7.4: Consideraciones de implementación y flujo de trabajo

Implementación e implementación

En este punto, se ha creado la estrategia de flujo de trabajo, se ha incluido al cliente en discusiones sobre sus objetivos, y la empresa de impresión ha creado algunos productos de muestra y artículos de impresión para que el cliente los pruebe. Además, la empresa de impresión y el cliente han completado un periodo piloto e identificado problemas imprevistos de flujo de trabajo. Lo que queda es el último paso para hacer que el sitio esté en vivo.

Hacer que el sitio esté en vivo implica “encenderlo” para aceptar pedidos de toda la base de usuarios. Si los pasos anteriores se han completado correctamente, debería haber muy pocos problemas.

Evaluación Continua

Incluso después de que se haya lanzado un escaparate, no se considera completo. Siempre debe existir un sistema de evaluación continua para responder a los comentarios de los clientes y corregir cualquier error a medida que los pedidos comiencen a llegar. Incluso después de que el sitio esté activo, el programador debe navegar por la tienda para garantizar su usabilidad y realizar una orden de prueba para asegurarse de que no surjan problemas para el cliente durante el proceso de pedido. También de consideración es una evaluación posterior al pedido, donde se evalúan los procesos internos en la imprenta para verificar su integridad y eficiencia, como se describe a continuación.

Flujos de trabajo y automatización

Los pedidos deben ingresar a un flujo de trabajo automatizado, creando una transición sin problemas mientras pasan por alto varios departamentos. Una vez realizado un pedido, se notifica al personal correspondiente para cumplirlo. Si se personalizó un producto VDP, entonces se debe cargar automáticamente un PDF listo para imprimir en una carpeta activa. En este punto, ya sea un sistema automatizado o un operador de preimpresión revisa el archivo en busca de estándares de impresión y lo impone en la plantilla de impresión. Estos archivos se pueden producir automáticamente en una prensa digital o enviarse al colocador de planchas para prepararse para la impresión litográfica. A lo largo de cada paso del proceso, las notificaciones por correo electrónico deben enviarse al personal apropiado para que pueda cumplir con el pedido, y al cliente para que se le mantenga informado de cualquier cosa relacionada con el pedido, como facturas y envío del producto.

Integración MIS

Es beneficioso seleccionar un escaparate adecuado para su integración en un sistema de información de gestión (MIS) para agilizar los pedidos desde la personalización hasta la factura. La integración es una conexión entre dos sistemas que permite el intercambio de datos. La información se ingresa automáticamente en un expediente electrónico, que es una base de datos que recopila y mantiene la información del cliente, los productos pedidos, la información de envío y la información de facturación automáticamente. Al integrar dos sistemas, es importante tener en cuenta qué sistema es el titular de los datos maestros y cuál es el suscriptor de esos datos. Sólo un sistema digital debe 'contener' los datos, mientras que todos los demás sistemas acceden a la misma base de datos. En un ambiente de impresión con un sistema MIS de impresión en funcionamiento, es el sistema MIS el que debe considerarse como el maestro en cada caso. El sistema MIS recoge pedidos de todas partes, no solo los pedidos realizados a través de escaparates en línea. El sistema web2print introduce datos en el sistema MIS y se suscribe a los datos maestros almacenados y administrados en ese sistema, como precios y especificaciones de trabajo. Esto puede ser un desafío porque el software web2print y el sistema MIS de impresión a menudo son proporcionados por proveedores separados, lo que puede evitar un intercambio fluido de datos.

Web2print es una de las muchas conexiones secundarias, o suscriptor, en el flujo de trabajo de producción y negocio de una impresora. Web2print debe servir a su propósito principal, que es capturar pedidos de la manera más eficiente mientras mantiene una ventaja competitiva para el equipo de ventas de una empresa de impresión. Los pedidos deben pasar sin problemas y sin problemas al flujo de trabajo de producción y al sistema MIS para que puedan tratarse como cualquier otro pedido, ya sea que se hayan realizado en línea o por medios tradicionales. De esta manera, web2print es considerado como solo una de las muchas oportunidades de negocio que traen ventas a una empresa de impresión.

Analizando el ROI

Al tomar cualquier decisión comercial, la inversión debe sopesarse contra el rendimiento. Esto se conoce como retorno de la inversión, o ROI. Mover un negocio en línea para aceptar pedidos es una decisión comercial seria. Web2print puede ser una inversión que valga la pena y es importante comprender cómo medir el ROI antes de invertir en el software de un proveedor.

Por lo general, en una empresa de impresión, la estimación para el proceso de impresión real está muy bien definida. El departamento de estimación puede proporcionar un análisis detallado de todos los costos asociados con la impresión de un producto impreso específico. Donde web2print difiere, sin embargo, es en los costos de capturar la venta y en agilizar el proceso en la imprenta. Por ejemplo, hay costos específicos incrementados en el funcionamiento de un sitio web2print en línea. Si el sistema se pagó como licencia única, entonces el costo total debe amortizarse a lo largo de la vida de la licencia, y cada orden de impresión comparte una pequeña parte de ese costo general. Algunos sistemas SaaS, por otro lado, cobran una tarifa por pieza o una cuota mensual. Estos son más fáciles de incorporar en los costos del trabajo. Por el lado del ahorro, hay procesos dentro de la imprenta que se hacen más eficientes, por lo que allí también se puede hacer un análisis de ahorro de costos. Sin embargo, las empresas de impresión no deberían caer en la trampa de pensar que solo porque un trabajo de impresión se puede completar en un tiempo más corto, automáticamente es más barato de producir. Para evaluar el ROI total, solo se deben evaluar los costos reales que afecten la rentabilidad del producto impreso.

El tiempo es importante a la hora de calcular el ROI porque una impresora debe determinar cuándo invertir dinero en función del retorno esperado de esa inversión. Comprar o construir un sistema en línea no va a generar ingresos automáticamente. Es probable que la imprenta pueda invertir miles de dólares muy rápidamente antes de que el sistema proporcione algún valor a cambio. También hay un aspecto humano en esto. Los profesionales de ventas siguen siendo críticos para impulsar las ventas de nuevos clientes a la web y encontrar nuevas oportunidades en línea, las cuales ayudarán a mejorar el retorno de la inversión inicial.

Los sistemas con pagos mensuales a veces son mejores para las nuevas empresas en línea, ya que no requieren una gran inversión por adelantado. Los pagos iniciales obligan a una empresa de impresión a regalar todo el apalancamiento monetario en una sola transacción, y aunque pueden ser más rentables cuando atienden a un gran número de clientes, pueden causar graves daños financieros a corto plazo.