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6.4: Preparación para imprimir

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    Objetivos de aprendizaje

    • Imprimiendo todas las hojas de trabajo en un libro de trabajo a la vez.
    • Preparación de múltiples hojas de trabajo para imprimir mediante agrupación.

    Al igual que la consistencia en el formato es importante cuando se trabaja con libros de trabajo que contienen varias hojas de trabajo con el mismo tipo de datos, también lo es la consistencia en la configuración de páginas. Ahora que el libro de trabajo de Presupuesto Personal CH6 está completo, lo vas a preparar para imprimirlo cambiando la orientación de la página y agregando un encabezado. También imprimirás las 13 hojas de trabajo a la vez.

    Aplicación de opciones de configuración de página a hojas de trabajo agrupadas

    Archivo de datos: Continuar con CH6 Presupuesto Personal.

    Como siempre, debes revisar tu libro de trabajo en Vista Preliminar antes de considerarlo completo. Cuando haces eso con este libro de trabajo, notas que cada una de las hojas de trabajo está imprimiendo en dos páginas. Usted decide cambiar todas las hojas de trabajo a Orientación horizontal para ver si eso ayuda. También agregará un pie de página con el nombre de la hoja de trabajo a cada una de las hojas de trabajo.

    1. Ir a Vista previa de impresión. Para ver todas las hojas de trabajo a la vez, seleccione Imprimir libro completo en el primer cuadro de la sección Configuración. Ahora deberías tener 26 páginas por las que desplazarte en la Vista Previa de Impresión. Si tuviera que hacer clic en el botón Imprimir, se imprimirían todas las hojas de trabajo, no solo la hoja activa.
    2. Salga de la vista Backstage. Desea cambiar la orientación de página de todas las hojas, pero no puede cambiarlas todas a la vez en Vista preliminar.
    3. Agrupe todas las hojas de trabajo, incluyendo la hoja Resumen de gastos hasta la hoja de diciembre.
    4. Haga clic en la pestaña Diseño de página en la cinta, luego seleccione Horizontal usando el botón Orientación en el grupo Configurar página.
    5. Haga clic en la flecha del lanzador del cuadro de diálogo Configurar página en el grupo Configurar página y luego haga clic en la pestaña Encabezado/Pie
      Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: Haga clic en el botón Configurar página (no hay “flechas de inicio de cuadro de diálogo) en Excel para Mac
    6. Haga clic en el botón Pie de página personalizado. En la sección central, inserte el nombre de la hoja usando el botón Insertar nombre de hoja. El cuadro de diálogo Pie de página debe tener el aspecto de la Figura 6.12.
    El cuadro de diálogo Pie de página muestra opciones con 3 campos a continuación: Sección izquierda, Sección central, Sección derecha. La sección central es solo una con datos “& [Tab]”.
    Figura 6.12 Insertar nombre de hoja de trabajo
    1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Pie de página. Vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página.
    2. Vuelva a Vista preliminar para confirmar que cada hoja de trabajo está imprimiendo en una página, en orientación horizontal, con el nombre correcto de la hoja de trabajo que aparece en el pie de página. Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: las hojas mensuales aún pueden mostrarse como impresas en varias páginas. Si ese es el caso, cierre Vista previa de impresión, asegúrese de que todas las hojas aún estén agrupadas, haga clic en la pestaña Diseño de página, haga clic en el botón Configurar página y haga clic en la opción Ajustarse a escala. Debe mostrar “1 pgs de ancho por 1 alto”. Luego haga clic en Aceptar.

    En Vista previa de impresión se nota que la hoja Resumen de gastos no está configurada para imprimirse correctamente. Parte del gráfico aparece en una segunda página. Puede solucionarlo fácilmente cambiando el Escalado, pero solo desea cambiar la escala de la hoja Resumen de gastos, no de todo el libro de trabajo. Si realiza el cambio en la Vista Preliminar mientras las hojas de trabajo están agrupadas, cambiará todas las hojas de trabajo.

    Icono de Excel para MacLos usuarios de Mac pueden omitir los pasos 1-7 a continuación. Debería ver en Vista previa de impresión que todas las hojas ahora se muestran en una página, incluida la hoja Resumen de gastos. Continúe con el Paso 8 a continuación.

    1. Salga de la vista Backstage.
    2. Desagrupe las hojas de trabajo haciendo clic derecho en cualquiera de las pestañas de la hoja de trabajo y seleccionando Desagrupar hojas.
    3. Si es necesario, haga clic en la pestaña Resumen de gastos para convertirla en la hoja de trabajo activa.
    4. Haga clic en la pestaña Diseño de página en la cinta de opciones y localice el grupo de comandos Escala para Ajustar. (Ver Figura 6.13.)
    Opciones de Escala para Ajustar Ancho, Alto y Escala.
    Figura 6.13 Escala para ajustar
    1. Haga clic en la flecha desplegable para Ancho: y seleccione 1 página. Esto tiene el mismo resultado que seleccionar Ajustar todas las columnas en una página en el ajuste Escala en Vista preliminar.
    2. Vuelva a Vista previa de impresión para confirmar que la hoja de trabajo Resumen de gastos ahora se está imprimiendo en una sola página.
    3. Salga de la vista Backstage.
    4. Guarde el libro de trabajo de Presupuesto Personal CH6.
    5. Envíe los siguientes archivos según lo indique su instructor.
    • CH6 Presupuesto Personal
    • CH6 Gastos de Viáticos
    • Horario de clases CH6

    Claves para llevar

    • Para imprimir todas las hojas de trabajo de un libro de trabajo a la vez, seleccione Imprimir libro completo en la Configuración de impresión.
    • Puede aplicar opciones de configuración de página, como escalado, orientación y encabezados/pies de página, a varias hojas de cálculo a la vez agrupando las hojas de trabajo.

    Atribución

    “6.4 Preparándose para Imprimir” de Mary Schatz y Julie Romey, Portland Community College tiene licencia bajo CC BY 4.0


    This page titled 6.4: Preparación para imprimir is shared under a CC BY-NC-SA license and was authored, remixed, and/or curated by Barbara Lave, Diane Shingledecker, Julie Romey, Noreen Brown, & Mary Schatz (OpenOregon) .