11.3: Desarrollo y Éxito del Equipo
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Construir un equipo de personas que funcione bien y cohesionado no sucede de noche a la noche, es un proceso. En esta sección conocerás las etapas del desarrollo del equipo y los factores que contribuyen al éxito del equipo.
Objetivos de aprendizaje
- Explicar los factores que contribuyen al éxito del equipo
Etapas del Desarrollo del Equipo
Cuando los equipos se desarrollan, se mueven a través de una serie de etapas, comenzando cuando se forman y terminando cuando se van disolviendo. Bruce Tuckman identificó cuatro etapas distintas del desarrollo del equipo: formación, asalto, normalización y desempeño. Posteriormente agregó una quinta etapa, el levantamiento de la sesión, lo cual es especialmente importante para los equipos autodirigidos y los equipos basados en proyectos que se forman para alcanzar una meta específica. Cada etapa tiene un propósito principal y un conjunto común de dinámicas interpersonales entre los miembros del equipo. Tuckman propuso que todas estas etapas son partes inevitables e incluso necesarias de la evolución de un equipo exitoso.
La etapa de formación
El primer paso en la vida de un equipo es reunir a un grupo de individuos. Los individuos se enfocan en definir y asignar tareas, establecer un horario, organizar el trabajo del equipo y otros asuntos de inicio. Además de enfocarse en el alcance del propósito del equipo y los medios para abordarlo, los individuos en la etapa de formación también están recopilando impresiones e información unos de otros. Dado que las personas generalmente quieren ser aceptadas por otros, durante este periodo suelen evitar conflictos y desacuerdos. Los miembros del equipo pueden comenzar a trabajar en sus tareas de forma independiente, aún no enfocados en sus relaciones con otros miembros del equipo.
Marcus Enterprises tiene un nuevo producto, el Mouse Zapper 2000, que cree que podría revolucionar el control de plagas en el hogar. El señor Marcus, el fundador de la compañía ha decidido que armar un equipo de lanzamiento de productos es la forma de proceder. Selecciona un grupo de cinco empleados de toda la compañía y crea el Mouse Zapper Team. Realiza una reunión inicial y comparte con ellos su visión del producto y lo que quiere que logren como equipo: introducir con éxito el producto al mercado dentro de seis meses, mantener el margen de beneficio objetivo de la compañía de 25 por ciento y enviar al menos diez mil unidades desde el almacén en Poughkeepsie, Nueva York. El equipo se forma en esta reunión inicial, y cuando el señor Marcus sale de la reunión su confianza en el proyecto es alta.
La etapa de asalto
Una vez que sus esfuerzos están en marcha, los miembros del equipo necesitan claridad sobre sus actividades y objetivos, así como orientación explícita sobre cómo trabajarán de manera independiente y colectiva. Esto lleva a un período conocido como storming, porque puede implicar una lluvia de ideas y también porque generalmente causa disrupción. Durante la etapa de asalto los miembros comienzan a compartir ideas sobre qué hacer y cómo hacerlo que compiten por la consideración. Los miembros del equipo comienzan a abrirse y confrontar las ideas y perspectivas de los demás.
Debido a que el asalto puede ser polémico, los miembros que son reacios al conflicto pueden encontrarlo desagradable o incluso doloroso. Esto puede disminuir la motivación y el esfuerzo al alejar la atención de las tareas. En algunos casos los asaltos (es decir, desacuerdos) pueden resolverse rápidamente. Otras veces un equipo nunca sale de esta etapa y se queda atascado e incapaz de hacer su trabajo. La paciencia y la consideración hacia los miembros del equipo y sus puntos de vista contribuyen en gran medida a evitar este problema.
Julia, la líder del Equipo Mouse Zapper, acude al señor Marcus treinta días después de la reunión inicial. Ella tiene una larga lista de temas para discutir, y ninguno de ellos es agradable. Marcie de marketing ha programado sesiones de grupos focales, pero el prototipo final del Zapper no se completará a tiempo para la primera sesión. John de producción está teniendo que pagar horas extras para terminar el prototipo, lo que ha enfurecido a Jim de las finanzas porque ahora tiene que dar cuenta de costos de front-end más altos que comerán el margen de ganancia objetivo del 25 por ciento. Jill de ventas se ha perdido las dos últimas reuniones del equipo, y Julia piensa que es porque Marcie y Jim se metieron en una acalorada discusión en una reunión anterior del equipo, lo que llevó a Jim a dar un portazo con el puño sobre la mesa y salir irrumpiendo de la habitación. En este punto Julia solo quiere que el proyecto vuelva a moverse.
La etapa de normalización
Pasar con éxito a través de la etapa de asalto significa que un equipo ha aclarado su propósito y su estrategia para lograr sus objetivos. Ahora pasa a un período enfocado en desarrollar valores compartidos sobre cómo trabajarán juntos los miembros del equipo. Estas normas de colaboración pueden abordar temas que van desde cuándo usar ciertos modos de comunicación, como el correo electrónico versus el teléfono, hasta cómo se llevarán a cabo las reuniones de equipo y qué hacer cuando surjan conflictos. Las normas se convierten en una forma de simplificar las elecciones y facilitar la colaboración, ya que los miembros han compartido expectativas sobre cómo se hará el trabajo.
El señor Marcus ve a Julia en la sala de descanso sesenta días después del proyecto y casualmente pregunta cómo van las cosas con el equipo y el Zapper. Julia informa que las cosas se han arreglado y siente que el equipo está trabajando bien en conjunto. Dice que se reunió con cada miembro del equipo individualmente y explicó su papel en el proyecto y les dio la oportunidad de compartir cualquier inquietud que tuvieran. Pasó mucho tiempo escuchando y tomando notas. Después de las reuniones individuales, hizo que Joan de recursos humanos acudiera a una reunión de equipo y realizara algunos ejercicios de formación de equipos y actividades de trabajo en equipo atractivas. El resultado de la sesión con Joan fue una declaración de visión del Mouse Zapper Team que todos coincidieron.
La etapa escénica
Una vez establecidas las normas y el equipo funciona como una unidad, éste entra en la etapa de ejecución. A estas alturas, los miembros del equipo trabajan juntos fácilmente en tareas interdependientes y son capaces de comunicarse y coordinarse de manera efectiva. Hay menos distracciones que consumen mucho tiempo basadas en dinámicas interpersonales y grupales. Por esta razón, la motivación suele ser alta y los miembros del equipo tienen confianza en su capacidad para alcanzar metas.
El Equipo Mouse Zapper comienza a realizar reuniones semanales para compartir y rastrear el progreso con todos los integrantes. Han creado un canal en la aplicación móvil Slack para que el equipo pueda enviar mensajes al instante a todos o a algunos de los miembros. La comunicación fluye en todas las direcciones, todos están comprometidos, y parece que cumplirán con la fecha de lanzamiento originalmente fijada por el señor Marcus en la primera reunión. El costo del Zapper está dentro del objetivo de ganancias, y la producción ha asegurado a todos que pueden producir el número requerido de Zappers. Todavía hay momentos en los que los miembros no están de acuerdo y la líder del equipo Julia tiene que intervenir para arbitrar, pero los desacuerdos se resuelven rápidamente y todos pueden volver a la tarea que nos ocupa: sacar al mercado el Mouse Zapper 2000.
Si bien estas cuatro etapas (formación, asalto, normalización y ejecución) son distintas y generalmente secuenciales, a menudo se mezclan entre sí e incluso se superponen. Un equipo podrá pasar por una fase sólo para volver a ella. Por ejemplo, si un nuevo miembro se incorpora al equipo, puede haber un segundo breve periodo de formación mientras esa persona esté integrada. Un equipo también puede necesitar regresar a una etapa anterior si su desempeño disminuye. Los ejercicios de formación de equipos a menudo se realizan para ayudar a un equipo a través de su proceso de desarrollo.
La etapa de levantamiento
Bruce Tuckman, conjuntamente con Mary Ann Jensen, agregó la etapa de levantamiento para describir la recta final del trabajo conjunto de un equipo. Incluye tanto los últimos pasos de completar la tarea como de descomponer al equipo. Algunos equipos de trabajo están en curso, como un equipo de desarrollo en una compañía de software, por ejemplo, por lo que es posible que en realidad no “levanten la sesión”, pero aún pueden participar en aspectos de esta etapa, al terminar un período de colaboración particularmente intenso, por ejemplo. Para los equipos basados en proyectos que se han formado por un período de tiempo limitado, esta etapa brinda la oportunidad de marcar formalmente el final del proyecto. El equipo puede decidir organizar algún tipo de celebración o ceremonia para reconocer contribuciones y logros antes de que se deshaga. La etapa de suspensión es una forma importante de proporcionar el cierre, y puede ayudar a los miembros del equipo a pasar con éxito al siguiente proyecto de trabajo o equipo con el sentido de un trabajo bien hecho.
Seis meses y tres días después de la formación inicial del Mouse Zapper Team, el muelle de carga del almacén de Poughkeepsie, Nueva York, está lleno de emoción. Hay globos, música, pastel y serpentinas por todas partes. Todo el equipo Mouse Zapper y Mr. Marcus están rodeados de empleados y gerentes de todos los niveles dentro de Marcus Enterprises. ¿La celebración? Un caso del Mouse Zapper 2000 ha sido cargado en un camión UPS, y en ese caso es Mouse Zapper 2000 número 10,000, dirigido a una ferretería local en Cleveland, Ohio. El Mouse Zapper es un éxito tremendo, y el equipo ha cumplido sus metas. Después de que el camión se aleja del muelle de carga, el señor Marcus le presenta a cada miembro del equipo un pin de solapa con el logotipo de la compañía y un sincero agradecimiento por hacer tan buen trabajo. Ahora que se ha lanzado el Mouse Zapper 2000, los miembros individuales del equipo volverán a sus tareas habituales, pero a medida que Julia pasa junto a Jim y Marcie, escucha a Jim decir: “Me pregunto cuál será el próximo proyecto?”
Team Mouse Zapper se ha formado, asaltado, normalizado, realizado y levantado con éxito.
Éxito del equipo
La forma en que los miembros del equipo funcionan como grupo es tan importante para el éxito del equipo como la calidad de lo que produce. Hay muchos factores que juegan un papel en el éxito del equipo, y la siguiente no es de ninguna manera una lista exhaustiva. Sin embargo, los equipos que carecen de los factores a continuación probablemente tendrán dificultades para funcionar bien.
Confianza
Los equipos funcionan mejor cuando los miembros confían entre sí. La confianza ayuda a las personas a estar más dispuestas a compartir ideas, hacer preguntas, buscar orientación y admitir errores. La falta de confianza puede dificultar la comunicación efectiva y los procesos de trabajo eficientes.
Comunicación efectiva
La comunicación efectiva es vital para el éxito del equipo; es importante que el equipo se comunique bien entre sus propios miembros, así como fuera del equipo con partes relevantes de la organización. La comunicación afecta casi todos los aspectos del trabajo en equipo, desde las discusiones interpersonales y el intercambio de ideas hasta la comunicación sobre el progreso y los resultados.
Meta común
Tener un objetivo común ayuda a los miembros del equipo a construir cohesión grupal y comprender que están trabajando juntos con un propósito común. Si el objetivo es vago o no es compartido por todos, los miembros del equipo pueden confundirse acerca de hacia dónde deben dirigirse sus esfuerzos o ser reacios a contribuir en absoluto.
Funciones y responsabilidades definidas del equipo
Cuando los miembros del equipo tienen roles y responsabilidades bien definidos, pueden comprender mejor lo que se espera, mantenerse en el camino, hacer contribuciones adecuadas y evitar duplicar los esfuerzos de otros miembros del equipo.
Cohesión grupal
La cohesión grupal surge cuando los vínculos vinculan a los miembros de un equipo entre sí y al equipo en su conjunto. Los miembros de equipos fuertemente cohesionados están más inclinados a participar fácilmente y a quedarse con el equipo. Se piensa que la cohesión se desarrolla a partir de un mayor sentido de pertenencia, compromiso con la tarea, atracción interpersonal y grupal, y orgullo grupal. En un equipo altamente cohesionado, a los miembros les gusta estar en el grupo y lo encuentran satisfactorio.