5.3: Correos electrónicos
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Muchas empresas utilizan correos electrónicos automatizados para reconocer las comunicaciones del público o para recordar a los asociados que deben presentarse informes periódicos o pagos. También se le puede asignar a “llenar” un formulario de correo electrónico en el que se utilizan párrafos estándar, pero elige de un menú de oraciones para que la redacción sea adecuada para una transacción en particular.
Los correos electrónicos pueden ser informales en contextos personales, pero la comunicación comercial requiere atención al detalle, conciencia de que tu correo electrónico te refleja a ti y a tu empresa, y un tono profesional para que pueda ser reenviado a cualquier tercero si es necesario. El correo electrónico suele servir para intercambiar información dentro de las organizaciones. Si bien el correo electrónico puede tener una sensación informal, recuerde que cuando se usa para negocios, necesita transmitir profesionalismo y respeto. Nunca escribas ni envíes nada que no quieras leer en público o frente al presidente o director general de tu empresa.
Consejos para correos electrónicos comerciales efectivos
- Los saludos adecuados deben demostrar respeto y evitar confusiones en caso de que un mensaje se envíe accidentalmente al destinatario equivocado. Por ejemplo, usa un saludo como “Dear Ms. X” (externo) o “Hi Barry” (interno).
- Las líneas de asunto deben ser claras, breves y específicas. Esto ayuda al destinatario a comprender la esencia del mensaje. Por ejemplo, “Propuesta adjunta” o “Su pregunta de 10/25”.
- Cierre con firma. Identifícate creando un bloque de firma que contenga automáticamente tu nombre e información de contacto comercial.
- Evite las abreviaturas. Un correo electrónico no es un mensaje de texto, y es posible que el público no encuentre su ingenio causa para ROTFLOL (rodar en el piso riendo a carcajadas).
- Sea breve. Omitir palabras innecesarias.
- Usa un buen formato. Incluya saltos de línea entre oraciones o divida su mensaje en breves párrafos para facilitar la lectura. Un buen correo electrónico debería ir al grano y concluir en tres pequeños párrafos o menos.
- Vuelva a leer, revisar y revisar. Atrapa y corrige errores ortográficos y gramaticales antes de presionar “enviar”. Tomará más tiempo y esfuerzo deshacer los problemas causados por un correo electrónico apresurado y mal escrito que hacerlo bien la primera vez.
- Contestar puntualmente. Tenga cuidado con una respuesta emocional, nunca responda con ira, sino que tenga el hábito de responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, aunque solo sea para decir que proporcionará la información solicitada en 48 o 72 horas.
- Use “Responder a todos” con moderación. No envíe su respuesta a todos los que recibieron el correo electrónico inicial a menos que su mensaje sea absolutamente necesario ser leído por todo el grupo.
- Evite usar todas las tapas. Las letras mayúsculas se utilizan en internet para comunicar emoción enfática o gritos y se consideran groseros.
- Enlaces de prueba. Si incluyes un enlace, pruébalo para asegurarte de que esté completo.
- Anuncie adjuntos de correo electrónico en su mensaje.
- Dar retroalimentación o seguimiento. Si no recibe respuesta en 24 horas, envíe un correo electrónico o llame. Los filtros de spam pueden haber interceptado tu mensaje, por lo que es posible que tu destinatario nunca lo haya recibido.
La figura\(\PageIndex{1}\) proporciona un ejemplo de un correo electrónico de negocios.
Figura\(\PageIndex{1}\) Ejemplo de correo electrónico comercial.
Netiqueta
Creamos páginas personales, publicamos mensajes e interactuamos a través de tecnologías mediadas como una parte normal de nuestras vidas, pero la forma en que nos conducimos puede dejar una imagen duradera, literalmente. La fotografía que publicaste en tu página de Instagram puede haber sido vista por tu potencial empleador o ese comentario desagradable en una publicación de Facebook puede volver a perseguirte más tarde. Hace varios años, cuando internet era un fenómeno nuevo, Virginia Shea expuso una serie de reglas de base para la comunicación en línea que siguen sirviendo hoy en día.
Las reglas de la netiqueta de Virginia Shea
- Recuerda al humano del otro lado de la comunicación electrónica.
- Adherirse a los mismos estándares de comportamiento en línea que sigue en la vida real.
- Conoce dónde te encuentras en el ciberespacio.
- Respetar el tiempo y el ancho de banda de otras personas.
- Compartir conocimientos expertos.
- Mantenga las guerras de llamas bajo control.
- Respetar la privacidad de otras personas.
- No abusen de su poder.
- Ser perdonador de los errores ajenos (Shea, 1994).
Sus reglas hablan por sí mismas y nos recuerdan que la regla de oro (trata a los demás como te gustaría que te trataran) es relevante dondequiera que haya interacción humana. También es importante recordar mantener tu personaje público en línea lo más profesional posible y familiarizarte con la configuración de privacidad de las plataformas de redes sociales que usas.
Referencias
Guffey, M. (2008). Esenciales de la comunicación empresarial (7ª ed.). Mason, OH: Thomson/Wadsworth.
Shea, V. (1994). Netiqueta. San Francisco, CA: Libros Albion.
Atribución
Este capítulo contiene material tomado del Capítulo 9.1 “Texto, correo electrónico y netiqueta” en Comunicación Empresarial para el Éxito y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-SA 4.0 Internacional.