11.1: Pros y contras de PowerPoint

Objetivos de aprendizaje

• Presente evidencia para sus conclusiones
• Determinar cuándo usar PowerPoint como redactor de informes en lugar de como herramienta de presentación
• Describir las condiciones bajo las cuales PowerPoint no se comunica bien

Introducción

Al solicitar un préstamo comercial o buscar inversionistas, tendrás que presentar tu proyecto. Es probable que le vaya mejor si sigue los estándares aceptados de las presentaciones comerciales. Uno de esos estándares es el informe esquemático.

Probablemente ya estés familiarizado con el uso de PowerPoint para crear presentaciones para una audiencia. Dichas presentaciones serán cubiertas con más detalle en el próximo capítulo. Sin embargo, en este capítulo miramos a PowerPoint como una herramienta de generación de informes.

En los negocios, PowerPoint ha ido ganando terreno como una herramienta de diseño de página para generar informes. Estos informes utilizan fuentes más pequeñas, mezclan texto y gráficos, y están diseñados principalmente para ser leídos en lugar de proyectados en la pantalla. Las empresas utilizan diferentes nombres para este tipo de reporte, incluyendo cubiertas, cubiertas de lectura e informes esquemáticos.

Usado de esta manera, PowerPoint se convierte en equivalente al paquete de autoedición de un hombre pobre, pero con la ventaja añadida de que el informe también encaja perfectamente en la pantalla.

Sin embargo, es difícil para una audiencia leer una fuente menor a 24 puntos en pantalla. Las presentaciones de fuentes pequeñas (alrededor de 11 puntos) plantean la pregunta obvia de por qué la presentación debe proyectarse en absoluto.

¿Dónde Estamos en el Ciclo de Vida?

Muchos proyectos de sistemas de información se conciben en un ciclo de vida que avanza por etapas desde el análisis hasta la implementación. El siguiente diagrama muestra las etapas que tocamos en el capítulo actual:

Centrarse en la evidencia

Rara vez se puede probar algo en los negocios. Lo mejor que puedes hacer es dar evidencia de tu posición. Tu audiencia decidirá si tu evidencia es convincente. Y si no es convincente, bueno entonces has aprendido algo para la próxima vez.

En la mayoría de las presentaciones de negocios, necesitará obtener información que inspire a su audiencia a tomar medidas. El diseño no es un sustituto del buen contenido, pero la combinación de ambos produce excelentes resultados. La siguiente tabla demuestra un método de pensamiento crítico. El método muestra cómo organizar un argumento para sustentar un reclamo. Tenga en cuenta que cada punto está respaldado por pruebas contundentes. Este formato se puede utilizar tanto en ponencias como en presentaciones:

Cuadro 11.1

Párrafo	Proceso de Pensamiento	Palabras de muestra
Reclamación o tesis	Esto es lo que creo basado en los puntos A, B y C.	Creo que deberíamos destinar $50k para investigar prácticas comerciales sustentables debido al ahorro de costos, la moral de los empleados y el apoyo de la comunidad.
Evidencia de A: ejemplos y fuentes creíbles	He aquí por qué creo que A.	Ahorro de costos mediante la reducción del uso de energía.
Evidencia para B: ejemplos y fuentes creíbles	He aquí por qué creo que B.	Mejoró la moral de los empleados al trabajar para una empresa socialmente responsable.
Evidencia para C: ejemplos y fuentes creíbles	He aquí por qué creo que C.	Apoyo comunitario a las prácticas verdes.
Resumen	Como he demostrado, mi creencia _____ se ve reforzada por los puntos A, B y C.	En resumen, el ahorro de costos, la moral de los empleados y el apoyo de la comunidad fomentan la asignación de $50K para investigar prácticas comerciales sustentables.

PowerPoint como redactor de informes

Tradicionalmente a los estudiantes se les enseña a escribir informes usando un procesador de textos como Microsoft Word. El énfasis en los informes está en la gramática y la composición. Sin embargo, gran parte de los Estados Unidos corporativos se ha ido moviendo en una dirección diferente. El principal medio de comunicación formal en las corporaciones es con PowerPoint.

PowerPoint fue desarrollado como un paquete de gráficos de presentación. Las presentaciones de PowerPoint están diseñadas para complementar a un presentador en vivo. Por esta razón, las fuentes utilizadas suelen ser grandes (alrededor de 24 puntos) y las palabras pocas (menos de cincuenta por página) para que el público pueda leerlas. Las viñetas también sirven como señal para el presentador en lugar de tarjetas de notas.

Para poner esto en perspectiva, una sola página de un documento procesado con texto podría tener 500 palabras o diez veces más palabras que una diapositiva. Las palabras se establecerían usando una fuente más pequeña, generalmente 10 u 11 puntos.

Con relativamente pocas palabras para expresarse, cada palabra debe elegirse cuidadosamente. Desafortunadamente, muy a menudo vemos lo contrario: presentaciones apresuradamente ensambladas en el último minuto.

Sin embargo, hay un movimiento creciente para crear presentaciones que puedan estar con o sin el presentador. Esto requiere usar fuentes más pequeñas y agregar mucho más texto. El pequeño texto crea una presentación que ya no puede ser leída fácilmente por el público. Lo que debería ser una presentación se convierte en una prueba ocular. Para compensar, muchas veces los miembros de la audiencia reciben cada uno una copia de la presentación. Entonces, si bien es posible que no puedan leer la pantalla, pueden seguirlo.

Esperemos que la copia proporcionada a la audiencia contenga una diapositiva por página. Desafortunadamente, a veces en un esfuerzo por ahorrar papel, el presentador utilizará un folleto de PowerPoint con tres diapositivas por página y un espacio para que la audiencia escriba notas. Esto simplemente transfiere la prueba de la vista al papel.

El término utilizado en la América corporativa para describir una presentación de PowerPoint es una baraja. El término tiene vínculos obvios con una baraja de cartas. Y al igual que una baraja de cartas, uno puede reorganizar fácilmente una baraja para personalizar la presentación para una nueva audiencia. El término deck se usa tanto si las diapositivas están diseñadas principalmente para una presentación o diseñadas principalmente para ser leídas. Sin embargo, para tener claro a qué nos referimos, utilizaremos el término informe esquemático para describir una baraja destinada a ser leída en lugar de proyectada.

Distribuir folletos a la audiencia solo es útil si las diapositivas son legibles. Aquí no están, ni serían legibles proyectados en la pantalla. La única manera de hacer que esta presentación sea legible es imprimir una diapositiva por página.

Cómo superar los contras

PowerPoint tiene cuatro ventajas sobre Word. Primero, ayuda a mantener a todos en la misma “página”. Una “página” de PowerPoint encaja convenientemente en una pantalla, una página de Word no lo haría. En segundo lugar, PowerPoint permite una fácil integración de texto y gráficos. Los cuadros de texto y las imágenes permanecen quietos y redimensionan intuitivamente sin crear saltos de página incómodos. De manera similar, puede integrar texto e imágenes en Word, pero es menos intuitivo. Tercero, los temas de PowerPoint permiten que la presentación adquiera un aspecto elegante y unificado, casi como un folleto. Cada tema tiene una serie de diseños asociados con él para que cada diapositiva se pueda estructurar para acomodar el material para esa diapositiva sin dejar de tener el mismo aspecto que el resto de la presentación. Cuarto, debido a que cada diapositiva tiende a encapsular una idea completa, es bastante fácil reorganizar el mazo para personalizarlo para una nueva audiencia. Incluso hay una vista de clasificador de diapositivas para ayudar con esta tarea.

PowerPoint también tiene algunas desventajas como redactor de informes, en comparación con Word. Primero, sin flujo de texto, el presentador se siente tentado a encajar cada idea, por compleja que sea, en una sola diapositiva. La falta de flujo de texto puede llevar a una abreviatura excesiva de conceptos complejos, a veces con resultados desastrosos. En segundo lugar, PowerPoint cambia el tamaño del texto automáticamente para que quepa en la diapositiva. A medida que agrega palabras a una diapositiva, la fuente se reduce en tamaño para que todo el texto se ajuste. Si la diapositiva posterior tiene menos palabras, el texto será más grande; si tiene más palabras, el texto será más pequeño. El cambio automático del tamaño del texto conduce a diferencias incómodas en el tamaño del texto entre las diapositivas, lo que no parece profesional.

Para ampliar el punto de cambio de tamaño del texto un poco más, considere que los memorandos y otros documentos de oficina normalmente se establecen en alrededor de 11 tipos de puntos. Las diapositivas de PowerPoint suelen optar por un tipo de al menos 24 puntos. La tierra de nadie entre 11 y 24 puntos podría estar alrededor de 16 a 18 puntos. Esto parece la fuente de un libro infantil, que no es profesional. El siguiente ejemplo muestra el cuerpo del texto tanto en el punto 12 como en el punto 18.

Ambas desventajas de PowerPoint, el cambio de tamaño automático del texto y una idea por diapositiva, se pueden superar. Algunas plantillas de PowerPoint, como Pitchbook, suprimen el cambio de tamaño del texto. Con la fuente bloqueada en 11 puntos, el escritor puede evitar una fuente de 16 o 18 puntos de tierra de nadie. Superar el problema del flujo de texto es más difícil. Nuestra recomendación es que el escritor cree todo el contenido en Microsoft Word y luego fluya el contenido a PowerPoint. De hecho así es como creamos las diapositivas a continuación.

11 punto (arriba) es bueno para un informe escrito. 16 punto (siguiente) se parece a la fuente en un libro infantil.

¿PowerPoint nos corrompe?

Hay una tercera desventaja, más polémica, de PowerPoint. Edward Tufte sostiene que PowerPoint fomenta el lanzamiento de ideas más que la reflexión desapasionada. Él advierte que cuando lanzamos hacia fuera, nos corrompemos por dentro. En otras palabras, si tendemos a utilizar un medio diseñado para vender ideas, en lugar de discutirlas, podríamos perder nuestra propia objetividad en detrimento de nuestro mensaje y de nuestra organización. Ciertamente hay alguna evidencia de la posición de Tufte. Un vistazo rápido a las plantillas de PowerPoint integradas, revela una orientación decididamente de marketing. Por ejemplo, hay una plantilla de Pitchbook incorporada, pero no parece haber una plantilla incorporada de “pesar todos los ángulos”.

Tufte califica la tendencia a comercializar y simplificar las ideas el estilo cognitivo de PowerPoint. Está especialmente preocupado por el uso de balas en lugar de completar oraciones y párrafos para transmitir información. Este tipo de presentaciones argumenta no deben circular solas como si fueran documentos. Brinda un ejemplo convincente de los peligros de los informes de PowerPoint con el desastre del transbordador espacial Columbia. El 1 de febrero de 2003, el Transbordador Espacial Columbia se desintegró y se quemó al reingresar, cuando su escudo térmico se vio comprometido por un golpe de espuma 16 días antes. El informe presidencial oficial falló en la forma en que el peligro potencial había sido mal comunicado por Boeing usando listas con viñetas en lugar de párrafos y oraciones completas.

Tufte va más allá para afirmar que para las presentaciones en pantalla, PowerPoint solo debe usarse como proyector de diapositivas para proyectar imágenes. Las palabras deben ser suministradas por el orador. Hay algo de verdad en la posición del proyector de diapositivas como veremos en la siguiente sección.

Dicho esto, sin embargo, tal vez los comentarios de Tufte deberían tomarse como una precaución, más que una condena al medio PowerPoint. Tener menos palabras hace que sea más difícil comunicarse, pero no impide una comunicación efectiva.

Desastre de Columbia

El 1 de febrero de 2003, el transbordador espacial Columbia se desintegró al reingresar a la atmósfera terrestre. Los siete astronautas a bordo perecieron. La causa del accidente fue una pieza de aislamiento de espuma dura del tamaño de un maletín pequeño y aproximadamente del mismo peso que una básquetbol, que rompió el tanque de combustible externo, golpeándose contra el ala a 500 millas por hora durante el despegue dieciséis días antes. El impacto sería el equivalente a un peso de 100 libras caído de 200 pies en el aire.

La NASA sabía del golpe de espuma al día siguiente del despegue. Pidieron al fabricante de tanques de combustible, Boeing, que analizara el golpe de espuma. Boeing desarrolló un programa de computadora llamado Crater para analizar los efectos de los golpes de espuma. El programa se calibró utilizando el historial de impactos de espuma en vuelos anteriores. Para estar seguros, Cráter fue programado para sobrepredecir daños. A medida que sucede, los golpes de espuma en lanzamientos anteriores fueron una ocurrencia regular. Sin embargo, la mayoría de las piezas de espuma eran diminutas y solo ponían pequeños rasguños en las baldosas cerámicas del escudo térmico. Sin embargo, esta pieza de espuma era mucho más grande. No obstante, la lectura de la NASA del reporte de Boeing fue que no había peligro para Columbia. No tomaron más medidas.

Desafortunadamente, el informe de Boeing tomó la forma de un mazo de PowerPoint mal diseñado. Edward Tufte presenta un caso convincente de que uno de los factores que contribuyeron en el accidente del transbordador espacial Columbia fue esta cubierta. La diapositiva clave de ese mazo aparece en la siguiente página. Tufte sostiene que PowerPoint fomenta el tipo de escritura descuidada que aparece en la diapositiva clave. Al leer la diapositiva “Antes”, parecerá que hay muy poco peligro para Columbia. El título de la diapositiva, “Revisión de la fecha de prueba indica conservadurismo para la penetración de baldosas”, da una falsa sensación de tranquilidad. De hecho, están hablando de que el programa Cráter es conservador, no del daño proyectado a Columbia. Tufte considera que un autor que escribe oraciones completas y párrafos en un informe tendría menos probabilidades de ser malinterpretado. A lo mejor.

No obstante, diríamos que el verdadero culpable es la mala escritura. La mala escritura es mala escritura sea cual sea el medio de expresión. Para nosotros, parece que los autores de la diapositiva intentaban vender las virtudes del programa Crater en lugar de reconocer sus limitaciones. La venta tiene un lugar al inicio de una presentación para atraer el interés del público. Sin embargo, la venta nunca debe mezclarse con el contenido.

Para hacer nuestro punto, reescribimos la diapositiva clave para eliminar la venta, expresar claramente de qué es lo que realmente proporciona evidencia, y lo que debería haber concluido. Creemos que nuestra reescritura no habría sido igualmente mal entendida.Tufte, Edward, El estilo cognitivo de PowerPoint, Graphics Press, mayo de 2003.

La diapositiva original de Boeing (arriba) y la reescritura de los autores para aclarar el material a continuación. Dirigir con su conclusión y luego dar pruebas.

Conclusiones clave

• Los informes deben usar un tamaño de fuente alrededor de 11 puntos.
• Las desventajas de PowerPoint incluyen la simplificación excesiva de ideas, tamaños de fuente inconsistentes y una tendencia a lanzar en lugar de discutir ideas.

Preguntas y ejercicios

1. ¿El estilo abreviado de PowerPoint requiere aún mejor escritura? Explique.