9.4: Planeación

Qué aprenderás a hacer: identificar los tipos de planeación y toma de decisiones en los que participan los gerentes, y explicar cómo estos ayudan a las organizaciones a alcanzar sus metas

Los gerentes participan en muchos tipos diferentes de planeación. En esta sección aprenderá sobre las diferencias entre los planes estratégicos, tácticos, operativos y de contingencia y cómo estos planes se relacionan con las metas organizacionales.

Objetivos de aprendizaje

• Explicar los componentes de un análisis FODA
• Explicar cómo la planificación ayuda a las organizaciones a alcanzar sus metas

Planeación

La planeación es un proceso de pensar y organizar las actividades necesarias para lograr una meta deseada. A estas alturas ya está familiarizado con la planeación organizacional más abarcadora: el plan de negocios. El plan de negocios proporciona la base para las actividades de planeación continua, pero a medida que el negocio crece y se desarrolla, es responsabilidad del gerente hacer ajustes y llevar los planes al siguiente nivel. Un negocio sin planes estratégicos, operativos y de contingencia sólidos tendrá dificultades para cumplir con sus objetivos organizacionales, a menos que pretenda sobrevivir solo con suerte.

La Fundación de la Planeación

Cuando los gerentes comienzan a planificar, necesitan planificar en base a algo: una idea, una oportunidad o un sueño. La visión de la empresa y las declaraciones de misión crean las bases para la planificación al resumir la estrategia de negocio de una compañía en una forma que pueda ser comunicada y entendida fácilmente por las partes interesadas.

• Declaración de visión: Una declaración de visión brinda a los empleados algo para apoyarse, y para aquellos negocios que optan por hacer pública su declaración de visión, le permite al mundo saber a dónde va la compañía. Ikea, el grupo multinacional sueco de empresas que diseña y vende muebles listos para ensamblar, está impulsado por su visión corporativa. Esta es la visión de IKEA: “Crear una mejor vida cotidiana para muchas personas”.
• Declaración de misión: Una declaración de misión describe cómo el negocio convertirá su visión en realidad y se convertirá en la base para establecer metas y objetivos específicos. La misión de Ikea es “ofrecer una amplia gama de productos de decoración para el hogar bien diseñados y funcionales a precios tan bajos que tantas personas como sea posible puedan pagarlos”. Es esta misión la que les permitirá realizar la visión de “una mejor vida cotidiana”.

Hasta que un negocio no haya determinado cuál es su misión, la planeación no puede comenzar. Además, un plan no puede abarcar todo lo necesario para lograr la misión de la organización, por lo que los gerentes tienen la tarea de desarrollar conjuntos de planes que, en conjunto, guíen las actividades de la organización.

Planes Estratégicos

Los planes estratégicos convierten la misión de la compañía en un conjunto de metas a largo plazo y objetivos a corto plazo. En el proceso de determinación del plan estratégico de una empresa, los directivos de alto nivel se propusieron responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Dónde estamos ahora?
2. ¿Dónde queremos estar?
3. ¿Cómo llegamos ahí?

Planes Tácticos

Los planes tácticos traducen los planes estratégicos de alto nivel en planes específicos para acciones que deben ser tomadas arriba y abajo de las capas de una organización. Se trata de planes de corto alcance (que suelen abarcar menos de un año) que enfatizan las operaciones actuales de diversas partes de la organización. A medida que una empresa afina o altera sus planes estratégicos, las tácticas también deben ajustarse para ejecutar la estrategia de manera efectiva. Un plan táctico responde a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué hay que hacer?
2. ¿Quién lo va a hacer?
3. ¿Cómo se va a hacer?

Planes Operativos

Los planes operativos establecen estándares detallados que guían la implementación de planes tácticos y establecen las actividades y presupuestos para cada parte de la organización. Los planes operativos pueden llegar a establecer horarios y estándares para las operaciones diarias de la empresa y nombrar supervisores, empleados o departamentos responsables.

Planes de Contingencia

Los imprevistos o desastres pueden ser especialmente perjudiciales para un negocio. Por ejemplo, un incendio, un terremoto o una inundación pueden hacer que sea imposible continuar con las operaciones comerciales normales. Un plan de contingencia establece el curso de acción que tomará una empresa en respuesta a posibles eventos futuros.

Análisis FODA

Una de las herramientas clave de planeación que los gerentes tienen a su disposición es el análisis de situación, o análisis FODA. FODA significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. La realización de dicho análisis proporciona un medio para proyectar expectativas, anticipar problemas y guiar la toma de decisiones. Como se muestra en el gráfico, a continuación, un análisis FODA es un examen de los factores internos y externos que impactan a la organización y sus planes.

Figura\(\PageIndex{1}\): Análisis FODA para factores externos e internos

Los factores externos incluyen oportunidades y amenazas que están fuera de la organización. Estos son factores en los que la compañía puede influir, o al menos anticipar, pero no controlar completamente. Ejemplos de factores externos son las innovaciones y cambios tecnológicos, la competencia, las tendencias económicas, las políticas y regulaciones gubernamentales, los juicios legales y las tendencias sociales.

Los factores internos incluyen fortalezas y debilidades dentro de la organización actualmente. Ejemplos de factores internos son recursos financieros, recursos y capacidades técnicas, recursos humanos y líneas de productos. Dado que la compañía tiene el mayor control sobre los factores internos, puede desarrollar estrategias y objetivos para explotar fortalezas y abordar debilidades.

El beneficio de un análisis FODA es que da a los directivos una imagen clara de la “situación” en la que opera y les ayuda a desarrollar planes realistas. Los gerentes deben escanear continuamente el entorno empresarial interno y externo en busca de signos de cambio que puedan requerir alteraciones en sus planes. Las fortalezas y debilidades de la organización evolucionan con el tiempo, y nuevas amenazas y oportunidades pueden aparecer de la nada. Ignorar las señales de que la tecnología, las demandas de los consumidores, la disponibilidad de recursos o los requisitos legales están cambiando puede dejar al negocio en una posición inferior en relación con la competencia y muy bien puede significar el fin del negocio. Por esta razón, los gerentes efectivos deben utilizar el análisis FODA como una herramienta para informar la toma de decisiones y la planeación de manera regular.

Se puede ver cuán penetrante es la planeación dentro de un negocio y que los planes pueden abarcar toda la gama desde lo amplio y general (como con el plan estratégico, por ejemplo) hasta lo estrecho y específico (como ocurre con los planes operativos), pero cada tipo de plan es importante para el éxito general de una organización. Además, la planeación es crucial para cumplir con las demás funciones de gestión. Sin planes, la organización efectiva, el liderazgo y el control no sucederán. No planificarlo, o posponerlo, puede ser una responsabilidad real para los gerentes prácticos y orientados al trabajo.