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Lección 4.1: Analizar y administrar los gastos de alimentos y bebidas

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    Objetivos de aprendizaje:

    • Determinar el costo de los alimentos vendidos y el costo de los alimentos consumidos (o usados) y explicar la diferencia entre los dos
    • Describir y calcular el impacto de las comidas y transferencias gratuitas o de costo reducido de los empleados en los cálculos del costo de los alimentos vendidos
    • Calcular el porcentaje de costo de los alimentos — Costo de los alimentos vendidos/Venta de alimentos o costo de la porción de alimentos/Precio del menú
    • Explicar cómo los errores en el inventario afectarán el costo de los cálculos de los alimentos usados o vendidos
    • Calcular una relación de eficiencia operativa
    • Explicar el significado de la relación de eficiencia operativa
    • Identificar variaciones aceptables e inaceptables en el costo de los alimentos

    Términos clave:

    • Costo de alimentos y bebidas de los bienes vendidos
    • Costo de los alimentos y bebidas de los bienes consumidos (usados)
    • Inventario inicial
    • Finalización de inventario
    • Créditos y transferencias
    • Comida a bebida o bebida a comida
    • Costo estándar de alimentos y bebidas
    • Costo alcanzable de alimentos y bebidas
    • Compras directas
    • Comprobante de solicitud
    • Ajustes
    • Relación de eficiencia operativa
    • Varianza

    Introducción

    El gerente efectivo tiene que administrar y controlar todos los diversos gastos de operación en una operación de servicio de alimentos. Al final, el objetivo suele ser obtener ganancias. Los gastos de alimentos y bebidas combinados son una de las categorías de gastos más grandes para las operaciones de servicios de alimentos. Una de las cifras clave que se necesitan cada mes (o incluso más a menudo) es el costo de los bienes vendidos. El costo de los alimentos y bebidas de los bienes vendidos es la cantidad en dólares gastada en artículos realmente utilizados para proporcionar los artículos del menú vendidos a los invitados. El monto puede diferir significativamente del total gastado en la compra de alimentos ya que:

    • Los artículos comprados a granel no se utilizan completamente durante el período contable (consulte la sección de inventario)
    • Los artículos se consumen pero no siempre se venden a los huéspedes (comidas de empleados, comidas de cortesía servidas con fines de promoción, etc.)

    El costo de alimentos y bebidas de los bienes vendidos (generalmente denominado Costo de Alimentos y Bebidas en la industria) se expresa como una cantidad en dólares y un porcentaje de los ingresos de alimentos y bebidas.

    Determinar los gastos reales de alimentos

    Comida & b everage i nventory revisitado

    Desde el punto de vista contable y financiero, el inventario de un restaurante es el valor en dólares de los artículos de alimentos y bebidas que se mantienen almacenados. Mientras se encuentran en almacenamiento, los artículos inventariados no se consideran un costo hasta que se usan o se venden. Al igual que el efectivo, el inventario de alimentos y bebidas es un activo de la compañía. Sin embargo, a diferencia del efectivo, los valores de inventario pueden disminuir ya que los alimentos y bebidas son perecederos y están sujetos a deterioro y robo.

    La tenencia de inventario tiene el potencial de incurrir en gastos significativos, incluidos gastos operativos (como deterioro, obsolescencia, robo y gastos de instalaciones) e inversiones de capital (como la construcción de las instalaciones y equipos de refrigeración). Adicionalmente, las operaciones que inmovilicen demasiado efectivo en el inventario podrían eventualmente necesitar pedir dinero prestado para pagar otros gastos.

    En consecuencia, los gerentes necesitan implementar sistemas estrictos de gestión de inventario para proteger el valor de su inventario con procedimientos que eviten el exceso de pedidos (gasto en efectivo) y el deterioro, incluidas medidas de seguridad para acceder a las instalaciones, procedimientos de solicitud adecuados para eliminar productos inventariados, y rotación adecuada de artículos perecederos.

    Componentes de f ood y cálculo de costos de bebidas

    Inventario inicial

    El inventario inicial es el valor en dólares de los artículos de alimentos y bebidas almacenados al inicio de un período contable.

    Finalización de inventario

    El inventario final es el valor en dólares de los artículos de alimentos y bebidas almacenados al final de un período contable.

    El inventario final de un periodo determinado se convierte en el inventario inicial del siguiente periodo contable. Ejemplo: En los casos en que una empresa implemente periodos contables mensuales, el inventario final del 30 de noviembre se convierte en el inventario inicial del 1 de diciembre.

    Compra s

    Las compras suman el valor en dólares de todos los artículos de alimentos y bebidas adquiridos durante el periodo contable. Estas incluyen compras directas, que suelen ser productos frescos que se entregan y utilizan a diario, o artículos par, productos que se mantienen en almacenamiento, o artículos como sal, azúcar, harina que se ordenan cíclicamente para mantener una cantidad mínima permanente en el inventario.

    Créditos y transferencias (artículos de inventario que no se utilizan directamente para generar ventas)

    Créditos: Algunos productos alimenticios y bebidas inventariados no se utilizan para producir artículos que generen ventas. Un ejemplo es cuando los hoteles y restaurantes ofrecen a los empleados comidas gratuitas o con grandes descuentos.

    Traslados dentro o fuera: Las operaciones de unidades múltiples, como cadenas de restaurantes u hoteles con varios restaurantes, bares u otras operaciones de servicio de alimentos, como catering, pueden mover artículos de inventario de una unidad a otra en función de las necesidades o patrones de venta particulares del varios tomacorrientes. Las “transferencias de entrada” son adiciones a las compras para el punto receptor, mientras que la salida emisora contabilizaría la reducción de inventario como una “transferencia de salida”.

    Otros Ajustes :

    Comida a bebida o bebida a comida: Los costos de alimentos y bebidas generalmente se presentan por separado, además del costo general de ventas de alimentos y bebidas (costo de F&B). Las recetas de comida requieren habitualmente alcohol como vino o brandy (de bebida a comida), mientras que los cócteles a menudo incluyen alimentos como aceitunas o limones, o vienen con un lado de maní (comida a bebida). De comida a bebida se acredita (se resta de) el costo de los alimentos y se imputa (se agrega a) al costo de la bebida. El crédito de bebida a comida reduce de manera similar el costo de la bebida y aumenta el costo de los alimentos

    Los ajustes adicionales incluyen créditos por productos devueltos o descuentos y ajustes de precio del proveedor/proveedor.

    Costo de Alimentos y Bebidas de los Bienes Consumidos vs.

    Costo de Bienes Vendidos

    Alimentos y Bebidas Costo de los Bienes Vendidos es el costo que es directamente atribuible a la producción de alimentos y bebidas que fueron vendidos a los invitados. Como se mencionó anteriormente, esto difiere del Costo de Bienes C onsumido, que incluye el costo de los productos que fueron utilizados para producir artículos que no estaban asociados con las ventas correspondientes.

    La siguiente fórmula determina el C ost de Alimentos y Bebidas de los Bienes Consumidos:

    Inventario inicial + Compras — Inventario final = Costo de los bienes consumidos

    Ecuación para el costo de alimentos y bebidas de los bienes consumidos
    Figura 12.1 Ecuación de Inventario

    Descripción larga:
    Una ecuación en la parte superior que agrega “Compras” a “Inventario inicial” y lo resta de “Inventario final” que suma el “Costo de los Bienes Consumidos”. Debajo de la ecuación hay una ecuación de ejemplo que agrega “Mercancías en la tienda al inicio del periodo contable” y Mercancías agregadas a través de compras y resta “Mercancías dejadas en la tienda al final del periodo contable” para obtener el “Total de bienes utilizados durante el periodo contable”.
    Descripción larga final.

    T a fórmula para F ood & B everage Costo de Bienes Vendidos elimina los componentes de Costo de Bienes Consumidos que no están directamente asociados con las ventas.

    Inventario inicial ($)
    + Compras ($)
    + Transferencias en ($)
    Transferencias hacia fuera ($)


    = Costo de Mercancías Disponibles para la venta ($)

    — Finalización de Inventario ($)

    Comidas para empleados ($)


    = Costo de G oods S old ($)

    Algunas operaciones permiten a los gerentes y al personal de marketing ofrecer comidas de cortesía. El Costo de los Bienes vendidos se ajusta adicionalmente deduciendo los costos correspondientes que posteriormente se imputan a las cuentas correspondientes, como administrativas o de mercadotecnia.

    Problemas de inventario

    El inventario final es un crédito al costo de alimentos y bebidas (es decir, se resta del costo total de las ventas}. Cuanto mayor sea el monto del inventario final, menor será el costo de alimentos y bebidas. Esto crea la tentación de exagerar el valor de inventario (conocido como “relleno de inventario”) para los empleados, como gerentes o chefs, cuya bonificación y, a menudo, la preservación del trabajo, dependen de la cifra de costos de F&B. Se pueden usar varios métodos para exagerar de manera poco ética los valores de inventario, tales como:

      • Crear entradas falsas (productos no existentes);
      • Manipulación de números (cantidad, precios);
      • Valorar los productos estropeados o vencidos que deben desecharse;
      • Contar productos fuera del menú que están almacenados pero que no es probable que se vuelvan a usar;
      • Mover productos de una toma a otra para inflar las cifras de inventario.

    Porcentaje de Costo de los Bienes Vendidos de Alimentos y Bebidas (%)

    Los costos de alimentos y bebidas generalmente se expresan en porcentaje de ventas (ingresos) al evaluar el desempeño o establecer metas en un presupuesto ya que las ventas y los montos en dólares de costo fluctúan significativamente. Por la misma razón, los porcentajes de costos de alimentos permiten a los gerentes comparar números a lo largo del tiempo y comparar sus rendimientos con estándares de la industria y operaciones comparables.

    Porcentaje de Costo de Alimentos (%) = Costo de los alimentos vendidos ($) dividido por Ventas de Alimentos $

    Costo de la bebida Perc entage (%) = Costo de la bebida vendida ($) dividido entre las ventas de bebidas $

    Porcentaje de costos de F&B (%) = Costo de los alimentos y B everage vendidos ($) dividido por Ventas de Alimentos y Bebidas $

    En consecuencia, los estados de ganancias y pérdidas de restaurantes muestran tanto el monto en dólares como el porcentaje de ventas de los costos de alimentos y bebidas de una operación.

    Restaurante X Y Z Estado de Ingresos: Ejercicio Fiscal 2018

    Cubiertas servidas: 56,346

    Rotación de Asientos por Día Abierto: 1.54

    Cheque Promedio (Combinado F & B): $28.01

    [tabla id=6/]

    Costo de los alimentos: $473,447.91/$1,213,966.46 = 39.0%

    Costo de Bebidas: $80,123.65/$364,189.94 = 22.0%

    Costo de Alimentos y Bebidas: $553,571.56/$1,578,156.40 = 35.1%

    [tabla id=7/]

    La Asociación Nacional de Restaurantes publica un Informe de Operaciones de la Industria que permite a los operadores de restaurantes comparar sus actuaciones. (Ver nota sobre la tabla a continuación.)

    NOTA: Es posible que necesitemos eliminar el gráfico anterior ya que es parte de un reporte que es vendido por la NRA.

    Monitoreo y C ontrolling Alimentos y Bebidas C ost

    Las mejores prácticas requieren que los gerentes de restaurantes (1) monitoreen los costos de alimentos y bebidas a intervalos regulares (diarios o semanales) y (2) comparen el costo real con el costo estándar o alcanzable, que es una cifra “ideal” derivada de las recetas estandarizadas.

    Los restaurantes y otros tipos de operaciones de servicio de alimentos producen un informe periódico de costos que generalmente incluye lo siguiente:

      • Compras Directas: La cantidad por los ingredientes, en su mayoría productos frescos que se entregan y se transforman directamente todos los días. La persona encargada de comprar los productos (generalmente el chef o el director de servicio de alimentos) llenaría una “lista de mercado” y realizaría el pedido uno o dos días de anticipación. La lista de mercado (o la factura si se proporciona con la entrega) sirve como documento de respaldo para compras directas. Es probable que gran parte de esta documentación se administre utilizando sistemas informáticos.
      • Las operaciones bien administradas requieren que se llene un vale de r equisition por cada artículo retirado del almacenamiento.
      • De igual manera, cada ajuste (comidas de los empleados y de cortesía, traslados dentro o fuera, etc.) debe documentarse, nuevamente probablemente documentado en la parte posterior del sistema informático de la casa.

    El siguiente es un ejemplo de un simple reporte de costos diarios acumulativos de alimentos:

    [tabla id=8/]

    En operaciones más grandes, el reporte puede desglosar los productos por categoría:

    [tabla id=9/]

    Costo estándar o “alcanzable”

    Se escribe una “receta estandarizada” que detalla la cantidad de ingredientes, el costo unitario y los procedimientos de cocción (discutidos anteriormente en el capítulo sobre Recetas estandarizadas) para cada elemento del menú. Las recetas estandarizadas resumen el costo previsto por porción de un elemento de menú en particular.

    Como resultado, las operaciones de alimentos y bebidas determinan un costo estándar o alcanzable de alimentos en dólares al (1) multiplicar el número de artículos vendidos (de un informe de ventas) por el costo de las recetas estandarizadas relevantes. Luego suman los costos de todos los artículos vendidos. Una vez más, esto sería calculado de manera diaria, semanal y/o mensual por un sistema informático.

    [tabla id=10/]

    El Costo Estándar de Alimentos se obtiene sumando la cuarta columna, Costo Estándar, que equivale a $340.50.

    El costo estándar asume que el personal de cocina es capaz de producir una receta usando las cantidades exactas de ingredientes enumerados en las recetas estandarizadas. Este no suele ser el caso ya que los ingredientes pueden variar (forma, tamaño de la unidad, peso) y ocurren errores (rendimientos inexactos, desperdicio de pelado, técnica de corte, ingredientes quemados o caídos...). Los costos estándar sirven principalmente para determinar los volúmenes de compra, los precios mínimos recomendados del menú y como punto de referencia para medir la diferencia entre los costos reales y los ideales (teóricamente perfectos).

    Eficiencia Operativa

    La eficiencia operativa es una medida de la medida en que difieren los costos reales y estándar (Ideal). Se expresa como la relación entre el Costo Real y el Costo Estándar:

    Costo Real de F&B ($) dividido por Costo Estándar de F&B ($) = Ratio de Eficiencia Operacional (%)

    $391.60 dividido por $340.50 veces 100 = 115%

    En este caso, el costo real supera el costo estándar en un 15%, lo que incita a un equipo directivo a realizar una investigación exhaustiva.

    Una relación de eficiencia operativa inferior al 100% (el real es menor que el estándar) podría interpretarse como un desempeño positivo. Tal es el caso, por ejemplo, cuando bajan los precios de mercado de los productos. Sin embargo, esto también podría resultar del uso de productos inferiores o tamaños de porción más pequeños, lo que podría afectar negativamente la percepción del cliente y poner en peligro la operación.

    Análisis de varianza

    La varianza de costos (la diferencia entre el costo estándar y el costo real) resulta de diferencias en el precio de compra, los rendimientos esperados versus los reales, la cantidad utilizada y/o los cambios en la mezcla de menús El gerente del servicio de alimentos es responsable de definir la cantidad aceptable de varianza y comprender su origen dado que el desperdicio y las variaciones de precios son inevitables.

    Como regla general, una varianza del 10% puede ser aceptable. Sin embargo, ninguna pauta establecida sale para definir el grado de varianza “correcto”. Depende de la naturaleza de la operación y del valor del producto alimenticio. Piensa en la diferencia de costos entre algo como el solomillo de res y los pepinos. Las operaciones de servicio de alimentos que utilizan productos alimenticios de conveniencia, tales como ingredientes precortados y en porciones, deben experimentar pequeñas variaciones, mientras que las operaciones que trabajan con productos frescos tienen que manejar los rendimientos de AP/EP (Porción Comestible), los procedimientos de preparación y, por lo tanto, incurren en una mayor variabilidad de costos.

    En la siguiente tabla se resumen las fuentes más comunes de variaciones de costos.

    [tabla id=11/]

    Varianza y Control de Inventarios

    Analizar las variaciones entre los tres métodos utilizados para calcular los costos de alimentos y bebidas proporciona pistas iniciales sobre si los problemas de costos se originan por la eficiencia u otros problemas de pérdida, como la mala administración del inventario o el robo.

    Un gráfico analiza los 3 métodos para calcular el costo de alimentos y bebidas.
    Figura 12.2 ¿Qué debe hacer un manager?

    Descripción larga:
    Una caja etiquetada como “Costo estándar de alimentos” está en la parte superior. Debajo de eso hay una caja etiquetada como “Facturas directas y Solicitudes”. En la parte inferior hay una caja etiquetada como “Costo real de los alimentos”. A la izquierda está la pregunta “¿De dónde viene la varianza?” y está vinculado a las cajas superior e inferior. A la derecha hay 2 piezas de texto. El primero es “¿Ineficiencia? ¿Precios? ¿Mezcla de menús?” y está vinculado a las 2 cajas superiores. El segundo es “¿Problemas de inventario (residuos...) Robo?” y está vinculado a las 2 cajas inferiores.
    Descripción larga final.

    ¿Qué debe hacer un gerente?

    Administrar y controlar los gastos de alimentos y bebidas implica recopilar muchos datos relacionados con la operación de servicio de alimentos. Entonces esos datos tienen que ser analizados de forma diaria, semanal, mensual y anual. A través de este análisis se identifican temas y problemas, entonces el gerente efectivo trabaja para encontrar soluciones que pongan los costos “en línea” con los ingresos. Es una tarea en constante cambio y desafiante, pero gratificante.

    Preguntas de revisión

    • ¿Cuál es la diferencia entre el costo de los alimentos consumidos (o usados) y el costo de los alimentos vendidos?
    • ¿Por qué ofrecer comidas gratuitas para empleados o comidas o bebidas de cortesía afecta el costo de los alimentos y bebidas vendidos (y el porcentaje de costo de alimentos y bebidas resultante?
    • ¿Cómo afectará un error en el inventario físico o valor de inventario el porcentaje de costo de alimentos de una operación?
    • ¿Por qué un gerente de servicio de alimentos querría calcular una relación de eficiencia operativa?
    • ¿De qué manera ayuda el análisis de varianza a un gerente de servicio de alimentos a administrar mejor los gastos de
    • ¿Cómo debe determinar un gerente de servicio de alimentos si una varianza es aceptable o inaceptable?

    Ejercicios de revisión

    La versión original de este capítulo contenía contenido H5P. Es posible que desee eliminar o reemplazar este elemento.

    La versión original de este capítulo contenía contenido H5P. Es posible que desee eliminar o reemplazar este elemento.


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