3.1: ¿Qué es una Carta Comercial?
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Muchas empresas utilizan plantillas y estilos estándar para sus notas, cartas y correos electrónicos. Dado que estos formatos están estandarizados, puede utilizar estas plantillas para crear rápidamente documentos comerciales en el formato adecuado.
Cómo construir una LetterPage de Negocios
Lea este folleto que analiza la escritura comercial y la forma adecuada de formatear las cartas comerciales. Al leer, piense en una carta relacionada con el trabajo que haya enviado o recibido. ¿Usted o el autor siguieron estas pautas?
De qué se trata este folleto
Este folleto le ayudará a escribir cartas comerciales requeridas en muchas situaciones diferentes, desde solicitar un trabajo hasta solicitar o entregar información. Si bien los ejemplos que se discuten específicamente son la carta de solicitud y la carta de presentación, este folleto también destaca estrategias para una redacción comercial efectiva en general.
Principios a tener en cuenta
La escritura empresarial es diferente
Escribir para un público de negocios suele ser muy diferente a escribir en humanidades, ciencias sociales u otras disciplinas académicas. La escritura empresarial se esfuerza por ser nítida y sucinta en lugar de evocadora o creativa; enfatiza la especificidad y la precisión. Esta distinción no hace que la escritura empresarial sea superior o inferior a otros estilos. Más bien, refleja el propósito único y las consideraciones involucradas al escribir en un contexto empresarial.
Cuando escribes un documento comercial, debes asumir que tu audiencia tiene un tiempo limitado para leerlo y es probable que hojee. Tus lectores tienen interés en lo que dices en la medida en que afecta a su mundo laboral. Quieren saber el “resultado final”: el punto que estás haciendo sobre una situación o problema y cómo deben responder.
La escritura empresarial varía desde el estilo conversacional que a menudo se encuentra en los mensajes de correo electrónico hasta el estilo más formal y legalista que se encuentra en los contratos. Un estilo entre estos dos extremos es apropiado para la mayoría de memorandos, correos electrónicos y cartas. Escribir que es demasiado formal puede alienar a los lectores, y un intento de ser demasiado casual puede parecer poco sincero o poco profesional. En la redacción de negocios, como en toda escritura, debes conocer a tu público.
En la mayoría de los casos, la carta comercial será la primera impresión que le hagas a alguien. Aunque la redacción de negocios se ha vuelto menos formal con el tiempo, aún debe tener mucho cuidado de que el contenido de su carta sea claro y que la haya verificado cuidadosamente.
Pronombres y Voz Activa versus Pasiva
Los pronombres personales (como yo, nosotros y tú) son importantes en letras y memorandos. En dichos documentos, es perfectamente apropiado referirse a usted mismo como yo y al lector como usted. Ten cuidado, sin embargo, al usar el pronombre nosotros en una carta comercial que está escrita en papelería de la empresa, ya que compromete tu empresa con lo que has escrito. Al expresar su opinión, use I; al presentar la política de la empresa, utilice nosotros.
Los mejores escritores se esfuerzan por lograr un estilo tan claro que sus mensajes no pueden ser malentendidos. Una forma de lograr un estilo claro es minimizar tu uso de la voz pasiva. Si bien la voz pasiva a veces es necesaria, muchas veces no sólo hace que tu escritura sea aburrida sino que también puede ser ambigua o excesivamente impersonal. He aquí un ejemplo del mismo punto expresado en la voz pasiva y en la voz activa:
Voz pasiva: “Los beneficios netos de la desinversión subsidiaria fueron sobreestimados groseramente”.
[¿Quién hizo la sobreestimación?]
Voz activa: El Equipo de Finanzas Globales sobreestimó groseramente los beneficios netos de la desinversión subsidiaria.
La segunda versión es más clara y por lo tanto preferible.
Por supuesto, hay excepciones a cada regla. ¿Y si eres el jefe del Equipo de Finanzas Globales? Es posible que desee transmitir su mensaje sin llamar la atención excesiva sobre el hecho de que el error fue culpa de su equipo. La voz pasiva te permite pasar por alto un punto poco halagador, pero debes usarlo con moderación.
Foco y Especificidad
La redacción comercial debe ser clara y concisa. Tenga cuidado, sin embargo, de que su documento no resulte como una serie interminable de frases cortas y entrecortadas. Ten en cuenta también que “conciso” no tiene por qué significar “contundente” —todavía necesitas pensar en tu tono y en el público para el que estás escribiendo. Considera los siguientes ejemplos:
Después de revisar cuidadosamente esta propuesta, hemos decidido priorizar otros proyectos este trimestre.
A nadie le gustó tu idea de proyecto, así que no te vamos a dar ningún financiamiento.
La primera versión es una afirmación más débil, enfatizando hechos que no son directamente relevantes a su punto. La segunda versión proporciona la información de manera simple y directa. Pero no hace falta ser un experto en estilo para saber que el primer fraseo es diplomático y respetuoso (aunque sea menos conciso) en comparación con la segunda versión, que es innecesariamente dura y que probablemente provoque una reacción negativa.
Cartas Comerciales: Por Dónde Empezar
Vuelva a leer la descripción de su tarea (por ejemplo, el anuncio de una vacante de empleo, las instrucciones para el envío de una propuesta o el aviso de asignación para un curso). Piensa en tu propósito y qué requisitos se mencionan o implican en la descripción de la tarea. Enumere estos requisitos. Esta lista puede servir como esquema para gobernar tu escritura y ayudarte a mantenerte enfocado, así que trata de hacerla exhaustiva. A continuación, identifique calificaciones, atributos, objetivos o respuestas que coincidan con los requisitos que acaba de enumerar. Esforzarse por ser exactos y específicos, evitando vaguedad, ambigüedad y lugares comunes. Si existen conceptos o terminología específicos de la industria o campo que sean relevantes para la tarea en cuestión, úselos de una manera que transmita su competencia y experiencia. Evita cualquier lenguaje que tu audiencia pueda no entender. Su escrito terminado debe indicar cómo cumple con los requisitos que ha enumerado y responder a cualquier pregunta planteada en la descripción o solicitud.
Cartas de aplicación y cartas de presentación
Mucha gente cree que las cartas de solicitud y las cartas de presentación son esencialmente las mismas. Para efectos de este folleto, sin embargo, este tipo de cartas son diferentes. La carta de aplicación es una carta de ventas en la que comercializa sus habilidades, habilidades y conocimientos. Una carta de presentación, en cambio, es principalmente un documento de transmisión. Identifica un artículo que se envía, la persona a la que se envía y el motivo de su envío, y proporciona un registro permanente de la transmisión tanto para el escritor como para el lector.
Cartas de aplicación
Al escribir una carta de solicitud, recuerda que probablemente tengas competencia. Tu audiencia es un profesional que examina y contrata a solicitantes de empleo, alguien que puede revisar docenas o incluso cientos de otras solicitudes el día que recibe la tuya. El objetivo inmediato de su carta de solicitud y currículum acompañante es atraer la atención de esta persona. Tu objetivo final es obtener una entrevista.
Al escribir su carta de solicitud, asegúrese de completar tres tareas: captar la atención del lector favorablemente, convencer al lector de que es un candidato calificado para el trabajo y solicitar una entrevista.
Lista de verificación de cartas de solicitud
- Identifique el trabajo por título y hágale saber al destinatario cómo se enteró de él.
- Resume tus calificaciones para el puesto, específicamente tu experiencia laboral, actividades que demuestren tus habilidades de liderazgo y tu formación educativa.
- Recomiende al lector a su currículum incluido.
- Pide una entrevista, indicando dónde puedes ser contactado y cuándo estarás disponible. Si tu posible empleador se encuentra en otra ciudad y planeas visitar la zona, menciona las fechas de tu viaje.
- Si estás solicitando un empleo específico, incluye cualquier información pertinente al puesto que no esté incluida en tu currículum.
Para ahorrarle tiempo a su lector y llamar la atención sobre sus fortalezas como candidato, indique su objetivo directamente al inicio de la carta.
Estoy buscando un puesto como gerente en su Data Center. En tal posición gerencial, puedo utilizar mi maestría en sistemas de información y mi experiencia como programador/analista para abordar retos empresariales en el procesamiento de datos.
Si usted ha sido referido a una empresa por uno de sus empleados, un consejero de carrera, un profesor, o alguien más, mencione eso antes de señalar su objetivo laboral.
Ejemplo:
Estoy buscando un puesto como gerente en su Data Center. En tal posición gerencial, puedo utilizar mi maestría en sistemas de información y mi experiencia como programador/analista para abordar retos empresariales en el procesamiento de datos.
Si usted ha sido referido a una empresa por uno de sus empleados, un consejero de carrera, un profesor, o alguien más, mencione eso antes de señalar su objetivo laboral.
Ejemplo:
Durante la reciente convención ARRGH en Washington, D.C., uno de sus representantes de ventas, Dusty Brown, me informó de una posible apertura para un gerente en su Centro de Datos. Mi amplia experiencia en programación y mi maestría en sistemas de información me hacen altamente calificado para el puesto.
En párrafos subsiguientes, amplíe las calificaciones que mencionó en su apertura. Agrega cualquier detalle apropiado, resaltando la experiencia que figura en tu currículum que sea especialmente pertinente para el trabajo que estás buscando. Cerrar con una solicitud de entrevista. Corre cuidadosamente su carta.
A continuación se presentan dos cartas de solicitud de muestra. La primera letra (Número de muestra 1) es de un recién graduado universitario que responde a un artículo de un periódico local sobre el plan de la compañía para construir un nuevo centro de cómputos. El escritor no está solicitando una vacante específica sino que describe el puesto que busca. La segunda letra (Muestra Número 2) es de un estudiante de último año universitario que no especifica dónde se enteró de la apertura porque no está segura de si hay un puesto disponible.
Número de muestra 1
6123 Farrington Road, Apt. B11
Chapel Hill, NC 27514
11 de enero de 2005
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708
Estimado Director de Recursos Humanos:
Acabo de leer un artículo en News and Observer sobre el nuevo centro de cómputos de Taylor justo al norte de Durham. Me gustaría solicitar un puesto como programador de nivel de entrada en el centro.
Entiendo que Taylor produce documentación tanto interna como para clientes. Mis habilidades técnicas de redacción, como se describe en el currículum adjunto, son muy adecuadas para su empresa. Soy un recién egresado del DeVry Institute of Technology en Atlanta con un título de Asociado en Ciencias de la Computación. Además de haber cursado una amplia gama de cursos, me desempeñé como consultora informática en el centro de computación de la universidad donde ayudé a formar usuarios para trabajar con nuevos sistemas.
Estaré encantado de reunirme con usted a su conveniencia y discutir cómo mi educación y experiencia se ajustan a sus necesidades. Puede comunicarse conmigo en la dirección de mi casa, al (919) 233-1552, o en krock@devry.alumni.edu.
Sinceramente,
Raymond Krock
Número de muestra 2
6123 Farrington Road, Apt. G11
Chapel Hill, NC 27514
11 de enero de 2005
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708
Estimada Sra. Jones:
Estoy buscando un puesto en su departamento de ingeniería donde pueda usar mi formación en ciencias de la computación para resolver los problemas de ingeniería de Taylor. Me gustaría formar parte del departamento que desarrolló el Sistema de Selección de Internet pero no estoy seguro de si tiene una apertura actual.
Espero recibir una Licenciatura en Ciencias en Ingeniería de la Universidad Estatal de Carolina del Norte en junio y para ese momento habrá concluido el Programa de Ingeniería en Sistemas Computacionales. Desde septiembre de 2000, he estado participando, a través de la Universidad, en el Programa de Formación Profesional en Computer Systems International en Raleigh. En el programa me asignaron a varias secciones de personal como aprendiz. Más recientemente, he sido un aprendiz de programador en el Departamento de Ingeniería y he adquirido una gran experiencia en aplicaciones informáticas. Los detalles de los cursos académicos que he cursado se incluyen en el currículum que se adjunta.
Si hay un puesto abierto en Taylor Inc., por favor hágame saber a quién debo contactar para obtener más información. Espero con ansias saber de usted pronto. Me pueden contactar en mi oficina (919-866-4000 ext. 232) o vía correo electrónico (Brock@aol.com).
Sinceramente,
Rebecca Brock
Cartas de presentación
Como se mencionó anteriormente, las cartas de solicitud y las cartas de presentación no son las mismas. En una carta de presentación se identifica un artículo que se envía, la persona a la que se envía y el motivo por el que se envía. Una carta de presentación proporciona un registro permanente de la transmisión tanto para el escritor como para el lector.
En una carta de presentación, mantenga breves sus observaciones. Tu apertura debería explicar qué estás enviando y por qué. En un segundo párrafo opcional, podrías incluir un resumen de la información que estás enviando. Una carta que acompañe a una propuesta, por ejemplo, podría señalar secciones en la propuesta que podrían ser de particular interés para el lector. La carta podría entonces pasar a presentar uno o dos puntos clave explicando por qué la firma del escritor es la mejor para el trabajo. El párrafo de cierre deberá contener agradecimientos, ofrecer asistencia adicional, o expresar la esperanza de que el material cumpla con su propósito.
Los siguientes son ejemplos de cartas de presentación. La primera letra (Número de Muestra 1) es breve y al grano. La segunda letra (Muestra Número 2) es un poco más detallada porque toca la manera en que se recabó la información.
Número de muestra 1
El logotipo de su empresa e información de contacto
11 de enero de 2005
Brian Eno, Ingeniero Jefe
Carolina Productos Químicos
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708
Estimado Sr. Eno:
Se adjunta el informe final de nuestra entrega de equipos de control de contaminación en Eastern Chemical Company, que enviamos con permiso de Eastern. Por favor, llámame por cobrar (ext. 1206) o envíeme un correo electrónico a la siguiente dirección si puedo responder alguna duda.
Sinceramente,
Nora Cassidy Gerente de Servicios
Técnicos
ncassidy@company.com
Recinto: Informe
Número de muestra 2
El logotipo de su empresa e información de contacto
11 de enero de 2005
Brian Eno, ingeniero jefe
Ecology Systems, Inc.
8458 Vista obstruida Lane
Durham, NC 27708
Estimado Sr. Eno:
Se adjunta el informe que estima nuestro consumo de energía para el año según lo solicitado por John Brenan, vicepresidente, el 4 de septiembre.
El reporte es el resultado de varias reuniones con Jamie Anson, Gerente de Operaciones de Planta, y su personal y una extensa encuesta a todos nuestros empleados. La encuesta se retrasó por el traslado de personal clave en el Edificio A. Creemos, sin embargo, que el reporte proporcionará la información que necesita para proporcionarnos una estimación de costos para la instalación de su Sistema de Ahorro de Energía Mark II.
Nos gustaría agradecer a Billy Budd de ESI por su ayuda en la elaboración de la encuesta. Si necesita más información, por favor házmelo saber.
Sinceramente,
Nora Cassidy Oficina de
Nuevos Proyectos
ncassidy@company.com
Recinto: Informe
Obras Consultadas
Consultamos estos trabajos mientras escribíamos este folleto. Esta no es una lista completa de recursos sobre el tema del folleto, y te animamos a que hagas tu propia investigación para encontrar las últimas publicaciones sobre este tema. Por favor, no utilice esta lista como modelo para el formato de su propia lista de referencias, ya que puede que no coincida con el estilo de cita que está utilizando.
- Covey, Stephen R. FranklinCovey Guía de estilo para la escritura empresarial y técnica. 5a ed. Upper Saddle River, N.J.: Franklin Covey, 2012.
- Comunicación Empresarial y Administrativa. Boston: McGraw-Hill, 2012.
- Fuente: The Writing Center, Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill, https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/business-letters/
Cómo Construir un MemoPage de Negocios
Lee este capítulo para aprender a formular un memo de negocios o correo electrónico.
Memos
Un memorando (o memorándum, que significa “recordatorio”) se utiliza normalmente para comunicar políticas, procedimientos o asuntos oficiales relacionados dentro de una organización. A menudo se escribe desde una perspectiva de uno a todos (como la comunicación masiva), transmitiendo un mensaje a una audiencia, en lugar de una comunicación interpersonal uno a uno. También se puede usar para actualizar a un equipo sobre las actividades de un proyecto determinado o para informar a un grupo específico dentro de una compañía de un evento, acción o observancia.
Propósito de Memo
El propósito de una nota suele ser informar y representar los intereses de la empresa u organización, pero ocasionalmente incluye un elemento de persuasión o un llamado a la acción. Todas las organizaciones cuentan con redes de comunicación informales y formales. La red de comunicación no oficial e informal dentro de una organización a menudo se llama vid, y a menudo se caracteriza por rumores, chismes e inflexiones. En la vid, una persona puede escuchar que alguien más va a ser despedido y comenzar a dar la noticia por ahí. Los rumores cambian y se transforman a medida que pasan de persona a persona, y antes de que te des cuenta, la palabra es que están cerrando todo tu departamento.
Una manera efectiva de abordar la especulación informal y extraoficial es explicar claramente para todos los empleados lo que está sucediendo con un tema en particular. Si los recortes presupuestarios son una preocupación, entonces puede ser prudente enviar un memorándum explicando los cambios que son inminentes. Si una empresa quiere que los empleados tomen medidas, también pueden emitir un memorándum.
Formato Memo
Un memo tiene un encabezado con palabras guía que indican claramente quién envió el memorándum, quiénes son los destinatarios previstos, la fecha del memo y una línea de asunto descriptiva. El contenido de cada campo de palabras guía se alinea. Luego, el mensaje sigue al encabezado, y normalmente incluye una declaración (introducción), una discusión y un resumen.
La figura 4.1.1 muestra una nota de muestra.
Cinco consejos para notas comerciales efectivas
1. Orientación a la audiencia
Siempre considere a la audiencia y sus necesidades a la hora de preparar un memo (o cualquier mensaje para el caso). Un acrónimo o abreviatura que es conocido por la dirección puede no ser conocido por todos los empleados de la organización, y si el memo se va a publicar y distribuir dentro de la organización, el objetivo es ser una comunicación clara y concisa en todos los niveles sin ambigüedad.
2. Tono Profesional
Los memorandos suelen ser anuncios, y la persona que envía el memorándum habla por parte o por toda la organización. Usa un tono profesional en todo momento.
3. Énfasis en materia
El tema del memo normalmente se declara en la línea de asunto, y debe ser claro, conciso y descriptivo. Si el memorándum anuncia la observancia de un feriado, por ejemplo, el feriado específico debe nombrarse en la línea de asunto; por ejemplo, use “Horario de fin de semana de Acción de Gracias” en lugar de “observancia de vacaciones”.
4. Formato Directo
Algunas comunicaciones comerciales escritas permiten elegir entre formatos directos e indirectos, pero los memorandos son casi siempre directos. El propósito se anuncia claramente de inmediato y por adelantado, y luego sigue la explicación o la información de apoyo.