6: Múltiples archivos de hoja

Los libros de Excel a menudo contienen una gran cantidad de datos, y las hojas de trabajo pueden volverse abrumadoras rápidamente. Cuando una hoja de trabajo se vuelve engorrosa, los datos pueden dividirse en subconjuntos más pequeños y colocarse en hojas de trabajo separadas dentro del mismo archivo de Excel. Separar los datos de las hojas de cálculo en piezas más pequeñas puede conducir a una mejor organización de los datos dentro de un archivo y aumentar su facilidad de uso. Cuando una empresa minorista necesita realizar un seguimiento de las ventas generales, así como las ventas individuales de la tienda, tiene sentido colocar los datos de ventas de cada tienda en una hoja separada dentro de un archivo. Agregar una hoja de resumen que suma todas las hojas permitirá obtener los datos totales de ventas de la compañía en el mismo archivo. En este capítulo se mostrará cómo configurar un libro de trabajo para que las fórmulas de varias hojas sean rápidas y fáciles.

Otros ejemplos de cuando varias hojas tienen más sentido son cuando está comparando datos regionales para una fuerza de ventas y desea evaluar el desempeño de un vendedor individual junto con las ventas generales, y los datos durante un período de tiempo donde las hojas se pueden desglosar por año o por mes. Al comparar datos a través de varias hojas, es fundamental que todas las hojas estén dispuestas de la misma manera. Para facilitar esto, se puede utilizar una plantilla. Una plantilla es el patrón básico para cada nueva hoja que se puede usar repetidamente para asegurarse de que cada nueva hoja tenga la misma configuración, formato, fórmulas, etc. que las hojas existentes en un archivo. En este capítulo, utilizaremos tanto plantillas prefabricadas, de Microsoft Excel, como, las que crearemos desde cero para satisfacer las necesidades específicas de nuestro trabajo.