4.2: Lenguaje sencillo

Si bien hubo una época en la que muchos documentos comerciales se escribían en tercera persona para darles la impresión de objetividad, este estilo formal era a menudo pasivo y verdoso. Hoy en día, ha dado paso a una escritura activa, clara, concisa, a veces conocida como “inglés simple” (Bailey, 2008). El estilo de lenguaje sencillo implica palabras y expresiones cotidianas en un contexto grupal familiar y puede incluir contracciones. ¿Por qué usar una palabra de $100 cuando una de 25 centavos servirá?

Consideremos algunas declaraciones. ¿Qué opinas que hace que una oración sea más fácil de entender que la otra?

Declaraciones para la reflexión

¿Qué afirmación es más fácil de entender? ¿Qué elementos hacen que sea más fácil de entender?

A. Al comunicarse con una audiencia en persona, es importante proyectar su voz en las esquinas traseras de la sala.

B. Habla en voz alta al momento de presentar para que la gente de la fila de atrás pueda escucharte.

¿Qué afirmación es más fácil de entender?

A. A nadie se le permite utilizar el parque en las horas de 10 p.m. — 6 a.m.

B. El parque está cerrado de 10 p.m. — 6 a.m.

¿Qué afirmación es más fácil de entender?

A. La fotocopiadora está fuera de servicio hasta nuevo aviso.

B. La fotocopiadora está rota.

A medida que los negocios y la industria comercian cada vez más a través de las fronteras y los idiomas, las técnicas de escritura que oscurecen el significado o impiden la comprensión pueden Los estilos de escritura eficientes se han convertido en la norma.

No importa quién sea tu audiencia, ellos apreciarán tu capacidad para escribir usando un lenguaje sencillo. Aquí hay algunos principios para escribir en lenguaje sencillo:

Principio 1: Usar voz activa

Para comunicarte profesionalmente, necesitas saber cuándo y cómo usar ya sea la voz activa o pasiva. Aunque la mayoría de los contextos prefieren la voz activa, la voz pasiva puede ser la mejor opción en ciertas situaciones. Generalmente, sin embargo, la voz pasiva tiende a ser incómoda, vaga, verdosa y una construcción gramatical que debes evitar en la mayoría de los casos.

Reconocer la voz activa y pasiva

Para usar voz activa, haz del sustantivo que realiza la acción el sujeto de la oración y empareja directamente con un verbo de acción.

Lee estas dos frases:

Matt Damon dejó Harvard a fines de la década de 1980 para comenzar su carrera como actor.

La carrera como actor de Matt Damon comenzó a fines de la década de 1980 cuando dejó Harvard.

En la primera oración, left es un verbo de acción que se empareja con el sujeto, Matt Damon. Si te preguntas: “¿Quién o qué queda?” la respuesta es Matt Damon. Ninguno de los otros dos sustantivos de la sentencia —Harvard y carrera— “dejó” nada.

Ahora mira la segunda frase. Se inicia el verbo acción. Si te preguntas: “¿Quién o qué empezó algo?” la respuesta, de nuevo, es Matt Damon. Pero en esta frase, el escritor colocó a su carrera —no a Matt Damon—en la posición de sujeto. Cuando el hacedor de la acción no es el sujeto, la oración está en voz pasiva. En construcciones de voz pasiva, el hacedor de la acción generalmente sigue a la palabra por como el objeto indirecto de una frase preposicional, y el verbo de acción típicamente se asoció con una versión del verbo ser.

Escribir en la voz activa

Escribir en voz activa es fácil una vez que entiendes la diferencia entre voz activa y pasiva. Asegúrate de definir siempre quién o qué hizo qué.

Uso de la voz pasiva

Si bien se prefiere usar la voz activa, a veces la voz pasiva es la mejor opción. Considera los siguientes usos aceptables de la voz pasiva.

• Cuando no se sabe quién o qué es el responsable de la acción:

Ejemplo: Nuestra cerradura de la puerta principal fue escogida.

Justificación: Si no sabes quién escogió la cerradura de tu puerta principal, no puedes decir quién lo hizo. Se podría decir que un ladrón irrumpió, pero eso sería una suposición; podría, teóricamente, averiguar que la cerradura fue agarrada por un familiar que se había olvidado de llevarse una llave.

• Cuando se quiere ocultar a la persona o cosa responsable de la acción, como en una historia:

Ejemplo: El sótano estaba lleno de un misterioso sonido de raspado.

Justificación: Si estás escribiendo una historia dramática, podrías introducir un fenómeno sin revelar a la persona o cosa que lo causó.

• Cuando la persona o cosa que realizó la acción no es importante:

Ejemplo: El parque estuvo inundado toda la semana.

Justificación: Aunque obviamente sabrías que el agua de lluvia inundó el parque, decirlo no sería importante.

• Cuando no se quiere poner crédito, responsabilidad, o culpar:

Ejemplo: Se cometió un error en la investigación que resultó en que la persona equivocada estuviera en proceso.

Justificación: Incluso si crees que sabes quién es el responsable de un problema, es posible que no quieras exponer a la persona.

• Cuando se quiere mantener la impresión de objetividad:

Ejemplo: Se observó que sólo los alumnos de primer grado optaron por comer la fruta.

Justificación: Los informes de investigación en ciertas disciplinas académicas intentan sacar al investigador de los resultados, para evitar decir, por ejemplo, “Noté que solo los alumnos de primer grado...”

• Cuando se quiere evitar el uso de una construcción de género, y pluralizar no es una opción:

Ejemplo: Si el usuario olvida la contraseña, se le hará una pregunta de seguridad.

Justificación: Esta construcción evita la necesidad del engorroso “su” (como en “el usuario olvida su contraseña”).

Principio 2: Usar palabras comunes en lugar de palabras complejas

Las elecciones inapropiadas de palabras se interpondrán en el camino de tu mensaje. Por esta razón, utilizar un lenguaje que sea preciso y apropiado para la situación de escritura. Omita la jerga (palabras y frases técnicas comunes a una profesión o disciplina específica) y la jerga (palabras y frases inventadas específicas de un determinado grupo de personas), a menos que su audiencia y propósito requieran dicho lenguaje. Evite usar palabras y frases desactualizadas, como “Marcar el número”. Sea directo en su escritura en lugar de usar eufemismos (formas más amables, pero a veces inexactas, de decir algo). Sea claro sobre el nivel de formalidad que necesita cada pieza de escritura, y apéguese a ese nivel.

Escribir sin jerga ni jerga

La jerga y la jerga tienen sus lugares. Usar jerga está bien siempre y cuando puedas asumir con seguridad que tus lectores también conocen la jerga. Por ejemplo, si eres abogado escribiendo a otros en la profesión jurídica, usar jerga jurídica está perfectamente bien. Por otro lado, si estás escribiendo para personas ajenas a la profesión jurídica, lo más probable es que usar jerga jurídica sea confuso, y deberías evitarlo. Por supuesto, los abogados deben usar jerga legal en los papeles que preparan para los clientes. Sin embargo, esos artículos están diseñados para navegar dentro del sistema legal y pueden no ser claros para los lectores fuera de este grupo demográfico.

Principio 3: Escribe para tu lector

Cuando escribes para tus lectores y hablas con un público, tienes que considerar quiénes son y qué necesitan saber. Cuando los lectores saben que te preocupan sus necesidades, es más probable que sean receptivos a tu mensaje, y será más probable que tomen las medidas que les pidan y se centren en detalles importantes.

Tu mensaje significará más para tu lector si tiene la impresión de que fue escrito directamente a ellos.

Organice su documento para satisfacer las necesidades de sus lectores

Cuando escribes, pregúntate: “¿Por qué alguien leería este mensaje?” A menudo, es porque el lector necesita una pregunta respondida. ¿Qué necesitan saber para prepararse para la próxima reunión, por ejemplo, o qué nuevas políticas de la compañía necesitan cumplir? Piense en las preguntas que harán sus lectores y luego organice su documento para responderlas.

Atribución

Este capítulo contiene material tomado de la Parte 1 “Fundamentos” en el REA de Comunicaciones Profesionales por el Equipo de Desarrollo de REA de Olds College (utilizado bajo una licencia CC-BY 4.0 International). Puede descargar REA de Comunicaciones Profesionales de forma gratuita en http://www.procomoer.org/.