3.10: Adaptación de mensajes

Digamos que has analizado a tu audiencia hasta que los conoces mejor de lo que te conoces a ti mismo. ¿De qué sirve? ¿Cómo se utiliza esta información? ¿Cómo evitas escribir algo que seguirá siendo incomprensible o inútil para tus lectores?

El negocio de escribir a tu audiencia puede tener mucho que ver con el talento innato, la intuición e incluso el misterio. Pero hay algunos controles que puedes usar para tener una mejor oportunidad de conectarte con tus lectores. Los siguientes “controles” en su mayoría tienen que ver con hacer que la información sea más comprensible para su audiencia específica:

• Agregar información que los lectores necesitan para entender su documento. Verifique si falta cierta información clave, por ejemplo, una serie crítica de pasos a partir de un conjunto de instrucciones, antecedentes importantes que ayudan a los principiantes a comprender la discusión principal o definiciones de términos clave.
• Omita la información que sus lectores no necesitan. La información innecesaria también puede confundir y frustrar a los lectores, después de todo, está ahí para que se sientan obligados a leerla. Por ejemplo, probablemente puedas cortar la discusión teórica a partir de instrucciones básicas.
• Cambia el nivel de la información que tienes actualmente. Es posible que tengas la información correcta pero puede ser “pited” a un nivel técnico demasiado alto o demasiado bajo. Puede ser presentado en el tipo de audiencia equivocado, por ejemplo, en una audiencia experta en lugar de una audiencia técnica. Esto sucede con mayor frecuencia cuando las notas de diseño del producto se pasan como instrucciones.
• Agrega ejemplos para ayudar a los lectores a entender. Los ejemplos son una de las formas más poderosas de conectar con el público, particularmente en las instrucciones. Incluso en textos no instructivos, por ejemplo, cuando intentas explicar un concepto técnico, los ejemplos son una gran ayuda, las analogías en particular.
• Cambia el nivel de tus ejemplos. Puede que estés usando ejemplos, pero el contenido técnico o nivel puede no ser apropiado para tus lectores.
• Cambia la organización de tu información. A veces, puedes tener toda la información correcta pero organizarla de manera incorrecta. Por ejemplo, puede haber demasiada información de fondo por adelantado (o muy poca) de tal manera que ciertos lectores se pierdan. A veces, la información de fondo necesita consolidarse en la información principal; por ejemplo, en las instrucciones a veces es mejor alimentarse en trozos de fondo en los puntos donde se necesitan de inmediato.
• Fortalecer las transiciones. Puede ser difícil para los lectores, particularmente los no especialistas, ver las conexiones entre las secciones principales de su informe, entre párrafos individuales, y a veces incluso entre oraciones individuales. Puede hacer que estas conexiones sean mucho más claras agregando palabras de transición y haciendo eco de palabras clave con mayor precisión. Palabras como “por lo tanto”, “por ejemplo”, “sin embargo” son palabras de transición; indican la lógica que conecta el pensamiento anterior con el pensamiento próximo.
• Escriba presentaciones más sólidas, tanto para todo el documento como para las secciones principales. La gente parece leer con más confianza y comprensión cuando tienen el “panorama general”, una visión de lo que viene y cómo se relaciona con lo que acaban de leer. Por lo tanto, asegúrese de tener una fuerte introducción a todo el documento, una que deje claro el tema, propósito, audiencia y contenido de ese documento. Y para cada sección principal dentro de su documento, utilice mini-introducciones que indiquen al menos el tema de la sección y dé una visión general de los subtemas a tratar en esa sección.
• Crear oraciones temáticas para párrafos y grupos de párrafos. Puede ayudar inmensamente a los lectores a darles una idea del tema y propósito de una sección (un grupo de párrafos) y en particular a darles una visión general de los subtemas a punto de ser cubiertos.
• Cambia el estilo y la longitud de la oración. La forma en que escribes, a nivel de oración individual, también puede marcar una gran diferencia. En las instrucciones, por ejemplo, usar la voz imperativa y el fraseo de “usted” es mucho más comprensible que la voz pasiva o el fraseo de terceros personales. La escritura pasiva y sin persona es más difícil de leer: pon a las personas y la acción en tu escritura. Del mismo modo, opta por verbos activos en lugar de ser fraseo de verbos. Todo esto hace que tu escritura sea más directa e inmediata; los lectores no tienen que buscarla. La longitud de la sentencia también importa. Un promedio de entre 15 y 25 palabras por oración es aproximadamente correcto; las oraciones de más de 30 palabras a menudo son desconfiadas.
• Trabajar en la claridad de las oraciones y la economía. Esto está estrechamente relacionado con el “control” anterior pero merece su propio lugar. A menudo, el estilo de escritura puede ser tan prolijo que es difícil o frustrante de leer. Cuando revise sus borradores aproximados, póngalos a dieta: pase por un borrador línea por línea tratando de reducir el recuento general de palabras, páginas o líneas en un 20 por ciento. Pruébalo como experimento y mira cómo te va. Encontrarás muchos detalles quisquillosos, innecesarios y frases infladas que puedes cortar.
• Usa más o diferentes gráficos. Para audiencias no especializadas, es posible que desee usar más gráficos, y otros más simples en ese sentido. Los gráficos para especialistas son más detallados y más técnicos.
• Divida el texto o consolide el texto en fragmentos significativos y utilizables. Para lectores no especializados, es posible que necesites tener párrafos más cortos.
• Agregar referencias cruzadas a información importante. En la información técnica, puede ayudar a los lectores no especializados señalándolos a fuentes de fondo. Si no puedes explicar completamente un tema en el acto, apunta a una sección o capítulo donde está.
• Utilice encabezamientos y listas. Los lectores pueden sentirse intimidados por grandes y densos párrafos de escritura, sin cortar por otra cosa que no sea una línea en blanco de vez en cuando. Busque en sus borradores aproximados formas de incorporar encabezados; busque cambios en el tema o subtema. Busca en tu escritura listados de cosas, estas se pueden convertir en listas verticales. Busque listados emparejados como términos y sus definiciones; estos se pueden convertir en listas de dos columnas. Por supuesto, ten cuidado de no forzar este formato especial, no exageres.
• Utilice tipografía especial y trabaje con márgenes, longitud de línea, interlineado, tamaño de tipo y estilo de tipo. Puedes hacer cosas como acortar las líneas (traer los márgenes), usar tamaños de tipo más grandes y otras tácticas similares. Se cree que ciertos estilos de tipo son más amigables y legibles que otros.

Estos son los tipos de “controles” que puedes usar para afinar tus mensajes y hacerlos lo más fácilmente comprensibles posible. En contraste, es la acumulación de muchos problemas en estas áreas, incluso aparentemente triviales, lo que se suma a que un documento es difícil de leer y entender.

Atribución

Este capítulo es una adaptación de “Análisis de audiencia” en el libro de texto de redacción técnica en línea de D. McMurray y se utiliza bajo licencia CC-BY 4.0 Internacional.