4.1: Estilo y tono

El estilo y el tono a menudo se consideran intercambiables y hay algunas distinciones borrosas entre los dos. Pero para nuestros propósitos, el estilo se refiere a elementos como escritura activa versus pasiva, longitudes de oraciones variadas, flujo, variedad de uso de palabras y opciones de puntuación. El estilo le da a tu escritura un tipo de personalidad cuando se combina con el tono. Al igual que con la audiencia y el formato, es importante que el estilo que elijas coincida con el propósito previsto de tu mensaje.

Similar en algunos aspectos al estilo, el tono se refiere a la sensación que tendrá tu audiencia cuando decodifiquen tu documento. Aquí te preguntarías si tu tono es formal, informal, positivo, negativo, educado, directo o indirecto. El propósito de hacerse esta pregunta es determinar si el tono se adapta o mejora de otra manera el propósito de su mensaje previsto.

Empecemos por considerar y pensar en los siguientes escenarios.

Escenarios para la reflexión

Considera las siguientes líneas de correos electrónicos de negocios. ¿Cómo describirías el tono de cada entrada? ¿Qué palabras, frases u otros elementos sugieren ese tono?

• “A lo mejor si el líder del proyecto hubiera establecido un horario razonable desde el principio, ahora no estaríamos en este lío”.
• “Lo que sea que te estén pagando, no es suficiente. Gracias por trabajar tan duro en esto”.
• “No estoy seguro de qué más hay en tu plato ahora mismo, pero necesito estos números para esta tarde, en realidad en las próximas dos horas”.
• “No puedo recordar cuando dijiste que esto era debido”.
• “Si bien agradezco que su equipo esté siendo jalado en varias direcciones diferentes en este momento, este proyecto es la principal prioridad de mi departamento para el semestre. ¿Qué podemos hacer desde nuestro extremo para configurar a su grupo para completar esto en junio?

Ya sea en un lugar de trabajo o en nuestra vida personal, la mayoría de nosotros hemos recibido correos electrónicos que hemos encontrado desagradables, inapropiados o, como mínimo, curt. Dar el tono adecuado y ser diplomático, particularmente en la comunicación empresarial, puede significar la diferencia entre ofender a su lector y construir relaciones profesionales importantes. Y de manera más inmediata, puede significar la diferencia entre conseguir lo que quieres y ser ignorado.

Al igual que con cualquier escrito, considerar la audiencia, el propósito y el tipo de información es clave para construir la comunicación empresarial. Verdaderamente afinar tu escritura para que funcione para ti, más que en tu contra, es clave para formar relaciones profesionales sólidas y ser efectivos en tu propia posición.

Atribución: El material anterior es tomado de Diplomacia, Tono y Énfasis en la Escritura Empresarial en los Comunes de Escritura y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-ND 3.0 Unported.

Desarrollar un estilo de escritura empresarial apropiado se reflejará bien en ti y aumentará tu éxito en cualquier carrera. Los errores ortográficos de palabras individuales o errores gramaticales que impliquen una mala colocación o elecciones incorrectas de palabras en una oración pueden crear confusión, perder significado y tener un impacto negativo en la recepción de su mensaje. El estilo que uses dependerá de tu audiencia, contexto, canal y el propósito del mensaje (entre otras razones).

Informal

El estilo informal es un estilo casual de escritura. Se diferencia del inglés comercial estándar en que a menudo hace uso de expresiones coloridas, jerga y frases regionales. Como resultado, puede ser difícil de entender para un aprendiz de inglés o una persona de una región diferente del país. A veces el coloquialismo toma la forma de una diferencia de palabras; por ejemplo, la diferencia entre una “Coca-Cola”, un “tónico”, un “pop” y un “soda pop” depende principalmente de dónde vivas.

Este tipo de escritura utiliza lenguaje coloquial, como el estilo de escritura que se usa a menudo en los mensajes de texto:

ok fwiw hice mi parte n la metí en donde me pediste pero mi? es si el grupo no participa sigo recibiendo crédito por mi parte de lo que hice n también cuanto tenemos que hacer todos quiero decir pongo en mi opinión de los artículos en orden también tengo que responder a los demás integrantes del equipo o qué? Thxs

Si bien es posible que podamos comprender el significado del mensaje y comprender algunas de las abreviaturas, este estilo informal generalmente no es apropiado en las comunicaciones comerciales. Dicho esto, la escritura coloquial puede ser permisible, e incluso preferible, en algunos contextos empresariales limitados. Por ejemplo, una carta de marketing que describa un producto folksy como una estufa de leña o una palomita de maíz anticuada podría usar un estilo coloquial para crear una sensación de relajación en casa con sus seres queridos. Aún así, es importante considerar cómo el lenguaje coloquial aparecerá ante el público. ¿Será claro el significado de las palabras elegidas para un lector que sea de otra parte del país? ¿Un tono folksy sonará como si estuvieras “hablando mal” con tu audiencia, asumiendo que no son lo suficientemente inteligentes o educados como para apreciar el inglés estándar? Un último punto a recordar es que el estilo coloquial no es excusa para usar expresiones sexistas, racistas, profanas u ofensivas.

Formal

En la escritura de negocios, muchas veces el estilo apropiado tendrá cierto grado de formalidad. Los escritores que usan un estilo formal tienden a usar un vocabulario más sofisticado, una mayor variedad de palabras y más palabras con múltiples sílabas, no con el propósito de lanzar palabras grandes, sino para mejorar el estado de ánimo formal del documento. También tienden a usar sintaxis más compleja, dando como resultado oraciones que son más largas y contienen cláusulas más subordinadas. Dicho esto, ¡sigue siendo de vital importancia asegurarse de que las palabras que usa sean precisas, relevantes y transmitan el significado apropiado y exacto! Este estilo de escritura puede usar la tercera persona y también puede evitar el uso de contracciones. Sin embargo, no siempre es así.

Lenguaje positivo

A menos que haya una razón específica para no hacerlo, use un lenguaje positivo donde sea posible. El lenguaje positivo beneficia tu escritura de dos maneras. Primero, crea un tono positivo, y es más probable que tu escritura sea bien recibida. Segundo, aclara tu significado, ya que las declaraciones positivas son más concisas. Echa un vistazo a las siguientes frases redactadas negativamente y luego a sus contrapartes positivas, a continuación.

Ejemplos: Negativo: Tu auto no estará listo para ser recogido hasta el viernes. Positivo: Tu auto estará listo para ser recogido el viernes. Negativo: No completaste el examen. Positivo: Deberá completar el examen. Negativo: Su tiempo de vacaciones no está aprobado hasta que su gerente lo borre. Positivo: Tu tiempo de vacaciones será aprobado cuando tu gerente lo borre.

Evite usar múltiples negativos en una oración, ya que esto hará que su oración sea difícil de entender. Cuando los lectores encuentran más de un constructo negativo en una oración, sus cerebros tienen que hacer más trabajo cognitivo para descifrar el significado; múltiples negativos pueden crear oraciones enrevesadas que empantanan al lector.

Ejemplos: Negativo: No se tomará una decisión a menos que todos los miembros del consejo estén de acuerdo. Positivo: Se tomará una decisión cuando todos los miembros de la junta estén de acuerdo. Negativo: El evento no se puede programar sin una sede. Positivo: El evento se puede programar cuando se ha reservado un lugar.

Entonces, ¿qué es la escritura profesional de todos modos?

Si respondiste “depende”, tienes razón.

Las audiencias tienen expectativas y necesidades y tu trabajo es satisfacerlas. Algunos públicos de negocios prefieren un tono bastante formal. Si incluyes contracciones o usas un estilo demasiado casual, puedes perder su interés y atención; también puedes darles una impresión negativa de tu nivel de experiencia. Sin embargo, si estás escribiendo para una audiencia que espera un lenguaje informal, puedes perder su interés y atención al escribir demasiado formalmente; tu escritura también puede parecer arrogante o pomposa. No es que un estilo sea mejor que el otro, sino simplemente que los estilos de escritura varían en una variedad de opciones. El hábil escritor de negocios conocerá a su público y adaptará el mensaje para facilitar mejor la comunicación. Elegir el estilo adecuado puede tener un impacto significativo en la forma en que se recibe su escritura.

Si usas expresiones que implican una relación o una conciencia especial de información como “ya sabes” o “como discutimos”, sin explicar los antecedentes necesarios, tu escritura puede ser vista como demasiado familiar, íntima o incluso reservada. La confianza es la base de todas las interacciones de comunicación y una palabra o frase descuidada puede perjudicar la confianza.

Si quieres usar el humor, piensa detenidamente en cómo lo interpretará tu audiencia. El humor es una forma frágil de comunicación que requiere una conciencia de ironía, de yuxtaposición, o un sentido compartido de actitudes, creencias y valores. Diferentes personas encuentran el humor en diferentes situaciones, y lo que es divertido para una persona puede ser aburrido, o incluso hiriente, para otra persona.

En el siguiente capítulo, discutiremos el lenguaje sencillo, incluyendo cómo y por qué hacerlo.

Atribuciones

Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 4.4 “Estilo en la comunicación escrita” y del Capítulo 6.2 “Estilo de escritura” en Comunicación Empresarial para el Éxito (usado bajo licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional) y Parte 2 “Redacción” en el Profesional Comunicaciones REA por el Equipo de Desarrollo de REA de Olds College (usado bajo licencia CC-BY 4.0 International). Puede descargar REA de Comunicaciones Profesionales de forma gratuita en http://www.procomoer.org/.

Los escenarios para la reflexión contienen material tomado de Diplomacia, Tono y Énfasis en la Escritura Empresarial en los Comunes de Escritura y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-ND 3.0 Unported.