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1.6:1.1 Gestión de Proyectos Definida — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

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    1.1 Gestión de Proyectos Definida

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    OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
    1. Identificar la definición de gestión de proyectos del Instituto de Gestión de Proyectos.
    2. Analizar y evaluar el papel de las expectativas del cliente en un proyecto.
    3. Definir el alcance del proyecto.

    Una de las prioridades del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) durante la década de 1980 fue definir la gestión de proyectos y desarrollarla como profesión. Continúa el debate sobre si la gestión de proyectos es una profesión con un código de conducta exigible y otros criterios tradicionales de reconocimiento como profesión. Sin embargo, el desarrollo por parte de PMI de A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), y las certificaciones de gestión de proyectos que derivaron de estos esfuerzos, ayudaron a promover la comprensión y desarrollo del campo de la gestión de proyectos. Definir la gestión de proyectos, y fundamentarla como profesión, suscitó la cuestión de su propósito. Las intensas discusiones resultaron en un compromiso para definir la gestión de proyectos como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto”. 1

    Tenga en cuenta que la definición de PMI no es la única visión de lo que implica la gestión de proyectos. Jack Meredith y Samuel Mantel 2 discutieron la gestión de proyectos en términos de producir resultados del proyecto dentro de los tres objetivos de costo, cronograma y especificaciones. De acuerdo con esta visión, la gestión de proyectos es la aplicación de todo lo que hace un gerente de proyecto para cumplir con estos parámetros. Este enfoque para definir la gestión de proyectos comparte el enfoque de PMI en los resultados del proyecto en términos de requisitos, pero Meredith y Mantel también agregaron un cuarto aspecto de la gestión de proyectos: las expectativas del cliente.

    Imagen de petecocoon

    Si se asume que el cliente es quien define los requisitos del proyecto, entonces tal vez la gestión del proyecto sea la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos del cliente. Esta definición se centra en las expectativas más que en las especificaciones del proyecto. Es posible cumplir con todas las especificaciones del proyecto y no cumplir con las expectativas del cliente. También es posible cumplir solo una o más de las especificaciones, pero aún así cumplir o superar las expectativas de un cliente. 3

    La definición de gestión de proyectos de PMI proporciona una buena comprensión de la gestión de proyectos, pero no nos ayuda a entender el éxito del proyecto. Para ello, debemos incluir al cliente.

    Proyecto de alineación curricular distrital
    Un distrito escolar en Colorado invirtió una parte sustancial del presupuesto para cambiar a un modelo de comunidad de aprendizaje profesional (PLC) para el desarrollo de la facultad. El distrito solicitó un proyecto que alineara el plan de estudios con cada materia y nivel de grado y fuera utilizado como puntos de referencia para evaluar el trabajo del PLC con los estudiantes. El proyecto reunió a maestros de todo el distrito para diseñar objetivos esenciales de aprendizaje, que serían llevados de regreso a escuelas y PLC. El equipo del proyecto creó los objetivos esenciales de aprendizaje dentro del presupuesto y las limitaciones de tiempo que fueron aprobadas por el distrito, pero los maestros de las escuelas individuales no estaban contentos de que los objetivos de aprendizaje se decidieran a nivel de distrito y no a nivel escolar. A pesar de que este proyecto cumplió con todos los objetivos originales, el distrito seguía decepcionado.

    Meredith y Mantel discutieron una tendencia señalada por Russ Darnall 4 de que las expectativas a menudo aumentan durante la vida de un proyecto. Meredith y Mantel sugieren que esta es una forma de aumento de alcance. El alcance del proyecto se refleja en un documento cuidadosamente elaborado que refleja las especificaciones de desempeño de los entregables del proyecto. Definir el alcance del proyecto y gestionar el cambio de alcance es un proceso muy diferente a desarrollar una comprensión de las expectativas de un cliente y gestionar esas expectativas. Darnall se centró en definir y gestionar las expectativas del cliente como una habilidad crítica de gestión de proyectos que es distinta del desarrollo y gestión del alcance.

    Las expectativas del cliente abarcan un componente emocional que incluye muchos deseos del cliente que no se capturan fácilmente dentro de un documento de especificación. Aunque estrechamente correlacionado con las especificaciones del proyecto, las expectativas de los clientes están impulsadas por diferentes necesidades. Es posible que un equipo de proyecto supere todas las especificaciones del proyecto y termine con un cliente insatisfecho.

    Lo contrario también es cierto. Un proyecto puede llegar tarde y por encima del presupuesto y el cliente puede estar satisfecho. Aunque esto puede ser contradictorio, la respuesta de un cliente a los eventos de un proyecto es compleja y va más allá de los datos relacionados en las especificaciones del proyecto.

    Programa de Capacitación Voluntaria
    Un museo planeó utilizar voluntarios como intérpretes de galería para facilitar una experiencia más atractiva para los huéspedes. El museo contrató a diseñadores instruccionales para administrar un proyecto para planificar, desarrollar e implementar capacitación para futuros voluntarios. Las especificaciones originales del proyecto exigían que la capacitación durara cuatro horas. A lo largo del proyecto, quedó claro para el director del proyecto que la complejidad de los objetivos de aprendizaje requirió más de cuatro horas de capacitación. El cambio de alcance fue aprobado por el museo, resultando en un incremento significativo en el costo total del proyecto. El museo, sin embargo, quedó satisfecho con el proyecto porque produjo una capacitación efectiva para los voluntarios. La satisfacción del cliente suele estar ligada a las expectativas sobre el desempeño del proyecto. Identificar y gestionar esas expectativas es una responsabilidad primordial del gerente del proyecto.
    CLAVES PARA LLEVAR
    • Según PMI, la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos del proyecto.
    • El papel del cliente es crucial. Algunos expertos incluyen cumplir o superar las expectativas de los clientes como elemento definitivo de la gestión de proyectos.
    • El alcance del proyecto es un documento que define el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito.

    [1] Project Management Institute, Inc., Una guía para el Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (Guía PMBOK), 4ª ed. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 6.

    [2] Jack R. Meredith y Samuel J. Mantel, Jr., Gestión de proyectos: un enfoque gerencial (Hoboken, NJ: Wiley, 2006), 8.

    [3] Russell W. Darnall, El mejor proyecto del mundo (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 1996), 48—54.

    [4] Russell W. Darnall, El mejor proyecto del mundo (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 1996), 48—54.

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