Lección 1.2: Introducción- Ingresos y Gastos
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- Definir términos clave y reconocer principios financieros básicos relacionados con la gestión de ingresos y gastos
- Aplicar la fórmula básica utilizada para determinar el beneficio y el gasto ideal
- Describir diversas fuentes de ingresos para operaciones de servicios de alimentos
- Describir las categorías típicas de gastos para operaciones de servicio de alimentos.
- Calcular porcentajes de costo (expresar tanto gastos como ganancias como porcentaje de ingresos
- Compare los ingresos y gastos operativos reales con los resultados operativos presupuestados
- Calcular el desempeño a las cifras presupuestales
- Apreciar una cifra realista de ganancias esperadas (porcentaje) para la industria de restaurantes.
Términos clave:
- Ingresos
- Upselling
- Programas de fidelización
- Gasto
- Gastos controlables
- Gastos no controlables
- Beneficio
- Estado de pérdidas y ganancias
- Presupuesto
- Porcentaje de costo
- Gasto ideal
- Desempeño a presupuestar
Introducción a los Ingresos y Gastos
No basta con ofrecer productos y servicios sobresalientes en la industria del servicio de alimentos. Los gerentes también deben crear y mantener operaciones rentables de servicio de alimentos. En pocas palabras, impulsar los ingresos, mientras se controlan los gastos.
En los términos más básicos, los ingresos son dinero o dólares traídos a la operación, también conocidos como ventas. Los gastos son los costos asociados a hacer negocios y deben pagarse a los proveedores, al arrendador, gobierno local, etc. La fórmula básica es la siguiente:
| Ingresos — Gasto = Ganancia |
Todas las operaciones de servicio de alimentos tienen gastos, pero no todas tienen “ventas”. Algunas operaciones de servicio de alimentos in situ sin fines de lucro brindan sus productos a los huéspedes como parte de una operación más grande. Por ejemplo, los pacientes en el hospital no pagan cada una de sus comidas individualmente, los presos no pagan sus comidas, y algunos negocios proporcionan una cafetería para empleados donde los alimentos y bebidas son gratuitos para el empleado. En estas situaciones, los ingresos provienen de algún presupuesto general de la organización y la participación puede medirse en lugar de ingresos. Incluso en este tipo de operaciones, los gerentes suelen seguir trabajando dentro de sus presupuestos de ingresos.
Por ejemplo, los pacientes en el hospital no pagan cada una de sus comidas individualmente, los presos no pagan sus comidas, y algunos negocios proporcionan una cafetería para empleados donde los alimentos y bebidas son gratuitos para el empleado. En estas situaciones, los ingresos provienen de algún presupuesto general de la organización y la participación puede medirse en lugar de ingresos. Incluso en este tipo de operaciones, los gerentes suelen seguir trabajando dentro de sus presupuestos de ingresos.
Flujos de Ingresos
Venta de alimentos y alcohol
La venta de alimentos y bebidas es obviamente la principal fuente de ingresos. La comercialización adecuada de la operación de servicio de alimentos también es vital. En pocas palabras, hay cuatro formas diferentes de ganar más dinero en la industria de servicios de alimentos. 1) Traer más clientes. 2) Conseguir que regresen, o compren con más frecuencia. 3) Consiga que traigan a otros con ellos. 4) Consiga que gasten más mientras están ahí (aumentar el cheque promedio).
Upselling
Los empleados deben estar capacitados en las técnicas adecuadas en lo que respecta a las ventas adicionales. La venta adicional es cuando conseguimos que los clientes pidan “artículos adicionales”. Un ejemplo de artículos no vendibles serían: aperitivos, postres, café, tanto bebidas alcohólicas como no alcohólicas, o complementos de menú, como setas para su bistec, acompañamientos extra o de mayor precio para su comida, como papas fritas en lugar de papas fritas, etc. ¿Se te ocurre un momento en el que un servidor te practicó ventas adicionales?
Espacio de alquiler de sala de reuniones, o “Buy-outs”
Una forma en que una operación de servicio de alimentos puede generar más ingresos es mediante la recolección de dinero para comedores privados. Las buy-outs son otra forma en que un restaurante puede ganar más dinero. Un buy-out es donde la operación de servicio de comida vende toda la propiedad por la noche. Es importante entender lo que cobraría en un día en particular, para asegurarse de que esto tuviera sentido financiero.
Catering fuera de las instalaciones
El catering fuera de las instalaciones es otra área donde el operador puede generar ingresos adicionales. El catering fuera de las instalaciones es donde el restaurante lleva la comida, bebida y servicio a otra ubicación. Otro beneficio es que el evento no utiliza asientos en el restaurante. El catering fuera de las instalaciones también es una excelente manera de construir la reputación de su negocio.
Entrega, entrada en coche
La entrega es un servicio popular para ofrecer a sus clientes. Otro beneficio de la entrega es que no ocupa ningún espacio en su comedor. Muchos restaurantes ofrecen entrega a domicilio, y la entrega a terceros es un área de crecimiento en la industria del servicio de alimentos. Muchos restaurantes también aprovechan la entrada en coche. Aquí es donde el cliente puede ordenar su comida por teléfono, o en línea y conducir hasta la propiedad y ser recibido por un empleado cuando se detenga. Luego, el empleado lleva la comida al automóvil, y puede procesar el pago a través de un sistema inalámbrico.
Cargo por servicio
A efectos fiscales, las propinas y los cargos por servicio son dos cosas completamente diferentes. Se puede agregar un cargo por servicio al cheque de huésped, y los montos típicos pueden variar entre el 15 y el 20%. Muchas veces una parte del cargo por servicio va al empleado y una parte se queda con la “casa”. La porción que se queda con la casa puede considerarse ingresos, y puede ser utilizada de cualquier manera que el propietario o gerente desee. Este dinero a menudo se usa para compensar los costos de ventas y marketing, y también se puede agregar a la compensación de los empleados en forma de “propina”. Las propinas, por otro lado, son dinero que queda para el servidor, técnicamente no deben agruparse, ni una porción debe retenerse del servidor. Las propinas no se considerarían una fuente de ingresos para la operación de servicio de alimentos.
Mercancía
Muchos restaurantes traen ingresos adicionales a través de la venta de mercancía. Esto puede ser tan simple como vender sombreros y camisetas en la cajera, operar tiendas elaboradas y compras en línea en lugares como Hard Rock Café y Cracker Barrel.
Tarjetas Regalo
Las tarjetas de regalo son otra excelente manera de generar ingresos adicionales. Muchos restaurantes ofrecen tarjetas de regalo, y esto puede ser particularmente popular durante la temporada navideña, y también puede ser un artículo “up-sell”. Otro beneficio podría ser que muchas de las tarjetas regalo vendidas nunca serán canjeadas, y luego serían casi el 100% de ganancia.
Gestión de ingresos/rendimiento
En el pasado, los precios de los elementos del menú eran los mismos ya sea un viernes o un lunes. Ahora, los restaurantes están aplicando una estrategia de precios dinámica similar que es utilizada por la industria aérea y los hoteles. En este modelo las operaciones de servicio de alimentos pueden cobrar diferentes montos en función de la oferta y la demanda. Incluso pueden separar el costo de los asientos de la comida y bebida. Por ejemplo, podrías pagar un precio premium por una determinada tabla según el día de la semana y/o la hora del día.
Algunas operaciones de servicio de alimentos incluso venden “boletos” para un horario particular. El precio del boleto variaría en función de la oferta y la demanda. Las operaciones de servicio de alimentos pueden utilizar una compañía como Tock Tickets enlace a Tock Tickets, para manejar la compra/distribución de boletos. Por lo general, este modelo solo funciona si tu restaurante tiene una gran demanda como Per Se, o Eleven Madison Park en NYC.
Algunos otros ejemplos serían las promociones no pico, y de temporada. El clásico “Early Bird-Special” es un ejemplo en el que se ofrece un precio más bajo para atraer a los clientes a entrar durante períodos de tiempo más lentos. Una operación que atiende a una multitud estacional como una estación de esquí, o un entorno de playa, puede bajar o subir los precios dependiendo de la temporada.
Programas de fidelización de huéspedes
Los programas de fidelización son estrategias de marketing estructuradas diseñadas por comerciantes para alentar a los clientes a continuar comprando o utilizando los servicios de las empresas asociadas a cada programa. [1] Estos programas existen para la mayoría de los tipos de comercio, cada uno con diferentes características y esquemas de recompensas.
En la comercialización, en general, y en el comercio minorista más específicamente, una tarjeta de lealtad, una tarjeta de recompensas, una tarjeta de puntos, una tarjeta de ventaja o una tarjeta de club es una tarjeta de plástico o papel, visualmente similar a una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o tarjeta digital que identifica al titular de la tarjeta como participante en un programa de fidelización. [2] Las tarjetas de fidelidad (tanto físicas como digitales) se relacionan con el modelo de negocio de lealtad.
Fuente: página del programa de fidelización en Wikipedia
Definición de Gasto
Un gasto es una salida de dinero para pagar un producto o servicio. En la siguiente sección se describen los gastos más pertinentes en lo que respecta a la industria del servicio de alimentos. Los costos de mano de obra y alimentos suelen ser los más significativos de todos los gastos. Un gerente debe poseer los conocimientos y habilidades para comprender y controlar sus gastos. A continuación veremos los diversos gastos asociados a la industria de servicios de alimentos
Tipos de gastos
Costo de Alimentos — El costo asociado con la preparación de alimentos para la venta. No solo necesitamos dar cuenta de los platos principales y las guarniciones, sino que también tenemos que tener en cuenta los costos de maquillaje. Los costos de maquillaje son todos esos pequeños extras que vienen con un platillo, o pueden ser solicitados por el cliente. Estos pueden ir desde el ketchup, la mostaza y la lanza de pepinillo que puede venir con un sándwich, hasta el rollo y la mantequilla que podrían acompañar a un plato principal. Necesitamos ver la imagen completa de nuestros costos antes de poder fijar el precio de un artículo de nuestro menú de manera apropiada.
Costo de bebidas — El costo asociado con la preparación de una bebida para la venta, y en muchos casos nos estamos refiriendo a bebidas alcohólicas. Aquí también tenemos que dar cuenta de los costos de maquillaje. Un ejemplo pueden ser las aceitunas adornando un martini, el refresco en una bebida mixta o el apio en una sangrienta María.
Costo Laboral — La mano de obra es uno de los dos gastos más altos de cualquier operación de servicio de alimentos. Ejemplos de costos laborales serían salarios, salarios, prestaciones, impuestos por desempleo y cualquier aguinaldo aplicable. Si nuestros costos de mano de obra son demasiado altos entonces las ganancias sufrirán. Si nuestros costos de mano de obra son demasiado bajos entonces el servicio al cliente sufrirá. Un gerente calificado podrá determinar la cantidad de mano de obra necesaria diariamente y ajustar según sea necesario.
Una manera fácil de ver si necesita reducir la mano de obra es monitoreando la primera y última hora del día hábil. Si los empleados están de pie, entonces podría considerar tambalearse en sus empleados al comienzo de cada día, “golpear” en lugar de traerlos a todos a la vez. El uso de software y hardware de tiempo y asistencia también puede ayudar al establecer límites sobre qué tan temprano un empleado puede “entrar” antes de cada turno. También podrías hacer que “ponches” sobre una base escalonada.
Controlar las horas extras también será vital para controlar los costos de mano de obra. Los gerentes solo deben permitir que los empleados ingresen a horas extras si realmente se justifica. En muchos casos, las horas extraordinarias pueden estar garantizados y, por lo tanto, presupuestarse en consecuencia.
Los costos laborales van en aumento, y atraer y mantener una fuerza laboral estable es más desafiante que nunca. Muchas operaciones están invirtiendo en equipos que puedan automatizar tantas tareas como sea posible. La robótica, que alguna vez solo se consideró una cosa del futuro, ahora están encontrando su camino hacia las operaciones de muchas formas.
Otro Costo — Otros gastos son cualquier gasto excepto alimentos, bebidas y mano de obra. Juntos, estos costos pueden representar casi el 15% o más de los ingresos de su operación. Algunos ejemplos de otros gastos: equipo (tanto pequeño como grande), muebles, vajilla, gastos de ocupación, reparaciones y mantenimiento (mantenimiento diferido y preventivo), costos administrativos y costos de comercialización asociados. La mayoría de los costos caerán en una de las dos categorías: gastos “controlables” o “no controlables”.
Gastos controlables (también conocidos como no fijos o variables) — Son gastos que varían dependiendo de qué tan ocupada o lenta sea la operación. Los costos de alimentos y bebidas, por ejemplo, deberían subir cuando esté ocupado y sirviendo a más clientes, y disminuya cuando sea más lento y atienda menos invitados. Los salarios por hora serían otro ejemplo. Una operación normalmente tendría más mano de obra cuando están ocupados que cuando son lentos. Los servicios públicos, en su mayor parte, también deben variar dependiendo de qué tan ocupada o lenta esté la operación.
Como gerente, serás responsable de controlar y en muchos casos reducir el costo de los gastos controlables. Si, por ejemplo, tu porcentaje de costo de alimentos es mayor de lo que debería ser, deberás determinar por qué y solucionar el problema. Algunas cosas a tener en cuenta serían:
- ¿Estás cobrando lo suficiente por los artículos?
- ¿compras correctamente?
- ¿tienes un desperdicio excesivo?
- ¿Estás utilizando las sobras de manera efectiva?
- ¿Estás sobreporcionando?
- ¿Tienes algún robo?
Los gastos no controlables (también conocidos como fijos o no variables) son gastos que siguen siendo los mismos a pesar del volumen de negocios que experimenta la operación. A los gerentes asalariados, por ejemplo, se les paga igual a pesar del volumen de negocios. La renta en la mayoría de los casos sería otro ejemplo de costos fijos. El paisajismo y un servicio mensual de control de plagas también serían ejemplos de costos fijos.
Beneficio
El beneficio (también conocido como el resultado final) es el beneficio que se obtiene cuando los ingresos superan los gastos. Ingresos menos gastos equivalen a ganancias. El propietario, o los propietarios, decidirán si, o cuánto se invertirá de nuevo en la operación. Por lo general, el gerente general ganará un bono vinculado a las ganancias. Esto crea un incentivo para impulsar los ingresos mientras se controlan los costos. En las operaciones de servicio de alimentos in situ sin fines de lucro, los ingresos que exceden los gastos no suelen llamarse ganancias, sino algo así como exces
Dos documentos financieros básicos
Estado de pérdidas y ganancias (P&L) o estado de actividades
El estado de pérdidas y ganancias de una operación de servicio de alimentos muestra los ingresos (ventas) y gastos (costos) para un tiempo específico. Este estado de cuenta se puede utilizar semanalmente, mensual, trimestral o anual. El estado de pérdidas y ganancias de la operación de servicio de alimentos suele tener tres secciones.
- Un desglose detallado de los ingresos. Esto ayudará a determinar dónde hay varianzas con respecto al presupuesto. Por ejemplo, si los ingresos bajan, ¿dónde bajan? ¿Catering? ¿Comida? ¿Bebida? ¿O tal vez una parte particular del día, como el desayuno, el almuerzo o la cena?
- Una lista de su costo de bienes vendidos, así como sus salarios asalariados y por hora.
- Una sección final, que incluye sus gastos de operación: seguro y costos de ocupación. Esta sección variará en operaciones de servicio de alimentos sin fines de lucro.
El Presupuesto
El presupuesto es simplemente una estimación de los ingresos, gastos y ganancias esperados. Este es tu “plan” o “hoja de ruta” para la semana, mes, trimestre o año. Esto determinará la cantidad de ingresos que espera obtener y cuánto espera gastar. Por lo general, se espera que los gerentes de servicios de alimentos generen más ingresos cada año. Por supuesto, hay excepciones. ¿Se cerrará la operación por una renovación?, son nuevos competidores entrando al mismo mercado, o tal vez un evento importante no volverá a la zona, piense en Olimpiadas, o en un Super Bowl. En estas situaciones, en realidad puede estar presupuestando para ganar menos dinero que el año anterior. En el segmento de servicio de alimentos en el lugar, las inscripciones escolares podrían estar aumentando o disminuyendo, una operación de comedor comercial podría estar experimentando un crecimiento de la compañía o una instalación de atención médica podría estar expandiéndose. Una fórmula similar a la explicada anteriormente también se aplica a los ingresos y gastos presupuestados.
| Ingresos presupuestados — Gasto presupuestado = Beneficio presupuestado |
Un gerente necesita estar constantemente monitoreando el presupuesto y ajustando en consecuencia. Si, por ejemplo, los ingresos están por debajo de lo presupuestado, entonces también habría que reducir el gasto.
Algunos ratios y cálculos básicos de análisis financiero
Cálculo de porcentajes de costo (ratios)
Uno de los ratios más importantes utilizados en las operaciones de servicio de alimentos es el porcentaje de costo de los ingresos. Esta relación compara gastos con ingresos para identificar qué porcentaje de ingresos va a las diferentes categorías de gastos. Para calcular cualquier porcentaje de costo el costo en dólares (gasto) se divide entre los dólares de ingresos para el mismo periodo. Un ejemplo de un porcentaje de costo común que se calcula de manera regular es el porcentaje de costo de alimentos. Si el costo de los alimentos para un mes determinado es de 20,000 dólares y los ingresos para el mismo mes son de 64 mil dólares, el porcentaje de costo de alimentos sería de 31.25%.
| $ Costo dividido por $ Ingresos = Porcentaje de Costo |
El beneficio también se puede expresar como un porcentaje de los ingresos. El cálculo es básicamente el mismo que el anterior. Mucha gente se sorprende al saber que el porcentaje de ganancias para las operaciones comerciales de servicios de alimentos está en el rango de 2% a 7% (3). A veces los de la industria dicen que el beneficio promedio es un “níquel sobre el dólar”.
| Dólares de Beneficio dividido por Ingresos Dólares = Porcentaje de Ganancias |
(3) Biery, M.E., Forbes, 26 de ene de 2018 recuperado del artículo de Forbes
Cálculo del Gasto Ideal
A veces es valioso poder averiguar cuánto puede gastar en una categoría particular de gastos o en un elemento del menú dadas las metas financieras de la operación. Si un gerente de servicio de alimentos tiene un objetivo de ganancias y un pronóstico de ingresos, o un precio y un porcentaje de costo deseado, entonces se puede calcular una cifra denominada gasto ideal. Esta es la cantidad que se puede gastar en todos los costos para producir el menú completo o simplemente un artículo.
Ejemplo: Si la ganancia deseada para el plato principal de pollo es de $2.00 y el precio de venta es de $12.00, entonces el gasto total ideal para el entrante de pollo es de $10.00.
| Ingresos menos Beneficio = Gasto Ideal |
Ejemplo: Si el precio de venta del plato principal de pollo es de $12.00 y el porcentaje de costo de comida deseado es de 30%, entonces el gasto de comida ideal para el plato principal de pollo sería de $3.60
| Precio de venta multiplicado por porcentaje de costo deseado |
| = Gasto Ideal |
Cálculo de desempeño a presupuesto (ratios)
Dado que el presupuesto es un plan para el desempeño financiero de una operación, es útil monitorear el presupuesto de vez en cuando, a menudo mensualmente, aunque podría hacerse con más frecuencia. Un análisis que normalmente se realiza es un cálculo de desempeño a presupuesto. Esto compara los ingresos reales y los gastos reales con las mismas categorías en el presupuesto para un periodo de tiempo determinado. El monto real se divide entre el monto presupuestado para calcular la relación rendimiento/presupuesto. Un ejemplo sería mirar la cantidad real gastada en mano de obra para un mes determinado, y luego compararla con la cifra presupuestal para la mano de obra en el mismo mes. Si se gastara una cantidad mayor en mano de obra que la presupuestada, entonces la cifra de desempeño a presupuestación estaría por encima del 100%. Si se gastara menos dinero en mano de obra de lo presupuestado, el desempeño al presupuesto estaría por debajo del 100%.
| Gasto real (o ingresos) dividido por Gasto presupuestado (o ingresos) |
| es igual a la relación Desempeño a Presupuesto |
Este cálculo también podría utilizarse para analizar el rendimiento real de ingresos y gastos para una parte de un presupuesto anual. Ejemplo: Si ha pasado el 50% del año, ¿se ha gastado el 50% (o más o menos) del presupuesto o se ha recibido al menos el 50% de los ingresos? Este tipo de análisis permite al gerente de servicio de alimentos realizar ajustes en la operación durante el ejercicio fiscal en lugar de averiguar al final del año que no se generaron suficientes ingresos o se gastó demasiado y no hay ganancia o exceso neto para el negocio.
Resumen
Este capítulo proporciona una visión general básica de los tipos de ingresos, gastos y documentos financieros que una operación típica de servicio de alimentos generaría y utilizaría, así como algunos cálculos simples que podrían realizarse. Todos estos temas serán explorados con mayor profundidad en secciones posteriores de este libro.
Preguntas de revisión:
- ¿Cuáles son algunas de las principales fuentes de ingresos para restaurantes y otras operaciones de servicio de alimentos?
- ¿Cuáles son algunas formas de aumentar los ingresos en una operación de servicio de alimentos?
- ¿Cuáles son las categorías clave de gastos de las operaciones de servicio de alimentos, y cuáles se consideran controlables y cuáles se consideran no controlables?
- Los dólares gastados son importantes, pero ¿por qué también es importante calcular y monitorear los porcentajes de costos en una operación de servicio de alimentos?
- Si el desempeño para presupuestar el gasto alimentario es superior al 100% para un mes en particular, ¿qué otros datos te gustaría echar un vistazo al completar tu análisis de presupuesto mensual?