Lección 4.3: Administrar y controlar otros gastos
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- ¿Qué son otros gastos?
- Gastos Controlables
- Gastos no controlables
- Gastos Fijos versus Variables
- Gestión y Control de Otros Gastos
- Contratación
- Herramientas Tecnológicas
- Costos de ocupación y gastos por intereses
Objetivos de aprendizaje:
- Definir “otros gastos” o partidas de gastos que no estén directamente relacionadas con Alimentos y Bebidas o Mano de obra
- Categorizar “otros gastos” en un estado de pérdidas y ganancias de una operación típica de servicio de alimentos
- Explicar las fuentes de “otros gastos” y las variaciones que pueden derivarse de la estructura de propiedad de un restaurante
- Distinguir entre gastos variables, fijos, mixtos, controlables e incontrolables
- Describir estrategias para controlar “otros gastos”
Términos clave:
- Otros Gastos
- Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes
- Estado de Ganancias y Pérdidas o “Estado de Resultados”
- Gastos controlables versus gastos no controlables
- Ganancia Controlable
- Gastos fijos versus variables
- Presupuesto
¿Qué líneas de pedido se consideran “ Otros gastos ” ?
El Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes publicado por la Asociación Nacional de Restaurantes proporciona un sistema estandarizado de clasificación de cuentas que es utilizado por la mayoría de los operadores de restaurantes. Otros gastos se categorizan como controlables o no controlables. El Sistema Uniforme aboga por la siguiente presentación para el Estado de Ganancias y Pérdidas o “Estado de Resultados” (destacan Otros Gastos):
Ingresos
- restar Costo de Ventas
- restar nómina y beneficios para empleados
- restar gastos controlables
- es igual a ganancia controlable
- restar gastos de ocupación y depreciación
- add Otros ingresos no operativos
- restar gastos por intereses
- es igual a la utilidad neta antes de impuestos
La categoría Otros gastos reagrupa todos los gastos que no se relacionan directamente con Costo de Bienes Vendidos y Nóminas y Beneficios del Empleado. En la siguiente lista se presenta una lista detallada de partidas de Otros Gastos. Sin embargo, los restaurantes tienen listas personalizadas que se adaptan a la naturaleza de sus operaciones.
Las operaciones de servicio de alimentos en el lugar, como las de educación, atención médica, etc., pueden no seguir el Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes, pero todos los segmentos de la industria tienen algún sistema de contabilidad que separa alimentos y bebidas, mano de obra y “otros” gastos. Esas operaciones de servicio de alimentos en entornos sin fines de lucro no pueden pagar gastos de ocupación e impuestos, pero pueden tener gastos considerados costos “indirectos” u otras categorías similares. No importa cuál sea la categoría de operación, otros gastos son parte del panorama y deben ser controlados para gestionar el “resultado final”.
Gastos Controlables
Los gastos controlables se ajustan como resultado de decisiones gerenciales. Estos costos pueden aumentarse o disminuirse dentro de un período razonablemente corto e incluyen categorías tales como:
- Gastos Directos de Operación (uniformes, lavandería, vajilla, suministros de papel, artículos de limpieza, limpieza por contrato, etc.)
- Música y entretenimiento
- Ventas y Mercadotecnia
- Utilidades
- General y Administrativo
- Reparaciones y Mantenimiento
Como ejemplo “Flores y decoraciones”, que es una partida bajo Gastos Directos de Operación, es un gasto controlable en la medida en que el costo relacionado está directamente bajo el control de un gerente que puede modificar el monto a voluntad.
Gastos no controlables
Los gastos no controlables tienden a ser de naturaleza fija y generalmente no se pueden cambiar dentro del ritmo normal del negocio (o año fiscal) e incluyen costos en las siguientes categorías:
- Costos de ocupación (Renta, seguros de edificios, impuestos inmobiliarios y patrimoniales, arrendamientos de equipos, etc.)
- Depreciación y amortización
- Gastos generales corporativos
- Gasto por Intereses
- Impuestos (locales, estatales y federales)
La renta se encuentra bajo “Costo de ocupación” y es un ejemplo de un costo no controlable. Si bien es posible renegociar condiciones más favorables, el resultado tomaría mucho tiempo e involucraría las decisiones de múltiples partes interesadas.
Otros Gastos: Controlables:
-
Gastos Directos de Operación:
- Gastos de auto o camión
- Banquetes y Catering
- Suministros para Barras
- Suministros de Limpieza
- Limpieza por Contrato
- Equipo/Otros Rentas
- Flores y Decoraciones
- Suministros para Huéspedes
- Utensilios y Suministros de Cocina
- Lavandería y Tintorería
- Renta de Lino y Lino
- Menús y listas de bebidas
- Diversos
- Papel y Empaque
- Estacionamiento
- Vajilla /Smallwares
- Uniformes
-
General y Administrativo
:
- Contabilidad y Nóminas
- Deudas Malas
- Cargos Bancarios
- Efectivo (Más)/Corto
- Reclamaciones y daños pagados
- Cuotas de cobranza
- Servicios de Consultoría y Coaching
- Cargos de tarjetas de crédito
- Honorarios de directores u oficiales
- Cuotas y Suscripciones
- Tarifas de Franquicia
- Seguros — Responsabilidad Civil y General
- Licencias y Permisos
- Diversos
- Impresión y Suministros de Oficina
- Personal
- Franqueo
- Servicios Profesionales
- Servicios de Seguridad y Depósito
- Telefonía y Comunicaciones
- Capacitación
-
Reparaciones y Mantenimiento:
- Edificación y Estructura
- Equipo y Mobiliario
- Terreno y Estacionamiento
- Reparaciones y mantenimiento totales
-
Música y entretenimiento:
- Servicio de Difusión de Audio
- Bandas y Músicos
- Comediantes y Animadores
- Comidas a Músicos y Animadores
- Tarifas de licencia de música
- Servicio de Transmisión de Televisión
-
Mercadotecnia:
- Publicidad
- Marketing de Respuesta Directa
- Relaciones Públicas y Publicidad
- Investigación
- Otros
-
Utilidades:
- Electricidad
- Gas
- Aceite para Calefacción y Otros Combustibles
- Créditos de Reciclaje
- Eliminación de Basura
- Agua y Alcantarillado
Otros Gastos: No Controlables
-
Costos de ocupación:
- Renta (facilidad, estacionamiento...)
- Mantenimiento de Áreas Comunes
- Seguros de Edificación y Contenidos
- Otros Impuestos Municipales
- Impuestos a la propiedad personal
- Impuestos Inmobiliarios
-
Arrendamiento de equipo,
Depreciación y amortización, Gasto
por intereses
- Notas
- Deuda a largo plazo
- Otros
La lista se proporciona como ejemplo, los restaurantes tienen su lista personalizada que refleja su funcionamiento.
Gastos Fijos versus Variables
Para fines de gestión y control, los gastos se categorizan además como fijos, variables o semi-variables dependiendo de cómo varíen a medida que fluctúa el nivel de actividad de una operación:
- El costo de los alimentos es un ejemplo de gasto variable ya que fluctúa en proporción directa a aumentos y disminuciones en las ventas (volumen de negocio o número de clientes)
- La renta es un costo fijo que permanece igual independientemente de los cambios en los ingresos o el volumen del negocio
- La energía es un gasto semi-variable. Las luces de seguridad, refrigeración y aire acondicionado o calefacción permanecen encendidas cuando el restaurante está cerrado. Los costos de energía aumentan cuando el restaurante reanuda la operación y cosas como hornos, parrillas e iluminación están operando en niveles máximos.
Gestión y C ontrolling Otros Gastos
Otros Gastos se expresan en cualquiera de los dos Porcentaje de Ventas Totales:
Otros Gastos ($) dividido por Total de Ventas ($) equivale a Otros Gastos%
y/o Costo en dólares por invitado:
Otros Gastos ($) divididos por Número de Huéspedes equivale a $ Costo por Invitado
Individualmente, las partidas de “otros gastos” representan un pequeño porcentaje de los ingresos totales y a menudo se pasan por alto. Según un estudio de la Asociación Nacional de Restaurantes, los Gastos Directos de Operación (c.f. definición anterior) representan del 3% al 5% de los ingresos. Sin embargo, las operaciones de restaurantes son negocios de bajo margen y de 3% a 5% de los ingresos también podrían representar el ingreso (o beneficio) neto. Por lo tanto, los gerentes de restaurantes deben prestar atención a cada línea de gasto.
De acuerdo con la fórmula antes señalada, para reducir el porcentaje de otros gastos, o bien las ventas tienen que subir o los gastos tienen que disminuir. Controlar otros gastos requiere que los gerentes monitoreen y reduzcan la porción variable de estos otros costos cuando corresponda. Sin embargo, los gastos controlables son en su mayoría semi-variables. En una operación en curso, algunos costos disminuirán pero una porción fija continuará ocurriendo cuando la actividad se ralentice o incluso se cierre. Se seguirán haciendo cumplir los horarios de mantenimiento y limpieza reducidos, la publicidad se reducirá pero no se eliminará, se abastecerán suministros para los huéspedes para su reapertura, una persona deberá seguir tomando reservas, las luces de seguridad y la refrigeración seguirán encendidas.
Como se mencionó anteriormente, los costos variables están influenciados por decisiones gerenciales y políticas. Por lo tanto, establecer y hacer cumplir los procedimientos operativos es una parte esencial del control de otros gastos.
Ejemplo: Políticas y gastos de servicios públicos
[tabla id=16/]
Los servicios públicos en los restaurantes representan 3.5% a 5.5% de los ingresos. Las actividades relacionadas con la cocina (calentamiento de agua, cocción y refrigeración) representan aproximadamente el 70% de los gastos totales de energía.
Los restaurantes gestionan los costos de energía combinando políticas adecuadas de administración y mantenimiento con tecnología. Se proporcionan listas de verificación a los empleados responsables de apagar el equipo de cocina, los extractores, las luces, las computadoras y el equipo de oficina. La siguiente lista de verificación es un ejemplo de un programa de ahorro de energía.
Equipo y Programa de Ahorro de Energía
- Apague el calentador de la puerta de su refrigerador o congelador de alcance
- Verifique el ajuste de temperatura en refrigeradores y congeladores
- Las temperaturas que fluyen por debajo de los niveles recomendados desperdician
- Limpie las bobinas del refrigerador regularmente
- Reducir los ciclos de descongelación en refrigeradores
- Inspeccione las puertas del refrigerador y congelador para evitar fugas de aire frío
- Actualice su refrigerador y congelador
- Agregar cortinas de tira corta la infiltración de aire en un 75 por ciento, los cierrapuertas automáticos son económicos
- Cambiar el tiempo de producción de hielo en máquinas de hielo
- Los temporizadores cambian la producción de hielo a horas nocturnas fuera de pico
- Reemplazar las luminarias incandescentes con LEDs
- Instalar sensores de ocupación
- Reemplazar los filtros de aire en sistemas de aire acondicionado (AC)
- Verifique las temperaturas de CA
- Mantener paneles en unidades de aire acondicionado en la azotea
- Maximizar la ubicación de los electrodomésticos de
- Agrupe los electrodomésticos de servicio pesado, como los pollos de engorde bajo el centro del capó, y coloque los hornos en los extremos
- Instalar una válvula rociadora de preenjuague de bajo flujo
- Establezca la temperatura del agua caliente en alrededor de 130° F
- Reparar fugas
- Maximizar la eficiencia de los lavavajillas
Soluciones a más largo plazo
- Invierta en vapores sin conexión para cocinar
- Instalar un controlador de campana de velocidad variable (escape)
- Instalar controladores de ventilador para refrigeradores y congeladores
- Reequipar el controlador de descongelación
- Invierta en máquinas de hielo refrigeradas por aire remoto
- Invierta en un calentador de agua de condensación de alta eficiencia
- Considere accesorios de inodoro de bajo flujo
- Instalar ventanas de bajo consumo
- Pintar el exterior en un color claro
El programa de ahorro de energía anterior es un ejemplo del tipo de programa y decisiones que los gerentes de servicios de alimentos deben considerar para controlar los costos. Las decisiones de adquisición y compra para gastos operativos directos (ver Tabla 14.1) deben investigarse cuidadosamente y considerarse para asegurarse de que otros gastos que son controlables se gestionan lo más cuidadosamente posible.
Contratación
Las operaciones de servicio de alimentos generan numerosos servicios a los proveedores. Estos pueden incluir mantenimiento (equipo de cocina, mecánica de edificios, etc.), control de plagas, servicios de terrenos (paisajismo, remoción de nieve), alquiler y limpieza de uniformes, seguros, comunicación, material impreso y diversos suministros para huéspedes. Para que la operación se beneficie de las tarifas más competitivas, los contratos deben adjudicarse a través de un proceso de solicitud de propuesta (RFP) o licitación y reexaminarse periódicamente.
Herramientas Tecnológicas
Las operaciones de restaurantes dependen cada vez más de la tecnología para las operaciones del frente de la casa con el uso de sistemas como la gestión de reservas, quioscos y tabletas de mesa, punto de venta digital y programas de fidelización, o parte trasera de la casa con sistemas de inventario y pedidos, administración de energía, registros de mantenimiento y programación.
Si bien la tecnología ayuda a los procesos de decisión de la administración optimizando ingresos y gastos, también genera costos significativos (inversión, mantenimiento y actualización de equipos y software, obsolescencia, etc.) y una inversión relacionada debe ser objeto de un análisis detallado de costo/beneficio.
Costos de ocupación e intereses
Los gastos de ocupación e intereses incluyen rubros tales como renta (terreno, instalación, estacionamiento), mantenimiento de áreas comunes, seguros de edificios y contenidos, impuestos (municipales, bienes personales, bienes inmuebles) y gastos por intereses sobre deuda a largo plazo (generalmente hipotecas). El gasto de ocupación e intereses, por lo tanto, depende de la estructura de propiedad de la operación. ¿El operador es dueño o arrienda la instalación? Si es propiedad, ¿se paga la hipoteca?
Esta categoría de gastos es fija y no controlable. Solo se puede cambiar a largo plazo mediante renegociaciones de arrendamiento, refinanciamiento o reembolso de préstamos, o un recurso de revisión del impuesto inmobiliario.
Si la operación de servicio de alimentos forma parte de una empresa o institución sin fines de lucro, los costos indirectos y las categorías presupuestarias que cubren los gastos generales pueden estar fuera del control del director de servicio de alimentos, pero siguen siendo costos que deben cubrirse con los ingresos generados por la operación.
A n ote de c aución :
- Si bien un gerente tiene poco poder de decisión sobre gastos no controlables, sigue siendo responsable de producir suficientes ingresos para cubrirlos.
- Controlar los gastos no es sinónimo de recorte de costos. Reducir indiscriminadamente los costos puede resultar en el uso de productos inferiores, desglose constante del equipo, instalaciones deterioradas, decoración anticuada, etc., lo que también puede conducir a una baja moral de los empleados, falta de personal o quedarse con trabajadores no calificados, todo lo cual podría dañar la experiencia de los huéspedes y, en última instancia, arruinar un negocios.
Es un acto de equilibrio constante
Controlar los gastos consiste en alinear el nivel de gastos de una operación con el estándar de servicio y el punto de precio que se anuncia (y con suerte se entrega) a los huéspedes. Por lo tanto, un control adecuado requiere que un gerente prevea el nivel de gasto deseable y compare los costos reales con los pronósticos que se materializan en un presupuesto (véase el capítulo Presupuestación). Es una habilidad gerencial que requiere experiencia y práctica para desarrollarse.
Preguntas de revisión
- ¿Cuál es la diferencia entre otros gastos controlables, no controlables, fijos y variables?
- ¿Dónde debería un gerente de servicio de alimentos gastar la mayor parte de su tiempo y energía cuando intenta controlar otros gastos?
- Describir dos formas de analizar la otra categoría de gastos a la hora de tomar decisiones de gestión.
- ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para controlar los gastos de equipos y energía?
- ¿Qué tipo de responsabilidades podrían contratarse con otros proveedores y por qué un gerente de servicio de alimentos decidiría hacerlo?
- ¿Qué tipos de “otros gastos” son diferentes para las operaciones de servicios de alimentos sin fines de lucro?
Ejercicios de revisión
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