12.1: Diseño de Presentaciones
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- Diseña una presentación memorable en PowerPoint
- Manipula imágenes y texto para crear una presentación de caso de negocios convincente
- Caracterizar y utilizar con precisión Presentación Principios Zen
Introducción
Las presentaciones de PowerPoint se han convertido en el método estándar de presentación de información en la América corporativa. Este programa no solo se usa en las corporaciones; sin embargo, incluso los equipos deportivos profesionales y los militares utilizan PowerPoint para transmitir información internamente.
Sin embargo, todavía hay quienes afirman que PowerPoint es una de las formas de comunicación menos efectivas por muchas razones:
- La mayoría de los presentadores usan diapositivas solo con palabras y, sin embargo, muy pocas palabras caben en una diapositiva.
- Los presentadores tienden a meter toda una idea, sin importar cuán compleja sea, en una sola diapositiva.
- La mayoría de las presentaciones se juntan con una preparación limitada, y el objetivo de la mayoría de las presentaciones es resumir y vender ideas en lugar de involucrar a la audiencia en un discurso serio.
- Las diapositivas solo se muestran una a la vez. Por lo tanto, el público tiene la difícil tarea de tratar de recordar qué información apareció en diapositivas anteriores.
- Los presentadores tienden a leer sus diapositivas.
- Los presentadores tienden a mirar la pantalla al leer las diapositivas evitando así el contacto visual con la audiencia.
El resultado son presentaciones visualmente sosas, intelectualmente insultantes y fácilmente olvidables.
Durante tu carrera universitaria, usarás PowerPoint para casi todas las clases en las que tú o un grupo tengas que hacer una presentación. En este capítulo, aprenderás a hacer que esas presentaciones sean geniales. Las presentaciones deben explicar el material de manera clara y concisa a la vez que incitan a la audiencia a tomar un cierto curso de acción.
Una presentación de PowerPoint debe ser un complemento a su informe esquemático. De hecho, deberías poder generar la presentación de PowerPoint con bastante rapidez a partir de tu informe esquemático.
¿Dónde Estamos en el Ciclo de Vida?
Muchos proyectos de sistemas de información se conciben en un ciclo de vida que avanza por etapas desde el análisis hasta la implementación. El siguiente diagrama muestra las etapas que tocamos en el capítulo actual:
Contenido de la presentación
Es necesario determinar el propósito de la presentación y las posibles circunstancias o contextos en los que se pueda dar la presentación. Este es un momento para mostrar tus ideas y destacar todas las grandes cosas de tu proyecto. Sé conciso y poderoso. Este puede ser el entregable más crucial del proyecto, especialmente si se da a los superiores que solo habrán desnatado el informe real.
Piense en su presentación como una versión ilustrada del resumen ejecutivo de su informe esquemático. Si lo miras de esa manera, ¡ya has hecho el trabajo! Cada idea de tu resumen ejecutivo debe corresponder a una diapositiva. Saca ideas de tu resumen ejecutivo e ilustralas con exhibiciones desde el interior del reporte. Cada ilustración debe ir acompañada de una oración. La sentencia puede provenir del resumen ejecutivo o de la diapositiva correspondiente en el informe. Incluso puedes encontrar que en el proceso, terminas revisando y mejorando tu resumen ejecutivo.
No todas las diapositivas necesitan ser ilustradas, y no todas las ilustraciones deben ser incluidas. Una diapositiva con una sola oración y sin ilustración puede tener un gran impacto visual en contraste con el resto del informe. Además, algunas de sus ilustraciones pueden simplemente establecer conocimientos básicos o due diligence y no es necesario que lleguen a la presentación.
Para terminar, crea diapositivas que sujeten tu presentación con una agenda al principio y un resumen al final. Sigue el viejo adagio, diles lo que vas a decirles, luego diles, luego diles lo que les dijiste.
Aquí hay algunos consejos adicionales:
- Domina el contenido. El 90% de las palabras que salgan de tu boca no estarán en la diapositiva. Quieres que el público te mire, no la diapositiva. Además, si conoces tu contenido, puedes mirar a la audiencia. Si es necesario, tenga tarjetas de nota a las que pueda hacer referencia en caso de emergencia.
- Intenta evitar repartir miniaturas de tus diapositivas. Las diapositivas creadas usando el método anterior no tendrán prácticamente sentido sin el presentador. Entregar el informe esquemático o incluso solo el resumen ejecutivo en su lugar.
Representando el proceso de pasar de un resumen ejecutivo a una presentación en PowerPoint. Cada oración de tu resumen ejecutivo puede formar un encabezado de diapositiva (usa tu juicio). Luego saca las imágenes de tu reporte esquemático y agrandalas.
Diseño de Diapositivas - Temas
PowerPoint viene con muchos temas diferentes para aplicar a tus diapositivas. En general, trata de elegir un fondo de color muy claro o muy oscuro. Cualquier cosa en el medio se lavará en una habitación luminosa.
Los temas no pueden guardar una diapositiva pesada de texto. Sigue siendo una diapositiva aburrida y el orador puede sentirse obligado a leerlo a la audiencia. Muchos alumnos recurren a un tema de fondo oscuro con la esperanza de que transmita más profesionalismo. Sin embargo, como puede ver, no resuelve el problema de una diapositiva aburrida.
Una mejor opción es mover la mayoría de las palabras a su informe esquemático y, en su lugar, hacer su punto de una manera visual dramática. Las diapositivas visuales tardan mucho más en crearse, pero podrían diferenciar tu presentación de cualquier otra presentación aburrida de PowerPoint haciendo que la tuya sea más persuasiva.
Diseño de Diapositivas - Principios
Quieres que tu presentación sea profesional y atractiva. Para llegar ahí necesitarás los principios de C.R.A.P. que ya aprendiste. También necesitarás mejoras estilísticas que vienen bajo el rubro de Presentación Zen. Finalmente, un poco (y queremos decir poco) multimedia: el video incrustado o el uso sutil de la animación sirve para darle vida a una presentación.
Los principios de diseño gráfico C.R.A.P. también se aplican al diseño de diapositivas. El contraste, la repetición, la alineación y la proximidad ayudan a organizar la información en su diapositiva, enfocar la atención y crear una apariencia profesional general.
Presentaciones altamente visuales con muy pocas palabras son popularizadas por Garr Reynolds en su libro, Presentación Zen. Reynolds aboga por la moderación, la simplicidad y la naturalidad. La idea es que las diapositivas apoyen naturalmente su presentación en lugar de servir como narrativa. Se supone que debes conocer tu material.
Presentación Las diapositivas Zen se caracterizan por ilustraciones muy grandes, a menudo hemorragias de página completa, y generalmente solo una frase de texto. Esto se llama el efecto de superioridad de imagen, básicamente que las imágenes son más memorables que las palabras.
Otros tres principios de Presentación Zen son apuntar a una alta relación señal/ruido, hacer un buen uso del espacio vacío y alinear imágenes usando la regla de los tercios. Estos se cubrirán a continuación.
Presentación Zen en acción. Por encima de una diapositiva pesada de texto no se puede guardar sin importar qué tema de PowerPoint se aplique. Debajo del mensaje clave de la diapositiva se ilustra con una sangría de página completa de una imagen de las fichas dañadas de un vuelo de lanzadera anterior. También ampliamos y recortamos la imagen de espuma. El texto se establece en blanco sobre un relleno negro para contraste. ¿Qué diapositiva te parece más interesante y memorable? Imágenes reimpresas de la NASA.
Alta relación señal/ruido: Informar, no decorar
Cada artículo en su diapositiva debe estar ahí por una razón. Estás tratando de informar al lector y transferir información. No debes apuntar a decorar tu diapositiva con pelusa sin sentido.
En términos técnicos quieres una señal de comunicación fuerte y un ruido de distracción muy débil en tu diapositiva. A esto se le llama una relación señal/ruido alta. Normalmente, las palabras, los números y los gráficos son su señal de comunicación, la información que está tratando de transmitir. Las imágenes también pueden ser parte de esa señal si se usan de manera juiciosa; de lo contrario, se convierten en parte del ruido.
Nuestra preferencia es por la diapositiva superior. Sin ilustraciones que distraigan, el público puede enfocarse en el contenido. Sin embargo, la ilustración en el tobogán central es lo suficientemente tranquila como para ser aceptable. El tobogán inferior es demasiado ocupado, tiene demasiado ruido.
Uso del espacio vacío: ¡el espacio en blanco es bueno!
Resista la tentación de llenar todos los espacios disponibles en tu diapositiva con palabras o imágenes. ¡El espacio en blanco es bueno! El espacio en blanco es agradable a la vista y puede representar equilibrio y armonía.
Sin embargo, demasiado espacio en blanco podría transmitir que no tienes mucho que decir sobre un tema en particular, o que no es importante. Nuevamente, se trata de equilibrio.
La diapositiva superior hace un buen uso del espacio en blanco para dejar que la imagen respire. La diapositiva inferior intenta agotar todo el espacio en blanco y en el proceso distorsiona horriblemente la diapositiva. Si se ve caricaturesco, entonces no lo hagas.
Regla de Tercios
Una de las ventajas de usar una sangría de página completa es que la imagen suele ser más grande que la diapositiva. Esto le da la opción de posicionar y recortar la imagen para lograr el máximo impacto visual.
Durante muchos años los fotógrafos profesionales han utilizado la regla de los tercios para componer una imagen, y tú también puedes hacerlo. Simplemente divida la diapositiva horizontal y verticalmente en tercios usando las guías (ver técnica). El lugar donde se encuentran las líneas se llaman “tomas de corriente”. No mentir. Intenta colocar tu sujeto ya sean palabras o imágenes en los puntos de potencia para lograr el máximo impacto visual.
Esta sangría de página completa fue posicionada y recortada para que las ilustraciones clave y el texto aparecieran en los “power points” de la diapositiva. Los puntos de poder están determinados por la regla de los tercios.
Rellenos para bloques de texto
El problema con una sangría de página completa es que el texto puede ser ilegible en la parte superior de la imagen dependiendo de la imagen. Una solución fácil es colocar el texto encima de un relleno. El relleno puede ser sólido (opaco) o semitransparente si desea que la imagen se muestre a través. En cualquier caso, el relleno le permite agregar dimensionalidad a su documento de la misma manera que las revistas acoplan texto y gráficos en sus portadas.
La forma más fácil de crear este efecto es crear un diseño en la diapositiva maestra. Vuelva a colocar el título para que cubra completamente una tira en la parte superior o inferior de la diapositiva. Después haga clic derecho y formatee el cuadro de texto agregando un relleno y ajustando el color del texto según sea necesario.
Para garantizar la coherencia entre las diapositivas, desactiva el texto de ajuste automático. En su lugar, simplemente establezca el tamaño de fuente en 24 puntos.
En diapositivas individuales es posible que tenga que organizar las capas de modo que el cuadro de texto se asiente en la parte superior en lugar de debajo del gráfico.
La misma diapositiva que se muestra con el texto de fondo negro arriba y una pantalla semitransparente 60% debajo.
Presentación Zen Resources
Echa un vistazo al video de YouTube a continuación para ver al propio Garr presente, y aprender la esencia de Presentation Zen.
Mira a Garr Reynolds presentar:
www.youtube.com/ watch=DZ2VTQCESPK
Consejos de presentación de Garr en su página web:
http://www.garrreynolds.com/Presentation/slides.html
El blog de Garr:
Nancy Duarte, compañera de Garr Reynolds, ha escrito un excelente libro llamado slide:ology, que enfatiza temas similares de diseño. La firma de Nancy, Duarte Design, creó la presentación multimedia utilizada por Al Gore en la película, An Inconvenient Truth.
Fotos Gratis
Fotos gratis (y algunas de pago) se pueden encontrar en los siguientes enlaces. Por favor, recuerde citar fuentes.
- Motor de búsqueda Everystockphoto (www.everystockphoto.com)
- Flickr Creative Commons (www.flickr.com/creativecommons)
- Imagen After (www.imageafter.com)
- Archivo Morgue (www.morguefile.com)
- Stock.xchng (www.sxc.hu)
Además, como contribuyente, puede usar imágenes que se encuentran en la mayoría de los sitios gubernamentales siempre y cuando las cite correctamente.
Claves para llevar
- El PowerPoint usado correctamente puede ser un medio efectivo de comunicación. Sin embargo, la mayoría de las veces se usa indebidamente, creando así un aburrimiento extremo.
- Piense en su presentación como una versión ilustrada de su resumen ejecutivo. Por definición, su resumen ejecutivo contiene los hechos, cuestiones y conclusiones clave de su informe.
- Libreta tu presentación con una agenda y un resumen con conclusiones.
- Un tema de PowerPoint no guardará tu presentación si el contenido es aburrido.
- C.R.A.P., Presentación Zen, y un poco de animación te servirán para amenizar tu presentación y darle un aspecto profesional.
- Presentación Zen se caracteriza por muchas ilustraciones grandes, relativamente poco texto, altas relaciones señal/ruido y uso efectivo del espacio en blanco.
- La regla de los tercios ayuda a posicionar texto e imágenes en una diapositiva.
- Es posible que deba modificar su patrón de diapositivas para crear un diseño Zen de presentación efectivo.
Preguntas y ejercicios
- ¿De qué manera los conceptos Zen de Presentación ayudan a enfocar la atención y preservar solo los elementos esenciales? Explique.
Asignación L3: Desarrollo de presentaciones profesionales
Desarrolla habilidades de presentación profesional que puedas usar tanto en el trabajo como en tus otras clases.
Configuración
Cree una nueva presentación de PowerPoint que complemente su informe esquemático.
Contenido y estilo
- Crea una presentación organizada, clara y pulida.
- Siga todos los principios de C.R.A.P. y Presentación Zen.
- Crea una diapositiva de título con tu nombre y la fecha.
- Crea una diapositiva de agenda al principio y una diapositiva de resumen y conclusiones al final.
- El cuerpo de la presentación debe consistir en Presentation Zen slides—imágenes con muy pocas palabras.
- Usa el tema Office (fondo blanco liso).
- Utilice sangrados de página completa para las imágenes siempre que sea posible.
- Use un relleno en contraste o una pantalla semitransparente para cuadros de texto.
Entregables
Envío electrónico: Presentar el documento electrónicamente.
Envío de papel: Imprime folletos con dos diapositivas por página.
Muestra de presentación del alumno realizada a partir de un resumen ejecutivo. Las oraciones del resumen ejecutivo forman los encabezamientos de las diapositivas. Tenga en cuenta que los gráficos son los mismos que los del informe esquemático, solo agrandados.