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2.1: Fórmulas

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    152891
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    Objetivos de aprendizaje

    • Aprende a crear fórmulas básicas.
    • Comprender las referencias relativas al copiar y pegar fórmulas.
    • Trabajar con fórmulas complejas controlando el orden de las operaciones matemáticas.
    • Entender las herramientas de auditoría de fórmulas.

    En esta sección se revisan las habilidades fundamentales para introducir fórmulas en una hoja de cálculo de Excel. El ejemplo utilizado para este capítulo es la construcción de un presupuesto personal. La mayoría de los asesores financieros recomiendan que todos los hogares construyan y mantengan un presupuesto personal para lograr y mantener una salud financiera sólida. Organizar y mantener un presupuesto personal es una habilidad que puedes practicar en cualquier momento de tu vida. Ya sea que esté administrando sus gastos durante la universidad o manteniendo las finanzas de una familia de cuatro, un presupuesto personal puede ser una herramienta vital a la hora de tomar decisiones financieras. Excel puede hacer que administrar tu dinero sea un ejercicio divertido y gratificante.

    Abrir el archivo de datos

    Descargar Archivo de Datos: Datos CH2

    1. Abra el archivo de datos llamado CH2 Data y use el comando Archivo/Guardar como para guardarlo con el nuevo nombre CH2 Personal Budget.

    En la Figura 2.1 se muestra el libro de trabajo terminado que se demostrará en este capítulo. Observe que este libro contiene cuatro hojas de trabajo. La primera hoja de trabajo, Resumen del Presupuesto, sirve como una visión general de los datos que se ingresaron y calcularon en la segunda y tercera hojas de trabajo, Detalle del Presupuesto y Pagos de Préstamo. La segunda hoja de trabajo, Detalle del presupuesto, proporciona una lista detallada de todos los gastos y la tercera hoja de trabajo, Pagos de préstamos, proporciona información sobre los montos de pago de autos e hipotecas. La última hoja de trabajo, Preparar para Imprimir, tiene datos que no están relacionados con las hojas de trabajo presupuestales pero que se utilizarán en la Sección 2.4 — Preparación para Imprimir.

    Libro de trabajo de presupuesto personal terminado abierto a la hoja de trabajo Resumen de Presupuesto.
    Figura 2.1 — La hoja de trabajo de Resumen Presupuestario terminada

    Creación de una fórmula básica

    Cuando se utilizan fórmulas y referencias de celdas, Excel recalculará automáticamente cuando se cambien los datos

    Las fórmulas se utilizan para calcular una variedad de resultados matemáticos en Excel y se pueden utilizar para crear prácticamente cualquier cálculo personalizado requerido para su objetivo. Además, al construir una fórmula en Excel, usa direcciones de celda que, cuando se agregan a una fórmula, se convierten en referencias de celda. Esto significa que Excel utiliza, o hace referencia, al número ingresado en la ubicación de la celda al realizar el cálculo. Como resultado, cuando se cambian los números en las celdas a las que se hace referencia, Excel recalcula automáticamente la fórmula y produce un nuevo resultado. Esto es lo que le da a Excel la capacidad de crear una variedad de escenarios what-if, que se explicarán más adelante en el capítulo.

    Para demostrar la construcción de una fórmula básica, comenzaremos a trabajar en la hoja de trabajo Detalle del Presupuesto, que se muestra en la Figura 2.2. Para completar esta hoja de trabajo, ingresaremos algunos datos, y luego crearemos varias fórmulas y funciones. El Cuadro 2.1 proporciona definiciones para cada una de las categorías de gasto enumeradas en el rango A3:A11. Cuando desarrollas un presupuesto personal, estas categorías se definen en función de cómo gastas tu dinero. Es probable que cada persona pueda tener diferentes categorías o definir las mismas categorías de manera diferente. Por lo tanto, es importante revisar las definiciones del Cuadro 2.1 para entender cómo estamos definiendo estas categorías antes de proceder.

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    Figura 2.2 Hoja de Trabajo de Detalle del Presupuesto

    Tabla 2.1 Definiciones de Categoría de Gasto
    Categoría Definición
    Utilidades Electricidad, calefacción, agua, teléfono residencial, cable, acceso a Internet
    Celular Plan de telefonía celular y cargos por equipos
    Alimentos Abarrotes
    Gas Costo de gasolina para vehículo
    Ropa Ropa, zapatos y accesorios
    Seguros Seguro de inquilino, propietario de vivienda y/o automóvil
    Entretenimiento Actividades como salir a cenar, entradas de cine y teatro, fiestas, etc.
    Vacaciones Gastos de vacaciones
    Varios Cualquier otra categoría de gastos

    La cantidad de dinero gastada cada mes para cada categoría, así como la cantidad de dinero gastada el año pasado, ya está ingresada en la hoja de trabajo. Escribiremos fórmulas que calcularán el monto anual (anual) gastado, el porcentaje del total gastado que representa cada categoría, así como el porcentaje de cambio del gasto del año pasado al año en curso.

    La primera fórmula calculará los valores de Gasto Anual. La fórmula se construirá de manera que tome los valores de la columna Gasto Mensual y los multiplique por 12 (el número de meses en un año). Esto mostrará cuánto dinero se gastará al año para cada una de las categorías listadas en la Columna A. Dado que la primera categoría es Utilidades, comenzaremos por crear la fórmula para multiplicar el monto del Gasto Mensual en B3 por 12. Esta fórmula se creará en D3, la celda Gasto anual para la categoría Utilidades. Esta fórmula se escribirá como: =B3*12

    Las fórmulas siempre comienzan con el signo igual. Esto significa para Excel que se debe calcular el contenido de la celda, no solo mostrarse como texto básico o números.

    1. Cambie a la hoja de trabajo Detalle del Presupuesto si es necesario. Haga clic en la celda D3.
    2. Escriba un signo igual = Cuando el primer carácter ingresado en una celda es un signo igual, le indica a Excel que realice un cálculo.
    3. Tipo B3. Esto agrega B3 a la fórmula, que ahora es una referencia de celda. Excel utilizará cualquier valor que se introduzca en la celda B3 en el cálculo.
    4. Escriba el *. Este es el símbolo de multiplicación en Excel. Como se muestra en la Tabla 2.2 los operadores matemáticos en Excel son ligeramente diferentes de los que se encuentran en una calculadora típica.
    5. Escriba el número 12. Esto multiplica el valor en la celda B3 por 12. En esta fórmula, se usa un número, o constante, en lugar de una referencia de celda porque no cambiará. Es decir, siempre habrá 12 meses en un año.
    6. Presione la tecla ENTER. Esto ingresa a la fórmula en la celda.
    Tabla 2.2 Operadores matemáticos de Excel (subir)
    Símbolo Operación
    + Adición
    Resta
    / División
    * Multiplicación
    ^ Potencia/Exponente

    ¿Por qué?

    Usar referencias de celdas

    Las referencias de celda permiten a Excel recalcular automáticamente cuando se cambian una o más entradas en las celdas a las que se hace referencia. Las referencias de celda también permiten rastrear cómo se calculan los resultados en una fórmula. Nunca debe usar una calculadora para determinar una salida matemática y escribirla en la ubicación de celda de una hoja de trabajo. Hacerlo elimina los beneficios de referencia celular de Excel, así como su capacidad para rastrear una fórmula para determinar cómo se calculan los resultados.

    Usar constantes universales

    Habrá momentos en que estés escribiendo fórmulas en las que necesitarás usar constantes universales, o números que no cambien, como el número de días en una semana, semanas o meses en un año, y así sucesivamente. Por ejemplo, si estás calculando el costo mensual de un artículo cuando conoces el costo anual, siempre dividirás por 12 ya que hay 12 meses en un año. En este caso, se utiliza la constante de 12 en lugar de una referencia de celda porque el número de meses en un año nunca cambia.

    La Figura 2.3 muestra cómo aparece la fórmula en la celda D3 antes de presionar la tecla ENTRAR. La Figura 2.4 muestra el resultado de la fórmula después de presionar la tecla ENTRAR, así como la barra de fórmulas que muestra la fórmula tal como se ingresó en la celda.

    El Gasto Anual para Servicios Públicos es de $3,000 porque la fórmula es tomar el Gasto Mensual en la celda B3 y multiplicarlo por 12. Si se cambia el valor de la celda B3, la fórmula produce automáticamente un nuevo resultado.

    Figura 2.3 Adición de una fórmula a una hoja de trabajo

    Figura 2.4 Fórmula de salida para el gasto anual

    Referencias Relativas (Copia y Pegado de Fórmulas)

    Una vez que se escribe una fórmula en una hoja de trabajo, se puede copiar y pegar en otras ubicaciones de celdas. Por ejemplo, en la celda D3 hemos calculado el gasto anual para la categoría Utilidades, pero este cálculo debe realizarse para el resto de las ubicaciones de celdas en la Columna D. Dado que usamos la referencia de celda B3 en la fórmula, Excel ajusta automáticamente esa referencia de celda cuando se copia la fórmula y pegado en el resto de las ubicaciones de celdas en la columna. Esto se llama referencia relativa y se demuestra de la siguiente manera:

    1. Haga clic en la celda D3.
    2. Coloque el puntero del mouse sobre el Manija de Relleno Automático en la esquina inferior derecha de la celda.
    3. Cuando el puntero del mouse pase de un signo más de bloque blanco a un signo más negro, haga clic y arrastre hacia abajo hasta la celda D11. Esto pega la fórmula en el rango D4:D11.
    4. Haga doble clic en la celda D6. Observe que la referencia de celda en la fórmula se cambia automáticamente a B6.
    5. Presione la tecla ENTER.

    La Figura 2.5 muestra los resultados agregados al resto de ubicaciones de celdas en la columna Gasto Anual. Para cada fila, la fórmula toma el valor en la columna Gasto Mensual y lo multiplica por 12. También verá que se ha hecho doble clic en la celda D6 para mostrar la fórmula. Observe que Excel cambió automáticamente la referencia de celda original de B3 a B6. Este es el resultado de una referencia relativa, lo que significa que Excel ajusta automáticamente una referencia de celda en relación con su ubicación original cuando se pega en nuevas ubicaciones de celda. En este ejemplo, la fórmula se pegó en ocho ubicaciones de celdas debajo de la ubicación de celda original. Como resultado, Excel aumentó el número de fila de la referencia de celda original en un valor de uno por cada fila en la que se pegó.

    Figura 2.5 Ejemplo de referencia relativa

    ¿Por qué?

    Usar referencias relativas

    La referencia relativa es una característica conveniente en Excel. Cuando utiliza referencias de celda en una fórmula, Excel ajusta automáticamente las referencias de celda cuando la fórmula se pega en nuevas ubicaciones de celda. Si esta función no estuviera disponible, tendría que volver a escribir manualmente la fórmula cuando desee aplicar el mismo cálculo a otras ubicaciones de celdas en una columna o fila.

    Creación de Fórmulas Complejas (Control del Orden de las Operaciones)

    La siguiente fórmula que se agregará al libro de trabajo de Presupuesto Personal es el cambio porcentual respecto al año pasado (Columna F). Esta fórmula determina la diferencia entre los valores de Gasto Anual de este año (Columna D) y los valores de la columna Gasto del último año (Columna E) y muestra la diferencia en términos de porcentaje. Esto requiere que se controle el orden de las operaciones matemáticas para obtener un resultado preciso.

    Excel utiliza el orden matemático estándar de operaciones, tal como se define en la Tabla 2.3. Al escribir fórmulas complejas es importante recordar este orden de operaciones. Quieres estar seguro de que tus fórmulas se calcularán en el orden que pretendes. Para ayudarte a recordar qué operaciones se realizarán primero, puedes usar el acrónimo PEMDAS.

    P — paréntesis
    E — exponentes
    MD — multiplicación y división
    AS — suma y resta

    En el Cuadro 2.3 se muestra el orden estándar de operaciones (PEMDAS) para una fórmula típica. Para cambiar el orden de las operaciones que se muestra en la tabla, puede usar paréntesis para procesar primero ciertos cálculos matemáticos.

    Tabla 2.3 Orden Estándar de Operaciones Matemáticas (PEMDAS)
    Símbolo Orden
    () Cualquier cálculo entre paréntesis se hará primero.
    Si hay capas de paréntesis utilizadas en una fórmula, Excel calcula primero los paréntesis más internos y los últimos paréntesis más externos.
    ^ Excel ejecuta cualquier cálculo exponencial siguiente.
    * o/ Excel realiza cualquier cálculo de multiplicación o división siguiente.
    Cuando hay múltiples instancias de estos cálculos en una fórmula, se ejecutan en orden de izquierda a derecha.
    + o − Excel realiza cualquier cálculo de suma o resta al final.
    Cuando hay múltiples instancias de estos cálculos en una fórmula, se ejecutan en orden de izquierda a derecha.

    Para crear la fórmula de Cambio por Porcentaje, necesitaremos usar paréntesis para controlar el orden de los cálculos. Necesitamos que se encuentre la diferencia de los dos valores antes de que se haga la división, por lo que usaremos paréntesis alrededor de la porción de resta de la fórmula para indicar que el cálculo debe hacerse primero. Esta fórmula se agrega a la hoja de trabajo de la siguiente manera:

    1. Haga clic en la celda F3 en la hoja de trabajo Detalle del presupuesto
    2. Escriba un signo igual =.
    3. Escriba un paréntesis abierto (.
    4. Haga clic en la celda D3. Esto agregará una referencia de celda a la celda D3 a la fórmula. Al crear fórmulas, puede hacer clic en ubicaciones de celdas en lugar de escribirlas.
    5. Escriba un signo menos .
    6. Haga clic en la celda E3 para agregar esta referencia de celda a la fórmula.
    7. Escriba un paréntesis de cierre).
    8. Escriba la barra oblicua/símbolo para la división.
    9. Haga clic en la celda E3. Esto completa la fórmula que calculará el cambio porcentual de los dólares gastados reales del año pasado frente a los dólares gastados presupuestados de este año (ver Figura 2.6).
    10. Presione la tecla ENTER.
    11. Haga clic en la celda F3 para activarla.
    12. Coloque el puntero del mouse sobre el Manija de Relleno Automático.
    13. Cuando el puntero del mouse pase de un signo más de bloque blanco a un signo más negro, haga clic y arrastre hacia abajo hasta la celda F11. Esto pega la fórmula en el rango F4:F11.

    En la Figura 2.6 se muestra la fórmula que se agregó a la hoja de trabajo Detalle del Presupuesto para calcular el cambio porcentual en el gasto. Los paréntesis se agregaron a esta fórmula para controlar el orden de las operaciones. Cualquier cálculo matemático colocado entre paréntesis se ejecuta primero antes del orden estándar de las operaciones matemáticas (ver Tabla 2.3). En este caso, si no se utilizaran paréntesis, Excel produciría un resultado erróneo para esta hoja de trabajo.

    Figura 2.6 Agregar la fórmula de cambio porcentual

    La Figura 2.7 muestra el resultado de la fórmula de cambio porcentual si se eliminan los paréntesis. La fórmula produce un resultado de un incremento de 299900%. Dado que no hay cambio entre el gasto LY y el Presupuesto Gasto Anual, el resultado debe ser 0%. Sin embargo, sin los paréntesis, Excel sigue el orden estándar de operaciones. Esto significa que el valor en la celda E3 se dividirá primero por E3 (3,000/3,000), que es 1. Entonces, el valor de 1 se restará del valor en la celda D3 (3,000−1), que es 2,999. Dado que la celda F3 está formateada como un porcentaje, Excel expresa la salida como un incremento de 299900%.

    Figura 2.7 Eliminación de los paréntesis de la fórmula de cambio porcentual

    Comprobación de integridad

    ¿Tiene sentido el resultado de su fórmula?

    Es importante señalar que la precisión de la salida producida por una fórmula depende de cómo se construya. Por lo tanto, siempre verifique el resultado de su fórmula para ver si tiene sentido con los datos en su hoja de trabajo. Como se muestra en la Figura 2.7, una fórmula mal construida puede darte un resultado inexacto. En otras palabras, se puede ver que no hay ningún cambio entre el Gasto Anual y el Gasto LY para Servicios Domésticos. Por lo tanto, el resultado de la fórmula debe ser 0%. No obstante, dado que en este caso se eliminaron los paréntesis, la fórmula está produciendo claramente un resultado erróneo.

    Actualización de habilidades

    Fórmulas

    1. Escriba un signo igual =.
    2. Haga clic o escriba una ubicación de celda. Si usa constantes, escriba un número.
    3. Escriba un operador matemático.
    4. Haga clic o escriba una ubicación de celda. Si usa constantes, escriba un número.
    5. Use paréntesis cuando sea necesario para controlar el orden de las operaciones.
    6. Presione la tecla ENTER.

    Fórmulas de auditoría

    Excel proporciona algunas herramientas que puede usar para revisar las fórmulas ingresadas en una hoja de trabajo. Por ejemplo, en lugar de mostrar los resultados de las fórmulas utilizadas en una hoja de trabajo, puede hacer que Excel muestre la fórmula tal como se ingresó en las ubicaciones de las celdas. Esto se demuestra de la siguiente manera:

    1. Con la hoja de trabajo Detalle del presupuesto abierta, haga clic en la pestaña Fórmulas de la Cinta.
    2. Haga clic en el botón Mostrar fórmulas en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas. Esto muestra las fórmulas en la hoja de trabajo en lugar de mostrar los resultados matemáticos.
    3. Vuelva a hacer clic en el botón Mostrar fórmulas. La hoja de trabajo vuelve a mostrar la salida de las fórmulas.

    También puedes activar y desactivar Mostrar fórmulas usando el teclado. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona la tecla `.

    La Figura 2.8 muestra la hoja de trabajo Detalle del presupuesto después de activar el comando Mostrar fórmulas en la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones. Como se muestra en la figura, este comando permite ver y verificar todas las fórmulas en una hoja de trabajo sin tener que hacer clic en cada celda individualmente. Después de activar este comando, los anchos de columna en su hoja de trabajo aumentan significativamente. Los anchos de columna se ajustaron para la hoja de trabajo que se muestra en la Figura 2.8 para poder ver todas las columnas. Los anchos de columna vuelven a su ancho anterior cuando se desactiva el comando Mostrar fórmulas.

    La pestaña Fórmula se abre para Mostrar fórmulas. Fórmulas mostradas en lugar de salidas en Columnas D y F.
    Figura 2.8 Comando Mostrar fórmulas

    Actualización de habilidades

    Mostrar Fórmulas

    1. Haga clic en la pestaña Fórmulas en la cinta.
    2. Haga clic en el botón Mostrar fórmulas en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas.
    3. Haga clic de nuevo en el botón Mostrar fórmulas para mostrar los resultados de las fórmulas.

    Atajos de teclado

    Mostrar Fórmulas

    • Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona el símbolo de acento `. Icono de Excel para MacLo mismo para Excel para Mac.

    Otras dos herramientas en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas son los comandos Trazar precedentes y Rastrear dependientes. Estos comandos se utilizan para rastrear las referencias de celda utilizadas en una fórmula. Una celda precedente es una celda cuyo valor se usa en otras celdas. El comando Trazar precedentes muestra una flecha para indicar las celdas o rangos (precedentes) que afectan al valor de la celda activa. Una celda dependiente es una celda cuyo valor depende de los valores de otras celdas del libro de trabajo. El comando Rastrear dependientes muestra dónde se hace referencia a cualquier celda dada en una fórmula. La siguiente es una demostración de estos comandos:

    1. Haga clic en la celda D3.
    2. Haga clic en el botón Rastrear dependientes en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones. Aparece una flecha azul, apuntando a la celda F3 (ver Figura 2.9). Esto indica que la celda D3 está referenciada en una fórmula ingresada en la celda F3.
    3. Haga clic en el comando Quitar flechas en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones. Esto elimina la flecha Trazar dependientes.
    4. Haga clic en la celda F3.
    5. Haga clic en el botón Rastrear precedentes en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones. Aparece una flecha azul con puntos en las celdas D3 y E3, y apuntando a la celda F3 (ver Figura 2.10). Esto indica que las celdas D3 y E3 son referencias en una fórmula ingresada en la celda F3.
    6. Haga clic en el comando Quitar flechas en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones. Esto elimina la flecha Trazar precedentes.
    7. Guarde el archivo CH2 Presupuesto Personal.

    La Figura 2.9 muestra la flecha Rastrear dependientes en la hoja de trabajo Detalle del Presupuesto. El punto azul representa la celda activada. Las flechas indican dónde se hace referencia a la celda en las fórmulas.

    La pestaña Fórmula se abre para activar Traza Dependientes y el punto azul se coloca sobre la celda activada. Las flechas apuntan a ubicaciones de celdas que contienen fórmulas donde se hace referencia a la celda activa.
    Figura 2.9 Ejemplo de seguimiento de dependientes

    La Figura 2.10 muestra la flecha Trazar precedentes en la hoja de trabajo Detalle del Presupuesto. Los puntos azules de esta flecha indican las celdas a las que se hace referencia en la fórmula contenida en la celda activada. La flecha apunta a la ubicación de celda activada que contiene la fórmula.

    La pestaña Fórmula se abre para activar Trazar precedentes y dos puntos azules en una flecha señalan las celdas a las que se hace referencia en la fórmula de celda activada.
    Figura 2.10 Ejemplo de Traza Precedentes

    Actualización de habilidades

    Rastro Dependientes

    1. Haga clic en una ubicación de celda que contenga un número o fórmula.
    2. Haga clic en la pestaña Fórmulas en la cinta.
    3. Haga clic en el botón Rastrear dependientes en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas.
    4. Utilice las flechas para determinar dónde se hace referencia a la celda en las fórmulas y funciones.
    5. Haga clic en el botón Eliminar flechas para eliminar las flechas de la hoja de trabajo.

    Rastro Precedentes

    1. Haga clic en una ubicación de celda que contenga una fórmula o función.
    2. Haga clic en la pestaña Fórmulas en la cinta.
    3. Haga clic en el botón Rastrear precedentes en el grupo de comandos Auditoría de fórmulas.
    4. Utilice los puntos a lo largo de la línea para determinar a qué celdas se hace referencia en la fórmula o función.
    5. Haga clic en el botón Eliminar flechas para eliminar la línea con los puntos.

    Claves para llevar

    • Los cálculos matemáticos se realizan a través de fórmulas y funciones.
    • Un signo igual = precede a todas las fórmulas y funciones.
    • Las fórmulas y funciones deben crearse con referencias de celda para llevar a cabo escenarios what-if donde las salidas matemáticas se recalculan cuando se cambian una o más entradas.
    • Los operadores matemáticos en una calculadora típica son diferentes de los utilizados en Excel. Tabla 2.2 “Operadores matemáticos de Excel” enumera los operadores matemáticos de Excel.
    • Al usar valores numéricos en fórmulas y funciones, solo usa constantes universales que no cambien, como días en una semana, meses en un año, etc.
    • La referencia relativa ajusta automáticamente las referencias de celda en fórmulas y funciones cuando se pegan en nuevas ubicaciones en una hoja de trabajo. Esto elimina la necesidad de reescribir fórmulas y funciones cuando son necesarias en varias filas o columnas en una hoja de trabajo.
    • Se deben usar paréntesis para controlar el orden de las operaciones cuando sea necesario para fórmulas complejas.
    • Las herramientas de auditoría de fórmulas como Trazar dependientes, Trazar precedentes y Mostrar fórmulas deben usarse para verificar la integridad de las fórmulas que se han ingresado en una hoja de trabajo.

    Atribución

    Adaptado por Mary Schatz de How to Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series, adaptado por The Saylor Foundation sin atribución según lo solicite el creador o licenciatario original de la obra, y licenciado bajo CC BY-NC-SA 3.0.


    This page titled 2.1: Fórmulas is shared under a CC BY-NC-SA license and was authored, remixed, and/or curated by Barbara Lave, Diane Shingledecker, Julie Romey, Noreen Brown, & Mary Schatz (OpenOregon) .