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1.2: Introducción, edición y administración de datos

  • Page ID
    152917
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    Objetivos de aprendizaje

    • Entender cómo introducir datos en una hoja de trabajo.
    • Examine cómo editar datos en una hoja de trabajo.
    • Examine cómo se usa el Relleno Automático al ingresar datos.
    • Entender cómo eliminar datos de una hoja de trabajo y usar el comando Deshacer.
    • Examine cómo ajustar el ancho de columna y las alturas de fila en una hoja de trabajo.
    • Entender cómo ocultar columnas y filas en una hoja de trabajo.
    • Examine cómo insertar columnas y filas en una hoja de trabajo.
    • Entender cómo eliminar columnas y filas de una hoja de trabajo.
    • Aprenda a mover datos a diferentes ubicaciones en una hoja de trabajo.

    En esta sección, comenzaremos el desarrollo del libro de trabajo que se muestra en la Figura 1.1. Las habilidades cubiertas en esta sección se utilizan normalmente en las primeras etapas del desarrollo de una o más hojas de trabajo en un libro de trabajo.

    Introducción de datos

    Comenzará a construir el libro que se muestra en la Figura 1.1 ingresando manualmente los datos en la hoja de trabajo. Los siguientes pasos explican cómo se escriben los encabezados de columna en la fila 2 en la hoja de trabajo:

    1. Haga clic en ubicación de celda A2 en la hoja de trabajo.
    2. Escriba la palabra Mes.
    3. Presiona la tecla FLECHA DERECHA. Esto ingresará la palabra en la celda A2 y activará la siguiente celda a la derecha.
    4. Escriba Ventas de Unidades y presione la tecla FLECHA DERECHA.
    5. Repita el paso 4 para las palabras Precio Promedio y luego otra vez para Dólares de Ventas.

    La Figura 1.15 muestra cómo debería aparecer su hoja de trabajo después de haber escrito los encabezados de columna en la Fila 2. Observe que la palabra Precio en la ubicación de celda C2 no es visible. Esto se debe a que la columna es demasiado estrecha para que se ajuste a la entrada que escribió. Examinaremos las técnicas de formateo para corregir este problema en la siguiente sección.

    Celda C2 activada con “Precio Promedio” en la fórmula mostrada como “P Promedio” en celda debido a la columna estrecha.
    Figura 1.15 Introducción de encabezados de columna en una hoja de trabajo

    Comprobación de Integridad

    Encabezados de columna

    Es fundamental incluir encabezados de columna que describan con precisión los datos en cada columna de una hoja de trabajo. En entornos profesionales, probablemente compartirás libros de Excel con compañeros de trabajo. Los buenos encabezados de columna reducen la posibilidad de que alguien malinterprete los datos contenidos en una hoja de trabajo, lo que podría llevar a errores costosos dependiendo de tu carrera.

    1. Clic en la celda B3.
    2. Escriba el número 2670 y presione la tecla ENTRAR. Después de presionar la tecla ENTRAR, se activará la celda B4. El uso de la tecla ENTER es una forma eficiente de ingresar datos verticalmente hacia abajo en una columna.
    3. Ingrese los siguientes números en las celdas B4 a B14: 2160, 515, 590, 1030, 2875, 2700, 900, 775, 1180, 1800 y 4560.
    4. Haga clic en la celda C3.
    5. Escriba el número 9.99 y presione la tecla ENTRAR.
    6. Ingresa los siguientes números en las celdas C4 a C14: 12.49, 14.99, 17.49, 14.99, 12.49, 9.99, 19.99, 19.99, 19.99, 19.99, 17.49, y 14.99.
    7. Haga clic en la celda D3.
    8. Escriba el número 26685 y presione la tecla ENTRAR.
    9. Ingrese los siguientes números en las celdas D4 a D14: 26937, 7701, 10269, 15405, 35916, 26937, 17958, 15708, 23562, 31416 y 75125.
    10. Cuando termine, verifique que los datos que ingresó concuerden con la Figura 1.16.

    ¿Por qué?

    Evite dar formato a símbolos al ingresar números

    Al escribir números en una hoja de cálculo de Excel, es mejor evitar agregar símbolos de formato como signos de dólar y comas. Aunque Excel permite agregar estos símbolos mientras se escriben números, ralentiza el proceso de ingreso de datos. Es más eficiente usar las funciones de formato de Excel para agregar estos símbolos a los números después de haberlos escrito en una hoja de trabajo.

    Comprobación de Integridad

    Entrada de datos

    Es muy importante revisar cuidadosamente su hoja de trabajo, especialmente cuando ha ingresado números. La transposición de números al ingresar datos manualmente en una hoja de trabajo es un error común. Por ejemplo, el número 563 podría ser transpuesto a 536. Dichos errores pueden comprometer seriamente la integridad de su libro de trabajo.

    La Figura 1.16 muestra cómo debe aparecer su hoja de trabajo después de ingresar los datos. Verifique sus números cuidadosamente para asegurarse de que se ingresen con precisión en la hoja de trabajo.

    Los números se han ingresado en las columnas B, C y D sin símbolos como signos de dólar o comas.
    Figura 1.16 Entrada de datos completada para las columnas B, C y D

    Edición de datos

    Los datos que se han ingresado en una celda se pueden cambiar haciendo doble clic en la ubicación de la celda o usando la barra de fórmulas. Es posible que hayas notado que mientras escribías datos en una ubicación de celda, los datos que escribes aparecieron en la Barra de fórmulas. La barra de fórmulas se puede utilizar para introducir datos en celdas así como para editar datos que ya existen en una celda. Los siguientes pasos proporcionan un ejemplo de cómo ingresar y luego editar datos que se han ingresado en una ubicación de celda:

    1. Haga clic en la celda A15 en la hoja de trabajo Sheet1.
    2. Escriba la abreviatura Tot y presione la tecla ENTRAR.
    3. Haga clic en la celda A15.
    4. Mueva el puntero del mouse hacia arriba hasta la barra de fórmulas. Verás que el puntero se convierte en un cursor. Mueva el cursor hasta el final de la abreviatura Tot y haga clic izquierdo.
    5. Escriba las letras al para completar la palabra Total.
    6. Haga clic en la marca de verificación a la izquierda de la barra de fórmulas (ver Figura 1.17). Esto ingresará al cambio en la celda.
    La marca de verificación a la izquierda de la barra de fórmulas está resaltada y “Total” se escribe en la barra de fórmulas. “Total” aparece en la celda activa A15.
    Figura 1.17 Uso de la barra de fórmulas para editar e introducir datos
    1. Doble clic en la celda A15.
    2. Agrega un espacio después de la palabra Total y escribe la palabra Ventas.
    3. Presione la tecla ENTER.

    Atajos de teclado

    Edición de datos en una celda

    • Activa la celda que se va a editar y presiona la tecla F2 en tu teclado.
      • Icono de Excel para MacLo mismo para usuarios de Mac

    Relleno automático

    La función de relleno automático es una herramienta valiosa al ingresar datos manualmente en una hoja de trabajo. Esta característica tiene muchos usos, pero es más beneficiosa cuando ingresa datos en una secuencia definida, como los números 2, 4, 6, 8, y así sucesivamente, o datos no numéricos como los días de la semana o meses del año. Los siguientes pasos demuestran cómo se puede usar el Relleno Automático para ingresar los meses del año en la Columna A:

    1. Haga clic en la celda A3 en la hoja de trabajo Sheet1.
    2. Escriba la palabra enero y presione la tecla ENTRAR.
    3. Haga clic de nuevo en la celda A3.
    4. Mueva el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda A3. Verás un pequeño cuadrado en esta esquina de la celda; esto se llama Manija de Relleno (Ver Figura 1.18) Cuando el puntero del mouse se acerca al Manija de Relleno, el signo más del bloque blanco se convertirá en un signo más (+) negro.
    La celda A3 se activa con “Enero” ingresado. El asa de relleno se muestra en la esquina inferior derecha de la celda.
    Figura 1.18 Asa de relleno

    Haga clic izquierdo y arrastre el manejador de relleno a la celda A14. Observe que el cuadro de propina de llenado automático indica qué mes se colocará en cada celda (ver Figura 1.19). Suelte el botón del mouse cuando el cuadro de propinas diga “Diciembre”.

    Celdas A3 a A14 resaltadas usando Asa de Relleno (signo más negro). “Diciembre” en el cuadro de propinas indica que la palabra se ingresará en la celda A14.
    Figura 1.19 Uso del Relleno Automático para Ingresar los Meses del Año

    Una vez que suelte el botón izquierdo del ratón, los doce meses del año deben aparecer en el rango de celdas A3:A14, como se muestra en la Figura 1.20. También verá el botón Opciones de llenado automático. Al hacer clic en este botón, tiene varias opciones para insertar datos en un grupo de celdas.

    Aparecen 12 meses en el rango celular A3:A14. El Botón de Opciones de Relleno Automático incluye Copiar Celdas, Rellenar Serie, Rellenar Solo Formato, Rellenar Sin Formatear y
    Figura 1.20 Botón de opciones de llenado automático
    1. Haga clic en el botón Opciones de llenado automático.
    2. Haga clic en la opción Copiar celdas. Esto cambiará los meses en el rango A4:A14 a enero.
    3. Vuelva a hacer clic en el botón Opciones de llenado automático.
    4. Haga clic en la opción Llenar meses para devolver los meses del año al rango de celdas A4:A14. La opción Llenar serie proporcionará el mismo resultado.

    Supresión de datos y el comando Deshacer

    Existen varios métodos para eliminar datos de una hoja de trabajo, algunos de los cuales se demuestran aquí. Con cada método, se utiliza el comando Deshacer. Este es un comando útil en caso de que elimine por error los datos de su hoja de trabajo. Los siguientes pasos demuestran cómo puede eliminar datos de una celda o rango de celdas:

    1. Haga clic en la celda C2.
    2. Presiona la tecla DELETE en tu teclado. Esto elimina el contenido de la celda.
      Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Mantenga presionada la tecla Fn y presione la tecla Eliminar
    3. Resalta el rango C3:C14. Después haga clic izquierdo y arrastre el puntero del mouse hacia abajo a la celda C14.
    4. Coloque el puntero del mouse sobre el asa de relleno. Verás que el signo más del bloque blanco cambia a un signo más negro (+).
    5. Haga clic y arrastre el puntero del ratón hasta la celda C3 (ver Figura 1.21). Suelte el botón del ratón. Se eliminarán los contenidos en el rango C3:C14.
    Manija de relleno arrastrada desde la celda C14 a la celda C3 resaltando los datos en estas celdas serán eliminados. Botón de deshacer arriba a la izquierda de la cinta Home.
    Figura 1.21 Uso del relleno automático para eliminar el contenido de la celda
    1. Haga clic en el botón Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido (consulte la Figura 1.2). Esto debería reemplazar los datos en el rango C3:C14.
    2. Haga clic de nuevo en el botón Deshacer. Esto debería reemplazar los datos en la celda C2.

    Atajos de teclado

    Comando Deshacer

    • Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona la letra Z en su teclado.
      • Icono de Excel para MacLo mismo para usuarios de Mac.
    • Resalte el rango C2: C14 colocando el puntero del mouse sobre la celda C2. Después haga clic izquierdo y arrastre el puntero del mouse hacia abajo a la celda C14.
    • Haga clic en el botón Borrar en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, que está junto al grupo de comandos Celdas (consulte la Figura 1.22). Esto abre un menú desplegable que contiene varias opciones para eliminar o borrar datos de una celda. Observe que también tiene opciones para borrar solo los formatos en una celda o los hipervínculos en una celda.
    • Haga clic en la opción Borrar todo. Esto elimina los datos en el rango de celdas.
    • Haga clic en el botón Deshacer. Esto reemplaza los datos en el rango C2:C14.
    Botón Borrar y menú desplegable Borrar comando: Borrar todo, Formatos, Contenidos, Comentarios, Hipervínculos y Eliminar hipervínculos.
    Figura 1.22 Borrar menú desplegable de comandos

    Ajuste de columnas y filas

    Hay algunas entradas en la hoja de trabajo que aparecen cortadas. Por ejemplo, la última letra de la palabra Septiembre no se puede ver en la celda A11. Esto se debe a que la columna es demasiado estrecha para esta palabra. Las columnas y filas de una hoja de cálculo de Excel se pueden ajustar para acomodar los datos que se ingresan en una celda utilizando tres métodos diferentes. Los siguientes pasos explican cómo ajustar los anchos de columna y alturas de fila en una hoja de trabajo:

    1. Lleve el puntero del mouse entre la Columna A y la Columna B en la hoja de trabajo Sheet1, como se muestra en la Figura 1.23. Verás que el signo más del bloque blanco se convierte en flechas dobles.
    2. Da clic y arrastra la columna hacia la derecha para que se pueda ver toda la palabra Septiembre en la celda A11. A medida que arrastre la columna, verá el cuadro de propinas de ancho de columna. Este cuadro muestra el número de caracteres que cabrán en la columna usando la fuente Calibri de 11 puntos que es la configuración predeterminada para font/size.
    3. Suelte el botón izquierdo del ratón.
    Columna A y Columna B con flechas dobles en el borde de columna entre ellas. El cuadro de punta de ancho de columna indica ancho de columna, lo suficientemente ancho ahora para mostrar la palabra completa “septiembre”.
    Figura 1.23 Ajuste de anchos de columna

    Puede encontrar que usar el método de hacer clic y arrastrar es ineficiente si necesita establecer un ancho de carácter específico para una o más columnas. Los pasos 1 a 6 ilustran un segundo método para ajustar los anchos de columna cuando se usa un número específico de caracteres:

    1. Haga clic en cualquier ubicación de celda en la Columna A moviendo el puntero del mouse sobre una ubicación de celda y haciendo clic en el botón izquierdo del mouse. Puede resaltar ubicaciones de celdas en varias columnas si está configurando el mismo ancho de caracteres para más de una columna.
    2. En la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, haga clic izquierdo en el botón Formato en el grupo Celdas.
    3. Haga clic en la opción Ancho de columna en el menú desplegable. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna.
    4. Escriba el número 13 y haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Ancho de columna. Esto establecerá la Columna A en este ancho de carácter (ver Figura 1.24).
    5. Una vez más, coloque el puntero del mouse entre la Columna A y la Columna B para que aparezca el puntero de doble flecha y luego haga doble clic para activar Autoajuste. Esta característica ajusta el ancho de columna en función de la entrada más larga en la columna.
    6. Utilice el cuadro de diálogo Ancho de columna (paso 6 anterior) para restablecer el ancho a 13.
    Celda A11 “Septiembre” activada y el cuadro de diálogo Ancho de Columna abierto con “13" ingresado, el número máximo de caracteres para caber en esa celda.
    Figura 1.24 Cuadro de diálogo Ancho de columna

    Atajos de teclado

    Ancho de Columna

    • Presiona la tecla ALT en tu teclado y luego presiona las letras H, O y W una a la vez.
    • Icono de Excel para MacEste método abreviado de teclado no está disponible para Excel para Mac

    Los pasos 1 a 4 demuestran cómo ajustar la altura de la fila, que es similar a ajustar el ancho de columna:

    1. Haga clic en la celda A15.
    2. En la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, haga clic izquierdo en el botón Formato en el grupo Celdas.
    3. Haga clic en la opción Altura de fila en el menú desplegable. Esto abrirá el cuadro de diálogo Altura de fila.
    4. Escriba el número 24 y haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Altura de fila. Esto establecerá la Fila 15 a una altura de 24 puntos. Un punto equivale aproximadamente a 1/72 de pulgada. Este ajuste en la altura de fila se realizó para crear espacio entre los totales de esta hoja de trabajo y el resto de los datos.

    Atajos de teclado

    Altura de Fila

    • Presiona la tecla ALT en tu teclado y luego presiona las letras H, O y H una a la vez.
    • Icono de Excel para MacEste método abreviado de teclado no está disponible para Excel para Mac

    La Figura 1.25 muestra la apariencia de la hoja de trabajo después de ajustar la Columna A y la Fila 15.

    El ancho de la columna A aumentó, el alto de la fila 15 para crear espacio entre los totales y el resto de datos.
    Figura 1.25 Datos de Ventas con Columna A y Fila 15 Ajustadas

    Actualización de habilidades

    Ajuste de columnas y filas

    1. Activa al menos una celda en la fila o columna que estés ajustando.
    2. Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Haga clic en el botón Formato en el grupo Celdas.
    4. Haga clic en Altura de fila o Ancho de columna en el menú desplegable.
    5. Introduzca el Alto de fila en puntos o Ancho de columna en caracteres en el cuadro de diálogo.
    6. Haga clic en el botón Aceptar.

    Ocultar columnas y filas

    Además de ajustar las columnas y filas en una hoja de trabajo, también puede ocultar columnas y filas. Esta es una técnica útil para mejorar la apariencia visual de una hoja de trabajo que contiene datos que no son necesarios para mostrar. Estas características se demostrarán utilizando el libro de trabajo de datos de ventas de GMW. Sin embargo, no es necesario tener columnas o filas ocultas para esta hoja de trabajo. El uso de estas habilidades aquí será solo con fines de demostración.

    1. Haga clic en la celda C1.
    2. Haga clic en el botón Formato en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar en el menú desplegable. Esto abrirá un submenú de opciones.
    4. Haga clic en la opción Ocultar columnas en el submenú de opciones (consulte la Figura 1.26). Esto ocultará la Columna C.
    Menú desplegable Ocultar y mostrar con comandos para ocultar y mostrar filas, columnas y hojas de trabajo.
    Figura 1.26 Ocultar y mostrar submenú

    Atajos de teclado

    Ocultar columnas

    • Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona el número 0 en su teclado.
      • Icono de Excel para MacLo mismo para usuarios de Mac

    La Figura 1.27 muestra el libro de trabajo con la Columna C oculta en la hoja de trabajo Sheet1. Se puede decir que una columna está oculta por la letra faltante C.

    Columnas A, B, luego D, indicando que la columna C está oculta.
    Figura 1.27 Columna Oculta

    Para mostrar una columna, sigue estos pasos:

    1. Seleccione el rango B1:D1.
    2. Haga clic en el botón Formato en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar en el menú desplegable.
    4. Haga clic en la opción Mostrar columnas en el submenú de opciones. La columna C ahora será visible en la hoja de trabajo.

    Atajos de teclado

    Mostrar columnas

    • Resalte las celdas a cada lado de las columnas ocultas, luego mantenga presionadas la tecla CTRL y la tecla MAYÚS mientras presiona la tecla cerrar paréntesis ()) en su teclado.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Mantenga presionadas las teclas Control y Mayús y presione el número 0

    Los siguientes pasos demuestran cómo ocultar filas, lo cual es similar a ocultar columnas:

    1. Haga clic en la celda A3.
    2. Haga clic en el botón Formato en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar en el menú desplegable. Esto abrirá un submenú de opciones.
    4. Haga clic en la opción Ocultar filas en el submenú de opciones. Esto ocultará la Fila 3.

    Atajos de teclado

    Ocultar filas

    • Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona la tecla número 9 en su teclado.
      • Icono de Excel para MacLo mismo para usuarios de Mac

    Para mostrar una fila, siga estos pasos:

    1. Seleccione el rango A2:A4.
    2. Haga clic en el botón Formato en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar en el menú desplegable.
    4. Haga clic en la opción Mostrar filas en el submenú de opciones. La fila 3 ahora será visible en la hoja de trabajo.

    Atajos de teclado

    Mostrar filas

    • Resalte las celdas por encima y debajo de las filas ocultas, luego mantenga presionadas la tecla CTRL y la tecla MAYÚS mientras presiona la tecla de paréntesis abierta (() en su teclado.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Mantenga presionadas las teclas Control y Mayús y presione el número 9

    Comprobación de Integridad

    Filas y columnas ocultas

    En la mayoría de las carreras, es común que los profesionales utilicen libros de Excel que han sido diseñados por un compañero de trabajo. Antes de usar un libro desarrollado por otra persona, siempre verifique si hay filas y columnas ocultas. Puede ver rápidamente si una fila o columna está oculta si falta un número de fila o una letra de columna.

    Actualización de habilidades

    Ocultar columnas y filas

    1. Activa al menos una celda en la (s) fila (s) o columna (s) que estás ocultando.
    2. Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Haga clic en el botón Formato en el grupo Celdas.
    4. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar.
    5. Haga clic en la opción Ocultar filas u Ocultar columnas.

    Desocultación de columnas y filas

    1. Resalte las celdas por encima y debajo de las filas ocultas o a la izquierda y derecha de las columnas ocultas.
    2. Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Haga clic en el botón Formato en el grupo Celdas.
    4. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Ocultar y mostrar.
    5. Haga clic en la opción Mostrar filas o Mostrar columnas.

    Inserción de columnas y filas

    El uso de libros de Excel que han sido creados por otros es una forma muy eficiente de trabajar porque elimina la necesidad de crear hojas de trabajo de datos desde cero. Sin embargo, puede encontrar que para lograr sus objetivos, necesita agregar columnas o filas de datos adicionales. En este caso, puede insertar columnas o filas en blanco en una hoja de trabajo. Los siguientes pasos demuestran cómo hacer esto:

    1. Haga clic en la celda C1.
    2. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Insertar en la pestaña Inicio de la Cinta (consulte la Figura 1.28).
    Botón Insertar en la pestaña Inicio de Ribbon.
    Figura 1.28 Botón de inserción (flecha abajo)
    1. Haga clic en la opción Insertar columnas de hoja en el menú desplegable (consulte la Figura 1.29). Se insertará una columna en blanco a la izquierda de la Columna C. Los contenidos que anteriormente estaban en la Columna C ahora aparecen en la Columna D. Tenga en cuenta que las columnas siempre se insertan a la izquierda de la celda activada.
    Insertar columnas de hoja
    Figura 1.29 Insertar menú desplegable

    Atajos de teclado

    Inserción de columnas

    • Presione la tecla ALT y luego las letras H, I y C una a la vez. Se insertará una columna a la izquierda de la celda activada.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Primero mantenga presionada la tecla Control y presione la barra espaciadora para seleccionar la columna; luego mantenga presionadas las teclas Mayús y Controles y presione el símbolo +
    1. Haga clic en la celda A3.
    2. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Insertar en la pestaña Inicio de la Cinta (consulte la Figura 1.28).
    3. Haga clic en la opción Insertar filas de hoja en el menú desplegable (consulte la Figura 1.29). Se insertará una fila en blanco encima de la Fila 3. Los contenidos que anteriormente estaban en la fila 3 ahora aparecen en la fila 4. Tenga en cuenta que las filas siempre se insertan encima de la celda activada.

    Atajos de teclado

    Inserción de Filas

    • Presione la tecla ALT y luego las letras H, I y R una a la vez. Se insertará una fila encima de la celda activada.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Primero mantenga presionada la tecla Mayús y presione la barra espaciadora para seleccionar la fila; luego mantenga presionadas las teclas Mayús y Controles y presione el símbolo +

    Actualización de habilidades

    Inserción de columnas y filas

    1. Active la celda a la derecha de la columna en blanco deseada o debajo de la fila en blanco deseada.
    2. Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Insertar en el grupo Celdas.
    4. Haga clic en la opción Insertar columnas de hoja o Insertar filas de hoja.

    Mover datos

    Una vez ingresados los datos en una hoja de trabajo, tienes la capacidad de moverlos a diferentes ubicaciones. Los siguientes pasos demuestran cómo mover datos a diferentes ubicaciones en una hoja de trabajo:

    1. Seleccione el rango D2:D15.
    2. Lleve el puntero del mouse al borde izquierdo de la celda D2. Verás el bloque blanco más signo cambiar a flechas cruzadas (ver Figura 1.30). Esto indica que puede hacer clic con el botón izquierdo y arrastrar los datos a una nueva ubicación.
    Columna D seleccionada con flechas cruzadas a la izquierda que indican que los datos están listos para ser movidos.
    Figura 1.30 Movimiento de datos

    Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: cuando el mouse se cierne sobre el borde izquierdo de la celda D2, el puntero se convertirá en una pequeña mano que se ve así:Puntero manual para mover datos de Excel para Mac

    1. Izquierda Haga clic y arrastre el puntero del ratón a la celda C2.
    2. Suelte el botón izquierdo del ratón. Los datos aparecen ahora en la Columna C.
    3. Haga clic en el botón Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido Esto devuelve los datos a la Columna D.

    Comprobación de Integridad

    Mover datos

    Antes de mover datos en una hoja de trabajo, asegúrese de identificar todos los componentes que pertenecen a la serie que está moviendo. Por ejemplo, si está moviendo una columna de datos, asegúrese de que el encabezado de la columna esté incluido. Además, asegúrese de que todos los valores estén resaltados en la columna antes de moverla.

    Supresión de columnas y filas

    Es posible que deba eliminar columnas completas o filas de datos de una hoja de trabajo. Esta necesidad puede surgir si necesita eliminar columnas o filas en blanco de una hoja de trabajo o columnas y filas que contengan datos. Los métodos para eliminar el contenido de las celdas se cubrieron anteriormente y se pueden usar para eliminar datos no deseados. Sin embargo, si no desea una fila o columna en blanco en su libro de trabajo, puede eliminarlo siguiendo los siguientes pasos:

    1. Haga clic en la celda A3.
    2. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Eliminar en el grupo Celdas en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.
    3. Haga clic en la opción Eliminar filas de hoja en el menú desplegable (consulte la Figura 1.31). Esto elimina la Fila 3 y desplaza todos los datos (debajo de la Fila 2) en la hoja de trabajo hacia arriba una fila.

    Atajos de teclado

    Supresión de Filas

    • Presione la tecla ALT y luego las letras H, D y R una a la vez. Se eliminará la fila con la celda activada.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Primero mantenga presionada la tecla Mayús y presione la barra espaciadora para seleccionar la fila; luego mantenga presionada la tecla Control y presione el símbolo —
    Menú desplegable del botón Eliminar para eliminar celdas, filas, columnas y hojas.
    Figura 1.31 Eliminar menú desplegable
    1. Haga clic en la celda C1.
    2. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Eliminar en el grupo Celdas en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.
    3. Haga clic en la opción Eliminar columnas de hoja en el menú desplegable (consulte la Figura 1.31). Esto elimina la Columna C y desplaza todos los datos de la hoja de trabajo (a la derecha de la Columna B) sobre una columna a la izquierda.
    4. Guarde los cambios en su libro de trabajo haciendo clic en el botón Guardar de la cinta de opciones Inicio; o seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.

    Atajos de teclado

    Supresión de columnas

    • Presione la tecla ALT y luego las letras H, D y C una a la vez. Se eliminará la columna con la celda activada.
    • Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Primero mantenga presionada la tecla Control y presione la barra espaciadora para seleccionar la columna; luego mantenga presionada la tecla Control y presione el símbolo —

    Actualización de habilidades

    Supresión de columnas y filas

    1. Activa cualquier celda de la fila o columna que se va a eliminar.
    2. Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta.
    3. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Eliminar en el grupo Celdas.
    4. Haga clic en la opción Eliminar columnas de hoja o en la opción Eliminar filas de hoja.

    Claves para llevar

    • Los encabezados de columna deben usarse en una hoja de trabajo y deben describir con precisión los datos contenidos en cada columna.
    • El uso de símbolos como signos de dólar al ingresar números en una hoja de trabajo puede ralentizar el proceso de entrada de datos.
    • Las hojas de trabajo deben revisarse cuidadosamente cuando los datos se hayan ingresado manualmente.
    • El comando Deshacer es una herramienta valiosa para recuperar datos que se eliminaron de una hoja de trabajo.
    • Al usar una hoja de trabajo que fue desarrollada por otra persona, busque cuidadosamente columnas o filas ocultas.

    Atribución

    Adaptado por Barbara Lave de How to Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series, adaptado por The Saylor Foundation sin atribución según lo solicite el creador o licenciatario original de la obra, y licenciado bajo CC BY-NC-SA 3.0.