17.4: Redes de Información

Qué aprenderás a hacer: comparar las formas en que las empresas pueden administrar la información

Miles de millones y miles de millones de bits de datos inundan el sistema de información de una organización, pero ¿cómo se utilizan esos datos de manera efectiva? El reto no radica tanto en la recolección o almacenamiento de los datos: hoy en día, es posible recopilar e incluso almacenar grandes cantidades de información de manera relativamente barata. La principal dificultad es encontrar la mejor y más eficiente manera de extraer y administrar los datos relevantes y la información resultante. En esta sección aprenderá cómo las organizaciones utilizan una variedad de redes para administrar su información.

Objetivos de aprendizaje

• Discutir cómo las empresas pueden usar intranets y extranets para administrar la información
• Discutir cómo las empresas pueden usar las Redes Privadas Virtuales (VPN) para administrar la información

Internet y computación en la nube

Una vez que ha crecido más allá de un puñado de empleados, una organización necesita una forma de compartir información. Imagina una florería con veinte empleados. La persona que toma pedidos telefónicos necesita acceder a la lista de clientes de la tienda, al igual que el repartidor y el contable. Ahora, la tienda puede tener una computadora y todos podrían compartirla. Es más probable, sin embargo, que haya una serie de computadoras (varias para vendedores, una para entrega y otra para contabilidad). En este caso, todos deben estar seguros de que los registros de los clientes se han actualizado en todas las computadoras cada vez que se requiere un cambio. Tradicionalmente, el negocio instalaría una red (LAN) para permitir que las distintas computadoras se platicaran entre sí y compartieran información. Hoy en día las empresas buscan la nube para proporcionar una solución de red.

Computación en la nube

Entonces, ¿qué es la computación en la nube? Vea el siguiente video, que describe algunos de los usos y beneficios de la computación en la nube.

El término “computación en la nube” significa realizar tareas informáticas utilizando servicios proporcionados a través de Internet. En la computación en la nube, los datos y las aplicaciones de una empresa se almacenan en un centro de datos externo al que luego se accede a través de Internet (la nube). Entonces, cuando escuche o lea que un individuo o compañía está usando la “nube” o firmas de tecnología, como IBM, Hewlett-Packard y Salesforce.com, están ofreciendo servicios en la nube, simplemente sustituya la palabra “Internet” por “nube” y las cosas tendrán sentido.

Quizás te sorprenda saber que ya estás usando la nube, es decir, si usas Facebook (lo cual es muy probable, de hecho, solo mencionar Facebook aquí podría llevarte a dejar de estudiar y revisar las páginas de tus amigos). ¿Cómo sabes que Facebook es una aplicación en la nube? Recuerda el truco: simplemente sustituya la palabra “Internet” por “nube”. La aplicación de computadora de Facebook te permite almacenar información sobre ti y compartirla con otras personas a través de Internet.

pregunta de práctica\(\PageIndex{1}\)

¿Cómo utilizan las empresas Internet para administrar la información?

1. Las empresas utilizan la computación en la nube (Internet) como la principal forma de administrar su información
2. Las empresas pueden usar internet para enviar y recibir correos electrónicos.
3. Las empresas pueden usar Internet para alojar sus sistemas contables
4. Las empresas pueden usar Internet para rastrear la actividad de los clientes

Contestar

a. Cloud Computing ofrece a las empresas tanto funcionalidad (aplicaciones y almacenamiento) como conectividad (una red para permitir el acceso a las aplicaciones y datos almacenados).

Ventajas y desventajas de la computación en la nube

Al tomar una decisión de utilizar o no la computación en la nube para almacenar y compartir información, una empresa debe considerar algunas de sus ventajas y desventajas.

Ventajas

1. Ahorro de costos —Al “alquilar” software en lugar de comprarlo, la nube puede reducir. En la mayoría de los casos, la tarifa mensual para “usar” software es generalmente menor que el costo combinado de comprar, instalar y mantener el software internamente. En el sitio de hardware, alojar datos en las instalaciones de un proveedor de servicios (como Amazon o Google), en lugar de internamente, reduce el gran desembolso de efectivo necesario para construir y mantener centros de datos.
2. Velocidad de entrega: comprar e instalar software y equipos de procesamiento de datos puede llevar mucho tiempo. Un proveedor de servicios de computación en la nube puede poner aplicaciones en funcionamiento en un marco de tiempo mínimo y, a menudo, sin interrumpir las operaciones comerciales normales.
3. Escalable: a medida que las empresas crecen, a menudo es difícil medir el nivel de las necesidades tecnológicas. Si los negocios sobreestiman sus requisitos, terminan pagando por tecnología que no necesitan. Si subestiman, la eficiencia baja y la experiencia para los clientes puede disminuir. Mediante el uso de cloud computing los negocios son capaces de tener exactamente lo que necesitan a su disposición en cualquier momento.
4. Los empleados pueden ser móviles: el uso de la computación en la nube libera a los trabajadores de sus escritorios y les permite trabajar donde quiera que estén. A medida que las aplicaciones se mueven a la nube, todo lo que se necesita para que los empleados se conecten a sus “oficinas” es Internet. Este beneficio de movilidad también facilita que los empleados colaboren en proyectos y se conecten con otros en la empresa.
5. Personal de Tecnología de la Información — Encontrar personal de tecnología de la información experimentado y conocedor es un problema continuo para muchas empresas. Mediante el uso de computación en la nube, las empresas pueden reducir sus necesidades de recursos humanos al trasladar parte del trabajo a proveedores externos que tienen un personal de personas altamente capacitadas.

Desventajas

Aunque las ventajas de pasar a un entorno de nube superan en número a las desventajas, las siguientes desventajas son motivo de preocupación:

1. Interrupción en el servicio de Internet — Dado que tanto a las aplicaciones como a los datos se accede a través de Internet, si Internet no está disponible debido a una interrupción esto podría crear serios problemas para una empresa.
2. Seguridad —Muchas empresas son reacias a confiar sus datos a los proveedores de servicios en la nube porque temen que puedan estar disponibles para personas o delincuentes no autorizados. Esta es una preocupación particular para las empresas que recopilan y almacenan información confidencial de los clientes.
3. Accidente del sistema del proveedor de servicios: las organizaciones que están considerando mudarse a la nube a menudo están preocupadas por la posibilidad de que se produzca un bloqueo del servicio informático en las instalaciones de sus proveedores Si el proveedor de servicios experimenta una interrupción, entonces el negocio está en efecto separado de sus datos y operaciones.

Aunque existen algunas desventajas, el uso de la computación en la nube para administrar la información es la nueva normalidad para muchos negocios. De hecho, según la revista Forbes, se estima que el mercado de computación en la nube crecerá a 411 mil millones de dólares para 2020. El tamaño del mercado global de servicios de computación en la nube está impulsado por muchos factores. El factor más importante, que está impulsando el mercado, es la rentabilidad. Con el despliegue de servicios de computación en la nube, las organizaciones pueden ahorrar más del 35% de los costos operativos anuales de sus sistemas de información. ¡Claramente el futuro de la nube está muy alto!

Intranets y extranets

Intranets

Cada vez más, las empresas confían en las intranets para entregar herramientas como la colaboración, la programación, las herramientas de gestión de relaciones con los clientes y la gestión de proyectos para aumentar la productividad de la organización. Una intranet es una red privada accesible solo para el personal de una organización. A diferencia de Internet, una intranet interna proporciona una amplia gama de información y servicios a los empleados de una organización pero estas herramientas e información no están disponibles para el público. Una intranet de toda la empresa es un importante punto focal de comunicación interna y colaboración, y puede proporcionar a una empresa un único punto de partida para acceder a recursos internos y externos. Los negocios más grandes permiten a los usuarios dentro de su intranet acceder a Internet público a través de servidores de firewall. Debido a que las empresas tienen la capacidad de detectar tanto el tráfico entrante como el saliente, son capaces de mantener intacta la seguridad de la intranet. En su forma más simple, se establece una intranet con las tecnologías para redes de área local (LAN) y redes de área amplia (WAN).

Algunas de las ventajas y beneficios que una empresa puede obtener al establecer una intranet robusta son las siguientes.

• Productividad laboral. Las intranets pueden ayudar a los usuarios a localizar y ver la información más rápido y usar aplicaciones relevantes para sus funciones y responsabilidades.
• Colaboración mejorada. La información es fácilmente accesible por todos los usuarios autorizados, lo que permite el trabajo en equipo. Ser capaz de comunicarse en tiempo real a través de herramientas integradas de terceros promueve el intercambio de ideas y ayuda a impulsar la productividad de un negocio
• Ahorro de tiempo. Las intranets permiten a las organizaciones distribuir información a los empleados según sea necesario en tiempo real. Los empleados pueden vincularse directamente a la información relevante tan pronto como la organización la ponga a disposición en la intranet.
• Costos Reducidos. Los usuarios pueden ver la información y los datos a través del navegador web en lugar de mantener documentos físicos como manuales de procedimiento, lista telefónica interna y formularios de solicitud. Esto puede potencialmente ahorrar dinero al negocio en la impresión, duplicación de documentos y el medio ambiente, así como gastos generales de mantenimiento de documentos.
• Mejora de la comunicación. Las intranets pueden servir como poderosas herramientas de comunicación dentro de una organización. Un gran ejemplo del mundo real de dónde una intranet ayudó a comunicarse a una empresa es cuando Nestlé tenía varias plantas procesadoras de alimentos en Escandinavia. Su sistema central de apoyo tenía que atender un gran número de solicitudes de información todos los días. Cuando Nestlé decidió invertir en una intranet, rápidamente se dieron cuenta de los ahorros. De hecho, el ahorro por la reducción de las llamadas fue sustancialmente mayor que la inversión en la intranet ^[1].

Extranets

En algunos casos las organizaciones toman la decisión de permitir que terceros como clientes y proveedores tengan acceso a su intranet. Cuando estas partes externas reciben acceso a un subconjunto de la información accesible desde la intranet de una organización, la intranet se convierte en una extranet. Por ejemplo, una gran constructora puede compartir dibujos con arquitectos o inspectores, fotografías a sus clientes y prestar documentos a sus banqueros mediante la implementación de aplicaciones en línea que permitan a estas partes externas acceder e incluso marcar y realizar cambios en los documentos. En esencia, la compañía utilizará una extranet para gestionar las comunicaciones relacionadas con proyectos. Una de las mayores ventajas de establecer una extranet es que una empresa puede compartir grandes cantidades de datos mediante EDI o intercambio electrónico de datos. Los datos como la factura y el pedido que tradicionalmente se transmitían en papel ahora se pueden compartir instantáneamente entre las organizaciones. Algunas de las extranets más sofisticadas son administradas por grandes minoristas como Walmart y Target que constantemente transmiten datos a través de su extranet a vendedores y proveedores, asegurando que la mercancía llegue cuando sea necesaria, donde sea necesaria.

Al igual que las intranets, las extranets tienen algunas ventajas distintas para las organizaciones que las establecen. A continuación se explican varios de estos beneficios.

• Construir relaciones con los clientes. Los clientes a los que se les brinda acceso a información oportuna sobre la disponibilidad del producto, las especificaciones y los costos aumentan su eficiencia. En las relaciones de empresa a empresa, cuanta más información oportuna y precisa una empresa ponga a disposición de sus clientes, más probabilidades habrá de retener ese negocio. Colaborar con otras empresas en esfuerzos de desarrollo conjunto
• Menor margen de error. Una extranet puede reducir el margen de error de una empresa reduciendo o eliminando errores costosos, especialmente con algo tan complejo como procesar pedidos de distribuidores y proveedores. Los clientes pueden tener acceso a sus cuentas para verificar el historial de pedidos, los saldos de las cuentas y los pagos.
• Información oportuna y precisa. En una extranet, una empresa puede cambiar, editar y actualizar instantáneamente información confidencial, como listas de precios o información de inventario. En comparación con los procesos típicos de publicación en papel, una extranet ofrece una oportunidad única de obtener rápidamente la información en las manos adecuadas antes de que esté desactualizada.
• Inventario reducido. Una de las mayores ventajas de una extranet de empresa a empresa es su impacto en la gestión de la cadena de suministro. Al vincular el sistema de inventario directamente a un proveedor, las empresas pueden procesar pedidos tan pronto como el sistema sepa que son necesarios, reduciendo así el stock que un negocio tiene a mano y generalmente haciendo que el proceso de adquisición sea más eficiente.
• Flexiblemente. Una extranet bien diseñada permite al personal remoto y móvil acceder a la información principal del negocio las 24 horas del día, independientemente de su ubicación. Esto permite a los empleados trabajar de forma remota o responder a solicitudes críticas de información después de las horas normales de trabajo. A medida que los negocios se expanden globalmente, la capacidad de trabajar en diferentes zonas horarias se ve reforzada por el establecimiento de una extranet.

pregunta de práctica\(\PageIndex{2}\)

¿Cuál es la principal diferencia entre cómo usan las empresas las intranets frente a las extranets?

1. Las intranets son redes secretas utilizadas solo por los iniciados, mientras que las extranets están abiertas al público
2. Las intranets son redes para uso exclusivo de empleados internos, mientras que las extranets permiten a clientes y socios acceder a la red
3. Las intranets utilizan tecnología LAN y WAN, mientras que las extranets solo usan tecnología LAN.
4. Las empresas utilizan tanto intranets como extranets para desarrollar información sobre sus competidores.

Contestar

b. La principal diferencia entre intranets y extranets es quién tiene acceso a la red.

Ya sea que una empresa esté administrando una intranet o una extranet, ambos sistemas pueden plantear problemas de seguridad. Con un mayor acceso viene una mayor oportunidad de brechas de seguridad. En particular, la seguridad de las extranets puede ser una preocupación a la hora de alojar información valiosa o propietaria. A menos que se tomen suficientes precauciones de seguridad, los datos pueden ser violados y alterados, sin que ni el remitente ni el receptor estén al tanto de la interceptación. El crecimiento en la complejidad de las redes ha incrementado los posibles puntos de ataque, tanto desde dentro de las organizaciones como desde fuera de la empresa. Afortunadamente, los medios de protección contra los hackers también se han expandido en línea con la tecnología.

Redes privadas virtuales (VPN)

Una red privada virtual (VPN) extiende una red privada (intranet) a través de una red pública Internet) y permite a los usuarios enviar y recibir datos a través de redes compartidas o públicas como si sus dispositivos informáticos estuvieran conectados directamente a la red privada. Por lo tanto, las aplicaciones que se ejecutan a través de una VPN pueden beneficiarse de la funcionalidad, la seguridad y la administración de la red privada al tiempo que aprovechan la flexibilidad de Internet. En un entorno empresarial, las VPN de acceso remoto permiten a los empleados acceder a la intranet de su empresa desde casa o mientras viajan fuera de la oficina. Las VPN de sitio a sitio permiten a los empleados de oficinas separadas geográficamente compartir una red virtual cohesiva.

Para garantizar la seguridad, la conexión VPN se establece mediante protocolos de cifrado y los usuarios de VPN utilizan métodos de autenticación, incluidas contraseñas o certificados, para obtener acceso a la VPN.

Aunque las VPN no pueden hacer que las conexiones en línea sean completamente seguras, pueden aumentar la privacidad y la seguridad. Por ejemplo, para evitar la divulgación de información privada, las VPN normalmente solo permiten el acceso remoto autenticado utilizando técnicas de cifrado.

Algunas de las ventajas de seguridad de una VPN incluyen las siguientes:

• incluso si se accede al tráfico de red, un atacante solo vería datos cifrados
• se requiere la autenticación del remitente para evitar que usuarios no autorizados accedan a la VPN
• la mensajería VPN está diseñada para detectar casos de manipulación de mensajes transmitidos

A medida que las preocupaciones de seguridad continúan creciendo en la era digital, cada vez están surgiendo más empresas para atender la creciente demanda de servicios VPN. El servicio que elija una empresa estará determinado por sus usos planificados para la VPN.

pregunta de práctica\(\PageIndex{3}\)

¿Cómo utilizan las empresas las Redes Privadas Virtuales (VPN) para administrar la información?

1. Las VPN proporcionan redes protegidas por video para permitir a las empresas organizar videoconferencias en todo el mundo
2. Las VPN proporcionan copias de seguridad y archivos de servidores remotos para proteger los datos de la empresa
3. Las VPN brindan acceso seguro externo a redes internas a través de Internet para que los usuarios remotos puedan ser productivos a pesar de la ubicación geográfica.
4. Las VPN bloquean el acceso externo a redes internas sensibles para garantizar la seguridad de la información.

Contestar

d. Las VPN proporcionan acceso y seguridad en múltiples ubicaciones.

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1. McGovern, Gerry (18 de noviembre de 2002). “Estudios de caso de retorno de inversión en intranet”.. Recuperado 2018-11-03