Lección 3.1: Gestión del Control de Inventario y Adquisiciones
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Esquema del capítulo:
- Procedimientos básicos de inventario
- Sistemas para rastrear y registrar inventario
- Recepción de inventario y facturas
- Sistemas de solicitud
- Registro de inventario
- Control de inventario computarizado
- Precios y costos para inventario físico
- Factores que afectan los niveles de inventario
- Rotación de inventario
- Días de inventario en mano
- Proceso de Adquisiciones
- Compra definida: compra versus pedido
- Tres formas de aumentar tu valor (como comprador/cliente)
- Abastecimiento de
- Elegir proveedores
- Factores que impactan los precios
- Especificaciones del producto
- Compra por Contrato
- Trámites de Compras
- Tabla de Control de Producción
Objetivos de aprendizaje:
Control de Inventarios e Inventarios
- Describir los sistemas y procedimientos de inventario utilizados en operaciones de servicio de alimentos
- Calcular y explicar la importancia de la valoración de inventario
- Calcular y explicar el significado de la relación de rotación de inventario
- Enumerar factores en la determinación de la cantidad de inventario a llevar
- Enumerar las “mejores prácticas” relacionadas con la gestión de inventario (Eg. Frecuencia de realización de inventario físico, etc.)
Recibiendo
- Enumerar pasos críticos en el proceso de recepción
- Explicar la relación entre compras, especificaciones de alimentos y función de recepción
- Describa cómo las cosas pueden salir mal... ¿dónde se puede perder dinero en el proceso?
- Explicar propósito e importancia de la factura del proveedor en el proceso de recepción
Almacenamiento y Emisión
- Definir FIFO
- Enumerar las mejores prácticas para emitir procedimientos para controlar costos en una operación de servicio de alimentos
Contratación/ Compras
- Describir los “actores” clave en el proceso de adquisición
- Explicar cómo se relacionan las funciones de inventario y compras
- Explicar los pasos en el proceso de compra
- Describir las características de un comprador valorado “cliente”
- Enumerar factores a considerar al elegir proveedores
- Explicar concepto de “buen servicio” de un proveedor/vendedor.
- Enumerar factores que afectan los precios de los alimentos y suministros
- Describir la importancia y los componentes clave de las especificaciones del producto
- Explicar los pasos en el proceso de pedido.
- Determinar la cantidad a ordenar dado inventario (nivel par y cantidad disponible)
- Lista de información que normalmente se incluye en una orden de compra
- Reconocer cuestiones éticas relacionadas con la compra
Términos clave:
- Inventario
- Recibiendo
- Factura
- Solicitud
- Inventario perpetuo
- Inventario físico
- Par stock
- Extensión de precio de inventario
- Sistema de punto de venta (POS)
- Costo de mantenimiento
- Costo de pedido
- Costo de escasez
- Rotación de inventario
- Adquisiciones
- Compras
- Comprando
- Pedidos
- Picadura de cerezas
- Vendedor
- Distribuidor
- Bróker
- Fabricante
- Especificaciones
- Compra por Contrato
- Niveles de Par
- Monto en la mano
- Premio de oferta de artículo de línea
- Adjudicación de puja
- Orden de compra
Prefacio
Este capítulo tiene una especie de naturaleza circular al mismo. Comienza discutiendo el inventario y el control de inventario, pero claro, no hay inventario si el proceso de adquisición no se ha completado. El producto se compra, ordena, recibe y almacena, lo que nos devuelve al control de inventario.
Procedimientos Básicos de Inventario
Un componente clave en la gestión efectiva de la cocina es el control de inventario. Al conocer qué suministros están disponibles en un momento dado, el gerente podrá planificar pedidos de alimentos, calcular los costos de los alimentos desde el inventario anterior y realizar cambios en los elementos del menú si es necesario. Al mantener un ojo en el inventario, es posible observar posibles problemas con el hurto y los desechos.
Administrar inventario es como verificar una cuenta bancaria. Así como te interesa cuánto dinero tienes en el banco y si ese dinero te está pagando lo suficiente en intereses, por lo que el gerente debe estar interesado en el valor de los suministros en el almacén y en la cocina.
Un inventario es todo lo que se encuentra dentro de tu establecimiento. Produce, tiendas secas, ollas y sartenes, uniformes, licores, ropa de cama o cualquier cosa que le cueste dinero al negocio deben ser contados como parte del inventario. Los artículos de cocina deben contarse por separado del frente de la casa y el inventario de la barra y así sucesivamente.
Independientemente del tamaño de su operación, los principios del control de inventario son los mismos. En operaciones más grandes habrá más personas y en ocasiones incluso equipos enteros involucrados con los distintos pasos, y en una pequeña operación, toda la responsabilidad de administrar el inventario puede recaer en una o dos personas clave. El control efectivo de inventario se puede desglosar en algunos pasos importantes:
- Configurar sistemas para rastrear y registrar el inventario
- Desarrollar especificaciones y procedimientos para ordenar y comprar
- Desarrollar estándares y procedimientos para recibir entregas de manera eficiente
- Determinar la frecuencia y los procesos para conciliar inventario
- Analizar los datos de inventario y determinar las áreas de mejora
Configuración de sistemas para realizar un seguimiento y registro de inventario
Una de las razones por las que haces inventario es para determinar los costos de los alimentos y calcular los porcentajes de costos. Existen varios procedimientos que simplifican la búsqueda del valor de las mercancías almacenadas. Estas técnicas se basan en mantener buenos registros de cuánto cuestan los suministros y cuándo se compraron los suministros. La tentación en las pequeñas operaciones es tratar el control de inventario de manera casual. Quizás solo hay una o dos personas haciendo la compra y suelen estar al tanto de los suministros que están a la mano. Esto no elimina la necesidad de rastrear las compras contra las ventas para ver si estás administrando tus costos lo mejor que puedas.
Casi todos los procedimientos de control de inventario consumen mucho tiempo. Además, dichos registros deben mantenerse actualizados y hacerse con exactitud. Tratar de ahorrar unas horas recortando el tiempo necesario para mantener los registros de inventario puede ser dinero mal ahorrado. El método más simple para rastrear el inventario es usar una hoja de cálculo. Una simple hoja de cálculo podría enumerar todos los productos que se compran regularmente, con los precios actuales y los números disponibles en el último recuento de inventario. Los precios se pueden actualizar regularmente a medida que las facturas se procesan para el pago, y se puede establecer un horario para contar el producto disponible.
En operaciones grandes, los sistemas necesitan ser más sofisticados ya que hay más personas involucradas. Las compras pueden ser realizadas por un departamento separado, los registros de inventario pueden ser guardados por un empleado de almacén, y el seguimiento y conteo del inventario pueden estar vinculados a un sistema usando escáneres y códigos de barras, que a su vez pueden estar vinculados con su sistema de ventas para que siempre haya un registro de lo que debería estar en stock. No importa la profundidad de detalle utilizada, tener un sistema para rastrear el inventario da a los gerentes una buena idea de los suministros disponibles y una herramienta a usar para administrar costos.
Inventario entrante
El motivo principal para establecer un método consistente para aceptar los bienes pedidos es garantizar que el establecimiento reciba exactamente lo que se ha pedido. Con frecuencia ocurren errores, y a menos que la cantidad y calidad de los artículos entregados se verifique cuidadosamente con lo que se ordenó, se pueden producir pérdidas sustanciales. Cuando los trámites de recepción se realizan cuidadosamente, se evitan errores que podrían costar tiempo y dinero al restaurante. Además, un método efectivo de recepción fomenta la honestidad por parte de los proveedores y repartidores.
Facturas
El documento más importante para determinar si los bienes recibidos son los pedidos es la factura. Una factura es una lista detallada de los bienes o productos entregados a una premisa de preparación de alimentos. Una factura muestra la cantidad, calidad, precio por libra o unidad y, en algunos casos, la extensión completa del costo cobrable. Solo comparando y verificando cuidadosamente puedes estar seguro de que la información de la factura concuerda con los productos recibidos. Esta comparación puede requerir que los artículos sean pesados y/o contados.
Siempre que sea posible, el receptor debe verificar la factura con los recibos de orden de compra o solicitud de compra. Esto asegurará que la cantidad y el precio de los bienes enviados coincidan con los que figuran en el formulario de pedido. Si la factura no se compara con la orden de compra cuando llegan las mercancías, existe la posibilidad de que le falten los productos que necesita o que reciba productos que no fueron pedidos o que están en cantidades incorrectas.
Además, se debe determinar la calidad de los bienes antes de que sean aceptados. Por ejemplo, las cajas de productos frescos y alimentos congelados deben abrirse e inspeccionarse para garantizar la calidad. Cuando estés satisfecho de que la entrega está en orden, firma la factura.
En la mayoría de los casos, la factura es por duplicado o triplicado: conservas el original y el repartidor conserva la otra copia o copias. Una vez que hayas firmado, has relevado a la empresa de reparto de sus responsabilidades y los suministros ahora pertenecen a tu empresa. Por lo tanto, podrá hacerse responsable de cualquier discrepancia entre lo que figura en la factura y lo que se haya entregado. Es una buena práctica señalar cualquier discrepancia o error a la atención del conductor y hacer que él o ella reconozca el error firmando la factura. Si se emite una nota de crédito, esa también deberá ser marcada en la factura por el chofer.
No firme la factura hasta que esté seguro de que todas las discrepancias han sido atendidas y registradas en la factura. Toma la factura firmada y dásela a quien sea responsable de cobrar facturas para la empresa.
La recepción de entregas puede llevar mucho tiempo tanto para el establecimiento de alimentos como para el servicio de entrega. A menudo los repartidores (sobre todo si no son el proveedor) no querrán esperar mientras se realizan estas comprobaciones. En este caso, es importante que su empresa tenga un entendimiento con el proveedor de que las fallas descubiertas después de que se haya ido el servicio de entrega son los problemas del proveedor, no los suyos. Una vez firmadas las facturas, poner los productos entregados en las ubicaciones adecuadas. Si se le requiere realizar un seguimiento del inventario entrante, hágalo al mismo tiempo.
Inventario Saliente
Cuando un suministro sale del almacén o enfriador, se debe llevar un registro para rastrear a dónde ha ido. Esto a menudo se hace usando un formulario de solicitud interna. En la mayoría de las operaciones pequeñas, los suministros van directamente a la cocina donde se utilizan para producir los elementos del menú. En un mundo ideal, se mantienen registros precisos de suministros entrantes y salientes, por lo que saber lo que hay a mano es una simple cuestión de resta.
Desafortunadamente, los sistemas no siempre son tan simples. En una operación más pequeña, saber lo que ha llegado y lo que se acostumbra todos los días se puede conciliar fácilmente haciendo un recuento regular de inventario. En operaciones y hoteles más grandes, los trasteros y refrigeradores pueden estar en un piso diferente al de la cocina, y por lo tanto se necesita un sistema que requiera que cada departamento y las cocinas requisieran alimentos del almacén o departamento de compras, al igual que un pequeño restaurante haría directamente desde el proveedor. En este modelo, el hotel compraría toda la comida y la mantendría en un área de almacenamiento central, y los departamentos individuales entonces “ordenarían” su comida en los almacenes.
Solicitudes
Para controlar el inventario y determinar los costos diarios del menú en una operación más grande, es necesario establecer un procedimiento de requisición donde cualquier cosa que se transfiera del almacenamiento a la cocina se haga mediante una solicitud por escrito. El formulario de solicitud debe incluir el nombre y la cantidad de los artículos que necesita la cocina. Estos formularios suelen tener espacio para que el empleado del almacén o quien maneje el inventario del almacén ingrese el precio unitario y el costo total de cada artículo solicitado (Figura 1). En una operación que se ejecute de manera eficiente, los formularios de solicitud separados deben ser utilizados por el personal de servicio para reemplazar los suministros de mesa como azúcar, sal y pimienta. Sin embargo, a menudo el personal se resiste a usar formularios de requisición porque les resulta mucho más fácil y rápido simplemente ingresar al almacén y agarrar lo que se necesita, pero esta práctica no deja ningún registro y hace imposible el mantenimiento preciso de registros. Para reducir la posibilidad de que esto ocurra, el área de almacenamiento debe ser segura y solo unas pocas personas tengan derecho a ingresar a las habitaciones, congeladores de almacenamiento o refrigeradores de almacenamiento.
Fecha: ____________________________
Departamento: Food Service
| Cantidad | Descripción | Costo unitario | Costo Total |
|---|---|---|---|
| 6 latas #10 | Maíz de kernel | — | — |
| 55 lbs | Azúcar | — | — |
| 44 lbs | Carne molida | — | — |
| 6 cada uno | Maíz de kernel | — | — |
Tabla 10.1 Cálculo del costo unitario y total de los artículos
La requisa no solo controla el inventario, sino que también puede ser utilizada para determinar el valor en dólares de los alimentos solicitados por cada departamento y así ser utilizada para determinar los gastos. En una operación más grande donde se puedan realizar compras a diferentes proveedores a diferentes precios, puede ser necesario etiquetar todos los productos básicos con sus costos y fecha de llegada. Los artículos caros como las carnes suelen etiquetarse con un formulario que contiene información sobre el peso, el costo por unidad (pieza, libra o kilogramo), la fecha de compra y el nombre del proveedor. El precio de todos los artículos lleva mucho tiempo, pero ese tiempo pronto se recuperará cuando se llenen los formularios de solicitud o cuando se tenga que dar un valor monetario a las acciones. Además, tener precios en los bienes puede ayudar a recordar al personal que los desechos son costosos.
Registro de inventario
Existen dos métodos básicos de mantenimiento de registros para rastrear el inventario. El primero es hacer inventario perpetuo. Un inventario perpetuo es simplemente un saldo corriente de lo que está disponible. El inventario perpetuo se realiza mejor manteniendo registros de cada producto que esté almacenado, como se muestra en la Tabla 10.5.
| Artículo: Melocotones Enlatados |
|---|
| Punto de reorden: 10 |
Cuadro 10.2 Punto de Reorden de Melocotones Enlatados. La tabla muestra la primera mitad del encabezado completo de la tabla. La mesa completa está conformada por dos mitades. Cada mitad tiene dos tablas en ella, 4 en total mostradas. Esta mitad del encabezado de la tabla muestra el ítem y el punto de reorden.
| Tamaño de la Unidad de Compra: #10 Can |
|---|
| Stock Por: 15 |
Cuadro 10.3 Tamaño de Unidad de Compra y Stock Par de Melocotones Enlatados. La segunda mitad (derecha) del encabezado de la tabla que muestra el tamaño de la unidad que se está reordenando, y el stock par.
| Llevado | Adelante | Desde | 6/15 |
| Fecha | En | Fuera | Saldo |
|---|---|---|---|
| 6/16 | — | 3 | 12 |
| 6/17 | — | 3 | 9 |
| 6/18 | 6 | — | 15 |
| 6/19 | — | 2 | 13 |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
Cuadro 10.4 Registro de las fechas del inventario, cuánto de ese artículo recibió la empresa (en), Agotado (fuera) y Saldo Total. La segunda parte de la primera mitad de mesa (izquierda). Se muestra debajo de la primera parte del encabezado de la tabla, esta parte presenta las fechas del inventario registrado junto con la cantidad de ese artículo que recibió (en), se agotó (se agotó) y el saldo total.
| Llevado | Adelante | Desde | ______ |
| Fecha | En | Fuera | Saldo |
|---|---|---|---|
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
| — | — | — | — |
Cuadro 10.5 Registro de entrada, salida y saldo del tamaño de unidad del artículo que se está comprando. De la segunda parte a la segunda mitad (derecha) de la tabla completa, esta parte presenta un espacio en blanco destinado a ser utilizado para registrar dentro, fuera y saldo del tamaño de la unidad del artículo que se compra.
Cuando se recibe más del producto, se registra el número de latas o artículos y se agrega al inventario disponible; cuando se solicita parte del producto, se registra el número que sale y se reduce el saldo. Además, la forma de inventario perpetuo puede indicar cuándo se debe reordenar el producto (el punto de reorden) y qué cantidad del producto debería estar idealmente disponible en un momento dado (stock par). En operaciones grandes, es probable que este mantenimiento de registros sea todo computarizado. En operaciones pequeñas, un inventario perpetuo generalmente solo se guarda para artículos caros ya que el tiempo (y costo) de mantener los registros puede ser sustancial. Este sistema a menudo se basa en un análisis de inventario ABC donde los artículos “A” son los artículos más caros, quizás el 20% superior, los artículos “B” en el medio 50%, y los artículos menos caros, tal vez 30%, “C”. Los artículos “A” se priorizan y pueden rastrearse cuidadosamente y contarse físicamente semanalmente o incluso diariamente, mientras que los artículos “B” y “C” solo pueden contarse mensualmente y no pueden rastrearse con un inventario perpetuo.
El segundo sistema de mantenimiento de registros de inventario es realizar un inventario físico. Un inventario físico requiere que todos los artículos almacenados sean contados periódicamente. Para ser un control efectivo, el inventario físico debe realizarse al menos mensualmente. Los registros de inventario se mantienen en una hoja de cálculo o en otro sistema reservado para tal fin. La hoja de inventario (Cuadro 10.6) puede enumerar los artículos alfabéticamente o en el orden en que aparecerán en las repisas de las áreas de almacenamiento.
Mes: marzo
| Producto | Unidad | Contar | Precio unitario | Valor Total |
|---|---|---|---|---|
| Frijoles Lima | 6 #10 Lata | 4 1/3 | $23.00 | $99.60 |
| Frijoles Verdes | 6 #10 Lata | 3 5/6 | $28.95 | $110.98 |
| Harina | 55 lbs | 3 | $14.85 | $44.55 |
| Arroz | 110.2 lbs | 1 | $32.50 | $32.50 |
| — | — | — | Total | $593.68 |
Cuadro 10.6 Formulario de Inventario Físico. La tabla muestra un producto y su unidad, conteo, precio unitario y precio total. se listan cuatro artículos, luego un total de todos los productos. llamado formulario de inventario físico.
Además de la cantidad de artículos, el inventario suele tener espacio para el costo unitario y el valor total de cada artículo almacenado. Los valores totales de los artículos se suman para dar el valor total en dólares del inventario. Esto también se conoce como extender el inventario. El valor total del inventario se conoce como inventario de cierre para el día en que se tomó el inventario. Esta cantidad también se utilizará como inventario de apertura para compararlo con el siguiente inventario físico. Si el inventario se toma el mismo día de cada mes, las cifras se pueden utilizar para determinar con precisión el costo mensual de los alimentos. El inventario físico se utiliza para verificar la exactitud del inventario perpetuo. Por ejemplo, si se cuentan 15 solomillos enteros de carne durante un inventario físico, pero el inventario perpetuo sugiere que deben haber 20 solomillos a mano, entonces existe un problema de control y es necesario encontrar el motivo de la varianza.
Control de Inventario Computarizado
La mayoría de las personas hoy en día utilizan sistemas computarizados para calcular, rastrear y extender el inventario. Estos sistemas permiten que el restaurante tenga un control mucho más estricto y preciso sobre el inventario disponible y los costos de ese inventario. Tener acceso a información como el historial de pedidos y el mejor precio pagado es solo uno de los beneficios de estos sistemas. También pueden ayudar al comprador a predecir los niveles de demanda a lo largo del año. Estos programas en muchos casos también están integrados con el sistema de punto de venta (POS) utilizado para rastrear las ventas, e incluso pueden eliminar un artículo de una lista de inventario computarizado cuando el mesero registra la venta de cualquier elemento del menú en la terminal del restaurante. Es decir, si un cliente pide un plato de pollo del menú, todos los artículos requeridos para hacer una porción del pollo se descuentan del inventario. Esto proporciona a la administración un inventario perpetuo constante actualizado de la mayoría de los artículos de inventario.
Las operaciones más pequeñas utilizarán una aplicación de hoja de cálculo para administrar el inventario, por lo que también debe estar familiarizado con un programa como Microsoft Excel si es responsable de realizar pedidos e inventarios. La información requerida para que el programa haga los cálculos correctamente está disponible a partir de las facturas recibidas con sus suministros. Es decir, las cantidades y precios de los bienes que recibió más recientemente deben ser ingresados al programa de computadora ya sea por usted o por el comprador del restaurante. Estos precios y cantidades se utilizan automáticamente para calcular el costo de los bienes disponibles. Este proceso automatizado puede ahorrarle una enorme cantidad de tiempo y, si la información ingresada en la computadora es precisa, también puede ahorrarle dinero. En cualquier sistema de inventario, siempre existe la posibilidad de error, pero con la asistencia computarizada, este riesgo se minimiza.
Precios y Costos para Inventario Físico
El costo de los artículos comprados puede variar ampliamente entre pedidos. Por ejemplo, las latas de piña podrían costar 2.25 dólares la semana, 2.15 dólares la segunda semana y 2.60 dólares la semana más. Los reportes diarios de inventario reflejarán los cambios en el precio, pero a menos que se hayan marcado las latas individuales, es difícil decidir qué usar como costo en el formulario de inventario físico. Hay varias formas diferentes de ver el costo del stock en los estantes si el costo real de cada artículo es difícil de determinar. Lo más habitual es que el último precio pagado por el producto se utilice para determinar el valor de las existencias disponibles. Por ejemplo, si la piña enlatada costó por última vez $2.60 la lata y hay 25 latas a mano, se supone que el valor total de la piña es de 65 dólares (25 x $2.60) aunque no todas las latas hayan sido compradas a $2.60 por lata. Otro método de costeo supone que el stock ha rotado correctamente y se conoce como el sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir). Entonces, si los registros se han mantenido actualizados, es posible determinar con mayor precisión el valor de las existencias disponibles. Aquí hay un ejemplo que muestra cómo funciona el sistema FIFO.
Ejemplo
El inventario diario muestra lo siguiente:
Apertura de Inventario 15 latas @ $2.15 = $32.25
Recibido el 8 del mes 24 latas @ $2.25 = $54.00
Recibido el 15 del mes 24 latas @ $2.15 — $51.60
Recibido el 23 del mes 12 latas @ $2.60 — $31.20
Si el stock ha rotado según FIFO, deberías haber utilizado todo el inventario de apertura, todo el producto recibido el día 8 y parte del producto recibido el día 15. Las 25 latas restantes deben consistir en las 12 latas recibidas el día 23 y 13 de las latas recibidas el día 15. El valor de estas latas es entonces
12 latas @ 2.60 = $31.20
13 latas @ 2.15 = $27.95
Total = 59,15$
Como puede ver, la elección del método de costeo puede tener un marcado efecto sobre el valor de las existencias disponibles. Siempre es recomendable utilizar el método que mejor refleje el costo real de los productos.
Punto Clave — Una vez que se adopta un método, se debe usar el mismo método de manera consistente o los datos estadísticos generados no serán válidos.
Costo de Artículos Preparados o Procesados
Cuando esté construyendo sus formularios de inventario, asegúrese de calcular los costos de cualquier artículo procesado. Por ejemplo, las salsas y las existencias que elaboras a partir de materias primas deben costearse con precisión y registrarse en la hoja de cálculo junto con los productos comprados para que al contar su inventario pueda reflejar el valor de todos los suministros en las instalaciones que no se hayan vendido.
Costos asociados con el mantenimiento de inventario
Ya debería ser obvio que es importante mantener un inventario de muchos tipos de productos en una operación de servicio de alimentos. Sin embargo, existen costos asociados con la adquisición y mantenimiento de ese inventario, incluidos los costos de retención, los costos de pedido y los costos de escasez.
El costo de tenencia representa el costo de almacenamiento del material (electricidad, seguros, seguridad, procesamiento de datos, manejo), los costos financieros reflejan el dinero que está atado en el inventario, y luego hay costos relacionados con el deterioro y el daño.
Los costos de pedido son los costos asociados con el pedido y la recepción de inventario. Estos costos consisten en sueldos de los departamentos de compras y contabilidad, salarios en el área receptora y transporte. Por ejemplo, si compra sus alimentos y suministros semanales de cuatro proveedores diferentes, tiene que hacer pedidos con cuatro vendedores diferentes, recibir cuatro camiones diferentes, procesar cuatro órdenes de compra diferentes y pagar cuatro facturas diferentes. Si compra a un solo proveedor semanal, estas funciones se reducen en consecuencia. Esta área también puede representar un ahorro de costos, ya que no puede tardar más tiempo en ordenar y procesar el pago por 200 casos que hacer lo mismo para dos casos de un artículo en particular.
Los costos de desabasto son aquellos que ocurren cuando la demanda excede la oferta. La escasez puede ocurrir cuando hay una demanda inesperadamente alta antes de recibir nuevos artículos en stock. Aunque algunas carencias son inevitables, los clientes no siempre entienden cuando no reciben la comida que anticipaban. Si bien es posible que no expresen su insatisfacción al departamento de servicio de alimentos, pueden decirle a sus amigos que el menú que imprimas en su operación no siempre es el que se sirve. Este tipo de comentario lleva a una visión negativa de su operación de servicio de alimentos. La escasez también puede llevar a pagar un precio más alto por un artículo necesario de otro proveedor.
Factores que afectan los niveles de inventario
Hay una variedad de factores que afectan la cantidad de inventario que se debe tener a mano, algunos de los cuales fueron mencionados anteriormente en el capítulo de pronósticos. El menú, la frecuencia de las entregas y el tiempo de entrega necesario desde el pedido hasta la entrega, la cantidad de espacio de almacenamiento, incluido el almacenamiento en frío, la ubicación y el tamaño de la operación son ejemplos de factores a considerar. Algunas operaciones más pequeñas pueden necesitar llevar niveles de inventario más altos para reducir el número de entregas para que cada entrega sea lo suficientemente grande como para que valga la pena que un proveedor lleve un camión a la operación o para evitar costos de envío
Algunas operaciones pueden operar con un inventario “justo a tiempo”, basado en el stock de trabajo necesario para el menú. Muchas operaciones se calificarán según la cantidad de inventario que llevan. A pesar de que el inventario tiene valor, atar tu dinero en inventario no es prudente. No gana intereses, como lo haría tu dinero si se invirtiera en otros lugares. La calidad de muchos productos se degradará con el tiempo, y es posible que te veas obligado a tirarlo. Demasiado producto también puede llevar a un aumento de los robos. Los empleados estarán más tentados si ven que estamos cargando un exceso de algo.
Rotación de Inventarios
Cuando se mantienen registros de inventario precisos, es posible utilizar los datos en los registros para determinar la tasa de rotación de inventario. La tasa de rotación de inventario muestra el número de veces en un periodo determinado (generalmente un mes) que el inventario se convierte en ingresos. La rotación de inventario de 1.5 significa que el inventario gira aproximadamente 1.5 veces al mes, o 18 veces al año. En este caso, tendrías alrededor de tres semanas de suministros en inventario en un momento dado (en realidad 2.88 semanas, que es 52 semanas/18). Generalmente, una rotación de inventario cada una a dos semanas (o de dos a tres veces al mes) se considera normal.
Un método común utilizado para determinar la rotación de inventario es encontrar el inventario promedio de alimentos para un mes y dividirlo en el costo total de alimentos para el mismo mes. El costo total de los alimentos se calcula sumando las compras diarias de alimentos (que se encuentran en los informes diarios de recepción) al valor del inventario de alimentos a principios de mes y restando el valor del inventario de alimentos al final del mes.
Es decir,
inventario promedio de alimentos = (inventario inicial + inventario final) /2
costo de los alimentos = inventario inicial + compras — inventario final
rotación de inventario = (costo de los alimentos)/(inventario promedio de alimentos)
Ejemplo
Un restaurante tiene un inventario inicial de $8000 y un inventario final de $8500. Los reportes diarios de recepción muestran que las compras del mes sumaron $12 000. Determinar el costo de los alimentos y la rotación de inventario.
Costo de los alimentos = $8000 + $12 000 — $8500 = $11 500
Inventario promedio de alimentos = ($8000 + $8500) /2 = $8250
Facturación de inventario = $11 500/$8250 = 1.4
La tasa de rotación en el ejemplo se consideraría baja y sugeriría que el negocio ha invertido demasiado dinero en inventario. Tener mucho inventario a mano puede generar deterioro, altos costos de capital, mayores requisitos de espacio de almacenamiento y otros costos.
Las tasas de rotación de inventario no son exactas, por algunas razones. Una es que en muchas operaciones de alimentos, los registros de inventario precisos generalmente se mantienen solo para artículos más caros. Otra es que el costo simple de los alimentos utilizado en el cálculo no refleja realmente el costo real de los alimentos. (Los costos de los alimentos se discuten en otro capítulo de este libro.) Además, no todo el inventario se entrega a la misma tasa. Por ejemplo, los perecederos se vuelven tan rápido como llegan mientras los productos enlatados se vuelven más lentamente.
A pesar de que las tasas de rotación no son exactas, sí dan a los gerentes al menos una idea aproximada de cuánto inventario tienen a mano.
Cálculo de Días de Inventario en la Mano
Hay dos enfoques a utilizar para encontrar los días de inventario a la mano. Si selecciona el primer método, divida el inventario promedio del año u otro periodo contable por el costo correspondiente de los bienes vendidos (COGS); multiplica el resultado por 365. El costo de los bienes vendidos se informa en la cuenta de resultados de la firma. Calcular el inventario promedio sumando la cantidad de inventario al final del año anterior al valor del inventario al final del año en curso y dividiendo por dos.
Las cifras de inventario se indican en el balance de la compañía. Supongamos que la compañía reporta COGS de $2.5 millones y un inventario promedio de $250.000. Divide 250.000 dólares por 2.5 millones de dólares y multiplica por 365. Tienes 36.5 días de inventario a la mano.
Proceso de Adquisiciones
El objetivo principal del proceso de compras es asegurar la disponibilidad de alimentos y suministros en la cantidad y calidad consistente con los estándares operativos al precio más favorable.
El proceso de compra es una parte esencial de cada operación de servicio de alimentos. Todos los cocineros competentes deben estar capacitados en la compra de los ingredientes apropiados, en cantidades precisas, en el momento adecuado y al mejor precio. Cada operación de cocina tiene diferentes procedimientos de compra. Pero hay una regla que siempre se debe seguir:
- Comprar solo lo que se anticipe será necesario hasta la próxima entrega.
Esto asegurará que los alimentos se mantengan frescos y creará una alta rotación de inventario. Todos los alimentos se deterioran con el tiempo, algunos más rápidamente que otros. Es tarea del comprador garantizar que solo se compren aquellas cantidades que se utilizarán de inmediato o en un futuro próximo.
La calidad de los alimentos y materiales adquiridos es un factor importante para determinar la calidad del menú servido en cualquier operación de servicio de alimentos. Los alimentos se pueden comprar en muchas etapas de preparación, desde crudos hasta listos para servir. El comprador de alimentos debe adquirir el formulario de mercado adecuado para cumplir con los requisitos del menú y los estándares de calidad de la operación.
La comida y los materiales son un gasto importante en el presupuesto del restaurante o departamento de servicio de alimentos. Para cumplir con las metas presupuestales, una operación de servicio de alimentos debe tener un programa de compras bien organizado que brinde un suministro completo de alimentos, en las cantidades necesarias, a un precio justo.
La compra se define como la determinación de las necesidades y la colocación de los pedidos con los proveedores. El proceso de compra se puede dividir en dos actividades: comprar y ordenar. La compra implica decisiones sobre dónde realizar pedidos en base a la calidad, el precio y el servicio. La compra es una función de gestión. Por lo tanto, el gerente o director del servicio de alimentos suele asumir la responsabilidad de decidir sobre los proveedores a los que comprar alimentos e insumos. Ordenar es la determinación de la calidad y cantidad de alimentos y suministros requeridos para satisfacer los requisitos del menú, a un precio dentro de los lineamientos presupuestales. El pedido suele ser una función de supervisión, y a menudo se le da a un supervisor de servicio de alimentos la responsabilidad de ordenar. Los pedidos también pueden ser realizados por un empleado calificado, como un cocinero experimentado, especialmente en operaciones más pequeñas.
Los individuos encargados de ordenar deben estar familiarizados con los requisitos del menú; las cantidades de alimentos necesarios; las formas de mercado de los alimentos; las calificaciones y estándares; las estaciones de los alimentos; el sistema de comercialización de alimentos; y fuentes confiables de información del mercado. Además, un comprador de alimentos debe tener algún conocimiento y comprensión de las responsabilidades legales y prácticas éticas. Los principios de negocio sólidos y las políticas de compra bien establecidas son la base de un buen programa de compras. La equidad, honestidad y confianza entre el comprador de alimentos y el proveedor son esenciales para una buena relación de trabajo.
El cliente y el proveedor dependen el uno del otro. El servicio de alimentos no puede operar sin la mercancía, y el proveedor debe tener un mercado para sus bienes. Por lo tanto, un “trato” satisfactorio es aquel que beneficia a ambas partes.
El cliente, sin embargo, necesita algo más que el producto ofrecido por el proveedor: necesita la experiencia del proveedor y su servicio confiable. Para asegurarse los beneficios de la relación comprador/proveedor, el comprador debe tratar de ser un cliente valorado. Los proveedores confiables siempre intentarán proteger a sus valiosos clientes extendiéndolos con la mejor calidad, precio y servicio posibles.
Tres formas de aumentar su valor
Un cliente puede aumentar su valor para un proveedor de al menos tres formas importantes.
Primero
Debe hacer pedidos de un tamaño razonable. Debido a que los servicios de entrega cuestan dinero, la mayoría de los proveedores establecen requisitos mínimos de tamaño para pedidos En otras palabras, el pedido tiene que ser lo suficientemente grande como para que valga la pena el tiempo de entrega del proveedor. El comprador debe conocer cuáles son estos requisitos de tamaño mínimo e intentar mantenerse por encima de ellos. Por supuesto, un buen proveedor generalmente te ayudará en una emergencia que requiera una entrega urgente o un pedido pequeño, pero no pidas estos favores especiales con demasiada frecuencia o terminarás pagando por ello.
Segundo
Un cliente no debe hacer sus pedidos con demasiada frecuencia. De hecho, los pedidos espaciados ayudan a asegurar que se mantienen en tamaños aceptables. Los pedidos muy frecuentes o pequeños indican inexperiencia y mala planificación por parte de un comprador. La planeación cuidadosa y la precisión en la estimación de las necesidades son necesarias para construir una buena relación con un proveedor. Si la operación de servicio de alimentos es lo suficientemente grande, el proveedor puede estar dispuesto a realizar entregas frecuentes, pero generalmente pasará gastos agregados al comprador como precio por la ineficiencia del comprador. La frecuencia aceptable de entrega varía de un lugar a otro y está determinada principalmente por la accesibilidad de las mercancías y la distancia que tiene que recorrer el proveedor para realizar sus entregas. En las grandes ciudades, por ejemplo, las entregas diarias son comunes. Sin embargo, si un comprador hace un volumen de negocios bastante pequeño con un proveedor, el comprador debe intentar realizar pedidos solo dos o tres veces por semana para minimizar los gastos del proveedor. En las zonas rurales las entregas sólo pueden realizarse una o dos veces al mes, de manera que puede ser necesario que la operación de servicio de alimentos mantenga un inventario algo mayor de lo que normalmente sería deseable. (Por supuesto, es económicamente ventajoso mantener el inventario lo más bajo posible. Los grandes inventarios implican seguros de inversión, almacenamiento y gastos de deterioro.)
Tercero
Un cliente no debe difundir su negocio entre demasiados proveedores. El comprador sabio limitará el negocio a un número limitado de proveedores que brinden un servicio aceptable. Esto no quiere decir que el comprador nunca deba ordenar a otras empresas. Significa, sin embargo, que unos pocos proveedores de cada categoría de alimentos deberían recibir la mayor parte del negocio. Un comprador puede ocasionalmente ordenar a otros proveedores, especialmente si tiene algo nuevo o interesante que ofrecer, pero es aconsejable consultar primero con el proveedor actual antes de buscar en otro lado. Se debe evitar la “recolección de cerezas”. Esta es una práctica de comprar cada artículo a cualquier proveedor que tenga el menor costo, sin importar el tamaño del pedido general. En algunas operaciones más pequeñas, el comprador puede optar por utilizar un proveedor en cada categoría de alimentos; en la mayoría de los casos, es aconsejable tener más de un proveedor.
Abastecimiento de
Las fuentes de suministro varían considerablemente de una ubicación a otra. Las grandes ciudades tienen un mayor número y variedad de proveedores que los pueblos pequeños y comunidades aisladas. Los compradores deben establecer contacto con los proveedores/vendedores disponibles, como mayoristas, distribuidores, productores y empacadores locales, minoristas, asociaciones cooperativas, así como corredores e importadores de alimentos. En la mayoría de los casos, el encargado de comprar se pondrá en contacto con varios proveedores para obtener los alimentos necesarios. Algunos mayoristas diversifican sus líneas de productos para satisfacer todas las necesidades de cocina relacionadas con los alimentos. Los productos alimenticios se obtienen de diversas fuentes de abastecimiento. Por ejemplo, una casa de empaque suministra carne y productos cárnicos, mientras que un mayorista de alimentos suministra productos secos. Una vez que el negocio se establece con un proveedor, todas las transacciones deben estar bien documentadas y mantenerse fácilmente disponibles en el archivo. Hay dos categorías principales de alimentos: perecederos y no perecederos
Perecederos
Los artículos perecederos incluyen frutas, verduras, pescado y mariscos frescos, carnes frescas, aves de corral y productos lácteos. Por regla general, los productos perecederos se compran con frecuencia para asegurar la frescura. Los alimentos congelados, como verduras, pescado y productos cárnicos, tienen una vida útil más larga y se pueden pedir con menos frecuencia y almacenarse en un congelador.
No perecederos
Los artículos no perecederos incluyen productos secos, harina, cereales y artículos diversos como aceitunas, encurtidos y otros condimentos. Estos se pueden ordenar semanalmente o mensualmente.
Ten en cuenta que el solo hecho de que algo no salga mal no es motivo para comprarlo en cantidades mayores a las que necesitas. Cada artículo de tu inventario es igual a una cantidad en dólares que podrías estar ahorrando o gastando en otra cosa. Considera que una caja de 1000 hojas de papel pergamino puede costar $250. Si tienes un estuche y medio sentado en tu inventario, pero solo usas unas pocas hojas al día, eso es mucho dinero sentado en tu almacén.
Elección de Proveedores
Al seleccionar un proveedor, no basta con considerar únicamente los precios, ya que estos, después de todo, no reflejan necesariamente la calidad y confiabilidad de los bienes y servicios que ofrece el proveedor.
En el negocio muy competitivo del servicio de alimentos, la calidad del producto es siempre de suma importancia. Desde el punto de vista del comprador, sin embargo, la calidad no necesariamente siempre significa “lo mejor”. En términos de compra, la calidad significa obtener la mejor calidad acorde con el uso previsto del producto. Si, por ejemplo, el menú incluye sopa, el comprador compraría tomates menos caros, sin piel en lugar de los tomates enteros con pieles de mayor calidad y más caros, que son demasiado caros para ser utilizados en sopa. De igual manera, la carne que se va a servir como un bistec caro debería ser la mejor carne disponible, mientras que la carne para bistec suizo se puede obtener de una variedad de cortes económicos, y la elección bien puede depender de su costo relativo.
Además del criterio de uso previsto, los compradores deben considerar las características propias del producto en lugar de solo el reconocimiento de la marca del proveedor. Algunos empacadores gastan mucho dinero en sus promociones de marca, pero un comprador nunca debe dejar que la marca solo influya en sus decisiones de compra a menos que, a su vez, tenga la intención de anunciar el producto a los clientes por la marca. (S) debe estudiar cuidadosamente los productos para determinar cuál proporciona la mejor calidad para el dinero. En cualquier mercado, lleva tiempo aprender qué proveedores y etiquetas producen los mejores resultados, pero a la larga, es tiempo bien empleado.
Si bien la mayoría de los compradores son conscientes de la importancia de considerar el precio del producto que están comprando, a menudo no logran poner un precio en una perspectiva adecuada con otros factores que afectan la idoneidad de productos particulares. En consecuencia, ponen demasiado énfasis en la compra del producto más barato y pueden, como resultado, terminar pagando más en términos de costo por porción y tiempo de preparación. Por ejemplo, en una zona de mercado en particular, había tres proveedores de una ronda de carne asada. Dos de ellos ofrecieron consistentemente una ronda interna a un precio menor que el tercero, pero las cuidadosas pruebas de rendimiento del producto, es decir, determinar cuántas porciones se obtuvieron por el costo total en dólares, indicó que la compañía con el precio más alto realmente estaba ofreciendo la mejor compra. Sus asados tenían el exceso de grasa y los huesos recortados más de cerca que los de los otros proveedores.
Los productos enlatados también deben evaluarse de acuerdo con la relación precio-rendimiento. Una marca puede tener precios considerablemente más bajos que los de sus competidores pero puede contener sustancialmente menos frutas o verduras, con más jugo o agua que componen el peso. O la calidad en sí puede ser inferior. Esto no quiere decir, por supuesto, que las materias primas de menor precio sean siempre inferiores, sino que los compradores deban realizar pruebas para determinar la calidad y el rendimiento por sí mismos.
La única manera de juzgar los productos enlatados de manera efectiva es abriendo una lata e inspeccionando el contenido. Si el comprador encuentra, por ejemplo, que una lata de duraznos contiene fruta con varios moretones, (s) sabrá que esos melocotones no son adecuados para su uso en una ensalada, donde la apariencia es un factor importante. En consecuencia, (s) rechazará ese producto en particular como insatisfactorio para su uso previsto. Para medir el rendimiento de un producto enlatado, el comprador debe determinar el peso neto escurrido de ese producto, el peso de la fruta o verdura después de que se haya drenado el líquido. El costo por lata dividido por el peso neto drenado en onzas da el costo por onza utilizable. Por lo tanto, cuando un comprador considera el precio de un producto, deberá considerar el precio en relación con la cantidad del producto real, no solo precio por peso o volumen.
Además, comprar solo por precio puede causar una pérdida de confianza entre el vendedor y el comprador. Los vendedores pueden eludir los “compradores de precios” en las compras realmente buenas porque no se consideran buenos clientes.
El objetivo de los compradores de alimentos debe ser adquirir alimentos y suministros a proveedores acreditados que cumplan con los siguientes criterios esenciales:
- Deben ofrecer una estructura de precios competitiva para una calidad específica.
- Deben ser capaces de brindar un buen servicio de entrega
- los productos deben llegar en buenas condiciones;
- los conductores deben ser corteses
- los alimentos y los suministros deben entregarse según lo programado
- Deben haber especificado artículos en stock, evitando así los pantalones cortos.
- Deben ser capaces de proporcionar información de nuevos productos; información nutricional relacionada con los alimentos comprados; e información sobre las condiciones del mercado que le afectan.
- Más que favores, el concepto de “buen servicio” se refiere a una actitud positiva por parte del proveedor y a las formas en que esta actitud beneficia a toda la operación del servicio de alimentos, no solo al empleado individual. El proveedor que da un buen servicio es quien entregará con tanta frecuencia como la operación de servicio de alimentos necesite entregas y en horarios convenientemente programados (no durante los períodos de servicio de comidas).
- cuenta con corteses repartidores que estén dispuestos a transportar las entregas al área de recepción y verificar la exactitud del pedido.
- proporciona consistentemente la calidad que el comprador ha solicitado, o informa al comprador cuando la calidad del producto cae por debajo de sus estándares normales y brinda la opción de cancelar el pedido o aceptar la mejor oferta posible.
- mantiene los precios en línea con el mercado, incluso sin ser revisados.
- proporciona información sobre nuevos productos e información nutricional relacionada con los alimentos comprados.
- mantiene al comprador informado de las condiciones del mercado para que pueda abastecerse de un artículo requerido o alterar su menú.
- se preocupa por la reputación de su firma y se esfuerza por mantener altos estándares y calidad en el servicio.
El servicio, entonces, es el tipo de consideración que el comprador puede esperar de alguien que está realizando un negocio, valora a los clientes y trabaja duro para mantenerlos satisfechos. La amistad es algo maravilloso, pero el servicio es lo que pagas.
Debes tener en cuenta, sin embargo, que esta es una calle de doble sentido. Esperas un buen servicio, pero también debes mostrar consideración al proveedor. En el caso de una emergencia como una huelga, malas condiciones climáticas, o una mudanza a un nuevo almacén, el proveedor puede pedirle que modifique un poco su horario. Intenta ser comprensivo y cooperativo ya que también esperarás igual consideración.
De libro canadiense...
Factores que impactan los precios
Los productos alimenticios, en particular, fluctúan en precio a lo largo del año, debido a muchos factores:
- Estacionalidad: Cuando la comida está en temporada, hay más de ella disponible en el suministro local de alimentos, bajando los precios. Adicionalmente, los alimentos de temporada suelen ser de mayor calidad y tienen una vida útil más larga que los que están fuera de temporada y necesitan ser transportados largas distancias al mercado.
- Clima: El clima severo puede tener un gran impacto en el costo de los alimentos. La sequía, las inundaciones y las heladas no estacionales han afectado a las principales áreas proveedoras de productos del mundo en los últimos años, provocando un aumento en los precios de muchos artículos.
- Costo del transporte: Si el costo del combustible o el transporte aumenta también lo hace el costo de los alimentos que necesitan viajar al mercado.
- Precios de las materias primas: En el mercado de materias primas se comercializan varios alimentos, como carnes y granos. Estos precios fluctúan ya que los compradores que comercian con estos productos en grandes volúmenes compran y venden, al igual que el mercado de valores.
Antes de comprar cualquier alimento, haga las siguientes preguntas.
- ¿Cuándo se va a utilizar el artículo?
- ¿Qué proveedor tiene el mejor precio y la mejor calidad? Donde se compra un artículo debe ser determinado por el precio y la calidad de los suministros disponibles. Al ordenar suministros, es recomendable obtener precios de al menos tres fuentes, luego comprar al proveedor que cotiza el mejor precio para una calidad comparable.
- ¿Cuándo se entregará el artículo? Dependiendo de la distancia del establecimiento de servicio de alimentos con respecto al proveedor, la entrega puede tardar horas o días. Recuerda, es extremadamente difícil mantener la calidad y consistencia de los alimentos si no sabes cuándo se entregará tu pedido. Por esta razón, la planificación de menús y un inventario en funcionamiento son dos de los aspectos más importantes de los procedimientos de compra.
Especificaciones del producto
Las especificaciones deben escribirse para casi todos los artículos que se compran. Esto es crítico ya que la operación de servicio de alimentos recibe financiamiento federal como es el caso de algunas instalaciones educativas y de salud. Escribir especificaciones puede ser un trabajo exigente y lento, especialmente para muchos alimentos diferentes y artículos de suministro, equipos, productos químicos, etc.
La carne, los mariscos, las aves de corral, las frutas y verduras procesadas y las frutas y verduras frescas se pueden pedir bajo diferentes especificaciones. Por ejemplo,
- Las carnes se pueden ordenar por grado, corte, peso/grosor, limitación de grasa, edad, ya sea fresca o congelada, y tipo de empaque.
- Los mariscos se pueden pedir por tipo (por ejemplo, peces/mariscos), especie, forma de mercado, condición, grado, lugar de origen, ya sea fresco o congelado, recuento, tamaño y empaque,
- Las aves de corral se pueden pedir por tipo, grado, clase (por ejemplo, asador, freidora), estilo (por ejemplo, pechugas, alas), tamaño, ya sea fresco o congelado, y empaque.
- Las frutas y verduras procesadas se pueden pedir por grado (a veces), variedad, tamaño y tipo de empaque, peso escurrido, recuento por caja, medio de empaque y ya sea enlatada o congelada.
- Las frutas y verduras frescas se pueden pedir por grado (a veces), variedad, tamaño, peso por contenedor, área de cultivo y recuento por contenedor
Abajo adaptado del libro canadiense...
En el cuadro 10.7 se muestra un ejemplo de una hoja de especificaciones de compra para carne de res que podría conservarse en una cocina comercial o área de recepción.
Carne de res | Grade | Especificaciones de Peso, Tamaño y Corte |
|---|---|---|
Costilla | Elección | 15 lb, completamente recortado |
Franja de Nueva York | Prime | 13 lb, Deshuesado, totalmente recortado, ancho máximo de 6 pulg., profundidad mínima de 2 pulg. |
Solomito | Prime | 6 lb, totalmente recortado a pejerrey |
Solomillo asado | Seleccione | 15 lb, trasero deshuesado |
Lomo corto | Prime | 13 lb, completamente recortado, 2 pulg. del ojo |
Cuadro 10.7 Una Especificación de Compra de Muestra. La tabla muestra diferentes tipos de carne de res con su grado, peso y especificaciones de corte.
Recursos adicionales
Los siguientes sitios web son recursos útiles para obtener información adicional sobre las especificaciones de los productos alimenticios
USDA, Especificaciones y Estándares de Grado de Estados Unidos: https://www.fns.usda.gov/fdd/specifications-us-grade-standards
Servicio de mercadotecnia agrícola del USDA, especificaciones y requisitos del producto: https://www.ams.usda.gov/selling-food/product-specs
Estos libros son excelentes recursos para especificaciones de compra:
La enciclopedia visual de alimentos
The Visual Food Lover's Guide: Incluye información esencial sobre cómo comprar, preparar y almacenar más de 1000 tipos de alimentos
Libro del Chef de Fórmulas, Rendimientos y Tamaños
Trámites de Compras
En la mayoría de las cocinas de los restaurantes, las compras y los pedidos son realizados por el chef y los sous-chefs, aunque en los hoteles más grandes puede haber departamentos de compras asignados esta responsabilidad. En la mayoría de las operaciones de servicio de alimentos en el lugar autooperadas, el gerente/director de servicio de alimentos es responsable de la compra, aunque si el servicio de alimentos se contrata para servicios administrados, la operación probablemente será parte de la compra por contrato. La mayoría de las cocinas tendrán una lista de proveedores, contactos, fechas de entrega y horarios, y hojas de pedido con niveles de stock par para facilitar la compra. Para una función o evento especial, como un banquete, también puede ser necesario determinar solo los suministros requeridos para esa función.
Tabla de Control de Producción
Para calcular las cantidades de alimentos a pedir para banquete de cualquier tamaño, primero se debe consultar una tabla de control de porciones. La mayoría de los establecimientos tendrán una tabla de control de porciones similar a la que se muestra en la Tabla 10.8. El gráfico indica las porciones que se utilizarán por persona para cualquier elemento del menú dado.
| Artículo Alimenticio | Elemento del menú | Tamaño de Porción |
|---|---|---|
| Camarones | Coctel de camarón | 80 g (2.82 oz.) |
| Limón | Coctel de camarón | 1 cuña (6/limón) |
| Salsa Coctelera | Coctel de camarón | 60 mL (2.11 oz.) |
| Lechuga de cabeza | Ensalada arrojada | 1/4 cabeza |
| Tomate | Ensalada arrojada | 1/2 cada |
| Aderezo | Ensalada arrojada | 60 mL (2.11 oz.) |
| Costilla prima, cruda, recortada lista | Costilla | 500 g (17.6 oz.) |
| Papa | Patata al horno | 1 cada uno (100 count) |
| Frijoles Verdes | Frijoles Verdes | 80 g (2.82 oz.) |
| Zanahorias | Zanahorias | 80 g (2.82 oz.) |
| Fresas | Fresas frescas | 100 g (3.52 oz.) |
| Nata batida | Bayas y crema | 60 mL (2.11 oz.) |
| Café | Café | 500 g (17.6 oz.) para 75 personas |
| Crema de Café60 mL (2.11 oz.) |
Cuadro 10.8 Gráfico de Control de Porciones. La tabla muestra un alimento, un elemento del menú que contiene ese alimento y el tamaño de la porción del alimento.
Un uso para una tabla de control de porciones es estimar la cantidad de ingredientes principales y suministros necesarios para producir un número previsto de porciones de menú.
Ejemplo
Necesitas preparar cócteles de camarón y costilla para un banquete de 100 personas. Usando la tabla de control de porciones en la Figura 5, puede determinar rápidamente qué cantidades de ingredientes principales (Figura 6).
| Porciones Requeridas | Monto a Pedido |
|---|---|
| 100 x 80 g de camarón | 8000 g o 8 kg (17.6 lbs.) de camarón |
| 100 x 1 gajo de limón | 100 gajos = 17 limones (6 gajos por limón) |
| 100 x 1/4 cabeza de lechuga | 25 cabezas de lechuga |
| 100 x 500 g de costilla prima para horno crudo listo | Costilla de 50 kg (110 lbs.) |
Cuadro 10.9 Cálculo de Importes de Compra. En la tabla se muestra cómo se calcularía el costo de los cocteles de camarón para un banquete de cien personas.
Métodos de compra
Las políticas y procedimientos de compra varían según la propiedad y el tamaño de la organización. En las instalaciones de atención médica y los distritos escolares grandes, es común tener compras centralizadas de todos los materiales y suministros, incluidos los alimentos, realizados por un departamento.
Compra por Contrato
Algunos restaurantes y hoteles, particularmente los que pertenecen a cadenas, contarán con contratos para la compra de todos los productos o para ciertos artículos. Esto puede significar que la propiedad solo puede comprarse a un proveedor específico, pero a cambio, habrá negociado un precio fijo durante la duración del contrato. Esto tiene ventajas y desventajas. En el lado positivo, el precio del contrato se mantiene estable y el trabajo de administrar los costos de los alimentos se vuelve más consistente ya que no hay fluctuaciones de precios. En el lado negativo, la compra por contrato le quita la oportunidad de comparar precios entre proveedores y aprovechar las ofertas especiales que se puedan ofrecer.
La compra centralizada también es utilizada por las empresas de gestión que operan una cadena de hogares de ancianos y pequeños hospitales o una serie de distritos escolares o una combinación de todas las organizaciones mencionadas. En este caso, los gerentes de unidad podrán encargarse de ordenar únicamente productos lácteos y pan directamente a los proveedores y ordenar los productos restantes a través del sistema central de compras de la compañía gestora. En un gran segmento de la industria, sin embargo, los gerentes/directores de servicios de alimentos deciden los métodos de compra que mejor se adaptan a sus necesidades.
Los métodos de compra se pueden dividir en informales, a menudo llamados compras de mercado abierto y compras formales de puja.
La compra informal consiste básicamente en trabajar con proveedores para identificar los productos adecuados, ordenar las cantidades correctas y luego recibir y almacenar el producto. Conseguir el mejor precio por la calidad del producto deseado es tal como se le llama — informal.
Los premios de línea de artículos simplemente elijan y compren al proveedor con el precio más bajo. Es por eso que es importante desarrollar especificaciones estrictas para los productos e inspeccionar el producto cuidadosamente al recibirlo. Tienes que asegurarte de que estás obteniendo exactamente el producto que deseas y comprobando que es lo que se entrega. La oferta de artículos de línea funciona en operaciones muy grandes comprando grandes cantidades de productos, pero puede ser difícil para las operaciones más pequeñas asegurarse de que su entrega sea lo suficientemente grande como para ser el “cliente valorado/comprador” deseado.
Un enfoque de “canasta de mercado” agrupa artículos similares, o artículos que lógicamente se comprarían de un solo proveedor, como los productos. El monto de cada producto se pronostica y se multiplica por el precio de oferta de cada proveedor ofertante para obtener un precio extendido para ese producto. Este precio extendido se calcula para todos los artículos de la canasta de mercado y la oferta (negocio) se otorga al proveedor con el precio más bajo general para todo el grupo de productos. Vea el siguiente ejemplo donde se otorgaría la totalidad de la oferta/pedido al Proveedor C.
| Producto | Fore-cast Amt. | Proveedor A | Total $ | Proveedor B | Total $ | Proveedor C | Total $ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lechuga Romana, cs | 3 | $24.00/cs | $72 | $25.00/cs | $75 | $22.00/cs | $66 |
| 5×6 Tomates, cs | 1 | $30.00/cs | $30 | $32.00/cs | $32 | $31.00/cs | $31 |
| Pepinos, cs | 2 | $12.00/cs | $24 | $13.00/cs | $26 | $10.00/cs | $20 |
| Pimientos Rojos, cs | 4 | $32.00/cs | $128 | $31.00/cs | $124 | $30.00/cs | $120 |
| PUJA TOTAL | — | — | $254 | — | $257 | — | $237 |
Cuadro 10.11 Cantidad pronosticada de productos alimenticios e información de compra para tres proveedores diferentes
Recurso Adicional para Adquisiciones K-12
Costo-plus compra
Otro tipo de compra se llama compra de costo más. Este es un procedimiento de compra comúnmente utilizado por las grandes cadenas alimentarias. Se hace un arreglo con un proveedor para comprar todo un determinado tipo de alimentos con un margen porcentual específico sobre el costo del proveedor. La ventaja de este método es que el margen es menor de lo que sería de otra manera. Además del ahorro de costos logrado para un menor margen, el agente de compras ahorra tiempo al contactar a otros proveedores para obtener cotizaciones de precios. La desventaja de este sistema es que generalmente es imposible que un agente de compras verifique el costo del proveedor a menos que el proveedor acepte inspecciones sin previo aviso de los libros de la firma.
Otra variación de la compra de costo más es el uso de un proveedor principal. Las ventajas y desventajas de las compras de proveedores principales son las mismas que el costo plus; sin embargo, algunas organizaciones necesitan ser cautelosas en el uso de estos métodos debido a las regulaciones de compra que deben seguir. Esto es particularmente cierto de los sistemas escolares ya que son instituciones públicas apoyadas por contribuyentes y deben utilizar la licitación competitiva.
Es importante que los gerentes de servicios de alimentos, especialmente aquellos en operaciones más pequeñas, comprendan los beneficios de una compra grupal o cooperativa. La compra cooperativa implica operaciones similares que se unen para comprar productos. Comúnmente se le conoce como compras grupales. La organización de estas unidades puede basarse en una serie de consideraciones: la pertenencia a un hospital regional o asociación educativa o consejo, la proximidad de otras instituciones que deseen participar, una afiliación religiosa común o alguna otra lealtad, o la pertenencia a un programa nacional de compras.
El beneficio obvio de las compras grupales es que permite que una instalación relativamente pequeña obtenga los mismos beneficios de costos que disfrutaría si estuviera recibiendo descuentos por compras masivas. Para realizar descuentos por volumen, sin embargo, el grupo debe acordar minimizar el número de diferentes artículos pedidos. Esto tiende a limitar la flexibilidad en la planificación de menús. A menudo, las instalaciones que pertenecen a un programa de compras grupales también van a un proveedor secundario local.
Las instituciones pueden aumentar sus ahorros de costos de alimentos y reforzar su control sobre los procedimientos de compra grupal designando a un representante, preferiblemente alguien con experiencia en compras, para vigilar las políticas y estándares del grupo. Colectivamente, los miembros del grupo pueden desarrollar especificaciones de compra para ser utilizadas, a su vez, por su agente de compras en la obtención de ofertas o cotizaciones de vendedores de alimentos. La formulación de estas especificaciones sería, de hecho, un beneficio marginal obvio para la pequeña operación sin especificaciones propias para definir la calidad de los alimentos que requiere. El representante de la membresía también podría participar en paneles de degustación, pruebas de rendimiento y examen del contenido de latas, actividades que fomentan decisiones de compra más objetivas y exhaustivas, pero que son inconvenientes y poco prácticas para que una sola instalación realice por su cuenta.
Tabla de Órdenes de Compra con Niveles de Par
El propósito principal de usar un estándar de compra es garantizar que haya cantidades suficientes de todos los alimentos disponibles para cumplir con los requisitos diarios. Para establecer y mantener estos estándares, el inventario de alimentos debe convertirse en una rutina diaria. Haber establecido niveles par (la cantidad que debes tener a mano para pasar al siguiente pedido) ayudará en este sentido.
Hay tres cosas principales que debes saber:
- Monto requerido (nivel par)
- Monto en la mano
- Cantidad a ordenar
Para encontrar el monto a ordenar, restar el monto disponible de la cantidad requerida (Figura 7).
Stock par es un término utilizado para describir la cantidad de un artículo en particular requerido para satisfacer las necesidades de una operación durante un período de tiempo específico. Una vez que un comprador determina esa cantidad, se puede establecer un stock par y usarse como guía de pedidos.
En algunos casos, es posible que tenga que pedir una cantidad mínima en función del tamaño del paquete, por lo que deberá redondear su cantidad (como la tina entera de ajo y las cajas completas de champiñones, manzanas y lechuga en la Figura 7).
| Carne | Monto Requerido (Nivel Par) | Monto en la mano | Monto a Pedido | Orden real |
|---|---|---|---|---|
| Carne en lata | 10 kg | 2 kg | 8 kg | 8 kg |
| Costillas de carne | 20 kg | 5 kg | 15 kg | 15 kg |
| Carne molida | 10 kg | — | 10 kg | 10 kg |
| Hígado de ternera | 5 kg | 500 g | 4.5 kg | 4.5 kg |
| Lomo de cerdo | 10 kg | 3 kg | 7 kg | 7 kg |
Cuadro 10.12 Cálculo de la cantidad real del pedido de diferentes carnes
| Pescados | Monto Requerido (Nivel Par) | Monto en la mano | Monto a Pedido | Orden real |
|---|---|---|---|---|
| Filete de lenguado | 25 kg | 5 kg | 20 kg | 20 kg |
Cuadro 10.13 Cálculo de la cantidad real del pedido de un filete de lenguado
| Vegetales | Monto Requerido (Nivel Par) | Monto en la mano | Monto a Pedido | Orden real |
|---|---|---|---|---|
| Ajo pelado | Tina de 2 kg | 250 g | 1.750 kg | Tina de 2 kg |
| Champiñones | Estuche de 5 kg | 500 g | 4.5 kg | Estuche de 5 kg |
| Lechuga | 2 casos (24/estuche) | 12 (1/2 caso) | 1 1/2 casos | 2 casos |
Cuadro 10.14 Cálculo de la cantidad real del pedido de diferentes verduras
| Frutas | Monto Requerido (Nivel Par) | Monto en la mano | Monto a Pedido | Orden real |
|---|---|---|---|---|
| Manzanas | 2 casos | 1/2 estuche | 1 1/2 casos | 2 casos |
| Fresas | 10 kg | — | — | 10 kg |
| Naranjas | 1 Caso | 2 Estuches | — | — |
Cuadro 10.15 Cálculo de la cantidad real del pedido de diferentes frutas
La integración de estos niveles de par en sus hojas de pedidos regulares o su sistema de pedidos hará que sea muy fácil administrar el inventario entrante. Cada vez más proveedores se están moviendo a sistemas de pedidos en línea, que tienen precios actuales, tamaños de caja y, a menudo, su historial de compras disponible para usted al realizar un pedido. Los pedidos en línea a menudo pueden ser más convenientes ya que la persona que realiza el pedido no tiene que hacer una llamada a un mostrador de pedidos durante el horario habitual de oficina.
Proceso de Pedido
La cantidad de comida a pedir depende del número de personas a servir (incluyendo clientes, pacientes, empleados y personal, estudiantes, operaciones minoristas y catering), el tamaño de la porción y el número de veces que un artículo está en el menú. Por ejemplo, los tomates enlatados podrían usarse en varios elementos del menú durante el periodo de pedido. Otros factores que afectan el monto de la compra incluyen la cantidad de alimentos disponibles, la frecuencia de las entregas de alimentos y el espacio de almacenamiento disponible para el inventario, como se discutió anteriormente.
Pasos en el proceso de pedido
| Paso 1: | Haz una lista de todos los alimentos requeridos para el menú. Estimar la demanda de cada elemento del menú con base en registros de experiencias pasadas. |
| Paso 2: | Consulte recetas estandarizadas para determinar las cantidades requeridas de diversos ingredientes. |
| Paso 3: | Traducir las cantidades necesarias en unidades de compra, por ejemplo, latas No. 10. |
| Paso 4: | Toma inventario de los alimentos a mano y resta esta cantidad del monto total requerido para determinar el monto a comprar. |
Cuadro 10.16 Los cuatro pasos en el proceso de pedido
Una vez elegido el proveedor y compilado el pedido, normalmente se prepara una orden de compra. La orden de compra enumera información tanto para la organización de compras como para el proveedor, los productos pedidos, con los montos, el precio de oferta y el precio extendido y el total de la orden de compra. Por lo general, se preparan varias copias para que el comprador, proveedor, oficina contable y recepcionista tengan copias.
Recibiendo
Cuando no se inspecciona cuidadosamente la calidad y cantidad de la mercancía entrante, se eliminan los beneficios de las especificaciones detalladas de compra y las prácticas de compra cuidadosas. Un jugador clave en este procedimiento es el miembro del personal que maneja la recepción en sus instalaciones. En operaciones grandes, este puede ser un empleado receptor cuyo trabajo es concentrarse únicamente en la actividad receptora (y a menudo de almacenamiento). En operaciones más pequeñas, la recepción puede ser manejada por el gerente de servicio de alimentos o un cocinero principal o un trabajador principal en una cocina.
Obviamente, la capacitación para completar las tareas de recepción y almacenamiento es sumamente importante y debe enfatizar la precisión y el cumplimiento concienzudo de los procedimientos adecuados. La capacitación puede completarse en el trabajo y debe incluir las siguientes funciones:
- verificar la calidad, cantidad y peso de las entregas entrantes contra la orden de compra y especificaciones; (No es posible verificar cada pieza de fruta, por ejemplo, por lo que se recomienda una inspección aleatoria para asegurar la calidad.) Pista: ¡De vez en cuando da la vuelta a la caja y revisa la capa inferior o produce!
- inspeccionando la calidad especificada;
- registrar las entregas recibidas en el registro diario;
- monitorear los puntos críticos de control para todos los alimentos potencialmente peligrosos;
- saber qué acción tomar si ocurre un problema con un producto entregado;
- seguir los trámites y preparar los trámites para la devolución de mercancías insatisfactorias;
- manejo de facturas;
- marcar cajas de cartón para su almacenamiento;
- entregar mercancía al almacén o la cocina para su almacenamiento o uso; y
- procedimientos adecuados para el almacenamiento de alimentos y rotación de inventario.
Almacenamiento
El almacenamiento de alimentos forma un vínculo importante entre la recepción y la preparación de alimentos en todas las operaciones de servicio de alimentos. Así, la calidad del sistema de almacenamiento afecta directamente la calidad del producto utilizado en la preparación de alimentos. La cantidad de almacenamiento requerida depende de la frecuencia de entregas y de la rotación del producto. El almacenamiento es vital por otra razón: es una parte de la operación donde la administración puede ejercer un control efectivo sin aumentar apreciablemente el tiempo y los costos de personal. En otras palabras, una buena gestión del almacenamiento, en forma de controles efectivos de encogimiento, robo y robo, y manejo innecesario de alimentos, puede ayudar a mantener bajos los costos del servicio de alimentos. ¡Ahora volvemos a controlar el inventario!
Ética Profesional
Actuar siempre de manera profesional en el trato con proveedores. Tus acciones afectan tanto tu reputación como la reputación de tus instalaciones. Estar disponible para hablar con los vendedores en horarios programados; no discutir problemas internos con los vendedores; no cotillear sobre otros vendedores; y no discutir las cotizaciones de precios dadas por los competidores. Aproveche sabiamente el tiempo que pasa con los vendedores; discuta las condiciones del mercado, obtenga cotizaciones de precios y aprenda sobre nuevos productos. Preparar el pedido mientras el vendedor espera en su oficina es descorazonado y desperdicia su tiempo. Nunca debes darle a un vendedor la responsabilidad de determinar el tamaño de tu pedido. El comprador de alimentos tiene la responsabilidad de estimar los tamaños de los pedidos en función de las pautas de compra. Un proveedor perderá el respeto por el comprador desorganizado que permite a un vendedor hacer el pedido (quien puede aprovechar la situación sobreabasteciendo el inventario). Asegúrese de conocer las reglas y regulaciones que rigen la compra para su operación de servicio de alimentos.
Se completa el Círculo de Gestión de Compras y Control de Inventarios
Al leer este capítulo puede que haya pensado: “¡Creo que ya aprendí algo de esto!” , y estarías en lo correcto. Todo el proceso de adquisición fluye de un aspecto de la operación de servicio de alimentos a otro y luego de vuelta o vuelta. El control de inventario subyace a todo el proceso. La lección general es entender que administrar y controlar el inventario, comprar, comprar, ordenar, recibir, almacenar y todo lo demás es fundamental para controlar los costos en cualquier operación de servicio de alimentos.
Preguntas de revisión:
- ¿Por qué es importante entender a los distintos “actores” y sus roles en el proceso de adquisiciones?
- ¿Cómo se relacionan el inventario, los registros de inventario y el proceso de adquisición?
- ¿Cuáles son las características de un comprador valorado “cliente”?
- ¿Qué factores deben considerarse, junto con los precios, en la elección de proveedores?
- ¿Qué factores afectan los precios de los alimentos y suministros para las operaciones de servicio de alimentos
- ¿Por qué las especificaciones del producto son una parte importante del proceso de adquisición?
- ¿Cuáles son algunas consideraciones éticas que interactúan con el proceso de adquisición?
Ejercicios de revisión
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Referencias
Autor, El Comité de Articulación BC Cook, sep 2015. Procedimientos Básicos de Inventario. En Pressbooks Edición 1.0. Gestión Básica de Cocina y Servicio de Alimentos.
Recuperado a partir de https://opentextbc.ca/basickitchenandfoodservicemanagement/