5.1: Memorias

Un memorando (o memorándum, que significa “recordatorio”) se utiliza normalmente para comunicar políticas, procedimientos o asuntos oficiales relacionados dentro de una organización. A menudo se escribe desde una perspectiva de uno a todos (como la comunicación masiva), transmitiendo un mensaje a una audiencia, en lugar de una comunicación interpersonal uno a uno. También se puede usar para actualizar a un equipo sobre las actividades de un proyecto determinado o para informar a un grupo específico dentro de una compañía de un evento, acción o observancia.

Propósito de Memo

El propósito de una nota suele ser informar y representar los intereses de la empresa u organización, pero ocasionalmente incluye un elemento de persuasión o un llamado a la acción. Todas las organizaciones cuentan con redes de comunicación informales y formales. La red de comunicación no oficial e informal dentro de una organización a menudo se llama vid, y a menudo se caracteriza por rumores, chismes e inversiones. En la vid, una persona puede escuchar que alguien más va a ser despedido y comenzar a dar la noticia por ahí. Los rumores cambian y se transforman a medida que se pasan de persona a persona, y antes de que te des cuenta, la palabra es que están cerrando todo tu departamento.

Una manera efectiva de abordar la especulación informal y extraoficial es explicar claramente para todos los empleados lo que está sucediendo con un tema en particular. Si los recortes presupuestarios son una preocupación, entonces puede ser prudente enviar un memorándum explicando los cambios que son inminentes. Si una empresa quiere que los empleados tomen medidas, también pueden emitir un memorándum.

Formato Memo

Un memo tiene un encabezado con palabras guía que indican claramente quién envió el memorándum, quiénes son los destinatarios previstos, la fecha del memo y una línea de asunto descriptiva. El contenido de cada campo de palabras guía se alinea. Luego, el mensaje sigue al encabezado, y normalmente incluye una declaración (introducción), una discusión y un resumen.

La figura\(\PageIndex{1}\) muestra una nota de muestra.

Figura\(\PageIndex{1}\). Una nota de muestra (Melissa Ashman, 2018, licencia internacional CC-BY-NC 4.0)

Cinco consejos para memorandos de negocios efectivos

1. Orientación a la audiencia

Siempre considere a la audiencia y sus necesidades a la hora de preparar un memo (o cualquier mensaje para el caso). Un acrónimo o abreviatura que es conocido por la dirección puede no ser conocido por todos los empleados de la organización, y si el memo se va a publicar y distribuir dentro de la organización, el objetivo es ser una comunicación clara y concisa en todos los niveles sin ambigüedad.

2. Tono profesional

Los memorandos suelen ser anuncios, y la persona que envía el memorándum habla por parte o por toda la organización. Usa un tono profesional en todo momento.

3. Énfasis en materia

El tema del memo normalmente se declara en la línea de asunto, y debe ser claro, conciso y descriptivo. Si el memorándum anuncia la observancia de un feriado, por ejemplo, el feriado específico debe nombrarse en la línea de asunto; por ejemplo, use “Horario de fin de semana de Acción de Gracias” en lugar de “observancia de vacaciones”.

4. Formato directo

Algunas comunicaciones comerciales escritas permiten elegir entre formatos directos e indirectos, pero los memorandos son casi siempre directos. El propósito se anuncia claramente de inmediato y por adelantado, y luego sigue la explicación o la información de apoyo.

5. Mantener la objetividad

Los memorandos deben tener un tono objetivo sin sesgos personales, preferencias o intereses en exhibición. Evitar la subjetividad.

Atribución

Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 9.2 “Memorandos y cartas” en Comunicación Empresarial para el Éxito y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional.