5.3: Principios de Organización y Gestión del Tiempo

Estrategias para mantenerse al tanto de las cosas

Llegar temprano

Llegue al trabajo unos minutos antes de tiempo para que no se apresure y para que pueda pasar unos minutos en conversación social con sus compañeros de trabajo. Si tiene problemas fuera del trabajo y es amable con sus compañeros de trabajo, puede ser útil reconocer sus sentimientos sobre estos problemas para que pueda dejarlos a un lado durante la jornada laboral.

Planifica tu día

Tómese unos minutos al inicio de cada jornada laboral para planificar sus actividades. Si sabes que habrá un periodo agitado, minimiza las distracciones durante ese tiempo. Obtenga llamadas telefónicas, pedidos y otros negocios fuera del camino antes de estar ocupado. Haz la mayor preparación posible antes de las prisas.

Planee obtener un respiro rápido (incluso 30 segundos) antes de un período ocupado. Aprovecha este tiempo para “psiquearte” a ti mismo. Ayudar a otros a prepararse. Ten un plan de cómo te las arreglarás, y convencerte de que vas a enfrentar el reto. Al final de cada jornada laboral, tómate unos minutos para identificar las cosas que hay que hacer al día siguiente. Haz una lista y déjala en un lugar conspicuo. Entonces puedes poner mentalmente algunos de esos deberes fuera de tu mente sabiendo que ya está identificado para la próxima vez que estés en el trabajo.

Centrarse en las tareas que tenemos a mano

Si te encuentras enfadado o molesto durante el día, respira hondo algunas veces y deja que tu cuerpo se relaje lo más posible. Concéntrate en las tareas que tengas a mano. Cuando estés ocupado, no te permitas preocuparte por otros temas o problemas que no tengan que ser tratados en ese momento. Por ejemplo, durante un almuerzo ocupado cuando los pedidos llegan rápido y furiosamente, no planee los menús de mañana ni el pedido de lácteos para la próxima semana. Si es necesario, escríbase un breve recordatorio de las tareas que se completarán posteriormente.

Abordar temas de exceso de trabajo

Si te encuentras trabajando constantemente más allá de tu capacidad, echa un vistazo largo y duro a tu trabajo. Considerar si:

• Estás haciendo el mejor uso de tu tiempo
• Necesitas capacitación adicional para realizar el trabajo
• Podrías realizar las tareas de manera más eficiente
• Algunas tareas podrían delegarse a otra persona
• La cocina podría reorganizarse para reducir la cantidad de trabajo requerido (por ejemplo, colocando áreas de almacenamiento adyacentes al área de preparación)
• Los cambios en la puesta en el lugar podrían reducir el tiempo de preparación de comidas durante períodos ocupados
• Se necesita más personal durante los tiempos críticos
• Menú y decisiones de compra podrían reducir la sobrecarga

Dependiendo de su situación laboral, es posible que pueda implementar los cambios sugeridos por las respuestas a estas consideraciones. En muchos casos, es posible que tenga que consultar a su supervisor. Tómese el tiempo para planificar su propuesta al supervisor. Define el problema, identifique las opciones que haya considerado y describa por qué su solución propuesta es la más adecuada.

Tome un enfoque de resolución de problemas

Si te sientes sobreestresado, lo primero que debes hacer es tomar conciencia de las fuentes y efectos del estrés en tu vida. Identifica qué cosas específicas en el trabajo y en el hogar te parecen estresantes.

A continuación, decide la mejor manera de manejar este estrés. En algunos casos, es posible que pueda eliminar el estrés. Por ejemplo, puede ser posible amortizar el sonido de un ventilador grande y ruidoso. Encontrar otro trabajo es un ejemplo más extremo de eliminar el estrés. En muchos casos, puedes mejorar tu capacidad para hacer frente al estrés a través de ejercicios de relajación, ejercicios físicos mejorados, o a través del humor. Por último, puedes cambiar la forma en que ves una situación. A lo mejor estás exagerando o ofendiendo cuando no se pretendía ninguno. A veces los manierismos de un compañero de trabajo pueden ser irritantes. Si aceptas que esta es la forma en que la persona reacciona al estrés, es posible que encuentres que los gestos no te molestan tanto.

Una vez que hayas decidido qué hacer, debes ser responsable de manejar tu propio estrés. Implemente las soluciones que haya identificado.

Alivio del estrés

Cuando tus niveles de estrés se vuelven demasiado altos, las siguientes actividades pueden ayudar a aliviar el estrés y ayudarte a recuperar algo de equilibrio:

• Aprende a decir que no
• Pide ayuda
• Aprende a lidiar con personas negativas
• Piérdete
• Date un capricho
• Pon tu vida en orden
• Hacer una lista de deseos
• Ayudar a otros
• Detener los pensamientos negativos o estresantes
• Usar ejercicios de relajación
• Felicitarte por enfrentar con éxito los desafíos

Aprende a decir que no

Cuando estés bajo estrés, decide si realmente quieres o necesitas hacer lo que te piden que hagas. Si la respuesta es no, no tengas miedo de decir que no.

Pide ayuda

Los problemas se pueden aligerar compartiéndolos. Hablar con un amigo, cónyuge o compañero de trabajo comprensivo puede aportar una perspectiva diferente al tema. Es posible que encuentres una solución a un problema que creas que no se puede resolver. En la situación laboral, no debes esperar que otros te anticipen lo ocupado que estás o lo estresante que es una situación. Si necesitas ayuda, pídala.

Aprende a lidiar con personas negativas

Las personas que constantemente hacen comentarios negativos o son demasiado pesimistas pueden hacerte experimentar sentimientos negativos que se suman al estrés. Contracomentarios negativos con los tuyos positivos. Encomiar a los demás por un enfoque positivo.

Piérdete

Cuando estás bajo estrés, participa en alguna actividad que te haga perder la noción del tiempo. Elige una actividad que encuentres especialmente placentera. Durante ese tiempo, podrás olvidarte de tus preocupaciones y experimentar sentimientos felices y tranquilos.

Date un capricho

Regálate un regalo, una cena o una película. Invita a un amigo a que lo acompañe. No obstante, no hagas del trato algo escandalosamente caro, sobre todo si las preocupaciones financieras son parte de las tensiones en tu vida.

Pon tu vida en orden

Si estás fuera de horario, si tu casa y tu vida son un desastre, detén todo lo demás y organízate. Haga una lista y aborde los artículos uno a la vez. No te preocupes si lleva algún tiempo organizarte de nuevo.

Hacer una lista de deseos

Decide cómo completarías la frase: “Si tan solo tuviera tiempo, lo haría...” Haz una lista de los elementos que piensas. Cuando te sientas estresado, haz uno de tus artículos de la lista de deseos.

Ayudar a otros

Ayudar a los demás puede apartar tu mente de lo que te preocupa. No solo te sentirás bien por ser de ayuda para otra persona, sino que también tendrás una nueva perspectiva sobre tus problemas e inquietudes.

Detener los pensamientos negativos o estresantes

Practica interrumpir los pensamientos estresantes imaginando una situación estresante. Permítase experimentar pensamientos tanto útiles como ansiosos sobre la situación. Cuando los pensamientos ansiosos vienen a la mente, grita, “Alto” o chasquea los dedos. Deja que tu mente se vacíe de todos menos los pensamientos útiles. Establezca una meta de 30 segundos. Si los pensamientos molestos regresan durante ese tiempo, deténgase de nuevo.

Cuando logres interrumpir el pensamiento varias veces, empieza a interrumpir el pensamiento con un alto dicho en voz normal. Poco a poco reducir el volumen de la parada a un susurro y luego a un comando imaginado. Por último, inventa varios pensamientos positivos, asertivos que puedas usar en situaciones estresantes.

Por ejemplo, podrías decirte a ti mismo: “Soy un cocinero capaz”, o “puedo manejar este volumen de pedidos y hacer un buen trabajo”. Sustituir uno de estos enunciados por los pensamientos negativos. Una vez que hayas aprendido esta habilidad, puedes usarla cuando surjan situaciones estresantes.

Usar ejercicios de relajación

Los ejercicios de relajación pueden ser técnicas cortas de autocontrol para lidiar con un estrés inmediato o pueden ser un ejercicio más largo destinado a aumentar tu capacidad para lidiar con el estrés en tu vida.

Este primer ejercicio o respuesta tranquila se puede utilizar en cualquier momento, en casa o en el trabajo, para hacer frente a una ansiedad inmediata. Cuando te das cuenta de la preocupación, molestia o ansiedad, parpadea el ojo izquierdo, luego el ojo derecho, luego sonríe, inhala una respiración profunda fácil y natural, exhala la respiración profunda y deja que la mandíbula, la lengua y los hombros se suelten. Permita que una sensación de cojera, pesadez y calor fluya hacia los dedos de los pies a medida que se exhala la respiración. Repite una frase positiva como “puedo hacerlo”. Entonces continúa con tu tarea.

Los ejercicios de relajación más largos combinan la respiración profunda con el endurecimiento y relajación sucesivos de todos los músculos del cuerpo. Para hacer este ejercicio, acuéstese boca arriba o siéntese en una posición cómoda. Respira hondo, respira por la nariz, con la respiración llenando el área del pecho y el estómago. Aguanta la respiración por un momento (hasta una cuenta de cinco), luego suelta el aire lentamente (hasta una cuenta de 10) por la boca. Encuentra un ritmo que sea lento y natural. Repita la respiración cinco o seis veces. Entonces, mientras continúa respirando profundamente, aprieta y luego relaja sucesivos grupos musculares en los pies, piernas, abdomen, pecho, brazos, cuello y cabeza. Por último, aprieta todos los músculos del cuerpo y relájate. Concéntrese en la respiración y el endurecimiento muscular y la relajación, permitiendo que todos los demás pensamientos se sumerjan.

Los ejercicios de relajación se pueden combinar con visualización o meditación. Una vez que el cuerpo esté completamente relajado, imagínate un lugar favorito en tu mente. Ve a ese lugar y siente lo cómodo que estás, disfrutando de la paz y la tranquilidad. Deja que tu mente se deslice por varios minutos. Entonces, lenta y suavemente, permítete tomar conciencia de tu cuerpo. Siente la energía en tus pies y piernas, brazos y manos. Entonces, lentamente, siente la energía que crece en tu pecho, cuello y hombros, y luego en tu cabeza y cara. Lentamente abre los ojos.

Felicitarte por enfrentar con éxito los desafíos

Parte de darte mensajes positivos es reconocer cuando has enfrentado un reto o enfrentado una situación estresante. Tómate un minuto después para felicitarte a ti mismo y a los demás miembros del equipo.

Reduce el estrés de las personas que supervisas

Si usted es el supervisor, puede desempeñar un papel importante en hacer que el trabajo sea satisfactorio y menos estresante para las personas que supervisa. Anime a los empleados a ayudarse unos a otros durante los momentos ocupados. Estar dispuesto a ayudar a los demás, aunque la tarea quede fuera de tu trabajo. Después de un período agitado, agradezca a los empleados por participar.

Si notas que aumentan las tensiones y los ánimos ardiendo, dale un breve descanso a los empleados involucrados si es posible. Si no, usa una broma o una historia divertida para romper la tensión. Reconocer los niveles de estrés cuando los tiempos están ocupados.

Sea positivo y optimista sobre los desafíos que enfrenta el equipo. No obstante, no minimicen el reto de tal manera que los integrantes del grupo se sientan despreciados por sus esfuerzos. Por ejemplo, se podría decir: “Tenemos un verdadero reto que viene en la preparación de un banquete para el equipo olímpico. Habrá mucho trabajo duro durante varios días y tendremos que planificar cuidadosamente. No obstante, con nuestro equipo de personal, estoy seguro de que podemos hacer un trabajo de primera clase”. Este no es el momento de expresar sus dudas sobre la capacidad de los miembros del personal. Recuerden, la gente se levanta a las expectativas.

Los trabajadores cuyas contribuciones y sugerencias se consideran sienten que son miembros valiosos de un equipo. Antes de eventos ajetreados como un brunch del Día de la Madre, pida a los empleados sus sugerencias sobre cómo manejar a las multitudes. Cuando los trabajadores le traigan inquietudes y sugerencias, no desestime sus comentarios. Aunque no todas las recomendaciones serán factibles, la discusión de la idea a menudo desarrollará una mejor idea que se pueda implementar. Tomarse los comentarios en serio también les permite a los empleados saber que valoras sus contribuciones. Esto los animará a abrir sus mentes de manera más amplia y potencialmente aumentar el alcance de sus observaciones en el restaurante.

El cuidado en la programación del personal puede reducir el estrés y mejorar la moral. La investigación ha demostrado que los cambios frecuentes de turno son estresantes e interrumpen los patrones Cuando sea posible, mantener a los individuos en el mismo turno durante una semana (por ejemplo, de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.). Si una persona debe trabajar diferentes turnos durante la semana, suele ser más fácil cambiar de un turno temprano a un turno tardío que al revés.

Considerar las necesidades y preferencias personales de los empleados. Si los trabajadores que supervisas son capaces de manejar su vida personal más fácilmente y con menos estrés, podrán hacer frente a más estrés en el trabajo. Por supuesto, su capacidad para satisfacer estas necesidades dependerá de las necesidades del negocio, las necesidades conflictivas de los demás, y los requisitos de la legislación y los convenios colectivos.

Un trabajo también es más estresante si los empleados están confundidos acerca de su papel o expectativas, se aburren y no tienen espacio para la creatividad y el aporte personal. Sea lo más claro posible sobre sus expectativas de los empleados que supervisa. Brindar oportunidades para que los trabajadores asuman nuevos e interesantes desafíos. Dé a los empleados comentarios sobre su desempeño, asegurándose de que los comentarios sean constructivos. Esforzarse por mantener abiertas las líneas de comunicación.