Lección 1.3: Historial de ventas y pronósticos

Esquema del capítulo:

• Importancia de la previsión
• Uso del historial de ventas
• Previsión de alimentos, bebidas y mano de obra
• Factores que afectan a la previsión
• Pronósticos en el “panorama general”

Objetivos de aprendizaje:

• Definir términos relacionados con el historial de ventas y pronósticos, como ventas, conteo de invitados, promedio de cheques, etc.
• Explicar la importancia de los datos del historial de ventas, incluidos los tipos de datos que se recopilan
• Explicar la importancia de la previsión para gestionar de manera efectiva una operación de servicio de alimentos.
• Describir el uso de un índice de popularidad para pronosticar la producción.
• Enumerar los factores que afectan la predicción en una operación de servicio de alimentos.

Términos clave:

• Historial de ventas
• Recuento de clientes o cubiertas
• Promedio de cheques de invitados
• Porcentaje de costo de alimentos
• Índice de Popularidad
• Porcentaje de costo de bebidas
• Porcentaje de Costo Laboral
• Vertido excesivo/bajo
• Stock de emergencia
• Giros de mesa

Pronósticos en las Operaciones de Servicio de Alimentos

La capacidad de pronosticar con precisión las ventas y los gastos es una habilidad necesaria para que un gerente o propietario posea. En este capítulo, veremos formas de ayudarle a ser más competente en la previsión tanto de sus ventas como de sus gastos.

Usar el historial de ventas pasadas en su operación de servicio de alimentos es fundamental cuando se intenta pronosticar con precisión las ventas futuras. Pero, como afirma la famosa cotización de inversión “El Desempeño Pasado no garantiza resultados futuros”. No basta con mirar solamente el pasado para predecir el futuro. Simplemente hay demasiadas variables que pueden afectar positiva o negativamente nuestra operación. En esta unidad, veremos varias formas en que las operaciones de servicio de alimentos pueden intentar pronosticar con precisión.

Dos cifras importantes a rastrear en el historial de ventas de una operación de servicio de alimentos, además de las ventas generales, son el recuento de clientes o el número de “cubiertas” y el promedio de verificación. Muchas operaciones registran estas cifras cada hora y las utilizan diariamente para controlar tanto la producción de alimentos como el uso de mano de obra. Estas cifras son probablemente parte de un sistema computarizado de ventas y contabilidad y se pueden ahorrar por varios años. Mirar hacia atrás en estos registros suele ser la base para predecir las ventas futuras y los recuentos de clientes. El promedio de verificación de invitados también es útil para comparar el rendimiento de un período de tiempo a otro o de una unidad a otra. El promedio de verificación de invitados, los recuentos de clientes pasados y las ventas también son críticos para desarrollar presupuestos y otros planes para operaciones futuras.

Calcular el promedio de cheques de invitados es bastante sencillo siempre y cuando se mantengan los registros adecuados. El promedio de cheques es justo lo que dice, el promedio de lo que gasta cada huésped. Se calcula dividiendo el total de ventas de alimentos y bebidas por el número total de invitados (o coberturas) en un período de tiempo determinado. Desafiar a los operadores, gerentes e incluso servidores para aumentar el promedio de cheques de invitados durante un período de tiempo o durante un período de comida en particular puede ser una forma de motivar a todos en la operación para ayudar a aumentar los ingresos y “hacer crecer” el negocio.

Como gerentes o propietarios, debemos caminar una línea muy fina entre tener suficiente producto o mano de obra, mientras no tener demasiado. Muchas empresas ahora califican unidades individuales en función de la cantidad de inventario que tienen a mano, o cuánto gastaron en mano de obra. Si tienes demasiado estarías “en rojo”. Cada empresa tendría su propia fórmula para decidir qué es demasiado. Por lo general, se basa en la cantidad de semanas de inventario que tenga (los cálculos para esto se cubrirán en un capítulo posterior). Por supuesto, tener un cierto “stock de emergencia” a la mano para dar cuenta de pronósticos inexactos, multitudes inesperadas (piense en autobús turístico), emergencias climáticas, retrasos o entregas perdidas suele ser una buena idea, especialmente antes de que el negocio esté bien establecido. Además, cuanto más remota sea su propiedad, más stock de emergencia necesitaría tener a mano. Piense en un lodge remoto o un campo petrolífero en la ladera norte en Alaska. Estas instalaciones obviamente necesitarían una gran cantidad de “stock de emergencia” a la mano.

La mano de obra se juzgará por cuánto gastó frente a la cantidad de ingresos que generó. La productividad del trabajo debe calcularse y evaluarse de manera regular. Establecer puntos de referencia para la productividad laboral también puede ayudar a un operador a programar empleados según el historial de ventas. Piense en el porcentaje de costo de alimentos o mano de obra (del capítulo anterior) y que el gerente de servicio de alimentos esté “calificado” sobre qué tan bien se manejan estas dos proporciones de negocios.

¿Por qué es importante pronosticar con precisión ?

Comida — Si ordenamos, y preparamos demasiada comida afectará negativamente a nuestros resultados. Los desechos se atribuirán a un alto costo de los alimentos, y a un alto costo de alimentos%. Peor aún, sería sobreproducir y servir alimentos que no están en su punto óptimo, lo que conducirá a la insatisfacción del cliente. El control de porciones también puede afectar nuestro pronóstico. Si sobrepasamos la porción, entonces nos podemos quedar sin comida. Si estamos por debajo de la porción, entonces cambiamos a nuestro cliente en corto. Constantemente quedarse sin productos puede arruinar la reputación de su operación de servicio de alimentos. Muchas operaciones utilizan un concepto llamado “índice de popularidad” para ayudar a pronosticar cuánto de cada elemento del menú producir dado un pronóstico general de recuento de clientes. Ejemplo: El porcentaje del número total de entradas vendidas por cada plato principal individual se establece con base en el historial de ventas. Entonces ese porcentaje se aplica al conteo total de clientes previsto para ser servido para una comida o día específico.

Un ejemplo de cálculo de un índice de popularidad:

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Capítulo 3, Figura 1

Si el pronóstico del total de clientes para un día en particular se establece en 1200, entonces el porcentaje para cada entrada se aplica a esta previsión total (consulte la columna de la derecha en el gráfico anterior).

Bebidas: pronosticar con precisión las bebidas también es vital y, en muchos aspectos, similar a los alimentos. Por supuesto, también hay numerosas diferencias. Los camareros pueden “verter” bebidas alcohólicas a propósito para que puedan acumular un exceso de inventario, y eventualmente no llamar a un artículo, y embolsar el dinero. También pueden intencionalmente “sobre verter” con la esperanza de obtener una propina más grande a cambio. Esto, por supuesto, afectará los costos del licor, y el costo del licor por ciento. También hay ramificaciones legales. Verter intencionalmente una bebida puede dar lugar a demandas si el cliente está involucrado en un accidente. Muchas bebidas tienen fechas de caducidad, y si no se usan a tiempo, tendrían que ser desechadas. Esto, por supuesto, impactaría negativamente en nuestros resultados.

L abor — A medida que el costo de la mano de obra sigue aumentando y hay presión para aumentar el salario mínimo, nunca ha habido un momento más importante para controlar la mano de obra. Tener demasiada mano de obra afectará negativamente la rentabilidad de la operación del servicio de alimentos. Al no tener suficiente mano de obra, afectará negativamente la experiencia de servicio al cliente. Un gerente calificado se esforzará por tener la cantidad justa de mano de obra necesaria en un momento dado. Muchos restaurantes programarán servidores adicionales porque no le cuestan tanto al restaurante como a otros empleados ya que su salario es bajo debido a recibir crédito de propina. No obstante, hay que tener cuidado porque si constantemente tenemos demasiados servidores en turno entonces no van a ganar tanto dinero, y eventualmente pueden irse para una mejor situación.

Factores que afectan a la previsión

Usar el pasado para predecir el futuro: uno de los primeros lugares a buscar cuando se pronostica es nuestro historial de ventas junto con los registros de inventario y producción. ¿Qué hicimos en un año, trimestre, mes, semana, día o período de comida en particular en comparación con el año anterior, o años, mes o día, incluso la hora u horas anteriores?

Clima

Para llevar las cosas aún más lejos, necesitamos mirar el clima y cómo afecta el pronóstico. Siempre es una buena práctica realizar un seguimiento del clima con nuestro historial de ventas para que podamos comparar un día o periodo con otro. Por lo general, el clima tendrá un efecto negativo en su operación. Por supuesto, hay excepciones a esta regla. Un ejemplo es un hotel que está conectado por una pasarela a un gran edificio de oficinas. Si el clima es malo, el restaurante del hotel se pone particularmente ocupado porque muchos empleados del edificio de oficinas vecino optan por comer en el hotel para que no tengan que salir a la calle. Otro ejemplo es un restaurante con asientos al aire libre. La lluvia disminuiría el número de clientes, pero el buen clima probablemente aumentaría las ventas ya que el restaurante puede atender a más clientes con la mayor capacidad de asientos y porque el cliente elige esta operación para su ambiente de patio. Es una buena práctica tomar notas sobre el clima en lo que se refiere a su mezcla de menús y su historial de ventas.

La Economía

A continuación, consideraríamos la economía, sobre todo a nivel local. ¿Perdimos o ganamos nuevos clientes? ¿Está creciendo nuestra zona o región? ¿Hay nuevos desarrollos habitacionales, nueva industria, nuevos negocios que vienen a nuestra área o se están mudando o cerrando a nuestro alrededor? ¿Los clientes tienen más o menos ingresos disponibles que en el año anterior?

Eventos en toda la ciudad

Es importante entender lo que está pasando en su mercado. Un evento en toda la ciudad podría cambiar la dinámica de su negocio. Puede agregar directa o indirectamente, o sacar negocios de su establecimiento. Por ejemplo, si hay un equipo deportivo universitario o profesional y estadio en tu zona, el día de juego traerá más clientes potenciales. Cuanto mejor esté desempeñando el equipo, más asistentes tendría un estadio, de ahí una mayor demanda de alimentos y bebidas. ¿Puedes atraerlos a tu negocio? Dependerá de tus ofertas de menú, la hora del juego y muchos otros factores, pero es importante saber cuándo ocurren eventos como este, conciertos, festivales, etc. en tu área local. En las arenas deportivas, veríamos qué tan bien le va al equipo en comparación con la asistencia.

Competencia

¿Qué pasa con la apertura de un nuevo restaurante en tu zona? La competencia o la falta de ella también afectarán tu pronóstico. ¿Ganaste o perdiste competencia en tu set de mercado? Una nueva cadena de restaurantes tendrá una fórmula y modelo basados en aperturas anteriores. Obviamente, un restaurante que no sea una cadena por primera vez no tendrá historia en la que confiar y solo necesitará hacer una “mejor conjetura” sobre los clientes durante las primeras semanas o incluso meses. En este caso, necesitarás tener una estimación del promedio de tu cheque de invitado, y cuántas veces planeas darle la vuelta a tus mesas. Se recomienda dividirlo en días de la semana y periodos de comida. Normalmente tendrás más turnos de mesa los fines de semana que durante la semana. La entrada de nueva competencia en su mercado puede ser un momento para considerar algunas iniciativas adicionales en su operación relacionadas con atraer y retener clientes.

Iniciativas de Operación

Cualquier nueva iniciativa o programa implementado en su operación (o por una cadena regional o nacional) probablemente afecte los recuentos y pronósticos de sus clientes. Es de esperar que la mayoría aumente el número de coberturas y quizás el cheque promedio con el resultado final siendo mayores ventas/aumento de ingresos. Los programas de marketing y los esfuerzos de promoción están diseñados para aumentar el número de invitados, por lo que estos deben tenerse en cuenta a la hora de realizar pronósticos. Los cambios de precios, en particular los aumentos de precios, pueden provocar una disminución en los recuentos de clientes o incluso una reducción en el cheque promedio y deben ser monitoreados cuidadosamente, por lo que este tipo de iniciativa suele estar mejor emparejada con un esfuerzo de marketing o promoción. Otras iniciativas que pueden afectar la previsión incluyen una mejora en la calidad del servicio, renovaciones de instalaciones o iniciativas “verdes”, como abastecimiento más sustentable, uso de suministros compostables, etc.

Repetir negocio grupal

Los negocios grupales pueden demostrar tendencias reiteradas. En los hoteles, por ejemplo, hay grupos repetidos que a menudo desarrollan rasgos específicos que pueden ser utilizados para pronosticar con mayor precisión sus hábitos de gasto. Algunos grupos solo comen en el restaurante del hotel, mientras que otros rara vez lo hacen. Algunos grupos patrocinan el bar, mientras que otros grupos no. Al recopilar y registrar toda la información relativa a las operaciones de visitas grupales puede pronosticar con mayor precisión las visitas futuras.

Un ejemplo de comprensión de la dinámica de grupos particulares: Un hotel en el que trabajé fue el hotel principal para el festival deportivo Arnold Schwarzenegger. Los nombres más importantes del culturismo y el levantamiento de pesas se quedaron allí durante este evento de una semana. El restaurante apenas podía mantener suficiente pechuga de pollo y batatas en la casa. La cantidad de alimentos consumidos durante esa semana fue irreal. El chef pronosticó cuidadosamente con base en años anteriores en un intento de tener suficiente comida en casa. En el último día del evento, cuando la mayoría de los atletas ya compitieron el menú volvió a cambiar. Los culturistas que estaban comiendo limpio y recortando peso durante semanas, y meses ahora comieron pizza, hamburguesas y helados con abandono imprudente. Si el chef no reconocía la diferencia en la cantidad, y los tipos de alimentos que consumen estos atletas frente a un grupo típico tendría algunos atletas hambrientos molestos. Contribuido por el Sr. George Ruth

Enfoque de segmento: Servicio de alimentos en el sitio

¿Cómo se aplica toda esta información de pronóstico a los segmentos de servicios de alimentos in situ de la industria? Los principios básicos son los mismos. Los historiales de ventas deben mantenerse y se deben pronosticar alimentos, bebidas y mano de obra. Dado que la base de clientes puede ser más consistente, cosas como las horas de trabajo programadas a menudo también son más consistentes. De hecho, muchas operaciones tienen empleados sindicalizados a quienes se les garantiza un horario establecido y un cierto número de horas de trabajo en cada período de pago. Segmentos en educación como K-12 y operaciones de servicio de alimentos universitarios y universitarios necesitan mirar las inscripciones escolares, el calendario académico, las tasas de participación actuales, e incluso la oferta exacta del menú del día podría cambiar el pronóstico de alimentos. Piensa en pizza versus pastel de carne (si ya se sirve). Si a los estudiantes no les gusta un artículo en particular, pueden optar por empaquetar su comida o visitar la tienda de conveniencia en el campus universitario. La afluencia de un distrito escolar y sus residentes también puede afectar la tasa de participación de una escuela a otra. Las políticas escolares también pueden afectar los pronósticos. Por ejemplo, ¿la escuela permite que los alumnos salgan fuera del campus a comer durante el almuerzo?

Una operación de servicio de alimentos ubicada dentro de una corporación (restaurantes comerciales e industriales) también puede mirar más a las tasas de participación (recuentos de clientes) en lugar de montos de ingresos en dólares. A menudo las corporaciones quieren alentar a sus empleados a “permanecer en el campus” o en el edificio para reducir la cantidad de tiempo que los trabajadores están lejos de sus escritorios. Las operaciones de servicios de alimentos de atención médica utilizan el “censo de pacientes” como base para pronosticar las comidas de los pacientes, junto con porcentajes típicamente en dietas especiales, etc. Las operaciones de comedor de los empleados necesitan pronosticar la disponibilidad 24/7 de algún tipo de servicio de alimentos. Otras operaciones en el lugar, como correcciones, recintos deportivos y centros de convenciones, cada una tiene sus propias consideraciones para la previsión, pero en general, la previsión precisa es de vital importancia para todo tipo de operaciones de servicio de alimentos

Pronósticos en el “panorama general”

Cuanto mejor sea el pronóstico, más eficiente y efectiva será la operación del servicio de alimentos. Ya sea para predecir ingresos, gastos, cantidad de alimentos y bebidas necesarios o horas de trabajo a programar. La previsión precisa también significa programas de producción más eficientes, mejores compras, mantenimiento de los niveles adecuados de inventario y rotación de inventario. Los presupuestos son más precisos si los pronósticos a largo plazo están en el objetivo y esto puede generar más dólares disponibles para proyectos como el mantenimiento de instalaciones y el crecimiento de la operación. Si una operación de servicio de alimentos es efectiva en la previsión, las ganancias pueden aumentar y es probable que el cliente también gane con precios de menú más bajos y un mejor servicio. Este capítulo es solo una breve introducción a la importancia de la previsión y algunos de los factores que deben considerarse. Los estudiantes de gestión de servicios de alimentos seguramente se beneficiarán de un mayor estudio de los métodos, modelos y estrategias de pronóstico.

Ejercicio de revisión 1

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Ejercicio de revisión 2

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