16.2: Contabilidad en los Negocios
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La forma en que las empresas expresan su salud financiera y estabilidad es presentando una “contabilidad” de todas sus transacciones financieras. En esta sección explorarás en profundidad qué es la contabilidad y la información vital que comunica sobre el negocio.
Objetivos de aprendizaje
- Identificar los usuarios y usos de la contabilidad financiera
- Identificar los usuarios y usos de la contabilidad gerencial
¿Qué es la Contabilidad?
¿Por qué necesitamos información financiera?
Como aprendiste anteriormente en el curso, las empresas tienen grandes grupos de stakeholders que tienen un interés personal en el éxito continuo de la empresa. Si un negocio, ya sea con fines de lucro o sin fines de lucro, se vuelve financieramente insolvente y no puede pagar sus facturas, se verá obligado a cerrar. La información financiera permite a una empresa rastrear sus cuentas y evitar la insolvencia.
Cada negocio necesita información financiera para poder responder preguntas como las siguientes:
- ¿Cuánto efectivo necesita el negocio para pagar sus facturas y empleados?
- ¿El negocio es rentable, gana más ingresos de los que paga en gastos, o está perdiendo dinero y posiblemente en peligro de cerrar?
- ¿Cuánto de un producto o mezcla de productos en particular debe producir y vender el negocio?
- ¿Cuál es el costo de hacer la mercancía o prestar el servicio?
- ¿Cuáles son los gastos diarios, mensuales y anuales del negocio?
- ¿Los clientes le deben dinero al negocio y están pagando a tiempo?
- ¿Cuánto dinero le debe el negocio a vendedores (proveedores), bancos u otros inversionistas?
El siguiente video da una breve descripción de muchos de los temas de esta sección. Antes de revisar el video, considera estas preguntas:
- ¿Qué es la contabilidad?
- ¿Qué es el negocio?
- ¿Quiénes son las tres personas que quieren conocer la historia de tu negocio?
- ¿Qué lenguaje de contabilidad utiliza el gobierno?
- ¿Qué lenguaje de contabilidad utilizan los inversionistas?
- ¿Qué lenguaje de contabilidad emplean los usuarios internos?
La contabilidad es el lenguaje de los negocios
Toda organización empresarial que tiene recursos económicos, como dinero, maquinaria y edificios, utiliza información contable. Por esta razón, la contabilidad se llama el lenguaje de los negocios. La contabilidad también sirve como el lenguaje que proporciona información financiera sobre organizaciones sin fines de lucro como gobiernos, iglesias, organizaciones benéficas, fraternidades y hospitales. Sin embargo, en este módulo nos centraremos en la contabilidad para firmas comerciales.
El proceso contable proporciona datos financieros para una amplia gama de individuos cuyos objetivos en el estudio de los datos varían ampliamente. Los funcionarios bancarios, por ejemplo, pueden estudiar los estados financieros de una compañía para evaluar la capacidad de la compañía para reembolsar un préstamo. Los posibles inversionistas pueden comparar datos contables de varias empresas para decidir qué compañía representa la mejor inversión. La contabilidad también proporciona a la administración datos financieros significativos útiles para la toma de decisiones.
Definición de Contabilidad
Como explicó el video, la contabilidad es “el lenguaje de los negocios”. La American Accounting Association define la contabilidad como “el proceso de identificar, medir y comunicar información económica para permitir juicios y decisiones informadas por parte de los usuarios de la información”.
Esta información es principalmente financiera, declarada en términos monetarios. La contabilidad, entonces, es un proceso de medición y comunicación utilizado para informar sobre las actividades de las organizaciones empresariales con fines de lucro. Como proceso de medición y comunicación para los negocios, la contabilidad suministra información que permite juicios y decisiones informadas por parte de los usuarios de los datos.
Usuarios internos y externos
Los usuarios de la información contable se dividen en dos grupos, internos y externos. Los usuarios internos son las personas dentro de una organización empresarial que utilizan información contable. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos necesita tener información sobre lo rentable que es el negocio para establecer salarios y beneficios. De igual manera, los gerentes de producción necesitan saber si el negocio está funcionando lo suficientemente bien como para permitirse reemplazar maquinaria gastada o pagar horas extras a los trabajadores de producción. Los usuarios externos son personas ajenas a la entidad comercial que utilizan información contable. Estos usuarios externos incluyen inversionistas potenciales, el Servicio de Rentas Internas, bancos y empresas financieras, así como autoridades fiscales locales. La información contable es valiosa para ambos grupos a la hora de evaluar las consecuencias financieras de diversas alternativas. Los contadores reducen la incertidumbre mediante el uso del juicio profesional para cuantificar el impacto financiero futuro de tomar medidas o demorar la acción. En resumen, aunque la información contable juega un papel importante en la reducción de la incertidumbre dentro de una organización, también proporciona datos financieros para personas ajenas a la empresa.
La información contable financiera aparece en los estados financieros que están destinados principalmente a uso externo (aunque la administración también los usa para ciertas decisiones internas). Accionistas y acreedores son dos de las partes externas que necesitan información contable financiera. Estas partes externas deciden sobre asuntos pertenecientes a toda la empresa, como por ejemplo, aumentar o disminuir su inversión en una empresa o extender crédito a una empresa. En consecuencia, la información contable financiera se relaciona con la empresa en su conjunto, mientras que la contabilidad gerencial se enfoca en las partes o segmentos de la compañía.
Debido a que los usuarios externos de la información contable varían mucho, la forma en que se presenta la información financiera debe ser consistente de año en año y de empresa a empresa. Para facilitar esto, los contadores financieros se adhieren a un conjunto de reglas denominadas Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP). GAAP son un conjunto uniforme de reglas contables que permiten a los usuarios comparar los estados financieros emitidos por una compañía con los de otra compañía de la misma industria. Estos principios para la información financiera son emitidos por una agencia independiente sin fines de lucro creada por la Comisión de Bolsa de Valores (SEC) denominada Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). La misión del FASB es “establecer y mejorar estándares de contabilidad e informes financieros que fomenten la presentación de informes financieros por parte de entidades no gubernamentales que brinden información útil para la toma de decisiones a inversionistas y otros usuarios de informes financieros”.
La información contable fiscal incluye la información contable financiera, escrita y presentada en el código fiscal del gobierno, es decir, el Código de Rentas Internas. La contabilidad fiscal se centra en el cumplimiento del código fiscal y la presentación de la historia de pérdidas y ganancias de un negocio para minimizar su responsabilidad fiscal.
La contabilidad es más que solo reportar ingresos a las autoridades tributarias o proporcionar información de ingresos y gastos a posibles inversionistas. Como lenguaje de los negocios, la contabilidad también se utiliza para la toma de decisiones.
La información contable gerencial es de uso interno y proporciona información especial para los gerentes de una empresa. La información que utilizan los administradores puede variar desde datos de planificación amplios y de largo alcance hasta explicaciones detalladas de por qué los costos reales variaron de las estimaciones de costos. Los empleados de una firma que realizan estas funciones de contabilidad gerencial a menudo se denominan Contadores de Costos. La contabilidad gerencial se preocupa más por las proyecciones prospectivas y la toma de decisiones que afectarán el futuro de la organización, que en los aspectos históricos de registro y cumplimiento de los contables financieros. No existen lineamientos de reporte como los GAAP; por lo tanto, los reportes contables gerenciales variarán ampliamente tanto en alcance como en contenido. Además, gran parte de la información generada por los contadores directivos es confidencial y no pretende ser compartida fuera de la organización. La contabilidad gerencial se enfoca en una variedad de temas, desde la planificación de la producción hasta los presupuestos para materias primas Cuando una empresa toma la decisión de comprar un componente en lugar de fabricarlo internamente, esa decisión se basa principalmente en información contable gerencial. Por esta razón, muchos contadores gerenciales se consideran proporcionar “información contable para la toma de decisiones”.
Teneduría de libros vs. contabilidad
La contabilidad a menudo se confunde con la contabilidad. La contabilidad es un proceso mecánico que registra las actividades económicas rutinarias de un negocio. La contabilidad incluye la contabilidad, pero va más allá para analizar e interpretar la información financiera, preparar estados financieros, realizar auditorías, diseñar sistemas contables, preparar estudios especiales de negocios y financieros, preparar pronósticos y presupuestos, y brindar servicios fiscales.
Importancia de la Contabilidad
Probablemente encontrarás que de todos los conocimientos empresariales que hayas adquirido o aprenderás, el estudio de la contabilidad será el más útil. Sus decisiones financieras y económicas como estudiante y consumidor involucran información contable. Cuando presenta declaraciones de impuestos sobre la renta, la información contable ayuda a determinar sus impuestos por pagar.
Comprender la disciplina de la contabilidad también puede influir en muchas de sus futuras decisiones profesionales. No puedes escapar a los efectos de la información contable en tu vida personal y profesional.