3.5: Canales
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Hasta el momento, hemos discutido un canal simple y tradicional de comunicación escrita: la carta impresa enviada por correo en un sobre comercial estándar y enviada por correo postal. Pero en el entorno empresarial actual, este canal es cada vez más raro a medida que los canales electrónicos se vuelven más ampliamente disponibles y aceptados.
¿Cuándo es apropiado enviar un mensaje instantáneo o mensaje de texto frente a un correo electrónico o fax convencional? ¿Cuál es la diferencia entre una carta y una nota? ¿Entre un informe y una propuesta? La escritura en sí misma es el medio de comunicación, pero cada uno de estos canales específicos tiene sus propias fortalezas, debilidades y expectativas entendidas que se resumen en Tabla\(\PageIndex{1}\).
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Mensaje instantáneo o mensaje de texto | Muy rápidoBueno para intercambios rápidos de pequeñas cantidades de información De bajo costo | InformalNo apto para grandes cantidades de información Las abreviaturas conducen a malentendidos | Respuesta rápida | Uso informal entre pares en niveles similares dentro de una organizaciónSe necesita una conexión rápida y económica con un colega sobre un tema pequeño y una cantidad limitada de información |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Correo electrónico | FastGood para intercambios de información relativamente rápidos La línea “Asunto” permite la compilación de muchos mensajes sobre un tema o proyecto Fácil de distribuir a múltiples destinatarios De bajo costo | Puede presionar “enviar” antes de tiempoPuede pasarse por alto o eliminarse sin ser leído Error “Responder a todos” Error “Forward” Los archivos adjuntos grandes pueden hacer que el correo electrónico quede atrapado en el filtro de spam del destinatario | Normalmente se espera una respuesta dentro de las 24 horas, aunque las normas varían según la situación y la cultura organizacional | Necesitas comunicarte pero el tiempo no es la consideración más importanteNecesitas enviar archivos adjuntos (siempre que su tamaño de archivo no sea demasiado grande) |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Fax | FastProporciona documentación | Problemas de recepción (por ejemplo, la máquina receptora puede estar sin papel o tóner) Se aplican cargos telefónicos de larga distancia La tecnología de transición basada en el teléfono pierde popularidad ante el intercambio de información en línea | Normalmente, no se espera un fax largo (varias páginas) | Quieres enviar un documento cuyo formato debe permanecer intacto tal como se presentó, como una receta médica o una orden de trabajo firmadaPermite el uso de membrete para representar a tu empresa |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Memo | Oficial pero menos formal que una cartaMuestra claramente quién la envió, cuándo y a quién | Los memos enviados a través de correos electrónicos pueden ser eliminados sin revisiónLos tachments pueden ser eliminados por los filtros de spam | Normalmente se usa internamente en una organización para comunicar directivas de la gerencia sobre políticas y procedimientos, o documentación | Necesitas comunicar un mensaje general dentro de tu organización |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Carta | FormalLetterHead representa a su empresa y agrega credibilidad | Puede ser archivado o desechado sin leerCosto y tiempo involucrado en la impresión, relleno, sellado, colocación de franqueo y viaje a través del sistema postal | Formatos específicos asociados con fines específicos | Es necesario informar, persuadir, entregar malas noticias o mensaje negativo, y documentar la comunicación |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Reporte | Puede requerir un tiempo significativo para su preparación y producción | Requiere una amplia investigación y documentación | Formatos específicos para fines específicos | Es necesario documentar la (s) relación (es) entre grandes cantidades de datos para informar a una audiencia interna o externa |
| Canal | Fortalezas | Debilidades | Expectativas | Cuándo elegir |
| Propuesta | Puede requerir un tiempo significativo para su preparación y producción | Requiere una amplia investigación y documentación | Formatos específicos para fines específicos | Necesitas persuadir a una audiencia con argumentos y datos complejos |
Al elegir el canal correcto para un mensaje, puede ahorrarse muchos dolores de cabeza y aumentar la probabilidad de que su escritura sea leída, entendida y actuada de la manera que pretendía.
En cuanto a la preparación de la escritura, debes revisar cualquier comunicación electrónica antes de enviarla. Los errores ortográficos y gramaticales afectarán negativamente tu credibilidad. Con documentos escritos, a menudo nos tomamos tiempo y cuidado para hacerlo bien la primera vez, pero la velocidad de la mensajería instantánea, la mensajería de texto o el correo electrónico a menudo elimina este importante ciclo de revisión de obras escritas. El hecho de que el documento que preparas en un mensaje de texto tenga una sola frase no significa que no pueda ser malinterpretado o exponerlo a responsabilidad. Tómese tiempo al preparar sus mensajes escritos, independientemente de su presentación prevista, y revise su trabajo antes de hacer clic en “enviar”.
Atribución
Este capítulo es una adaptación del Capítulo 5.2 “Piensa, luego escribe: Preparación de la escritura” en Comunicación Empresarial para el Éxito y se utiliza bajo licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional.