguntas, más preciso podrás ser en tus esfuerzos de escritura.

Referencia

Gobierno de Canadá. (2017). Radón: Lo que necesitas saber. Recuperado de www.canada.ca/es/salud-canada/servicios/ambiental-workplace-health/radiation/radon.html.

Atribución

Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 5.2 “Piensa, luego escribe: Preparación de la escritura” en Comunicación Empresarial para el Éxito y se utiliza bajo licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional.