16.3: Cómo usan los fondos las organizaciones

2. ¿Qué tipos de gastos a corto y largo plazo realiza una empresa?

Para crecer y prosperar, una firma debe seguir invirtiendo dinero en sus operaciones. El gerente financiero decide la mejor manera de usar el dinero de la firma. Los gastos a corto plazo apoyan las actividades diarias de la firma. Por ejemplo, la fabricante de ropa deportiva Nike gasta regularmente dinero para comprar materias primas como el cuero y la tela y para pagar los salarios de los empleados. Los gastos a largo plazo suelen ser para activos fijos. Para Nike, estos incluirían desembolsos para construir una nueva fábrica, comprar equipos de fabricación automatizada o adquirir un pequeño fabricante de ropa deportiva.

Gastos a corto plazo

Los gastos a corto plazo, a menudo llamados gastos de operación, son desembolsos utilizados para apoyar las actividades actuales de producción y venta. Por lo general, resultan en activos corrientes, que incluyen efectivo y cualquier otro activo (cuentas por cobrar e inventario) que se pueden convertir a efectivo dentro de un año. El objetivo del gerente financiero es administrar los activos corrientes para que la firma tenga suficiente efectivo para pagar sus facturas y apoyar sus cuentas por cobrar e inventario.

Administración de efectivo: Asegurar liquidez

El efectivo es el alma de los negocios. Sin ella, una firma no podría operar. Un deber importante del gerente financiero es la administración de efectivo, o asegurarse de que haya suficiente efectivo disponible para pagar las facturas a medida que vencen y cubrir gastos inesperados.

Las empresas estiman sus requerimientos de efectivo para un periodo específico. Muchas empresas mantienen un saldo mínimo de efectivo para cubrir gastos inesperados o cambios en los flujos de efectivo proyectados. El gerente financiero organiza préstamos para cubrir cualquier déficit. Si el tamaño y el momento de las entradas de efectivo coinciden estrechamente con el tamaño y el momento de las salidas de efectivo, la compañía necesita tener solo una pequeña cantidad de efectivo a mano. Una empresa cuyas ventas y recibos son bastante predecibles y regulares durante todo el año necesita menos efectivo que una compañía con un patrón estacional de ventas y recibos. Una empresa de juguetes, por ejemplo, cuyas ventas se concentran en el otoño, gasta una gran cantidad de efectivo durante la primavera y el verano para construir inventario. Tiene exceso de efectivo durante el invierno y principios de la primavera, cuando cobra las ventas de su temporada alta de ventas.

Debido a que el efectivo retenido en cuentas corrientes gana pocos, si los hay, intereses, el gerente financiero trata de mantener bajos los saldos de caja e invertir el excedente de efectivo. Los excedentes se invierten temporalmente en valores negociables, inversiones a corto plazo que se convierten fácilmente en efectivo. El gerente financiero busca inversiones de bajo riesgo que ofrezcan altos rendimientos. Tres de los valores negociables más populares son letras del Tesoro, certificados de depósito y papel comercial. (El papel comercial es una deuda a corto plazo no garantizada, una OUI, emitida por una corporación financieramente fuerte). Los gerentes financieros actuales cuentan con nuevas herramientas para ayudarlos a encontrar las mejores inversiones a corto plazo, como las plataformas de negociación en línea que ahorran tiempo y brindan acceso a más tipos de inversiones. Estos han sido especialmente útiles para las empresas más pequeñas que no tienen un gran personal financiero.

Las empresas con operaciones en el extranjero enfrentan desafíos aún mayores en la administración de efectivo. Desarrollar los sistemas para la gestión de efectivo internacional puede parecer simple en teoría, pero en la práctica es extremadamente complejo. Además de tratar con múltiples monedas extranjeras, los tesoreros deben comprender y seguir las prácticas bancarias y los requisitos regulatorios y fiscales en cada país. Las regulaciones pueden impedir su capacidad de mover fondos libremente a través de las fronteras. Además, la emisión de un conjunto estándar de procedimientos para cada oficina puede no funcionar porque las prácticas comerciales locales difieren de un país a otro. Además, los directivos locales pueden resistirse al cambio a una estructura centralizada porque no quieren renunciar al control del efectivo generado por sus unidades. Los gestores financieros corporativos deben ser sensibles y conscientes de las costumbres locales y adaptar la estrategia de centralización en consecuencia.

Además de buscar el equilibrio adecuado entre efectivo y valores negociables, el gestor financiero trata de acortar el tiempo entre la compra de inventario o servicios (salidas de efectivo) y el cobro de efectivo de las ventas (entradas de efectivo). Las tres estrategias clave son cobrar el dinero adeudado a la firma (cuentas por cobrar) lo más rápido posible, pagar el dinero adeudado a otros (cuentas por pagar) lo más tarde posible sin dañar la reputación crediticia de la firma, y minimizar los fondos amarrados en el inventario.

Gestión de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan ventas por las que la firma aún no ha sido pagada. Debido a que el producto se ha vendido pero aún no se ha recibido efectivo, una cuenta por cobrar equivale a un uso de fondos. Para la firma manufacturera promedio, las cuentas por cobrar representan alrededor del 15 al 20 por ciento de los activos totales.

El objetivo del gerente financiero es cobrar el dinero adeudado a la firma lo más rápido posible, al tiempo que ofrece a los clientes términos de crédito lo suficientemente atractivos como para aumentar las ventas. La administración de cuentas por cobrar implica establecer políticas de crédito, pautas para ofrecer crédito, términos de crédito y condiciones específicas de reembolso, incluyendo cuánto tiempo tienen los clientes para pagar sus facturas y si se otorga un descuento por pronto pago para un pago más rápido. Otro aspecto de la gestión de cuentas por cobrar es decidir sobre las políticas de cobranza, los procedimientos para cobrar las cuentas vencidas.

Establecer políticas de crédito y cobranza es un acto de equilibrio para los gerentes financieros. Por un lado, las pólizas de crédito más fáciles o los términos generosos de crédito (un período de reembolso más largo o un descuento por pronto pago mayor) dan como resultado mayores ventas. Por otro lado, la firma tiene que financiar más cuentas por cobrar. También aumenta el riesgo de cuentas por cobrar incobrables. Las empresas consideran el impacto en las ventas, el momento del flujo de caja, la experiencia con deudas incobrables, los perfiles de clientes y los estándares de la industria al desarrollar sus políticas de crédito y cobranza

Las empresas que quieren acelerar las cobranzas administran activamente sus cuentas por cobrar, en lugar de dejar que los clientes paguen pasivamente cuando lo desean. Según estadísticas recientes, más del 90 por ciento de las empresas experimentan pagos atrasados por parte de los clientes, y algunas empresas cancelan un porcentaje de su deuda incobrable, lo que puede resultar costoso. ⁴

La tecnología juega un papel importante en ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento crediticio y cobranza. Por ejemplo, muchas empresas utilizan algún tipo de toma de decisiones automatizada, ya sea en forma de un sistema ERP o una combinación de programas de software y módulos suplementarios que ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas cuando se trata de procesos de crédito y cobranza. ⁵

Otras empresas optan por externalizar los procesos de negocio financieros y contables a especialistas en lugar de desarrollar sus propios sistemas. La disponibilidad de tecnología de vanguardia y plataformas electrónicas especializadas que serían difíciles y costosas de desarrollar internamente está ganando firmas de todos los tamaños. Rendir el control de las finanzas a un tercero no ha sido fácil para los directores financieros. Los riesgos son altos cuando los datos financieros y otros datos corporativos confidenciales se transfieren a un sistema informático externo: los datos podrían verse comprometidos o perdidos, o los rivales podrían robar datos corporativos. También es más difícil monitorear a un proveedor externo que a tus propios empleados. Un área de outsourcing que ha atraído a muchos clientes es el comercio internacional, que tiene regulaciones que difieren de un país a otro y requiere grandes cantidades de documentación. Con sistemas informáticos especializados, los proveedores pueden rastrear no solo la ubicación física de los bienes, sino también todos los trámites asociados con los envíos. Los costos de procesamiento de los bienes comprados en el extranjero son aproximadamente el doble que los de los bienes domésticos, por lo que los sistemas más eficientes ⁶

Inventario

Otro uso de fondos es comprar inventario que necesita la firma. En una firma manufacturera típica, el inventario es casi el 20 por ciento de los activos totales. El costo del inventario incluye no solo su precio de compra, sino también los costos de pedido, manejo, almacenamiento, intereses y seguros.

Los gerentes de producción, mercadotecnia y finanzas suelen tener diferentes puntos de vista sobre el inventario. Los gerentes de producción quieren muchas materias primas a mano para evitar retrasos en la producción. Los gerentes de marketing quieren muchos productos terminados a mano para que los pedidos de los clientes se puedan llenar rápidamente. Pero los gerentes financieros quieren el menor inventario posible sin perjudicar la eficiencia de la producción o las ventas. Los gerentes financieros deben trabajar estrechamente con la producción y la comercialización para equilibrar estos objetivos contradictorios. Las técnicas para reducir la inversión en inventario son la gestión de inventario, el sistema justo a tiempo y la planificación de requisitos de materiales.

Para las empresas minoristas, la gestión de inventario es un área crítica para los gerentes financieros, quienes monitorean de cerca los ratios de rotación de inventario. Esta relación muestra la rapidez con la que el inventario se mueve a través de la firma y se convierte en ventas. Si el número de inventario es demasiado alto, normalmente afectará la cantidad de capital de trabajo que una empresa tiene a mano, obligando a la compañía a pedir prestado dinero para cubrir el exceso de inventario. Si el número de ratio de rotación es demasiado alto, significa que la compañía no tiene suficiente inventario de productos a mano para satisfacer las necesidades de los clientes, lo que significa que podrían llevar su negocio a otra parte. ⁷

Gastos a largo plazo

Una firma también invierte fondos en activos físicos como terrenos, edificios, maquinaria, equipo y sistemas de información. Estos se llaman gastos de capital. A diferencia de los gastos operativos, que producen beneficios dentro de un año, los beneficios de los gastos de capital se extienden más allá de un año. Por ejemplo, la compra por parte de una impresora de una nueva imprenta con una vida útil de siete años es un gasto de capital y aparece como activo fijo en el balance de la firma. Papel, tinta y otros suministros, sin embargo, son gastos. Las fusiones y adquisiciones también se consideran gastos de capital.

Las empresas realizan gastos de capital por muchas razones. Los más comunes son expandir, reemplazar o renovar activos fijos, y desarrollar nuevos productos. La mayoría de las empresas manufactureras tienen una gran inversión en activos a largo plazo. Boeing Company, por ejemplo, pone miles de millones de dólares al año en instalaciones de fabricación de aviones. Debido a que los gastos de capital tienden a ser costosos y tienen un efecto importante en el futuro de la firma, el gerente financiero utiliza un proceso llamado presupuesto de capital para analizar proyectos a largo plazo y seleccionar aquellos que ofrecen los mejores rendimientos al tiempo que maximizan el valor de la firma. Las decisiones que involucran nuevos productos o la adquisición de otro negocio son especialmente importantes. Los gerentes analizan los costos del proyecto y pronostican los beneficios futuros que traerá el proyecto para calcular el retorno estimado de la inversión de la empresa.

COMPROBACIÓN DE CONCEPTO

1. Distinguir entre gastos a corto y largo plazo.
2. ¿Cuál es el objetivo del gerente financiero en la administración de efectivo? Enumere las tres estrategias clave de administración de efectivo.
3. Describir los principales motivos de una empresa para realizar gastos de capital.