5.5: Informes
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Tipos de reportes
Los informes vienen en todos los tamaños, pero suelen ser más largos que una página y son algo más cortos que un libro. En este capítulo, nos estamos enfocando en reportes cortos. El tipo de reporte depende de su función, y diferentes industrias tienen reportes específicos para ellos. Por ejemplo, los investigadores científicos escriben informes de laboratorio, mientras que los informes de incidentes son comunes en entornos de salud y seguridad.
Los informes varían según la función, el estilo y la tradición. Dentro de su organización, es posible que deba abordar expectativas específicas. En esta sección se analizan los informes en términos generales, centrándose en elementos comunes y puntos de distinción. La referencia a documentos similares en su lugar de trabajo puede servirle bien a medida que prepare su propio informe. Como se muestra en la Tabla\(\PageIndex{1}\), existen muchos tipos de reportes.
Tipo de reporte | Descripción |
Informe de avance | Monitoree y controle la producción, ventas, envíos, servicios o procesos comerciales relacionados. |
Informe de recomendación | Hacer recomendaciones a la gerencia y proporcionar herramientas para resolver problemas o tomar decisiones. |
Informe resumido | Presentar resúmenes de la información disponible sobre un tema determinado. |
Informe de avance
Se utiliza un reporte de progreso para dar a la gerencia una actualización sobre el estado de un proyecto. Se genera a intervalos cronometrados (por ejemplo, una vez al mes) o al finalizar etapas clave. Registra los logros alcanzados hasta la fecha e identifica cualquier desafío o inquietud. Por lo general, es escrito por el líder del proyecto y tiene una o dos páginas de largo.
Cuando escribas un reporte de progreso, comienza por indicar por qué estás redactando el reporte:
- Identifica lo que has logrado
- Enumere cualquier problema que haya encontrado
- Esbozar qué trabajo queda
- Concluya proporcionando una visión general del estado del proyecto y lo que se debe hacer a continuación.
Informe de recomendación
Se utiliza un informe de recomendación para ayudar a la gerencia a tomar decisiones. El objetivo de este informe es identificar una solución a un problema o sugerir un curso de acción. En ella, el escritor podría sugerir que se adopte o rechace un procedimiento, evaluar una situación insatisfactoria, o persuadir a los tomadores de decisiones para que realicen un cambio que beneficie a la organización. Por ejemplo, el informe podría sugerir formas de mejorar la calidad de un producto, aumentar las ganancias, reducir costos o mejorar las condiciones del lugar de trabajo. La intención de un informe de recomendación no es culpar ni ser demasiado crítico, sino sugerir mejoras de manera positiva.
Informe resumido
Se utiliza un informe resumido para dar información de gestión. Por ejemplo, si trabajas en el departamento de marketing, tu jefe podría pedirte que te enteres de las actividades en línea de tus competidores para que tu empresa pueda competir efectivamente con ellos. Para ello, investigarías los sitios web de tus competidores, los perfiles de redes sociales, las campañas de publicidad digital, etc. Luego destilarías lo que encuentres hasta los puntos clave para que tu jefe pueda obtener la información esencial en poco tiempo, y luego decidir cómo actuar sobre ella. A diferencia del informe de recomendación, el informe resumido se centra en los hechos, dejando a la dirección decidir sobre un curso de acción.
Organización de informes
Los informes varían según el tamaño, el formato y la función. Necesitas ser flexible y ajustar tu reporte a las necesidades de la audiencia. Los informes suelen organizarse en torno a seis elementos clave:
- De quién se trata y/o se prepara el informe
- Qué se hizo, qué problemas se abordaron y los resultados, incluidas las conclusiones y/o recomendaciones
- Donde ocurrió el sujeto estudiado
- Cuando ocurrió el sujeto estudiado
- Por qué se redactó el informe (función), incluso bajo qué autoridad, por qué razón, o por cuya solicitud
- Cómo operaba, funcionaba o se utilizó el sujeto
Presta atención a estos elementos esenciales cuando consideres a tus grupos de interés. Eso puede incluir a la persona o personas de las que se trata el informe, para quién es y el público más amplio de la organización. Pregúntese quiénes son los tomadores de decisiones clave, quiénes serán los expertos y cómo pueden interpretarse sus palabras e imágenes. Si bien no existe un formato universal para un informe, existe un orden común a la información. Cada elemento soporta el propósito o función principal, desempeñando un papel importante en la transmisión de información. Algunos elementos comunes en un reporte se muestran en la Tabla\(\PageIndex{2}\).
Página | Descripción |
Página de título | Título del informe; fecha de presentación; nombre, título y organización de la persona que elaboró el informe; nombre, título y organización de la persona que recibe el informe. Sin número de página. |
Tabla de contenidos | Una lista de las secciones del informe y sus respectivos números de página. Todos los encabezamientos/sub-encabezamientos del informe deben estar listados en esta página. Esta página no está etiquetada con un número de página. |
Resumen ejecutivo | Resumir el tema, métodos, datos/evidencia, resultados y conclusiones/recomendaciones. En su propia página. Etiquetado como página iii. |
Introducción | Se introduce el tema del informe, se indica el propósito del informe y se prevé la estructura del mismo. Comienza en una nueva página. Etiquetado como página 1. |
Cuerpo | Los elementos clave del cuerpo del informe pueden incluir los antecedentes, los métodos, los resultados y el análisis o discusión. Utiliza encabezamientos y subencabezamientos descriptivos o funcionales (no está etiquetado como “Cuerpo”). La paginación continúa desde la introducción. |
Conclusión y/o recomendaciones | Presentación concisa de hallazgos y/o recomendaciones. Indicar los principales resultados y su relación con la (s) acción (s) recomendada (s) o resultado (s). La paginación continúa desde el cuerpo del reporte. |
Referencias | Una lista de todas las referencias utilizadas en el informe. Todas las citas en el texto incluidas en el informe deben tener una entrada adjunta en la lista de referencias. Comienza en una nueva página. La paginación continúa a partir de las conclusiones y/o recomendaciones. |
Apéndice o apéndices | Materiales de apoyo relacionados. Todos los materiales del apéndice (o apéndices) deben ser referidos en el cuerpo del informe. Sólo un artículo por apéndice. Cada apéndice comienza en una nueva página, se etiqueta como Apéndice A, B, C, etc, y se le da un título. La paginación continúa de la lista de referencias. |
Resúmenes Ejecutivos
Un resumen ejecutivo es una breve descripción del propósito, los resultados y las conclusiones de un documento condensado para la lectura rápida de un ejecutivo o gerente. Se coloca al inicio de un informe o propuesta más largo y resume aspectos específicos de su contenido. El lector del resumen generalmente no está interesado en los detalles técnicos de un proyecto sino que le interesan los costos, la comercialización, la productividad o la eficiencia.
Resúmenes ejecutivos vs. resúmenes
Los resúmenes y resúmenes ejecutivos son similares, pero un resumen ejecutivo suele ser más largo. Por lo general, corre alrededor de una o dos páginas a doble espacio (o alrededor del cinco por ciento de la longitud del informe completo), mientras que un resumen suele ser solo de seis a ocho oraciones. Un resumen ejecutivo está dirigido a ejecutivos, gerentes o inversionistas, mientras que un resumen está dirigido a un público académico. Un resumen ejecutivo enfatiza resultados o conclusiones, pero un resumen puede dar el mismo tiempo a la definición del problema, métodos, resultados y conclusiones.
Estilo
Como acompañamiento a un informe, un resumen ejecutivo comparte el tono formal del informe y el énfasis en un lenguaje directo, claro, conciso y específico. El resumen debe ser original: no copie y pegue frases del informe completo. Para mantener la cuenta regresiva de palabras, omita largas transiciones y ejemplos. Evite el lenguaje altamente técnico, y defina brevemente cualquier término técnico que deba usar.
Introducir el problema
Omitir una introducción elaborada; sin embargo, puede optar por abrir con una oración introductoria diseñada para captar la atención del lector. Una introducción llamativa que establezca un problema puede ser especialmente efectiva cuando tu propósito es persuadir, tal vez quieras que los inversionistas compren un plan de negocios, o quieres que los ejecutivos hagan un cambio en la política. Comienza con una idea clara de lo que tu resumen puede lograr, luego crea tu oración introductoria.
Una vez que hayas introducido el problema, ojalá con un poco de estilo, detálalo y explica cómo abordarlo introduce una mejora o beneficio. Use detalles siempre que sea posible.
Por ejemplo, esperar semanas para una cita o hacer una larga fila para obtener ayuda es desalentador, pero si el Centro de Escritura Universitaria no puede reclutar pronto a más consultores, ahí es donde nuestros escritores Aggie se sentirán frustrados y buscando consejos en otra parte.
Vender la solución
Una vez que haya establecido un problema, presente la solución. Si el informe original explica cómo se abordó el problema (métodos) y si los métodos fueron un factor significativo para llegar a una solución o de particular importancia para los lectores ejecutivos, entonces describa brevemente. Si, por ejemplo, estás sugiriendo un cambio en los métodos de reclutamiento, tal vez quieras explicar los pasos que tomaste para descubrir los métodos más efectivos.
Necesitas vender tu solución, así que incluye tantos detalles como puedas en lugar de generalizaciones. (Por ejemplo, “El plan de distribución mejorado debería resultar en un incremento del 25% en las ventas para el próximo año” en lugar de “Somos optimistas sobre el futuro”). No pase por alto ningún problema o limitación potencial; en su lugar, explique brevemente cómo estos problemas se están abordando o se pueden minimizar. Además, no incluyas nada que el reporte no cubra específicamente.
Cerrar el trato
Terminar con recomendaciones explícitas basadas en los resultados del documento. Esta sección probablemente constituirá la mayor parte del resumen porque en última instancia lo que preocupa al lector ejecutivo son los resultados y efectos en la organización. Es importante seguir incluyendo cifras específicas en la sección de recomendaciones.
Por ejemplo, a partir de nuestro análisis, recomendamos que el Centro Universitario de Redacción tome los siguientes pasos:
- producir y distribuir un video promocional que describa los beneficios de trabajar como consultor de redacción
- aumentar la visibilidad de las oportunidades de empleo en nuestro sitio web
- anunciar posiciones a través de correo electrónico masivo dirigido a estudiantes calificados
Se estima que el modesto desembolso de 350 dólares para cubrir la mano de obra de consultores y materiales promocionales traerá aproximadamente 50-60 nuevas solicitudes por año.
Asegúrese de que su resumen ejecutivo incluya toda la información pertinente. Piensa en lo que un ejecutivo necesitaría saber para tomar una decisión sobre cambiar una política, emprender una acción o gastar dinero y luego proporcionar esa información de la manera más específica y concisa que puedas.
El material de esta sección está tomado de Resúmenes Ejecutivos de The Writing Center de la Universidad Texas A&M y se utiliza bajo una licencia CC-BY-NC-ND 3.0 sin portar.
Aquí hay una lista de verificación para garantizar que un informe cumpla con sus objetivos:
- Informe considera las necesidades de la audiencia
- El formulario sigue la función del informe
- El formato refleja las normas y expectativas institucionales
- La información es precisa, completa y documentada
- La información es fácil de leer
- Los términos están claramente definidos
- Figuras, tablas y contenido escrito de soporte artístico
- Las figuras, las tablas y el arte son claros y están correctamente etiquetados
- Las figuras, las tablas y el arte se entienden fácilmente sin soporte de texto
- Las palabras son fáciles de leer (fuente, arreglo, organización)
- Los resultados son claros y concisos
- Las recomendaciones son razonables y están bien respaldadas
- El reporte representa tu mejor esfuerzo
- Informe habla por sí mismo sin su aclaración o explicación
Dar formato a un informe
Facilite a su lector la comprensión de la información de su informe formateando su documento de manera limpia. Aquí hay algunas pautas:
- Use el tipo de tamaño 10-12 pt en una fuente comercial estándar, como Times New Roman, Arial o Calibri
- Use un mínimo de márgenes de 1 pulgada en todos los lados
- Usar encabezados y subencabezados para dividir el contenido en secciones claras
- Separar párrafos usando espacios en blanco
- Usar imágenes (como tablas, gráficas o diagramas) donde ayuden a explicar números u otra información que sería difícil de entender en forma de texto
Atribución
Este capítulo contiene material tomado de la Parte 2 “Redacción” en REA de Comunicaciones Profesionales por el Equipo de Desarrollo de REA de Olds College y se utiliza bajo una licencia CC-BY 4.0 Internacional. Puedes descargar este libro de forma gratuita en www.procomoer.org/.
Este capítulo también contiene material tomado de resúmenes ejecutivos de The Writing Center de la Universidad Texas A&M y se utiliza bajo una licencia no transportada CC-BY-NC-ND 3.0.