5.2: Letras
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Si bien el correo electrónico y los mensajes de texto pueden usarse con mayor frecuencia hoy en día, la carta comercial sigue siendo una forma común de comunicación escrita. Puede servir para presentarle a un empleador potencial, anunciar un producto o servicio, o incluso servir para comunicar sentimientos y emociones. Examinaremos el esquema básico de una carta y luego nos centraremos en productos específicos o tareas de escritura.
Todos los mensajes comerciales tienen expectativas en términos de idioma y formato. El público o lector también puede tener su propia idea de lo que constituye un tipo específico de carta, y su organización puede tener su propio formato y requisitos. Hay muchos tipos de letras, y muchas adaptaciones en términos de forma y contenido. En este capítulo, se discuten los quince elementos de una carta tradicional estilo bloque.
Las cartas pueden servir para presentar sus habilidades y calificaciones a posibles empleadores, entregar información importante o específica, o servir como documentación de un evento o decisión. Independientemente del tipo de letra que necesites escribir, puede contener hasta quince elementos en cinco áreas. Si bien es posible que no use todos los elementos en cada caso o contexto, se enumeran en Tabla\(\PageIndex{1}\).
Tabla\(\PageIndex{1}\) Elementos de una carta comercial
| Contenido | Lineamientos |
|---|---|
| 1. Dirección de devolución | Esta es tu dirección donde alguien podría enviar una respuesta. Si tu carta incluye un membrete con esta información, ya sea en el encabezado (en la parte superior de la página) o en el pie de página (a lo largo de la parte inferior de la página), no necesitas incluirlo antes de la fecha. |
| 2. Fecha | La fecha debe colocarse en la parte superior, justificada a la derecha o a la izquierda, a cinco líneas de la parte superior de la página o logotipo con membrete. |
| 3. Referencia (Re:) *opcional | Al igual que una línea de asunto en un correo electrónico, aquí es donde indica a qué se refiere la carta, el asunto o propósito del documento. |
| 4. Entrega *opcional | En ocasiones se quiere indicar en la propia carta cómo fue entregada. Esto puede dejar claro a un tercero que la carta fue entregada a través de un método específico, como el correo certificado (requisito legal para algunos tipos de documentos). |
| 5. Nota del destinatario *opcional | Aquí es donde se puede indicar si la carta es personal o confidencial. |
| 6. Saludo | Un saludo común puede ser “Querido señor (nombre completo)”. Si no está seguro sobre qué título usar (como Mrs., Ms., Mr., Mx., Dr.), puede simplemente escribir el nombre del destinatario (por ejemplo, “Dear Cameron Rai”) seguido de dos puntos. Una coma después del saludo es correcta para las cartas personales, pero se debe usar dos puntos en los negocios. El saludo “A quien pueda interesar” es apropiado para cartas de recomendación u otras cartas que tengan por objeto ser leídas por todos y cada uno de los individuos. Si este no es el caso con su carta, pero no está seguro de cómo dirigirse a su destinatario, haga todo lo posible para averiguar a quién debe dirigirse específicamente la carta. Para muchos, no hay un sonido más dulce que el de su nombre, y deletrearlo incorrectamente corre el riesgo de enajenar al lector antes incluso de que su carta haya sido leída. Evite el uso de saludos impersonales como “Estimado cliente potencial”, ya que la falta de personalización puede alienar a un futuro cliente. |
| 7. Introducción | Este es su párrafo inicial, y puede incluir una declaración de atención, una referencia a la finalidad del documento, o una introducción de la persona o tema dependiendo del tipo de letra. Una apertura enfática implica utilizar el elemento más significativo o importante de la letra en la introducción. Los lectores tienden a prestar atención a las aperturas, y tiene sentido delinear las expectativas para el lector por adelantado. Así como previsualizarías tu tema en un discurso, la apertura clara en tus introducciones establece contexto y facilita la comprensión. |
| 8. Cuerpo | Si tienes una lista de puntos, una serie de hechos, o una serie de preguntas, pertenecen al cuerpo de tu carta. Puede elegir dispositivos organizacionales para llamar la atención, como una lista de viñetas, o simplemente numerarlos. Los lectores pueden saltarse la información en el cuerpo de su carta, así que asegúrese de enfatizar los puntos clave con claridad. Este es tu contenido principal, donde puedes delinear y dar soporte a varios puntos clave. La brevedad es importante, pero también lo es un claro soporte para el punto (s) principal (s). La información específica y significativa debe ser clara, concisa y precisa. |
| 9. Conclusión | Un cierre enfático refleja tu introducción con el elemento agregado de unir los puntos principales, demostrando claramente su relación. La conclusión puede servir para recordar al lector, pero no debe introducir nueva información. Una oración sumaria clara fortalecerá tu escritura y mejorará tu efectividad. Si su carta solicita o implica acción, la conclusión necesita dejar claro lo que espera que suceda. Este párrafo reitera los puntos principales y su relación entre sí, reforzando el punto o propósito principal. |
| 10. Cerrar | “Sinceramente” o “Cordialmente” son declaraciones de cierre comercial estándar. Las declaraciones finales normalmente se colocan una o dos líneas debajo de la conclusión e incluyen una coma colgante, como en Sinceramente, |
| 11. Firma | Cinco líneas después del cierre, debes escribir tu nombre (obligatorio) y, en la línea de abajo, tu título (opcional). |
| 12. Línea de preparación | Si la carta fue preparada o mecanografiada por alguien que no sea el firmante (usted), entonces la inclusión de las iniciales es común, como en MJD o abc. |
| 13. Cajas (archivos adjuntos) | Al igual que un correo electrónico con un archivo adjunto, la carta a veces tiene documentos adicionales que se entregan con ella. Esta línea indica lo que el lector puede buscar en términos de documentos incluidos con la carta, como folletos, informes o documentos comerciales relacionados. Solo incluye esta línea si de hecho está incluyendo documentación adicional. |
| 14. Copias de cortesía o “CC” | La abreviatura “CC” alguna vez representaba copias al carbón pero ahora se refiere a copias de cortesía. Al igual que una opción “CC” en un correo electrónico, indica las partes relevantes que también recibirán copia del documento. |
| 15. Logotipo e información de contacto | Una carta comercial formal normalmente incluye un logotipo o información de contacto para la organización en el encabezado (parte superior de la página) o pie de página (parte inferior de la página). |
En la Figura se muestra una carta de muestra, que ilustra las partes de la letra\(\PageIndex{1}\).
Figura\(\PageIndex{1}\). Una carta de muestra.
Referencia
Bovee, C., & Thill, J. (2010). Esenciales de comunicación empresarial: Un enfoque basado en habilidades para el inglés vital de negocios (4ª ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.
Atribución
Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 9.2 “Memorandos y cartas” en Comunicación Empresarial para el Éxito y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional.