Introducción
¿Alguna vez te has preguntado a dónde van las horas del día? ¿Algunos días parecen simplemente pasar volando, dejándote sentir que no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que necesitas hacer?
Las personas en la sociedad moderna a menudo luchan por equilibrar las necesidades que consumen mucho tiempo de ir a la escuela, trabajar y cuidar a las familias. Incluso hacer las cosas que amamos puede consumir tanto tiempo que se vuelve estresante o produce ansiedad.
¿Hay alguna manera de lograr las cosas que tenemos que hacer, junto con las cosas que queremos hacer, cada día?
Existen muchas estrategias para organizar nuestras actividades diarias. Usar habilidades para organizar nuestro tiempo puede ayudar a aliviar nuestro estrés y permitirnos encargarnos de una variedad de cosas en nuestras vidas. No hay nada como sentarse después de un largo día y sentir que eras productivo. Sonriendo con una sensación de satisfacción y logro, puedes tachar los artículos de tu lista de tareas pendientes, sabiendo que sacaste el máximo provecho del día.
En esta lección, exploraremos formas útiles de organizar sus días, e incluso sus semanas, para aprovechar al máximo su tiempo.
Cómo hacer una lista diaria de tareas pendientes
A menudo tenemos muchas tareas y actividades que encargarnos durante el día o a lo largo de la semana. Al realizar un seguimiento de las responsabilidades del trabajo, la escuela o el hogar, puede hacer una lista de tareas pendientes para ayudarlo a mantenerse organizado; también puede ser una forma efectiva de priorizar lo que debe hacerse primero o último.
Aquí hay formas útiles de organizar las actividades del día:
Paso 1: Tareas de lluvia de ideas. Enumere todas las tareas que desea realizar mañana. Cada tarea se convertirá en un elemento de una lista de tareas pendientes. No te preocupes por poner las entradas en orden o programarlas todavía. Enumere todo lo que quiera lograr en una hoja de papel o en un cuaderno. También puedes usar tarjetas de 3 × 5, escribiendo una tarea en cada tarjeta. Las tarjetas funcionan bien porque puedes meterlas en tu bolsillo o reorganizarlas, y nunca tienes que copiar cosas por hacer de una lista a otra.
Paso 2: Estimar el tiempo. Por cada tarea que escribiste en el Paso 1, estima cuánto tiempo te llevará completarla. Esto puede ser complicado. Si permites muy poco tiempo, terminas sintiéndote apurado. Si permites demasiado tiempo, te vuelves menos productivo. Por ahora, dale tu mejor suposición. Si no está seguro, sobreestime en lugar de subestimar cuánto tiempo tomará para cada tarea.
Ahora, saque su calendario o Monitor de tiempo/Plan de tiempo. Un Monitor de Tiempo o Plan de Tiempo es un documento estructurado donde puedes planificar tu día, semana o mes, pero también puedes escribir tus actividades en tu calendario. Probablemente hayas programado algunas horas para eventos como clases o trabajo. Esto deja el horario no programado para abordar tu lista de tareas pendientes.
Suma el tiempo necesario para completar todos tus artículos pendientes. También suma el número de horas no programadas en tu día. Después compara los dos totales. El poder de este paso es que puedes detectar la sobrecarga de tiempo de antemano. Si tienes ocho horas de cosas pendientes pero solo cuatro horas no programadas, ese es un problema potencial. Para resolverlo, proceda al Paso 3.
Paso 3: Califica cada tarea por prioridad. Para evitar el exceso de programación, decida qué tareas pendientes son las más importantes, dado su tiempo disponible. Una sugerencia para tomar esta decisión proviene del libro How to Get Control of Your Time and Your Life, de Alan Lakein (1973): Simplemente etiquete cada artículo como A, B o C.
Los elementos A de tu lista son tareas que son las más críticas. Incluyen asignaciones que vencen o trabajos que deben hacerse de inmediato. También se incluyen actividades que conducen directamente a tus metas a corto plazo.
Los elementos B en su lista son importantes, pero menos que los artículos A. Los artículos B se pueden posponer, si es necesario, para otro día.
Los elementos C suelen ser tareas pequeñas y fáciles sin una línea de tiempo establecida. Ellos, también, se pueden posponer.
Una vez que haya etiquetado los elementos en su lista de tareas pendientes, programe el tiempo para todas las tareas A. Los elementos B y C se pueden hacer aleatoriamente durante el día, cuando esté entre tareas y aún no esté listo para comenzar la siguiente tarea A. Incluso si solo haces uno o dos de tus artículos A, seguirás avanzando hacia tus metas.
Referencia
Lakein, Alan. Cómo obtener el control de tu tiempo y tu vida. Nueva York: New American Library, 1973.
Tomar decisiones sobre el enfoque
Cuando nos ocupamos, nos sentimos tentados a hacer varias cosas al mismo tiempo. Parece una solución tan natural: Ver televisión y leer un libro de texto. Habla por teléfono y esboza un papel. Escriba un correo electrónico y escuche una conferencia. Estos son ejemplos de multitarea.
Hay un problema con esta estrategia: La multitarea es mucho más difícil de lo que parece.
A pesar de la impresionante complejidad del cerebro humano, la investigación revela que básicamente estamos conectados para hacer una cosa a la vez (Lien, Ruthruff y Johnston 2005). Un estudio encontró que las personas que interrumpieron el trabajo para revisar el correo electrónico o navegar por Internet tardaron hasta 25 minutos en volver a su tarea original (Thompson 2005). Además, las personas que usan sus celulares mientras conducen se meten en más accidentes de tránsito que otros conductores, a excepción de los conductores ebrios (Medina 2009, 87).
La solución es anticuada: Siempre que sea posible, tomar la vida una tarea a la vez. Desarrollar una cualidad clave de los estudiantes de maestría: atención enfocada. Comience por revisar y utilizar el Proceso de Potencia: Estar aquí ahora. Luego, agrega las siguientes estrategias a tu caja de herramientas:
Desenchufe de la tecnología. Para reducir la tentación de la multitarea, apague los dispositivos que distraen. Apague su televisor, celular, computadora y/o tableta. Desconecta de Internet, a menos que sea necesario para tu tarea. Posteriormente, puedes tomarte un descanso para hacer llamadas, enviar mensajes de texto, consultar correos electrónicos o navegar por la web o las redes sociales.
Capture ideas que rompen rápidamente con una interrupción mínima. Tu cerebro es un experto nagger. Después de elegir enfocarte en una tarea, podría emitir recordatorios urgentes sobre 10 cosas más que debes hacer. Mantenga a mano tarjetas o papel de 3 × 5 y un bolígrafo para anotar esos recordatorios. Puedes tomarte un descanso más tarde y agregarlos a tu lista de tareas pendientes. Tu mente puede calmarse una vez que sepa que una tarea ha sido capturada por escrito.
Monitoree los cambios momento a momento en su atención. Siempre que estés estudiando y notes que estás distraído por pensamientos de hacer otra cosa, haz una marca de conteo en una hoja de papel. El simple hecho de ser consciente de tu tendencia a realizar múltiples tareas puede ayudarte a recuperar tu atención.
Referencias
Lien, Mei-Ching, Eric Ruthruff y James C. Johnston. “Limitaciones atencionales en hacer dos tareas a la vez: La búsqueda de excepciones”. Direcciones Actuales en Ciencia Psicológica 15, 2 (2005): 89—93.
Medina, Juan. Reglas del cerebro: 12 principios para sobrevivir y prosperar en el trabajo, el hogar y la escuela. Seattle, WA: Prensa de pera, 2009.
Thompson, Clive. “Conoce a los Lifehackers”. New York Times, 16 de octubre de 2005.
Tomar decisiones acerca de la multitarea
Aprender a mejorar tu enfoque y atención general puede ayudarte a ser más efectivo en tus actividades académicas. A veces, sin embargo, es posible que simplemente no podamos dedicar todo nuestro tiempo a la misma actividad. En ese caso, se hace necesario realizar múltiples tareas. ¿La multitarea puede ser productiva o incluso beneficiosa? Depende de la situación. Algunas actividades requieren un enfoque total, mientras que otras pueden ser más fáciles de hacer malabarismos.
Aquí hay algunas estrategias para refinar su capacidad para realizar múltiples tareas:
Maneje las interrupciones con cuidado. Algunos eventos de ruptura son tan urgentes que llaman su atención inmediata. Cuando esto suceda, anote lo que estabas haciendo cuando te interrumpieron. Por ejemplo, anote el número de la página que estabas leyendo o el nombre del archivo de computadora en el que estabas trabajando. Cuando vuelvas a la tarea, tus notas pueden ayudarte a ponerte al día de nuevo.
Multitarea por elección consciente. Si la multitarea parece inevitable, entonces hágalo con habilidad. Empareja una actividad que requiera concentración con otra actividad que puedas realizar casi automáticamente. Por ejemplo, estudiar para tu examen de psicología mientras descargas música es una forma de reducir las desventajas de la multitarea. Fingir escuchar a tus hijos mientras ves la televisión no lo es.
Alinea tus actividades con tus pasiones. Nuestra atención deambula naturalmente cuando encontramos que una tarea es trivial, inútil o irritante. En esos momentos, cambiar la atención a otra actividad se convierte en una forma de reducir las molestias.
El manejo de las tareas rutinarias es una parte necesaria de la vida diaria. Pero si encuentras que tu atención vaga frecuentemente a lo largo del día, pregúntate: ¿De verdad estoy haciendo lo que quiero hacer? ¿Mi trabajo y mis clases se conectan con mis intereses?
Si la respuesta es no, entonces el camino más allá de la multitarea podría requerir un cambio en tus planes académicos y de carrera. Determina lo que más quieres en la vida. Luego, usa las técnicas de esta lección para establecer metas que te inspiren. Siempre que una actividad se alinea con tu pasión, la tentación de realizar múltiples tareas pierde poder.
Descomponerlo, hacerlo: usar un planificador a largo plazo
Con un planificador a largo plazo, puedes eliminar muchas sorpresas desagradables. La planificación a largo plazo le permite evitar conflictos de programación, los que le obligan a estar en dos lugares al mismo tiempo dentro de tres semanas. También puedes anticipar periodos ocupados, como la semana de finales, y empezar a prepararte para ellos ya. Adiós, sesiones de abarrotes de toda la noche. Hola, serenidad.
Encuentre un planificador a largo plazo, o haga el suyo propio. Muchas tiendas de suministros de oficina venden planificadores académicos que cubren todo un año escolar. También puedes crear tu propio planificador. Un gran rollo de papel de periódico fijado a un tablón de anuncios o pegado a una pared le irá bien. También busque en tiendas en línea software gratuito o barato o aplicaciones para teléfonos inteligentes diseñadas para la planificación a largo plazo.
Ingresa fechas programadas que se extienden hacia el futuro. Use su planificador a largo plazo para enumerar compromisos que se extienden más allá del mes actual. Ingresa fechas de exámenes, sesiones de laboratorio y estudio, días sin clases o días festivos, y eventos planificados y otros para los términos actuales y siguientes.
Crear una lista maestra de tareas. Encuentra el plan de estudios de cada curso que estés cursando actualmente. Luego, en tu planificador de largo plazo, ingresa las fechas de vencimiento de todas las tareas en todos tus cursos. Este paso puede ser una poderosa comprobación de la realidad.
El propósito de usar un planificador no es hacerte sentir abrumado por todas las cosas que tienes que hacer. Más bien, su objetivo es ayudarte a dar un primer paso para reconocer las demandas de tu tiempo. Armado con la verdad sobre cómo usas tu tiempo, puedes hacer planes más precisos.
Incluir eventos no académicos. Además de dar seguimiento a los compromisos académicos, puedes usar tu planificador a largo plazo para marcar eventos significativos en tu vida fuera de la escuela. Incluye cumpleaños, citas médicas, fechas de conciertos, fechas de vencimiento de pago con tarjeta de crédito y horarios de mantenimiento de autos.
Planear un día, una semana o un mes por delante es una práctica poderosa. El uso de un planificador a largo plazo, uno que muestre un trimestre, semestre o año entero de un vistazo, puede generar aún más beneficios.
Usa tu planificador a largo plazo para dividir y conquistar. Para algunas personas, la vida académica es una serie de crisis de última hora puntuadas por periodos de agotamiento. Se puede evitar ese destino. La clave es dividir grandes asignaciones y proyectos en asignaciones y subproyectos más pequeños, cada uno con su propia fecha de vencimiento.
Cuando planee escribir un artículo, por ejemplo, ingrese la fecha de vencimiento final en su planificador a largo plazo. Luego, establezca plazos individuales para cada hito en el proceso de redacción, creando un esquema, completando la investigación, terminando el primer borrador, editando el borrador y preparando el ejemplar final. Al cumplir con estas fechas de vencimiento intermedias, se avanza de manera constante hacia la finalización de la tarea a lo largo del término. Eso seguro es mejor que tratar de sacar todas esas páginas en el último minuto.
