11.2: Informe esquemático
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- Crear un informe esquemático utilizado en las comunicaciones comerciales
- Haga un caso de negocios para que inversionistas o un banco brinden fondos de desarrollo para su aplicación para iPhone
- Integrar los entregables producidos anteriormente en el curso para ayudar a hacer el caso de negocio
Informe vs. Presentación
Un reporte esquemático contiene mínimamente los siguientes elementos.
- Página de título con autor.
- Resumen ejecutivo: Un análisis resumido del informe con los hechos, cuestiones y conclusiones clave. Un ejecutivo debería poder obtener la idea esencial de su informe completo con solo leer el resumen ejecutivo.
- Tabla de contenido: con números de página que identifican solo encabezados de sección y segundo nivel.
- Introducción.
- Cuerpo: que incluye el análisis y recomendaciones (la mayor parte de su informe). Para dar continuidad, la evidencia debe apuntar de nuevo al argumento principal.
- Conclusión.
El informe también puede incluir una carta de envío, referencias y apéndices.
Si un reporte esquemático contiene demasiados detalles para ser proyectado, ¿qué puedes usar para tu presentación? La solución es crear dos mazos: un informe esquemático destinado a ser leído y una presentación acompañante destinada a ser proyectada. La tarea no es tan dura como podría parecer. Los informes esquemáticos tienden a ser pesados en gráficos. Todos esos gráficos se pueden copiar del informe esquemático al informe de presentación. Dentro de la presentación, esos gráficos deben ser ampliados, quizás para llenar toda la pantalla. De manera similar, los puntos clave de resumen se pueden levantar del informe esquemático mientras se deja atrás la mayor parte del texto. El orador aportará la idea esencial del texto durante la presentación. Los dos mazos pueden incluso correr en el mismo orden para que el público pueda seguir el reportaje escrito.
Ojalá, Microsoft algún día modifique PowerPoint para que produzca la presentación automáticamente a partir del esquema. Así es como podría funcionar. El escritor etiqueta texto y gráficos del informe esquemático que están destinados a la presentación. PowerPoint amplía automáticamente los gráficos etiquetados para llenar la pantalla. El texto etiquetado se agranda de manera similar a al menos 24 puntos, luego se coloca en un cuadro de texto que superpone la ilustración—como subtítulos en una película extranjera. Cuando la diapositiva se carga, incluso podría comenzar con la diapositiva del esquema, que luego se morfoca para convertirse en la diapositiva de presentación.
Hasta que Microsoft proporcione la utilidad de transformación, tendremos que crear la presentación a partir del esquema nosotros mismos. La forma más fácil de hacer esto es comenzando con el esquema y luego desmontándolo hasta los gráficos y el texto clave, luego agrandándolos y organizándolos en la pantalla.
Página del informe esquemático (arriba), que coincide con la diapositiva de presentación (abajo). La frase clave de la diapositiva esquemática se convierte en el título de la diapositiva de presentación. La obra está ampliada. Tenga en cuenta que incluso el texto en la obra de arte se ha ampliado.
Redacción de un Resumen Ejecutivo
Cada reporte esquemático parte con un resumen ejecutivo. Un resumen ejecutivo suele ocupar una página y resume los hechos clave, cuestiones y conclusiones del informe. Un gerente debería poder obtener suficiente información del resumen ejecutivoHay muchas definiciones de un resumen ejecutivo, algunas son muy específicas. Hemos optado por ir con una de las definiciones más generales modificadas de: smallbusinessdictionary.com para tomar una decisión. El resto del reporte es efectivamente respaldo si hay dudas que surjan del resumen ejecutivo.
Muchas veces un gerente de alto nivel ni siquiera leerá más allá del resumen ejecutivo. Más bien asignarán uno o más directivos de nivel junior para dar seguimiento a una subsección del informe. Mirado de esta manera, el resumen ejecutivo es obviamente algo que quieres dedicar mucho tiempo a elaborar, no una actividad reacia al final del proceso.
La clave para redactar un resumen ejecutivo es llegar rápidamente al grano. De hecho, podemos vincular las partes del resumen ejecutivo a términos con los que ya estamos familiarizados:
- Hechos clave: ¿cuál es el estado actual? ¿Cuáles son los habilitadores que ayudarán con la solución propuesta?
- Cuestiones: ¿cuáles son las barreras que obstaculizarían la solución propuesta?
- Conclusiones: ¿qué recomienda específicamente el informe? ¿Qué curso de acción debe tomar el lector?
Uno de los errores más comunes es tratar el resumen ejecutivo como una introducción al informe. Más adelante tendrás la oportunidad de escribir una gentil introducción al informe, pero no en el resumen ejecutivo.
Debido a que nuestros informes son relativamente cortos, probablemente hará referencia a la mayoría de las secciones en el resumen ejecutivo. Sin embargo, en un informe más amplio, puede haber secciones completas de fundamento o due diligence no cubiertas en el resumen ejecutivo. Eso está bien. Aún necesitas hacer la debida diligencia para hacer tu caso. Al decidir qué incluir simplemente pregúntate, ¿necesitaría un gerente saber esto para tomar una decisión?
En un resumen ejecutivo se deben destacar los hechos, temas y conclusiones clave del informe. El ejemplo anterior es bastante bueno, pero le faltan los temas, ¿qué barreras hay presentes que impidan la solución propuesta?
Conclusiones clave
- Debe preparar tanto un informe escrito como una presentación en PowerPoint en lugar de proyectar el informe escrito.
- La parte más importante de tu reporte puede ser el resumen ejecutivo ya que esa puede ser la única página que leerá un gerente ocupado.
Preguntas y ejercicios
- Escribe un resumen ejecutivo de tu proceso de decisión en la elección de tu universidad.